1.4. Організація аналітичної роботи на підприємстві

Організація аналітичної роботи на підприємстві включає:

розробку загальних засад і порядку проведення аналізу;

планування роботи в цілому, окремих її робіт та етапів;

матеріальне, науково-методичне та кадрове забезпечення;

загальне керівництво;

прийом виконаних аналітичних робіт, порядок їх оформ­лення;

контроль за реалізацією на практиці розроблених заходів із метою поліпшення діяльності підприємства.

Аналітична робота підприємства розпочинається з плану­вання. Розрізняють загальний план аналітичної роботи на підпри­ємстві та план (програму) конкретних аналітичних робіт. Загаль­ний план роботи складається на рік із розбивкою за кварталами. У плані зазначаються розділи основної діяльності та об'єкти, що мають вивчатися, періодичність і терміни проведення робіт, від­повідальні технічні виконавці, технічні засоби та джерела інфор­мації, потрібні для здійснення аналізу.

У планах окремих робіт, які складаються відповідно до за­гального плану аналітичної роботи, передбачаються об'єкти ета­пи аналізу, терміни виконання й завдання робіт тощо.

Організація проведення окремих аналітичних робіт вклю­чають такі питання:

призначення керівника роботи;

підбір кваліфікованих виконавців;

складання плану роботи;

забезпечення необхідним інструктивним матеріалом, тех­нічними та іншими засобами;

-           контроль роботи та реалізація пропозицій аналітиків тощо. Аналітичні роботи можуть проводитися:

працівниками підприємства для потреб управлінської дія­льності. Аналіз проводять економічні підрозділи підпри­ємства, але до виконання аналітичних робіт залучаються також працівники технічних, технологічних, маркетинго­вих та інших служб;

зовнішніми суб'єктами як для потреб управлінської діяль­ності підприємства (аудиторами, працівниками банків та наукових установ), так і для потреб органів галузевого і державного управління (відомчими ревізорами, податко­вими органами, органами контрольно-ревізійної служби) тощо.

Програмою аналізу може виступати розгорнутий та деталі­зований перелік питань, які передбачено вивчати, а також комп­лект таблиць, обов'язковий до опрацювання під час аналізу. Ана­літичні табл. дають змогу визначити та оцінити ступінь відхилення фактичних даних, тобто результати роботи від зада­них заздалегідь величин (кошторису, норми, плану тощо). В окремих випадках розробку та монтаж аналітичних таблиць доці­льно здійснювати з урахуванням майбутнього використання їх не лише для аналітичної роботи, а й як ілюстративного матеріалу до висновків та пропозицій. Тому форма і зміст аналітичних таблиць мають відповідати вимогам повноти відображення, правильному групуванню показників та іншим вимогам до інформації.

Старанне складання програми аналізу забезпечує необхідну глибину і повноту проведення аналітичного дослідження. Визна­чаючи зміст аналітичної роботи і терміни її проведення, треба враховувати наявність готового матеріалу для аналізу, трудоміст­кість збору й опрацювання іншої інформації і, нарешті, час, який потрібний для виконання окремих етапів робіт.

Форми результативної аналітичної інформації формуються на заключному етапі аналітичного процесу. Залежно від мети і місця проведення аналізу результати оформлюють у різних носі­ях. Основні форми, за допомогою яких оформлюють результати аналітичної роботи, такі:

текстові описового характеру — аналітичні записки, ви­сновки, доповідні записки, звіти;

безтекстові — таблиці, графіки, діаграми тощо.

Якщо аналіз здійснюється сторонніми організаціями або особами, то такий результат оформлюють у вигляді висновку.

Результати аналізу, який здійснюють підприємства, можуть оформлятися по-різному, що залежить від багатьох факторів: ча­су, обсягу тощо. За відносно короткий час — день, зміну, дека­ду — результати аналізу оформлюють у звітах-рапортах, аналіти­чних записках; за більш тривалий час — у пояснювальній записці.

Результати аналізу роботи окремих служб — постачання, маркетингу — оформлюють за відносно тривалий час — місяць, квартал. Основною формою узагальнення результатів аналізу є аналітична записка, де відображують характеристики стану ресу­рсів, причини порушень, а також вжиті щодо відповідних пору­шень (недоліків) заходи.

Аналітична записка містить:

загальні дані про об'єкт, який аналізують;

характеристику виконання програми доручень, плану, до­говору;

характеристику відхилень, які було виявлено, та вплив окремих факторів на показники, висновки, пропозиції.

Розділ «Загальні дані» містить відомості про назву підпри­ємства, його структурні підрозділи, основні види продукції, яку випускає підприємство, тощо. Якщо результати аналізу у майбут­ньому використовуватимуться за межами підприємства, то дода­ють деякі дані про майбутній розвиток. Щоразу вказують на час, за який зроблено аналіз, які питання було розглянуто, основні ре­зультати.

У розділі, що характеризує виконання роботи, відображують дані про ступінь виконання, відхилення від завдань, темпи зрос­тання і приросту за відповідний період порівняно з минулими пе­ріодами. Обов'язково аналізують фактори, які впливали на ре­зультати роботи, їх взаємозв'язок, взаємодію, причини відхилення. При цьому особливу увагу звертають на тенденції, що виникають у роботі підприємства або його структурного під­розділу.

Виклад у пояснювальній записці супроводжують таблиця­ми, графіками та іншими ілюстраціями, які підтверджують текст. Крім того, додають розрахункові табл., що дають змогу зробити висновки і пропозиції. Особливу увагу в цьому розділі приділя­ють питанням формування показників, які є критеріями оцінки ефективної роботи підприємства або його підрозділу.

У заключній частині пояснювальної записки дають оцінку діяльності підприємства або його структурного підрозділу, вмі­щують висновки, пропозиції та заходи, спрямовані на усунення недоліків.