§ 44. Вимоги до тексту документа і його оформлення. мова документів

 

Текст (від лат. textum – зв'язок, поєднання, тканина) – це писем- ний мовленнєвий масив документа, що становить лінійну послідов- ність висловлень, об'єднаних смисловими і граматичними зв'язками, а в загальнокомпозиційному плані – спільною темою і сюжетною заданістю.

Текст є основою кожного документа, а точніше – одним із осно- вних реквізитів документа. У ньому має бути розкрито причину, мету написання документа, суть справи, докази, висновки. Текст, на дум- ку багатьох дослідників, повинен бути конкретним, об'єктивним, стислим, юридично бездоганним.

Він складається з таких частин: вступу (вказують на причину на- писання документа), основної частини (розкривають суть питання, аргументують певні положення, висловлюють певні міркування), закінчення (розкривають мету укладання документа).


За способом викладу розрізняють1 такі види текстів:

1) розповідь;

2) опис;

3) міркування.

Розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідов- ності використовують в автобіографіях, протоколах, звітах тощо.

Опис – це перелік ознак, властивостей та ін., а також загальна характеристика явища. Цей спосіб викладу використовують в актах, звітах, наказах, постановах тощо.

Міркування – це спосіб викладу, при якому визначення, суджен- ня і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять певне положення за допомогою причинно-наслідкових зв'язків, зіставлень, порівнянь, розкриття змісту цих зв'язків. Доказ чогось у документі формується у формі міркувань від загального до часткового, від фактів до узагальнень.

Часто в одному документі поєднуються всі три способи викладу. До викладу матеріалу ставляться такі вимоги:

•           виклад повинен бути чітко продуманим і логічним;

•           основним елементом логічної побудови змісту всього доку- мента є виклад його мети;

•           фактичний матеріал має бути достовірним, актуальним, пе- реконливим;

•           не можна переобтяжувати текст другорядними деталями;

•           найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одно- му питанню;

•           текст документа має бути точним (не допускати двозначних тлумачень);

•           зміст має бути викладено в нейтральному тоні;

•           при стислому викладі має забезпечуватися повнота інформа- ції (учені радять домагатися типізації мовних засобів, уніфі- кації термінів, спрощення синтаксису);

•           рекомендовано текст ділити умовно на дві частини: у першій давати обгрунтування, а в другій – висновки, пропозиції, рі- шення, розпорядження чи прохання. Якщо текст документа складається з одного речення, то і воно має мати в собі ці дві частини.

1Коваль А.П. Культура ділового мовлення. – К.: Либідь, 1982. – С. 48–49.


Автори багатьох підручників рекомендують удосконалювати мову ділових паперів. Серед їх порад найчастіше зустрічаються такі:

1. Текст викладати від 3-ої особи, наприклад: Атестаційна комісія ухвалила… Ректорат висловлює подяку… Від першої особи пишемо автобіографії, заяви, доповідні, пояснювальні записки, накази.

2. У текстах документів не можна вживати емоційно забарвленої лексики, образних висловів, фразеологізмів тощо.

3. Стійкі словосполучення, стандартизовані сполучення на зра- зок: згідно з постановою, ужити заходів, у зв'язку з, у порядку на- дання допомоги, доводимо до Вашого відома та ін. потрібно залуча- ти до документів.

4. У документах потрібно вживати прямий порядок слів.

5. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова та абревіатури: р-н, г, км, напр., обл., НУБіП України, та ін., керую- чись при цьому правилами скорочення і написання скорочених слів і словосполучень та ДТСУ 3582–97 «Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові в бібліографічному описі»1.

6. Частіше використовувати прості речення, форми ввічливості.

7. Не варто часто використовувати вставні слова і словосполу- чення, як: значить, отже, ну, розумієте, так би мовити.

8. Текст рекомендовано розташовувати на форматі (стандартно- му аркуші паперу) А4 та А5. Потрібно враховувати співвідношення формату й обсягу тексту, друкувати з полями. За державним стан- дартом поля мають бути такі: ліве – 30 мм, праве – 10 мм, верх- нє – 20 мм, нижнє – 25 мм. Дотримуватися полів (їх називають ще берегами) вимагають і технічні умови: поле потрібне для поміток, підшивання паперів, правок тощо.

9. Рекомендовано використовувати скорочення слів з метою еко- номії часу і текстової площі. Скорочення слід робити за загально- прийнятими правилами, наприклад:

акад. – академік, вид. – видання, вид-во – видавництво, в.о. – ви- конуючий обов'язки, гр. – громадянин, див – дивись, доц. – доцент, зав. –завідувач, ін. – інший, ім. – імені, і под. – і подібне, км – кіло- метр, канд. філол. наук – кандидат філологічних наук,    м. – місто, напр. – наприклад, НДІ – науково-дослідний інститут, о. – острів, обл. – область, оз. – озеро, проф. – професор, р. – річка, р-н – район,

1Затверджено «Інструкцію…» наказом Держстандарту України 04.07.97 № 391.с. – село, смт. – селище міського типу, т-во – товариство, уклад.

(при прізвищу) – укладач, К. – Київ

10. Документи потрібно друкувати лише з лицьової сторони аркуша.

11. Лише перша сторінка великого за обсягом документа друку- ється на бланку, всі останні – на звичайних аркушах.

12. Підпис можна ставити на сторінці, на якій написано хоча б два рядки тексту документа.

13. Записуючи у тексті документа цифри, потрібно дотримува- тися правил:

•           цифри  від  слів  відокремлюються  проміжком,  але  бук- ви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, не відокремлюються від цифр, наприклад: квартира 79, справа 56В;

•           із  відмінковими  закінченнями  потрібно  писати  поряд- кові числівники, наприклад: 7-а симфонія, 2-ге видання,

4-ий том;

•           десяткові дроби слід записувати через кому, напиклад: 2,8;

8,45;

•           прості дроби записуються через косу риску, наприклад:

3/5; 6/9; 8/53; 7/8; 6 7/9;

•           знаки % (відсоток), ′ (хвилина), ′′ (секунда) пишуться із циф- рою разом, наприклад: 35%, 4′, 56′′;

•           від цифр відокремлюються проміжком в один знак такі знаки:  +  (плюс),  –  (мінус),  ×  (множення),  :  (ділення),

= (дорівнює);

•           без проміжку від скорочених слів записуються цифри на по- значення мір площі та об'єму, показники степеня, наприклад: м1 (метр кубічний), км2 (квадратний кілометр), 104; 567.

14. Записуючи текст, потрібно дотримуватися абзаців, за допо- могою яких виділяється кожна нова думка у тексті. Абзац склада- ється у середньому з 4–6 речень. Документи у цьому відношенні складають виняток: абзац у них може бути з одного речення.

15. У тексті використовується і рубрикація – членування тексту

на складові частини, наприклад:

•           номер розділу (частини) – 1, 2, 3 …;

•           номери підрозділів: 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 … (сюди входить номер розділу 1 і номери підрозділів 2, 3, 4);

•           номери пунктів: 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 … (сюди входить номер розділу і підрозділу 1.1 і номери пунктів: 1, 2, 3).

Зазначимо, що заголовки текстів потрібно не лише пронумерувати, а й правильно оформити, назвати. Останнім часом не використовують великих заголовків. Дослідники рекомендують, щоб заголовки

•           точно відповідали змістові документа чи його частині;

•           були логічно повноцінними (недвозначними і несуперечли- вими);

•           якнайкоротшими.

Кожен службовець повинен дотримуватися рекомендованих норм та правил. Це допоможе краще сприйняти складений текст, сприятиме ефективнішому діловому спілкуванню, а значить – і розв'язанню ділових проблем.