§ 54. Пояснювальна записка

 

Пояснювальною запискою називають документ, який пояснює

(з’ясовує) зміст програми, плану, звіту тощо.

Пояснювальними записками називають також документи, у яких їх укладачі пояснюють причини певного вчинку, події, факту.

Ці записки поділяють на дві групи:

1) службові (їх оформляють на бланку);

2) особисті (пишуть на аркушах паперу, у них пояснюють пору- шення дисципліни тощо).


Реквізити:

•           адресат;

•           назва виду документа;

•           адресант;

•           текст;

•           дата складання;

•           підпис.

 

Зразок (№ 1):

 

Відділ стандартизації Головному технологові Дубиніну В.С.

ПОяснЮВАльнА ЗАПисКА

27.05.02 № 45

 

Про пропуск робочих днів

 

Доводжу до Вашого відома, що 22.04.09 і 23.04.09 я не з’явився на робочому місці через страйк машиністів приміських електропо- їздів. Я мешкаю в місті Тетереві Іванівського району Київської об- ласті, і єдиний транспортний засіб, який мене з’єднує з Києвом, є приміські електропоїзди. Прошу вважати мої пропуски 22.04.09 та

23.04.09 як такі, що здійснені з поважних причин.

 

Технолог ВС  (підпис)          О.К.Васильченко


Зразок (№ 2):

 

Автотранспортний відділ агрофірми “Промінь” Начальникові автотранспортного відділу Ковалю І.С.

ПОяснЮВАльнА ЗАПисКА

 

23.01.09 № 87

Про порушення виробничої дисципліни

 

22 січня 2009 року у другій зміні в ремонтному цеху № 2 виникла пожежа, яку вдалося ліквідувати власними силами. Людських жертв і матеріальних витрат немає.

Пожежа сталася через безвідповідальне ставлення водія Луценка О.В., який у нетверезому стані, залишившись у цеху після роботи, палив цигарку і, не загасивши вогонь, кинув її на підлогу.

О.В.Луценко і раніше порушував виробничу дисципліну, прави- ла техніки безпеки, за що мав стягнення.

Вважаю за необхідне вжити до О.В.Луценка суворіших заходів дисциплінарної відповідальності.

 

Заст. нач. цеху № 2    (підпис)          П.П.Бондаренко

 

 

Зразок (№ 3):


 

 

Деканові факультету водних біоресурсів та аквакультури Національного університету

біоресурсів і природокористування України доц. Шевченку П.П.

старости 11-ої групи

Вовченка Сергія Івановича

 

 

ПОяснЮВАльнА ЗАПисКА

Студенти 11-ої групи не з’явилися на заняття з геодезії (3-а пара) тому, що відвідували зоологічний музей. Екскурсію до музею орга- нізував доц. Коваль І.П.

 

16.05.02          Підпис


Завдання 1. Допишіть речення: Доповідна записка – це...

Вони бувають...

Реквізити доповідних записок... Пояснювальною запискою називається:

1...

2...

 

Завдання 2. Напишіть пояснювальну записку на ім’я декана фа- культету (поясніть причину неатестації, пропуску занять).

 

Завдання 3. Відредагуйте записку. Запишіть правильний варіант

 

Правлєнію ксп “Праця” завєдущого свинофермою Петренко Семьона Федорича

 

ДОПОВіДнА ЗАПисКА

 

Я, завєдующий свинофермой Петренко С.Ф. 12 мая 2002 г. прийдя на работу в 6 часов утра зафіксіровал, шо со свинарни- ка №2 сорвано замки, не дощитався я і чотирьох поросят. Сторож Фесюн П.П. був опредільонно п’яний.

 

12.5.02

Зав.фермою (підпис)

 

Завдання 4. 1. Прочитайте текст записки. Виправте помилки. За- пишіть правильний варіант. Поясніть правопис підкреслених слів.


 

Заст. Директора

з господарської частини

Ющенку В.М.

 

ДОПОВіДнА ЗАПисКА

25.04.08

Про ремонт покрівлі

на корівнику ферми № 1

 

Згідно з Вашим дорученням мною оглянута покрівля корівника. Стан її потребує вибіркового ремонту шляхом заміни окремих

листів шиферу.

Покрівлю тамбура потрібно замінити повністю.

 

Інженер          (підпис)          Мороз М.М.

 

II. Назвіть реквізити цього документа. III. Який це документ за:

а) призначенням;

б) місцем виникнення;

в) формою;

г) походженням.

 

IV. Провідміняйте за відмінками:

Квашенко Олександр Миколайович, Крищенко Олена Дмитрівна.

 

Завдання 5. Прочитайте документ. Укажіть, які помилки допу- щено і як їх виправити. Запишіть правильний варіант.


 

Генеральному директору спільного підприємства “Інтерфакел”

пану Закревському С.Ю

від начальника служби комплектації

Тетянина В.М.

 

слУжБОВА ЗАПисКА

 

Як показала перевірка використання комплектуючих для агрега- та АГ-28ОТ в цеху № 2 налагоджено не на належному рівні.

Це заключаєця в тому. Що відповідний вхідний контроль від- сутній. Начальник цеху Сукач В.Т. проігнорував Ваше розпоря- женіє що до виділення відповідного приміщення для організації технічного контролю. Технолог цеху Іванова Т.С. не проявила належної твердості в дотриманні вимог технологічних карт май- страми цеху, що призвело до збитків в січні поточного року в сумі 1 тис.грн.. Внаслідок цього 68 деталей марки АОС-30 ви- йшли з ладу.

Тверження, що служба комплектації поставила не якісні комп- лектуючі деталі не відповідає дійсності. Сертифікати качества де- талей оформлені належним чином і передані в цех. Рекламації со сторони начальника цеха та його служб непоступало.

Прошу Вас дати розпоряження про відшкодуваня убитків за счот цеху №2, а також звернути увагу головного інженера предпріятія Потебенька А.В. на недостаточний уровінь технологічной дисци- пліни в цеху.

 

09.02.09 р.      В.М. Тетянич

 

II. Розкажіть, як пишуться дієслова з не. Наведіть приклади з документа.


Завдання 6. Відредагуйте тексти записок. Запишіть правильні варіанти.

•           Рибінспектор відлучив то єст устранив все рибальське знаря- дья: рибу, три десятка окунів, войлочну сєтку і багато дечого зайвого (з доповідної записки).

•           Наших доярок звинувачують по розбазарюванню кормів і низькі надої. Вважаю шо вони не винуваті, бо все шо я їм відважую, вони повністю поїдають (з доповідної записки).

•           Для якісного виконання вказаної роботи, у зв’язку з великою кількістю інформаційного матеріалу, а також завантаженіс- тю інформаційно-обчислювального центру заводу виникла необхідність залучення інших обчислювальних центрів для машинної обробки матеріалів. З цією роботою може справи- тися обчислювальний центр інституту економіки промисло- вості МАН України.

•           По вашому поручєнію од 12 марта вивчав питання про воз- можность скороченя обслужуючого персонала в агрофірмі.

•           Прошу вас виділити кошти в суме 1920 гривнів для покупки хімічних реактівов, необхідних для виконаня хімічних ана- лізов по оцінці качества сортов шо проходять державне ви- пробування.

•           Доповідаю про те, що 8 березня 2002 року в 17.00 годин вий- шов із ладу котел в котельні дитячого садка. 9 березня брига- да слєсарєй котел відремонтували. У 14 годин кочегар розто- пив котел в присутності главного інженера, поломок більше небуло виявлено. Потопивши до 18.00 години, не обігрівши приміщення котел був потушений, цим було порушено роз- порядок роботи котельні.

Прошу прийняти міри до покарання кочегара.

•           За рішенням правління колгоспу від 03.12.02 я був відко- мандирований у Свердловськ для укладання договору з ком- бінатом будівельних матеріалів для постачання колгоспу у III кварталі 80 тис.шт. будівельної цегли повищеної міцності. Доручення виконав. Цегла марки М-200 почне поступати в хазяйство не пізже 21.12.09.

Додаток: договір від 09.12.09 на 2 арк. в 3 екз.


Завдання 7. Відредагуйте службові записки. Укажіть, які помил- ки допущено. Запишіть правильні варіанти.

 

А.

 

Начальнику Броварського районного сільськогосподарського управління Рудаку І.С.

Від завідуючого відділом механізації

Вознюка С.І.

 

слУжБОВА ЗАПисКА

 

Довожу до Вашого відома, що згідно постанови колегії райдерж-адміністрації № 48 від 25.02.09 р. силами рай сільгос- пуправління 4 березня 2009 року була проведена нарада зі спе- ціалістами “Райагросервіса”, на якій було доведено до їх відома перелік вимог щодо забезпечення чіткого виконання своєчасного та якісного обслуговування замовлень колгоспів на ремонт сіль- госптехніки.

При активній участі відділу механізації рай сільгоспуправління “Райаросервісом” були розроблені конкретні міроприємства по усу- ненню виявлених недоліків. Виконання даних міроприємств мною було взято на контроль.

В ході перевірки їх виконання встановлено, що якісному ослу- говуванню та ремонту заважає відсутність діагностичного центру. Враховуючи те, що “Райагросервіс” в даний час не має достатніх коштів на його придбання, прошу Вас розглянути питання по фі- нансуванню “Райагросервісу” на пільгових умовах.


Б.

 

Директору колгоспа ім. Щорса

Зайчуку І.Л.

доярки Павлик Л.Д.

 

слУжБОВА ЗАПисКА

 

Довожу до Вашого відома. Що 23 березня 2009 року в 17.00 було вимкнено електроенергію, що призвело до вимкнення електричних приладів для дойки корів. В зв’язку з цим, дойка проводилася рука- ми. Внаслідок цього надої були зменшені на 34,5%.

 

Завдання 8. Відредагуйте доповідні записки. Запишіть їх пра- вильні варіанти.

 

А.

Голові Держкомісії України по випробуванні та охороні сортів рослин

ВОЛКОДАВУ В.В.

 

ДОПОВіДнА ЗАПисКА

Довожу до Вашого відома, що використання тари (торбинок) для зразків сортів що проходять державне сортовипробуваня проходить слідуючим шляхом.

В лабораторію надходить близько 14 тисяч зразків в матерчатій та целофановій тарі. Із них 60 відсотків матерчаті, 40-целофанові.

В разі доставки зразків до лабораторії автотранспортом однією із сортостанцій, нами той же час ведеться поверненя тари в той кіль- кость, в якій надійшли зразки. При проходжені зразків через пошто- ве віділення, ведеця їх реєстрація, потім тара звільнюється і готуєть- ся для слідкуючої сорт станції.

Вважаю за недоцільне відправляти вільну тару поштою, так як це приведе до певних затрат коштів.

 

Зав. лабораторією


Б.

Голові радгоспу “Совки” Юрченко А.А.

головного механіка

Рибникова А.М.

 

ДОПОВіДнА ЗАПисКА

Довожу до Вашого відома, що на протязі 10 днів водій дрогого класу Бойко В.Г. не зьявляїця на роботу без уважітєльних причин. Прошу подєйствовать на водія Бойко В.Г.

 

17.11.2009 р.

 

Головний механік      (підпис)          Рибников А.М.

 

 

 

Як правильно сказати українською мовою?

 

 

 

Російська сполука

 

Українська сполука

по опыту по ордеру по осени

по отношению к

по очереди

по ошибке

по первому требованию

по переводу (о денежных отправлениях)

по переводу (по назначению на другое место)

по переписке

по плану

по поводу чего

по подозрению в чем

з досвіду на ордер восени

щодо; стосовно; відносно

по черзі

помилково; через помилку

на першу вимогу

за переказом

за переведенням шляхом листування за планом

з приводу чого запідозрений у чому


 

Російська сполука

 

Українська сполука

по подписании чего

по подсчетам

по позволению

по показаниям (свидетеля)

по полкам

по положению дел

по полтора

по поручению

по порядку

по последнему слову

по постановлению

по почте

підписавши що з а підрахунками

з дозволу з

а свідченням

по полицях

за станом справ

по півтора

за дорученням

по порядку

за останнім словом за постановою поштою