§ 42. Класифікація документів

У практичній діяльності установ (організацій, підприємств) зу-

стрічаються документи різних видів (груп). Поділ на види (групи) здійснюється за такими ознаками: способом фіксації інформації, змістом, найменуванням, видом, складністю, місцем виникнення, призначенням, напрямком, формою, строками виконання, гласніс- тю, юридичною силою тощо.


Так, за способом фіксації документів розрізняють такі докумен- ти: письмові, графічні, фото- і кінодокументи, фонодокументи.

Письмові документи – це рукописні і машинописні документи.

Графічні документи – це документи, у яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, певних фігур, світлотіні. До них відносяться малюнки, мапи, плани, схеми, рисунки.

Фото- і кінодокументи – це документи, що створені способом фотографування і кінематографії (кіно- і фотоплівки, фотокартки).

Фонодокументи документи – це документи, що створені спосо- бом звукозаписування (звукозапис публічного захисту дисертацій, засідань, зборів тощо).

За змістом (призначенням) одні дослідники поділяють до- кументи на: організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачально-збутові тощо1.

Інші2  виділяють такі групи: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.

За найменуванням (назвою) розрізняють: вказівки, доручення, заяви, звіти, накази, протоколи, службові записки та ін.

За видом (формою) документи бувають: типові (стандартні), трафаретні, індивідуальні (нестандартні).

Типові документи – це документи, розроблені вищими органами для підвідомчих організацій. Вони мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи – це документи, частина яких надрукова- на, а для змінної інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути вдрукована або вписана).

Індивідуальні документи – це документи, які створюються інди- відуально, кожного разу по-іншому. Це стосується службових запи- сок, автобіографій та ін.

За складністю документи поділяють на: прості і складні. Прості документи містять інформацію з одного питання. Складні – з двох питань і більше.

За місцем виникнення (складання) розрізняють документи: вну-

трішні і зовнішні.

 

1Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000. – С. 6.

2Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Літера, 2000. – С. 23.


Внутрішні документи стосуються внутрішніх питань установи

(підприємства, організації) і не виходять за її межі.

Зовнішні документи – це вхідна і вихідна кореспонденція. За напрямком документи поділяють на вхідні і вихідні.

За строками виконання розрізняють документи термінові й не-

термінові.

Термінові виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником. До таких документів відносяться і документи з позначкою «Терміново».

Нетермінові документи – це документи, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, уста- нови, фірми).

За гласністю документи поділяють на: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні та ін.

За юридичною силою розрізняють документи: справжні (істин-

ні), фальшиві (підроблені).

Справжні (істинні) – це документи, що створені за всіма пра- вилами. Вони бувають чинні і нечинні. Нечинними документи ста- ють тоді, коли втрачають юридичну силу з будь-яких причин.

Фальшиві (підроблені) – це документи, зміст яких чи їх оформ- лення не відповідають дійсності.

За стадіями виготовлення розрізняють документи: оригіна-

ли і копії.

Оригінали – це перші примірники офіційних документів.

Копії – документи, у яких точно відтворено інформацію з оригіналу. За походженням документи поділяються на: службові і особисті. Службові документи – це документи, які створюються уста-

новами, організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють. Службові документи потрібно оформяти за певним зразком.

Особисті документи – це документи, створені окремими особа- ми поза сферою їх службової діяльності.

За терміном зберігання документи поділяють на:

а) документи тимчасового зберігання (до 10-ти років), б) документи тривалого зберігання (понад 10 років),

в) документи постійного зберігання.


Завдання 1. Дайте відповіді на запитання:

На основі чого відбувається поділ документів на різні групи? Назвіть документи: за способом фіксації інформації,

– за змістом (призначенням),

– за найменуванням (назвою),

– за видом (формою),

– за складністю,

– за місцем виникнення (складання),

– за напрямком,

– за строками виконання,

– за гласністю,

– за юридичною силою,

– за стадіями виготовлення,

– за походженням,

– за терміном зберігання.

 

Завдання 2. Знайдіть правильне(і) визначення документа. Документ – це:

1) матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді ін- формацію;

2) аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі;

3) засіб закріплення різними способами інформації;

4) письмове офіційне повідомлення.

 

Завдання 3. Допишіть речення:

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є … Справочинство – це …

Документи поділяються на оригінали і копії за (ознакою)… Документи  поділяються  на  документи  щодо  особового  скла-

ду,       довідково-інформаційні,       обліково-фінансові,   господарсько- договірні, організаційні, розпорядчі за (ознакою)…

Документи поділяються на службові і особисті за (ознакою)… Документи поділяються на письмові, графічні, фото- і кінодоку-

менти, фонодокументи за (ознакою)…

Розрізняють документи внутрішні і зовнішні за (ознакою)… Документи поділяються на справжні (істинні), фальшиві (підро-

блені) за (ознакою)…


Є документи термінові й нетермінові за (ознакою)…

Розрізняють документи звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні за (ознакою)…

Документи поділяються на прості і складні за (ознакою)…

 

 Як правильно сказати українською мовою?

 

 

Російська сполука

 

Українська сполука

по моему мнению

по моим часам

по молодости лет

по мощности

по наблюдению

по наведенным справкам

по назначению

по направлению к

по направлению часовой стрілки

по напряжению по наследству по настоянию

по настоящее время по наступлении срока по небрежности

по невнимательности

по недоразумению

по недостатку средств

по  независящим  обстоя- тельствам (причинам)

по незнанию

по необходимости

по непониманию

по непредвиденным обстоятельствам

по непригодности

на мій погляд; на мою думку

на моєму годинникові; за моїм годинником через молоді літа; зважаючи на молоді літа за потужністю

як спостережено; як спостерегли

як ми довідалися; за нашими відомостями

за призначенням

у напрямі до; у напрямку до

за годинником

 

за напругою

у спадщину; у спадок

на домагання

до цього часу;

досі коли (як) настав (настане) термін

через недбальство через неуважність через непорозуміння через брак засобів

з незалежних обставин (причин);

через незалежні обставини (причини)

через незнання; через необізнаність з потреби;

у разі потреби через нерозуміння з непередбачених причин

через непридатність