§ 62. Уніфікація службових листів

 

Що ж включає поняття уніфікація документів взагалі і листуван- ня зокрема?

Уніфікація – (від уні... і ...фікація) – зведення чогось до єдиної форми, системи1. Ми знаємо, що мова документів складається з на- бору кліше, штампів і стандартів. Уніфікація ж мови документів – це встановлення і використання правил побудови речень за певними моделями, що відповідають тим чи іншим життєвим ситуаціям. Чи потрібною є уніфікація? Лінгвісти відповідають: «Так». Уніфікація, на їх думку, є виправданою у багатьох відношеннях:

•           економічному – коротший і чітко складений документ вима- гає менше часу для читання, а час – це гроші;

•           технічному – є змога машинної обробки документів;

•           соціальному – адресант і адресат – особи колективні;

•           правовому – адресат найчастіше юридична особа;

•           психологічному – полегшується процес сприйняття інформації;

•           культурному


– підвищується культурний рівень управлін-

 

ської діяльності;

•           лінгвістичному – поєднуються завдання уніфікації мови до- кументів з їх нормалізацією.

Процес стандартизації та уніфікації ділового листування у різ- них країнах проходив по-різному.

Так, у царській Росії обмежилися укладанням спеціальних збі- рок, т. зв. письмовників, що вміщували зразки листів мало не на всі випадки життя. Потрібно було лише підставити потрібні дані – і лист був готовим.

Цікавим є, на наш погляд, ставлення до уніфікації ділового лис- тування американців. Мабуть, лише у США написано так багато книг і статей про теорію та практику ділового листування. На думку П.В.Веселова, діловий лист має доносити до партнера лише таку інформацію, яка б породжувала дії певного характеру з конкретним результатом. У середині ХХ ст. у США склалась певна теорія та ме- тодологія ділового листування. У багатьох книгах можна прочита- ти такі поради: «Перш ніж взятися за перо, взуйте домашні капці»,

 

1Словник іншомовних слів / За ред. О.С.Мельничука. – Вид. друге, виправл. і доп. – К.: Головна редакція УРЕ, 1985. – С. 856.


 «Пишіть так, ніби адресат – гість у вашому домі». Рекомендувалася свобода дій, а сам лист розглядався як вид рекламної діяльності. Американці намагалися, щоб лист був могутнім і чітким інструмен- том проведення економічної стратегії фірми. У скрутний для США час було створено своєрідний інститут листа, проголошено культ індивідуальної виконавчої техніки.

Американські дослідники знову і знову поверталися до уніфіка- ції ділового листа. Аргументували це економічними міркуваннями, часто повторюючи фразу: «Марнотратство у словах означає мар- нотратство у доларах». У підручниках можна знайти цікаві факти про те, що канцелярія Білого дому підраховувала і наголошувала, що кожного тижня із-за недбало складених довгих і непродуманих листів компанії втрачають мільйони доларів. Тому президент США Рузвельт не приймав для читання офіційних паперів, якщо розмір тексту перевищував 0,5 сторінки, вимагаючи “викласти” суть про- блеми, якою б вона складною не була, на півсторінки.

Є цікаві дані про те, що Ейнштейн у своєму зверненні про фі- нансування проекту створення атомної бомби зміг викласти своє прохання двома фразами: «Наполеон відкинув звернення Фултока оснастити судна паровими двигунами і був розгромлений на морі. З Америкою станеться те саме, якщо Ви відкинете винаходи сучасної фізичної науки».

«Код-блискавкою» (Zih-Code) назвали в Англії уніфікований стиль ділового листування, якому підпорядковувалися всі рівні та аспекти мови – словниковий склад, морфологія, синтаксис, графіка, фонетика, пунктуація і навіть стиль.

У Франції видано посібник з ділового листування Н.Тонтентау. Автор заявляє: «Діловий лист призначений не для того, щоб викли- кати захоплення у читача, діловий лист повинен його переконати і перемогти». Отже, службові листи мають  допомогти вирішити численні оперативні питання, що виникають в управлінській діяльності, спонукати до дії, переконати, довести, пояснити.

В Україні і за кордоном (в інших державах) існують узвичаєні правила ведення як приватного, так і ділового листування, правила оформлення приватної, ділової та дипломатичної кореспонденції. Ці правила вироблялися упродовж століть.