§ 66. Протокол

 

Протокол – це один із найпоширеніших документів колегіальних органів, нарад, обговорень тощо.

У протоколі обов’язково фіксуються місце, число, мета прове- дення зборів, конференції, наради, склад присутніх, відсутніх, за- прошених, зміст доповідей і виступів з винесених у порядок ден- ний питань.

Оскільки у протоколі записують ухвалу, що стосується певного співробітника, то керівник має право вимагати від нього виконання доручених йому завдань (за ухвалою зборів).

Протокол веде секретар чи інша спеціально призначена керів- ником особа.

На оформлення протоколу дають 2–3 дні. Кожен протокол має номер (порядкову нумерацію вони мають з початку року, а навчальні заклади – з початку навчального року). Порядковий номер протоко- лу вказує на кількість проведених засідань.

Є ще протоколи – змістом яких є правдивий опис певної події, які укладають офіційні компетентні особи (напр.: протокол санінспек- тора, протокол автоінспектора).

Розрізняють три групи протоколів (за обсягом фіксованих даних):

1) стислі;

2) повні;

3) стенографічні.

стислими називаються такі протоколи, у яких, крім назви доку- мента, номера, дати, назви організації, кількості присутніх, порядку денного, назви питання і хто висловився, записано лише ухвалу.

Перелік виступаючих і зміст їхніх виступів не записують.

Повними називають протоколи, у яких записують виступи допо- відачів, ухвали.

стенографічні протоколи – це документи, у яких усі виступи записано дослівно.

Реквізити протоколів:

•           назва виду документа;

•           порядковий номер протоколу (Протокол №1);

•           назва зборів, засідання, конференції, наради тощо;

•           назва організації, установи, фірми, де відбулися збори;

•           дата проведення зборів, засідання, конференції тощо, ліво- руч і нижче від назви організації пишуть дату, а праворуч

– місце проведення (назва міста);

•           кількісний склад учасників (з нового рядка записують слово “Присутні” і вказують їх кількість. Якщо присутніх багато, то після слова “Присутні” записують: “Реєстраційний спи- сок присутніх додано”, а в протоколі зазначають їх загальну кількість. А потім записують: “Відсутні” і вказують кількість відсутніх, у дужках записують прізвища і ініціали відсутніх та вказують причину відсутності;

•           голова зборів, секретар;

•           порядок денний;

•           текст протоколу;

•           перелік додатків (із зазначенням кількості сторінок);

•           підписи керівників зборів (засідання, конференції).

Кожне питання протоколу описується за схемою “СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ “.

Ці слова потрібно друкувати великими літерами. Перед словом “СЛУХАЛИ” ставлять римську цифру І (чи ІІ), що вказує на номер питання у порядку денному.

Після слова “СЛУХАЛИ” ставиться двокрапка.

У наступному рядку з абзацу потрібно вказати інші ініціали й прізвище доповідача, тему доповіді (повідомлення), наприклад:

 

1. СЛУХАЛИ:

Доповідь голови правління В.А.Козаченка про господарську і фі-

нансову діяльність лісного господарства “Береза” за 2008 р.

 

Далі у протоколі переказується зміст доповіді або ж вказується, що текст доповіді додано до протоколу.

Аналогічно оформляється розділ “ВИСТУПИЛИ”. Виступи можна записувати:

1)         від імені 1-ої особи однини, наприклад:

Рекомендую обрати до складу президії зборів Козачука В.П.

2)         у формі 3-ої особи однини (непряма мова), наприклад:

Твердохліб І.Г. зазначив, що необхідно поліпшити

3)         у безособовій формі, наприклад:

У виступі зазначалося, що технічні можливості агрофірми...

У розділі “УХВАЛИЛИ” записується чітко сформульоване рі- шення, яке може складатися з двох чи кількох пунктів. Ухвала може мати вигляд резолюції, яка складатися з двох частин:

1) констатуючої,

2) резолюційної.

У констатуючій частині вказують, яке значення має обговорене питання, зазначають досягнення і недоліки.

А в резолюційній частині – заходи, що спрямовані на виконання поставлених завдань.

Прийняті ухвали записують, починаючи словами: “Затвердити доповідь...”, “Схвалити заходи...”, “Прийняти до відома інформацію Іщенка В.В.

 

 

Зразок (№ 1):


 

Протокол № 12

правління зборів

 

фермерського господарства “Рискот-К”

17.12.2008 р.

 

 

 

Голова – А.В. Стекляр

Секретар – В.Д. Парценко


м. Бориспіль

 

Присутні: С.О. Павленко, Т.В. Шапірко, Г.М. Коваленко

 

Порядок денний:

1.  Звіт  про  виробничо-фінансову  діяльність  підприємства  за

2008 р. (інформація головного бухгалтера С.О. Павленка).

2. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни

(інформація заст. директора А.В. Стекляр).

1.СЛУХАЛИ:

С.О. Павленко доповів про порядок підготовки й складання річ- ного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

В. Шапірко – указав на необхідність ретельної підготовки мате- ріалів звіту.

Г.М. Коваленко – запропонувала закінчити складання звіту до

17 січня 2009 р.


УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну під- готовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність господарства за 2008 р.

II. СЛУХАЛИ:

А.В. Стекляр з пропозицією включити до складу комісії 15 осіб. УХВАЛИЛИ:

До 22.01.2009 р. створити комісію з контролю дисципліни в гос-

подарстві в складі 15 осіб.

Список додається.

ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

 

Голова            А.В. Стекляр

Секретар         В.Д. Парценко

 

Зразок (№ 2):

 

Протокол № 10 виробничої наради працівників бухгалтерії агрофірми “Поділля”

 

12.12.08

Голова: С.В. Марченко

Секретар: А.М. Токаречко

Присутні: головний бухгалтер С.В. Марченко, заст. головного бухгалтера Руденко М.Г., працівники бухгалтерії.

 

Порядок денний:

1. Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 2008 рік (інформація головного бухгалтера С.В. Марченка).

2. Указівки й пояснення Держкомстату з питань бухгалтерсько- го обліку і звітності (повідомлення заст. головного бухгалтера Руденко М.Г).


І. СЛУХАЛИ:

С.В. Марченко доповів про порядок підготовки і складання річ- ного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

С.П.Дмитрієв указав на потребу якнайретельнішої підготовки матеріалів звіту і заповнення таблиць.

Г.С.Яковлєва запропонувала організувати роботу таким чином, щоб закінчити складання звіту до 10 січня 2009 року.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну під- готовку й високу якість матеріалів звітів з виробничо-фінансової ді- яльності агрофірми за 2008 рік.

2. Подати обласний звіт до 10 січня 2009 року. ІІ. СЛУХАЛИ:

М.Г.Руденко про вказівки й пояснення Держкомстату з питань

бухгалтерського обліку й звітності.

УХВАЛИЛИ:

Вказівки й пояснення Держкомстату від 07.12.08 з питань бухгал- терського обліку у агрофірмах взяти до відома і керуватися ними.

 

Голова            (підпис) Секретар      (підпис)

 

Зразок (№ 3):

 

Протокол № 14

наради у директора «Райсільгоспхімії»

з питань підготовки до весняно-польових робіт

17 березня 1999 року

 

Голова: Іваненко В.І. Секретар: Приходько А.В.

Присутні: Покидько О.А. – заступник директора, Дем’ячук М.І.

– головний бухгалтер, Небрат В.І. – головний інженер, Маруняк


В.А. – начальник цеху №1, Грінчук Л.А. – начальник цеху № 2, Гонтарєв П.В. – начальник ремонтної майстерні, Приймак А.В. – головний диспетчер .

 

Порядок денний:

1. Про хід підготовки підприємства до проведення весняно- польових робіт.

СЛУХАЛИ:

Про хід підготовки підприємства до проведення весняно- польових робіт.

УХВАЛИЛИ:

1. Звернути увагу начальника ремонтної майстерні Гонтарє- ва П.В. на вкрай повільні темпи ремонту Т-150 та зобов’язати його до 25.03.09 завершити ремонт і передати трактор за актом в цех № 2 .

2. Начальникам цехів Марунянові В.А. та Грінчукові Л.А. до

01.04.09 завершити комплектування бригад механізаторів для дво- змінної роботи.

3. Заступникові директора Покидькові О.А. до 10.04.09 забезпе- чити комплектування запасними частинами згідно зі специфікою, а до 15.04.09 – паливно-мастильними матеріалами.

4. Головному інженерові Небрату В.І. напередодні проведення весняно-польових робіт організувати чергування ремонтних бригад та подати до 01.04.09 відповідний графік на затвердження директо- рові «Райсільгоспхімії» Іваненку В.І.

5. З метою оперативного реагування на хід до весняно-польових робіт головному диспетчерові Приходьку А.В. організувати цілодо- бове чергування з 1.04.99.

 

Голова            (підпис) Секретар      (підпис)


Зразок (№ 4):

 

Протокол № 4

засідання правління акціонерного товариства

“ВЕЛИКА КРУЧА”

28.05.09

 

Усього членів правління – 18.

Присутні – 16 (реєстраційний список додається).

Відсутні – 2 (Коваленко І.Д. – у відрядженні, Ігнатенко О.М. –

через хворобу)

Голова: Пилипенко І.І. Секретар: Іваненко П.М.

 

Порядок денний:

1. План вирощення овочевих культур у 2009 році.

2. Підсумки роботи підприємства несільськогосподарського ви- робництва за І квартал 2009 року.

 

І. СЛУХАЛИ:

Доповідь Арсенинка Л.М. – головного агронома “План вирощен- ня овочевих культур у 2009 році”.

Доповідач детально ознайомив присутніх з тим, які площі будуть використані під овочі. Це поля бригади № 4, які в минулому році були під пшеницею. Головний агроном підкреслив, що велика увага в цьому році буде приділена вирощенню помідорів. Також будуть висаджені такі культури, як: перець, баклажани, морква, цибуля. Всі працюють сумлінно, старанно, щоб отримати хороші результати.

Доповідач відзначив роботу бригад № 1 і № 4, де бригадирами є Хоменко Л.В., Мартиненко К.О.(план вирощення овочевих культур у 2009 р. додається).

 

ВИСТУПИЛИ:

Мартиненко К.О. – бригадир, сказав, що добре слухати хороші слова про бригаду. Але є проблеми, які слід вирішити, а саме: забез- печити технікою і паливно-мастильними матеріалами .

Ковальчук І.С. – головний механік, запевнив, що механізатори зроблять усе, щоб забезпечити якісну висадку культур. Для цього для бригади № 4 виділять ще один трактор.


УХВАЛИЛИ:

1. План вирощення овочевих культур у 2009 році затвердити.

2. Виділити бригаді № 4 ще один трактор.

3. Головному інженерові Ковалку К.Н. забезпечити бригади № 1 і № 4 технікою і паливно-мастильними матеріалами.

 

ІІ. СЛУХАЛИ:

Ілляшенко А.І. – головний економіст, повідомила, що на балансі підприємства знаходиться пивзавод, який приніс за І квартал 2009 року 5 млн. грн. Гроші були використані для погашення платежів та реалізації заробітної плати.

 

ВИСТУПИЛИ:

Лисенко П.Г. – технолог заводу, інформував про технічний стан обладнання та забезпечення заводу склотарою. Велика увага при- ділялася якості продукції, що дало змогу продавати пиво за меж- ами району.

Маринич О.А. – економіст планового відділу заводу, повідомила про кількість виробленої продукції за І квартал 2009 року.

 

УХВАЛИЛИ:

1. Роботу пивзаводу за І квартал 2009 року вважати задовільною.

 

Голова засідання       (підпис) Секретар      (підпис)

 

Зразок (№ 5):

 

Протокол № 33

зборів орендного аграрного об’єднання

“Каштан” Украгропрому

12.01.09

 

Голова: Тесленко О.М. Секретар: Котова С.І.

Присутні: 26 осіб (реєстраційний список додається). Відсутні: 1 (Іваненко Т.М. через хворобу).


Порядок денний:

1. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни.

 

СЛУХАЛИ:

Інформацію голови орендного аграрного об’єднання “Каштан” Тищенка В.С. про стан дисципліни в колективі та необхідність ство- рення комісії з питань контролю дисципліни.

 

ВИСТУПИЛИ:

Грицай Г.П., Кисленко М.Д., Сич Т.Ю. з пропозицією включити до складу комісії 13 осіб . Усього виступило 10 осіб з конкретними пропозиціями щодо створення комісії з питань контролю дисциплі- ни у аграрному об’єднанні “Каштан”.

 

УХВАЛИЛИ:

1. До 20.01.1998 створити комісії з питань контролю дисципліни в аграрному об’єднанні в складі 13 осіб. Список додається.

 

Голова зборів (підпис) Секретар      (підпис)

 

Зразок (№ 6):

 

ПРОТОКОл № 14

засідання правління КСП «Степанівський»

 

6 липня 2009 року

Обрано членів правління – 9

Присутніх членів правління – 3

Голова зборів – Галька Микола Миколайович

Секретар – Доля Раїса Миколаївна

 

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Про затвердження протипожежних заходів на період збирання врожаю зернових та кормових культур.

2. Організаційне питання.

3. Розгляд заяви.


I. СЛУХАЛИ:

Заходи на період збирання зернових та кормових культур, охоро- на врожаю від пожеж (доповідав нач. ПСО Вевченко М.А.). Заходи додаються.

 

УХВАЛИЛИ:

1. Протипожежні заходи на період збирання врожаю зернових та кормових культур затвердити.

 

II. СЛУХАЛИ:

Організаційне питання (доповідав Галька М.М.), який зазначив, що в господарстві уже дійшло до того, що з роботи людей звільня- ють одним розчерком пера. Так на сьогоднішній день у господарстві немає головного бухгалтера, бригадира тракторної бригади, зав. реммайстернею, але на їх місце немає жодної заяви. Неодноразово викликали людей, пропонували роботу, але ніхто не погоджується, далі так працювати не можна.

У нас є активні члени правління, але як тільки обговорюємо якісь спірні питання, чи коли потрібно допомогти господарству або взяти на себе якусь відповідальність, то вони враз «хворіють», намагають- ся відмовчатись на зборах.

Галька М.М. запропонував призначити комірником комори № 4

Павленка Івана Олександровича.

 

ВИСТУПИЛИ:

Пилипенко І.Г. – член правління КСП. Він підкреслив, що Івана Олександровича знає як людину чесну і сумлінну, тому підтримав його кандидатуру на посаду комірника.

 

УХВАЛИЛИ:

1. Призначити комірником комори № 4 Павленка Івана Олек- сандровича.

2 Обов'язки головного бухгалтера доручити виконувати тимча- сово помічникові головного бухгалтера – Линовицькій Олександрі Андріївні.

 

III. СЛУХАЛИ:

Про звільнення з посади механіка ЗАВ-40 – Малого Михайла

Павловича за станом здоров'я.


УХВАЛИЛИ:

1 Звільнити від обов'язків механіка зав-40 Малого Михайла Пав- ловича за станом здоров'я.

2. Призначити механіком ЗАВ-40 Короля Миколу Олексійовича.

 

Голова зборів (підпис) Секретар      (підпис)

 

Зразок (№ 7):

 

Протокол № 9

засідання членів агрофірми «Світанок» Городищенського району Черкаської області

16 вересня 2002 року

 

Всього членів агрофірми – 150

Присутні – 137 (реєстраційний список додається) Голова засідання – Остапенко Ю. В.

Секретар – Бондаренко Т. О.

Члени правління: Іванишев В.О., Кондратюк І.М., Глухенька 0.Б., Азенко В.В.

Запрошені: Іванов О.В. – заст. директора агрофірми «Колос», Клименко В.О. – головний бухгалтер агрофірми «Колос».

 

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Інформація про фінансовий стан агрофірми «Колос» на 16 ве- ресня 2008 року.

2. Про проведення робіт по сівбі озимих сортів пшениці на полі № 1.

3. Про проведення робіт по сівбі озимого жита на полі № 2.

4. Про проведення робіт по збиранню врожаю цукрових буряків на полі № З.

5. Про планування зустрічі спеціалістів в області агрохімії агро- фірм «Колос» та «Світанок» зі спеціалістами наукового підприєм- ства штату Вірджінія.


I. СЛУХАЛИ:

Інформацію головного бухгалтера Кононенка А.М. про еконо- мічний стан агрофірми «Світанок».

УХВАЛИЛИ:

Інформацію головного бухгалтера Кононенка А.М. прийняти до відома.

 

II. СЛУХАЛИ:

Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ю.В. про проведен- ня робіт по сівбі озимих сортів пшениці (доповідь додається)

 

ВИСТУПИЛИ:

Овенко О.П. – головний агрохімік агрофірми «Світанок». Він указав на необхідність перед сівбою внести на поле № 1 певну кіль- кість калійних добрив.

Іваненко Т.К. запропонувала, щоб головний економіст агрофірми

«Світанок» Гончаров В.В. зробив розрахунок кількості добрив та закупив необхідну кількість їх до 28 вересня 2008 року.

 

УХВАЛИЛИ:

1. Доручити головному економістові Гончарову В.В. закупити необхідні калійні добрива до 28 вересня 2008 року.

2. Головному агрохімікові Овенку О.П. провести роботу по вне- сенню необхідної кількості калійних добрив на полі № 1.

 

III. СЛУХАЛИ:

Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ж.В. про проведен- ня робіт по сівбі озимих сортів жита (доповідь додається).

 

ВИСТУПИЛИ:

Агрохіміки Голік 0.І., Аккудінова В.В., Литвиненко О.В. з пропозицією внести до поля № 2 необхідну кількість фосфатних добрив. Вони вказали на те, що калійні добрива на поле № 2 вно- сити не потрібно.

Федоренко М.М. запропонував, щоб головний економіст агро- фірми «Світанок» Гончаров В.В. зробив розрахунок вартості до- брив. Економіст Тимошенко С.В. запропонував закупити іх необ- хідну кількість.


УХВАЛИЛИ:

1. Доручити головному економістові Гончарову В.В. провести розрахунки вартості фосфатних добрив.

2. Економістові Тимошенко С.В. закупити необхідну кількість фосфатних добрив.

3. Головному агрохімікові Овенку О.П. провести роботу по вне- сенню необхідної кількості фосфорних добрив на полі № 2.

 

IV. СЛУХАЛИ:

Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ю.В. про проведен- ня робіт по збиранню цукрових буряків на полі № З.

 

ВИСТУПИЛИ:

Агрохіміки Голік О.П., Іщенко Ю.В. із пропозицією дату збиран- ня цукрових буряків призначити на 23 вересня 2008 року для того, щоб вчасно внести необхідні пестициди.

 

УХВАЛИЛИ:

1. Роботу по збиранню цукрових буряків на полі № 3 проводи- ти з 23 вересня 2008 року з 8-ої години 30 хвилин до 16-ої годин

30 хвилин.

 

V. СЛУХАЛИ:

Директора агрофірми «Світанок» Остапенка Ю.В. і заступника директора агрофірми «Колос» Клименка В.О. про зустріч агрохімі- ків агрофірм «Світанок» та «Колос» зі спеціалістами в області агро- хіміі науково-дослідного підприємства штату Вірджінія.

 

ВИСТУПИЛИ:

Анкудінова В.В. запропонувала висунути на зустріч зі спеціа- лістами кандидатури агрохіміків, що вільно володіють англійською мовою.

 

УХВАЛИЛИ:

1. На зустріч зі спеціалістами науково-дослідного підприємства штату Вірджінія призначити головного агрохіміка агрофірми «Ко- лос» Бондарчука А.М. і агрохіміків агрофірми «Світанок» Голіка О.П. та Литвиненка О.В.