§ 41. Що таке документ?

Живучи у суспільстві, люди не можуть постійно не обмінювати- ся інформацією, не можуть не фіксувати її в просторі. Деяку інфор- мацію потрібно зберігати в часі, упродовж десятиліть, століть тощо. Носіями інформації (наукової, управлінської) є документи.

Документ (з лат. documentum – повчальний приклад, спосіб ве- дення) – це «засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людини»1.

Тлумачний «Словник української мови» в 11-ти томах дає такі визначення «документа»:

1. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтвер- джує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь.

2. Письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу.

3. Письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось історичне, важливе (т. II, с. 356).

Документ має правове і господарське значення.

 

1Коваль А.П. Культура ділового мовлення. – К.: Вища школа, 1982. – С. 20.


Документи виконують такі функції:

•           служать писемними доказами якогось факту, джерелами пев- ної інформації;

•           відтворюють факти діяльності установи (організації, підпри- ємства);

•           виступають як предмет і як результат праці в управлінській діяльності.

Діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, на- зивається діловодством (справочинством).

 

Завдання 1. Випишіть визначення терміна «документ» з різних підручників з ділового мовлення. Які основні поняття закладено в основу цього терміна.

 

Завдання 2. Допишіть речення: Документи мають значення: … Вони виконують такі функції: … Діловодством називається …

 

Завдання 3. Прочитайте текст.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників. Якщо документи виконані неохайно – значить в установі низька культура праці (це, насамперед, п'ятий або шостий примірник …, де загальний зміст ледве зрозумілий; це документи, надруковані на тонкому, прозорому папері, це документи, на яких резолюція закри- ла половину тексту та ін.) (Коваль А.П.).

II. Чому документ має бути охайно оформленим?