РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ

Раціональною вважають таку організацію, за якої облік може найбільш успішно виконувати поставлені перед ним завдання при найменших затратах засобів і праці. Основні передумови раціональної організації обліку на підприємстві наступні.

Вивчення структури, особливостей технології та організації виробництва, що забезпечує правильну організацію обліку господарських процесів, встановлення взаємовідносин окремих підрозділів підприємства з бухгалтерією, визначення порядку документації господарських операцій і документообороту, реєстрації господарських операцій в системі рахунків синтетичного та аналітичного обліку, методики калькулювання собівартості продукції, порядок узагальнення облікової інформації. При цьому визначають також технічні засоби одержання облікової інформації, використання обчислювальної техніки, склад і кваліфікацію облікового персоналу та інші конкретні умови ведення обліку на підприємстві.

Важливими факторами успішного завершення роботи на цьому етапі є прийняття рішень, які б оптимально відповідали економіко-організаційній характеристиці суб'єкта: вирішувались за допомогою працівників діючого штатного складу, не були фінансово обтяжливими, але одночасно забезпечували перспективу розвитку підприємницької діяльності.

Вивчення змісту й обсягу необхідної інформації. Для ринкової економіки притаманними є такі процеси і явища як конкуренція та вільне ціноутворення, що складаються під впливом витрат, попиту або у їх поєднанні. У зв'язку з цим виникає потреба в організації внутрішньогосподарського обліку, який, будучи часткою бухгалтерського обліку, виконував би завдання, пов'язані з управлінням як підприємства в цілому, так і внутрішніми підрозділами, починаючи із ступеня проектування нового товару і закінчуючи його реалізацією. Оскільки така інформація забезпечується за допомогою бухгалтерського обліку, то головним бухгалтером разом з керівними працівниками повинно бути завчасно визначено обсяг інформації, її зміст і строки подання.

Аналітичний облік на підприємстві, як основне джерело управлінської інформації, повинен враховувати стратегічні питання менеджменту та маркетингу суб'єкта, бути максимально наближеним до проблемних управлінських питань, але, разом з тим, не мати зайвих облікових даних та форм звітності.

Вивчення законодавчих і нормативних актів щодо обліку і звітності. Бухгалтерський облік повинен здійснюватися відповідно до чинних законодавчих актів з питань організації обліку, а також галузевих інструкцій. Тільки у такому випадку буде забезпечено єдність методології обліку та одержання звітної інформації, необхідної для контролю, аналізу та оперативного управління як окремим господарством, так і економікою країни в цілому.

На сьогодні питання дотримання принципів національних П(С) БО для вітчизняного суб'єкта господарювання важливі в такій мірі, як і дотримання вимог податкового законодавства. Розмаїття законодавчої бази системи оподаткування, динаміка її змін обумовлюють введення аналітичних субрахунків для відображення операцій, що реєструються за податковими вимогами (тимчасові та постійні різниці, податковий кредит тощо).

Встановлення облікових взаємовідносин бухгалтерії з оперативно відокремленими підрозділами підприємства. Бухгалтерія як складова частина управлінського апарату тісно взаємопов'язана з усіма виробничими підрозділами і службами підприємства. Вона одержує від них потрібну для обліку і контролю документацію і, в свою чергу, забезпечує їх економічною інформацією про результати їхньої роботи [100].

На цьому етапі важливо розподілити ведення обліку та підготовку внутрішньої звітності за окремими підрозділами (матеріально-відповідальними особами). Забезпечення кваліфікованої спеціалізації обліковців - запорука оперативності та достовірності облікових даних.

Визначення цілей адміністративного менеджменту на оперативному та стратегічному рівні. Орієнтація на пріоритетні питання діяльності на даний час та перспективу обумовлює деталізацію обліку, формування внутрішньої звітності, оперативність узагальнення облікових даних.

Оцінка реальних можливостей щодо запровадження оптимальної організації бухгалтерського обліку: обґрунтування та взаємоув'язку фінансових ресурсів підприємства, організаційно-технічних його параметрів, кадрового потенціалу з реалізацією визначеної системи організації бухгалтерського обліку та підготовки звітності.


Однією з передумов запровадження наукової організації праці в бухгалтерії є характер технології облікового процесу, оскільки облік можна представити у вигляді декількох безперервних стадій, що охоплюють поточне спостереження, вимірювання, реєстрацію, систематизацію господарських операцій, підготовку, аналіз та контроль показників звітної інформації (табл. 3.1).

Техніка обліку — найбільш трудомістка частина облікового процесу, що передбачає вибір форми ведення обліку, організації бухгалтерської служби та формування її взаємозв'язків з іншими службами, робочого плану рахунків, технології обробки даних тощо.

Найбільшу частку в бухгалтерській роботі складають облікові процеси, що поділяються за об'єктами обліку (основні засоби, виробничі запаси, грошові кошти, дебіторська заборгованість тощо); за комплексами облікових операцій (облік оприбуткування товарно-матеріальних цінностей, списання запасів, касові операції, розрахунки з постачальниками тощо).

Під операцією розуміють сукупність елементарних дій, пов'язаних єдністю цілі або змістом об'єкту праці. Виконувані в ході облікового процесу операції за змістом складають 6 груп: технічні, логічні, аналітичні, творчі, організаційні та допоміжні [57, с.69].

Технічні операції (не потребують значних розумових зусиль, легко автоматизуються) — записи до регістрів обліку, підрахунок даних первинних документів, відомостей, регістрів; сортування документів перед передачею до архіву; виписка та розмноження первинних документів.

Логічні операції — упорядкування масивів вихідних даних (кодування документів та їх сортування перед записом до накопичувальних відомостей та регістрів обліку); підготовка на підставі облікових даних довідок; звірка розрахунків з підприємствами та особами; листування з дебіторами. Операції цієї групи в структурі праці бухгалтерів займають незначну частку.

Аналітичні операції містять елементи різних співставлень: приймання, формальна та логічна перевірка звітів матеріально відповідальних осіб, виявлення та виправлення помилок в обліку; звірка даних бухгалтерського та первинного обліку; складання бухгалтерських розрахунків; інвентаризація.

Творчі операції — складні розрахунки, вибір варіантів рішень на підставі критеріїв, що часто визначаються самим виконавцем. Наприклад, економічний аналіз кошторисів витрат, собівартості продукції в розрізі цехів, оцінка ефективності господарської діяльності, проведення документальних ревізій цехів, підготовка методик, інструкцій, складання планів роботи бухгалтерії тощо.

Організаційні операції відрізняються від попередньої групи адміністративною направленістю, наприклад, підтвердження висновків комісії про списання недостачі чи списання або псування матеріальних цінностей, затвердження та контроль виконання планів роботи бухгалтерії.

Допоміжні — операції з матеріального забезпечення бухгалтерії, ведення діловодства, підшивки документів та архівне їх зберігання; різні разові роботи, що не увійшли до попередніх груп операцій.

Ефективність облікового процесу пов'язана з кваліфікаційним кадровим забезпеченням на етапах реалізації зазначених операцій.

Для забезпечення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає структуру, форми, методи, технічні засоби, процедури тощо. Технічний аспект облікового процесу полягає у виборі форми ведення бухгалтерського обліку. В свою чергу, форма бухгалтерського обліку виступає як певна система регістрів, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них. Вона обирається підприємствами самостійно з додержанням єдиних засад бухгалтерського обліку [40, с.9].

З урахуванням особливостей своєї діяльності та технології обробки облікових даних підприємство може застосовувати ручну (меморіально-ордерну, журнально-ордерну, спрощену тощо), механізовану або автоматизовану форми бухгалтерського обліку (остання є пріоритетною на даний час). При цьому, у разі потреби, підприємство може вводити додаткові субрахунки та аналітичні рахунки, додаткову систему регістрів аналітичного обліку.

Керівництво підприємства завжди намагається модифікувати рекомендовану структуру перелічених регістрів з метою задоволення першочергових управлінських потреб: вводяться показники за додатковими рахунками аналітичного обліку, усуваються графи за рахунками, що не передбачені робочим Планом рахунків, розробляються регістри для підготовки внутрішньої звітності тощо.

До форм обліку висувається ряд вимог, зокрема, вони повинні: забезпечувати повноту і реальність відображення в облікових регістрах всієї облікової інформації; бути економічними, інформаційними для прийняття управлінських рішень; забезпечувати правильне поєднання синтетичного та аналітичного обліку, своєчасне відображення в обліку господарських операцій та складання звітності; забезпечувати проведення економічного аналізу та контролю господарської діяльності підприємства.

Обираючи певну форму бухгалтерського обліку, підприємство повинно дотримуватись її протягом певного періоду часу (не менше 1 року). Про можливу зміну прийнятої форми бухгалтерського обліку в наступному обліковому періоді необхідно вказати в наказі про облікову політику або Примітках до річної фінансової звітності, обґрунтувавши при цьому доцільність змін.

Підприємство самостійно визначає облікову політику, яка є сукупністю принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності. Рекомендований перелік питань облікової політики для суб'єктів наведено в табл. 3.2.

Підприємство самостійно розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку — систем обробки та підготовки інформації про діяльність для внутрішніх користувачів у процесі управління підприємством.

Організація адміністративного менеджменту передбачає участь бухгалтера на всіх етапах управління: у складанні та узгодженні бюджетів, розробці стандартів витрат, наданні інформації про минулі події, складанні розрахунків щодо можливих наслідків майбутніх дій та ін. Відображаючи операції, які здійснює підприємство, бухгалтер накопичує дані про витрати і доходи структурних підрозділів підприємства, складає внутрішню звітність, що дає змогу оцінювати результати їх діяльності.


Таблиця 3.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

№ з\п

Питання, які потребують визначення та затвердження

Для суб'єктів господарювання

що займаються підприємницькою діяльністю

що займаються непідпри-ємницькою діяльністю

1

2

3

4

5.

Методи амортизації необоротних активів

+

-

6. 7. 8.

Вартісні ознаки предметів, що входять до складу малоцінних необоротних матеріальних активів

+

+

Застосування класу 8 або 9

Плану рахунків бухгалтерського обліку

+

-

Періодичність зарахування сум дооцінки необоротних активів до нерозподіленого прибутку

+

-

9.

Метод обчислення резерву сумнівних боргів

+

-

10.

Перелік створюваних забезпечень майбутніх витрат і платежів

+

-

12.

Порядок оцінки ступеня завершеності операцій з надання послуг

+

-

12.

Сегменти, пріоритетного виду сегмента, засади ціноутворення у внутрішньогосподарських розрахунках

+

+

13.

Перелік і склад змінних і постійних загальновиробничих витрат, базу їх розподілу

+

-

14. 15. 16.

Перелік і склад статей калькулювання виробничої собівартості продукції (робіт, послуг)

+

+

Порядок визначення ступеню завершеності робіт за будівельним контрактом

+

-

Дата визнання придбаних в результаті систематичних операцій фінансових активів

+

-

з\п

Питання, які потребують визначення та затвердження

Для суб'єктів господарювання

що займаються підприємницькою діяльністю

що займаються непідпри-ємницькою діяльністю

1

2

3

4

17.

База розподілу витрат за операціями з інструментами власного капіталу

+

-

18.

Поріг суттєвості щодо окремих об'єктів обліку

+

-

19.

Переоцінка (індексація) необоротних активів

+

+

20.

Періодичність відображення відстрочених податкових активів і відстрочених податкових зобов'язань

+

-

21.

Окремий баланс філій та інших відокремлених підрозділів суб'єкта

+

+

 

Обумовлені нормативною системою організації облікового процесу (додатково до рекомендацій Мінфіну)

22.

Відповідність принципам національних Положень бухгалтерського обліку

+

 

23.

Склад комісії для визначення строку корисного використання необоротних активів, вибору методу їх амортизації

+

-

24.

Робочий план рахунків

(з субрахунками аналітичного обліку)

+

+

25.

Переоцінка запасів

+

+

26.

Порядок оприбуткування матеріальних цінностей, одержаних на безоплатній основі

+

+

27.

Оприбуткування та списання дорогоцінних металів

 

 

28.

Форми самостійно створених первинних документів

+

+

29.

Програмне забезпечення для автоматизованої обробки даних (ліцензійний номер)

+

+

№ з\п

Питання, які потребують визначення та затвердження

Для суб'єктів господарювання

що займаються підприємницькою діяльністю

що займаються непідпри-ємницькою діяльністю

1

2

3

4

30. 31.

32

Перелік осіб, які мають право підпису первинних документів (платіжно-розрахункових, документів на зовнішнє переміщення матеріальних цінностей)

+

+

Умови зберігання первинних документів та облікових регістрів

+

+

Перелік осіб, що зобов'язані здійснювати внутрішній контроль (внутрішній аудит) результатів обліку та даних звітності

+

+

Роль бухгалтера у процесі аналізу та контролю полягає в тому, що він здійснює зіставлення фактичних даних про діяльність з планами або бюджетами, розраховує, аналізує та інтерпретує відхилення. Для забезпечення прийняття рішень на різних стадіях та рівнях управління бухгалтер узагальнює, систематизує і надає необхідну інформацію, готує рекомендації щодо можливих наслідків обраного напрямку дії.

Як бачимо, функції, що їх виконує бухгалтер, який обслуговує керівників усередині підприємства, значно ширші, ніж бухгалтера який тільки реєструє господарські операції в системі рахунків методом подвійного запису.

Чисельність облікового апарату і його структура значною мірою залежать від обсягу облікових і контрольних робіт, від форми організації та автоматизації обліку, від масштабів виробництва і структури управління ним. Найбільш поширена така структура апарату бухгалтерії, коли в її складі виділяють відділи з обліку матеріальних цінностей, праці і заробітної плати, затрат на виробництво, готової продукції та її реалізації, а також узагальнення всіх даних обліку і складання звітності. Роботу кожного відділу очолює старший бухгалтер. Для суб'єктів малого підприємництва характерна бухгалтерія в складі 2-3 чоловік: головний бухгалтер, бухгалтер, касир.

Збільшення і ускладнення господарських зв'язків в умовах ринку, а звідси — зростання оперативної інформації, необхідної для управління, вимагають подальшого удосконалення організації бухгалтерського обліку, а також підвищення рівня економічних знань та ділової кваліфікації всіх облікових працівників. Раціонально організувати облік можуть тільки спеціалісти, які володіють глибокими знаннями як з методології і техніки бухгалтерського обліку, так і з економіки, права, аналізу та контролю (аудиту).

Питання для контролю

Якими є критерії раціональної організації обліку?

Що забезпечує вивчення структури, особливостей технології та організації виробництва?

Назвіть основне джерело управлінської інформації на підприємстві.

Наведіть умову забезпечення єдності методології обліку і одержання звітної інформації.

Що необхідно здійснити на етапі встановлення облікових взаємовідносин бухгалтерії з оперативно відокремленими підрозділами підприємства?

Яка передумова запровадження наукової організації праці в бухгалтерії?

Охарактеризуйте розподіл облікових процесів у бухгалтерській роботі.

Яка сутність терміну «операція»?

Скільки змістових груп складають виконувані в ході облікового процесу операції?

З чим пов'язують ефективність облікового процесу?

Перерахуйте вимоги, які висуваються до форм обліку.

Яка роль бухгалтера в організації управлінського обліку?

Опишіть найбільш поширену структуру апарату бухгалтерії.

Що є основою удосконалення обліку для будь-якого суб'єкта?

Глибокі знання в яких галузях необхідні для раціональної організації обліку?