3.3. Документальне оформлення надходження  товарів

При здійсненні товарних операцій використовуються і у певному порядку заповнюються окремі документи.

Угода — це основоположний документ, який є підставою для здій-

снення будь-якої торговельної операції. Він визначає характер угоди

(купівля-продаж, консигнація, бартерний контракт тощо), а відповідно

і методологію відображення цих операцій у бухгалтерському обліку.

При отриманні запасів безпосередньо від постачальників, достав-

лених їхнім транспортом або транспортом сторонньої організації без-

посередньо на склад підприємства, складається товарно-транспортна

накладна. Товарно-транспортними накладними (ТТН) оформлюється

відпуск товарів зі складу при централізованій доставці.

Обов’язковим є заповнення всіх реквізитів, які містяться у цьому

документі: підстава  на  відпуск  товарів (замовлення,  розпорядження

тощо), номер автомашини, номер дорожнього листа, прізвище водія і

вантажника, через кого відпускається товар, ким і кому відпущений

товар, найменування, кількість, ціна і вартість товару. В тих випадках,

коли в розділі «Відомості про вантаж» ТТН неможливо перерахувати

всі назви і характеристики товарів, що перевозяться, до товарного роз-

ділу ТТН додатково складається як невід’ємна частина, належним чи-

ном оформлена спеціалізована форма товарної накладної (сертифікат

або інша форма первинного обліку), яка застосовується підприємством

для оформлення передачі товарно-матеріальних цінностей.

При незаповненні реквізитів розділів «Навантажувально-розванта-

жувальні операції», «Транспортні послуги» ТТН підприємства не ма-

ють права віднести до складу валових витрат витрати з перевезення,

навантаження і розвантаження товару.

Накладна  підписується  матеріально  відповідальною  особою,  що

відпустила товар, агентом або іншим працівником, що прийняв товар

до перевезення, а також матеріально відповідальною особою підпри-

ємства-отримувача, що прийняла товар (тут же ставиться штамп під-

приємства-отримувача).

Важливе значення в організації обліку надходження товарів має пра-

вильне документальне оформлення приймання товарів із зазначенням їх

кількості. Порядок оформлення приймання залежить від місця приймання

товарів (склад постачальника чи торговельне підприємство), виду поста-

чання (у тарі або без тари), способу доставки та інших факторів.

Для одержання товарів безпосередньо на складі постачальника чи

станції (пристані) призначення представнику торговельного підприєм-


 

ства видається доручення типової форми, підписане керівником, голо-

вним бухгалтером і завірене печаткою.

Доручення видається на строк, який установлюється залежно від

можливості отримання і вивезення відповідних цінностей за нарядом,

рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, на під-

ставі якого видане доручення, але не більше ніж на 10 днів. Особам,

які не відзвітувались про використання доручень або ж не повернули

невикористане доручення, термін дії якого скінчився, нове доручення

не видається. У виданому дорученні наводиться перелік цінностей, які

потрібно отримати по ньому (обов’язково з зазначенням назви і кіль-

кості, незалежно від того, чи є такі відомості в документах на відпу-

щення (наряді, рахунка, договорі, замовленні, угоді тощо) цінностей.

Незаповнені рядки доручення необхідно прокреслювати.

При постійних зв’язках торговельного підприємства з постачаль-

ником виписується довготермінове доручення, але не більше ніж на 3

місяці із зазначенням посадових осіб, яким надано право на одержання

товарів. Доручення реєструються в спеціальному журналі, в якому ви-

діляються графи для розписки про одержання доручення та позначки

про його використання на підставі наданих документів.

Затарені товари на складі постачальника приймаються за кількістю

місць без перевірки і підрахунка кількості вмістимого. При цьому ре-

тельно перевіряються кількість місць, вага, стан упаковки, цілісність

тари.  Матеріально  відповідальна  особа  ставить  підпис  на  товарно-

транспортній накладній, чим засвідчує приймання товарів у постача-

льника і відповідає за збереженість товару.

Відвантаження  (відпуск)  товарів  зі  складів  оптових  баз  прово-

диться матеріально відповідальними особами. Торговий відділ бази

повинен виписувати рахунок-фактуру із зазначенням найменування

та кількості товарів, що підлягають відпуску, а також фактично від-

пущеної кількості товарів. Таким чином, рахунок-фактура є нарядом

на відпуск товарів і документом, що підтверджує їх фактичний від-

пуск за кількістю.

Рахунок-фактура як платіжний документ є підставою платежу та

його розміру, виписується у випадку передоплати за товар або за фак-

тично відпущений товар на підставі документів на відпуск, відванта-

ження або доставку товарів. Рахунок-фактура додається до платіжного

доручення або платіжної вимоги-доручення на оплату товару. При від-

вантаженні товару залізничним або водним транспортом до рахунка-

фактури додається також вантажна квитанція, яка підтверджує при-

ймання вантажу на станції (пристані) відправлення для доставки на

адресу вантажоодержувача.

Право на податковий кредит виникає у платника податку тільки за

наявності податкової накладної, що виписана відповідно до діючого

законодавства. Податкова накладна є як обліковим, так і звітним до-


 

кументом. На підставі податкової накладної заповнюється книга облі-

ку придбання товарів підприємствами — платниками ПДВ.

Право на податковий кредит по імпортованих товарах виникає у

платника податку на момент сплати ПДВ митним органам, а запис до

книги обліку придбання товарів здійснюється на підставі вантажної

митної декларації (ВМД).

Супровідними документами є пакувальні ярлики, карти, специфі-

кації, відвіси, а на окремі товари — сертифікати якості, довідки лабо-

раторних аналізів, що характеризують якісний стан товару. Пакуваль-

ний ярлик складається на кожне окреме місце (ящик, тюк і т.д.) Один

примірник його вкладається в ящик (тюк), а інший — із зазначенням

ваги кожного місця, повинен додаватись до рахунка-фактури. Специ-

фікація застосовується у тих випадках, коли відвантажена партія това-

ру упаковується в ящики, бочки тощо, в ній перераховується кожне

окреме місце, вага-брутто товару і окремо вага тари.

При прийманні товарів від постачальників можуть бути виявлені

розбіжності в кількості або якості товару, зазначених у супровідних

документах і тих, що фактично надійшли. У цьому випадку особливу

увагу необхідно приділяти правилам приймання товару і документа-

льного оформлення виявлених розбіжностей, які забезпечують можли-

вість відшкодування матеріальної шкоди — нестачі товару, що виник-

ла з вини постачальника або залізниці.

Правила приймання товару залежать від місця їх одержання (на

складі одержувача, на залізничній станції або на складі постачальника)

та упаковки товару (без упаковки або в упаковці).

Основними принципами приймання товару є:

а) приймання товару на складі постачальника:

товар в упаковці приймається одержувачем за кількістю місць

або за вагою-брутто, перевірка за кількістю одиниць або вагою пови-

нна бути проведена протягом строків, установлених держстандартами,

технічними умовами, особливими поставки та іншими нормативними

документами;

незатарений товар приймається  за кількістю натуральних оди-

ниць або вагою-нетто:

б) приймання товару на складі одержувача проводиться за кількіс-

тю натуральних одиниць або вагою;

в) приймання товару на залізничній станції проводиться згідно із

залізничною накладною і вантажною квитанцією. При цьому, необхід-

но перевірити цілісність вагона або контейнера, наявність пломб і чіт-

кість відтисків на них. Якщо органи транспортної організації видають

вантаж без перевірки ваги, про це повинен бути зроблений запис в за-

лізничній накладній. Приймання товару, незатареного в тару, прово-

диться з обов’язковим переважуванням товару, із складанням спеціа-

льного документа — відвісу.


 

Найбільш раціональним способом приймання товарів, що надійшли, є застосування спеціального штампу приймання. Цей штамп ставиться без- посередньо на супровідних товарних документах (рахунках-фактурах, то- варно-транспортних накладних тощо) матеріально відповідальними особа- ми, що прийняли цінності в підзвіт. У ньому зазначається дата приймання товару, номер і дата супровідного документа, сума прийнятих товарів і окремо тари, що завіряється підписом матеріально відповідальної особи.

Проте не в усіх випадках можна оформити приймання товарів по- ставленням штампу на супровідних документах. Наприклад, коли оде- ржані товари за одним супровідним документом оприбутковуються рі-

зними  матеріально   відповідальними  особами.   У   таких   ситуаціях

приймання товарів оформлюється актом приймання, де вказується на-

йменування, артикул, ґатунок, кількість і сума товарів за документом

постачальника і товарів, що фактично надійшли.

Виявлені в процесі приймання товарів розбіжності оформлюють

відповідними  документами  у  встановленому  порядку  і  у  відповідні

строки. Основними з таких документів є:

1. Акт про встановлені розбіжності, який складається комісією з

обов’язковою участю матеріально відповідальної особи і представника

постачальника. Якщо договором не передбачається обов’язкова участь

представника постачальника, то в складі комісії повинен брати участь

представник незацікавленої сторони, який повинен мати посвідчення

на право участі в прийманні товару. В акті, зазвичай, перераховуються

тільки ті матеріальні цінності, за якими виявлені розбіжності. В кінці

акту робиться запис про те, що за іншими товарно-матеріальними цін-

ностями розбіжностей не встановлено.

2. Акт про встановлені розбіжності при прийманні імпортних това-

рів складається комісією у випадку виявлення розбіжностей фактичної

кількості товарів з даними товаросупровідних документів. До нього

додаються оригінали пакувальних листів або обумовлюється їх відсу-

тність. Акт складається в п’яти примірниках, а на імпортні товари,

одержані в упаковці оптової бази, — у двох.

3. Комерційний акт складається при прийманні товару на залізнич-

ній станції з обов’язковою участю її представника в день одержання

вантажу.

До актів обов’язково додаються супровідні документи, що підтвер-

джують виявлені при прийманні товарів розбіжності: транспортні до-

кументи,  пакувальні  ярлики,  документ,  що  засвідчує  повноваження

представника, який брав участь в прийманні товару, та інші.

Не складаються акти у випадках, якщо нестача товару виявлена в

межах встановлених норм природного убутку при перевезенні товару,

оскільки вона належить до витрат торговельного підприємства.

На підставі правильно складених актів і доданих всіх необхідних до-

кументів, торговельне підприємство має право у встановлені строки вису-


 

нути претензії постачальнику або залізничній станції. Так, претензія до транспортної організації з нестачі товарів може бути направлена протягом

6-ти місяців, а транспортна організація, своєю чергою, повинна дати від-

повідь про задоволення або відому в задоволенні претензії протягом 3-х

місяців. Якщо претензія відхилена, підприємство по закінченню наступ-

них 2-х місяців може звернутись до арбітражного суду.