11.2 Основи інформаційного, технічного та ергономічного забезпечення обліку, контролю й аналізу

Інформаційне забезпечення обліку розглядають як сукупність вхідних даних, систему бази даних, їх обробки та отримання вихідної інформації. Загальне визначення і склад інформаційного забезпечення обліку мають особливості, зумовлені його специфікою. Основним об'єктом обліку є інформація (облікова). На певній стадії облікового процесу облікова інформація є метою, результатом вирішення одного облікового завдання, і, разом з тим, її використовують для розв'язання іншого облікового завдання. На цій стадії така облікова інформація для наступного облікового завдання виступає як інформаційне забезпечення його розв'язку.

Організацію інформаційного забезпечення обліку покладена в основному на працівників бухгалтерії, а також підрозділів (складів, цехів) підприємства, що здійснюють первинний облік.

Важливим питанням формування інформаційного забезпечення є організація складу, структури бази даних і режиму функціонування автоматизованої бази даних [92, с. 233].

В умовах використання ЕОМ найефективнішим щодо розробки, впровадження і подальшого розвитку є формування загальної бази даних для всіх функціональних підсистем і спеціалізованої для кожної зокрема, в т. ч. для бухгалтерського обліку. Такий підхід особливо важливий при створенні інформаційної моделі керованого об'єкта, оскільки не всі підсистеми і завдання розв'язують і впроваджують одночасно. Крім того, згаданий диференційований підхід забезпечує формування даних кожної підсистеми і окремих завдань з урахуванням потреб інших підсистем. Так, при формуванні інформаційного забезпечення комплексу завдань з обліку оплати праці враховують його вимоги при розв'язанні завдань з обліку витрат виробництва і калькулювання собівартості продукції [95, с. 287].

Режим функціонування бази даних, як відомо, включає створення банку даних і його коригування, відповіді на запити та обслуговування банку даних. Перших два режими — це не що інше, як формування і використання бази даних — основи бухгалтерського обліку, і саме в організації їх вирішальна роль належить працівникам обліку.

В організації відповідей на запити виділяють дані та вихідну інформацію. Далі з кожного її виду визначають постачальників і споживачів інформації, періодичність її формування.

Складові інформаційного забезпечення:

дані, необхідні для вирішення завдань обліку;

методи і засоби подання облікових даних;

система уніфікованих документів;

система і методика створення баз даних;

інформаційна взаємодія завдань обліку;

засоби формалізації запису даних, організації потоків облікової інформації;

методи і засоби розподільної інформаційної системи обробки інформації;

інформаційна послідовність виконання завдань обліку.

У зв'язку зі зростанням потоків інформації на різних рівнях управління і потребою в отриманні інформації, на робочих місцях створюють розподільні системи обробки інформації (РСОІ) з використанням персональних комп'ютерів [95, с.292]. До складу інформаційного забезпечення в цих умовах входять дані, необхідні для вирішення завдань обліку. До них відносять: поточні і групувальні дані про виробничо-господарську діяльність, нормативно-довідкову і вихідну інформацію, а також таку, яка надходить з інших підсистем.

Особливе значення має інформаційна взаємодія між робочими місцями бухгалтера з іншими підсистемами. Інформаційні взаємозв'язки комплексів завдань обліку формуються як прямі та зворотні зв'язки. Взаємозв'язок завдань обліку з іншими підсистемами забезпечується спільною структурою кодів рахунків і об'єктів аналітичного обліку кодів структурних підрозділів, спільною нормативно-довідковою інформацією і спільною структурою інформаційних даних.

Робочі місця бухгалтера в умовах поділу за функціональними ознаками поділяють на три рівні управління:

за діяльністю структурних підрозділів підприємства (цех, дільниця, ферма, бригада, склади, відділи та ін.);

щодо ділянок обліку (облік основних засобів, матеріальних цінностей);

за бухгалтерським обліком у цілому.

Три рівні управління забезпечують весь комплекс питань з бухгалтерського обліку, контролю та аналізу господарської діяльності.

Робочі місця бухгалтера першого рівня призначено для формування і підготовки первинних документів, обробки і використання інформації, що формується на місцях виникнення інформації. Це дає змогу системно, своєчасно оформити усі відхилення від нормальної роботи структурних підрозділів, оперативно втручатися у процес виробництва з економного використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

Робочі місця бухгалтера другого рівня дають можливість проводити контроль первинної інформації, розв'язувати у діалоговому режимі регламентовані завдання з кожної дільниці обліку.

Робочі місця бухгалтера третього рівня призначено для проведення аналізу роботи структурних підрозділів підприємства у цілому, узагальнення зведених даних, складання оперативної і періодичної звітності, здійснення контролю за використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

Розвинута система рівневої побудови робочих місць бухгалтера має не тільки велике значення у функціонуванні системи, але є вихідною для побудови інформаційної послідовності при розв'язанні завдань обліку, контролю і аналізу господарської діяльності [92, с. 237].

Аналогічно обліку організація контролю й аналізу включає організацію номенклатур, формування бази даних, порядок збереження контрольної та аналітичної інформації.

При формуванні інформації для контролю й аналізу господарської діяльності слід враховувати, що набір показників залежить, насамперед, від умов та особливостей управління тією чи іншою ланкою народного господарства.

Вирішуючи питання періодизації інформації в часі, необхідно враховувати відмінність між періодичністю надходження інформації і видачею її для користувачів. Нині набуло поширення формування інформації на замовлення. Це означає, що інформація постійно в певні тимчасові періоди надходить, а отримують її за запитом, отже, не у визначені терміни. Щоб інформація за запитом не втратила актуальності, погоджують періоди надходження і видавання її.

Вхідна інформація для розв'язання аналітичних завдань контролю має бути максимально аналітичною. Для досягнення цієї мети з кожного завдання слід встановити рівень аналітичності вхідної інформації, а також визначити шляхи підвищення її аналітичності, завдяки застосуванню прогресивних методів нормування, обліку (наприклад, впровадження нормативного методу обліку затрат і калькуляції собівартості продукції) та ін.

Технічне забезпечення обліку — комплекс взаємопов'язаних технічних засобів, призначених для автоматизованого збирання, накопичення, обробки, передачі, обміну та відображення облікової інформації [6, с.121]. Основними компонентами технічного забезпечення системи бухгалтерського обліку є: засоби обчислювальної техніки; периферійне обладнання (засоби накопичення і зберігання даних; засоби виведення результатної інформації);засоби автоматичного зчитування даних; торговельне обладнання (комп'ютерні касові апарати, сканери); засоби управління технологічними та виробничими процесами; комунікаційне обладнання; апаратура передачі та обміну даними; мережеве обладнання.

Новій інформаційній технології (ІТ) притаманні: персоналізація використання засобів обчислювальної техніки, створення локальних мереж ЕОМ і багаторівневих розподільних систем оброблення облікових даних, організація автоматизованих робочих місць фахівців з обліку та аудиту. Водночас нова ІТ має деякі нетехнічні особливості, а саме: врахування людського чинника у процесах управління, колективне використання інформаційних ресурсів; удосконалення методик виконання розрахунків і прийняття управлінських рішень на підставі цілісного уявлення про об'єкт. Крім широкого застосування комп'ютерної техніки, вона ґрунтується на трьох основних принципах: інтегрованості, гнучкості та інформативності.

Багатофункціональне застосування ПЕОМ забезпечується значною кількістю прикладних програм та інтегрованих пакетів. Такі програми й пакети дають змогу задовольнити різноманітні потреби бухгалтера: оброблення текстів, робота з базами даних (БД), з використанням систем керування базами даних (СКБД) і окремими файлами; виконання розрахунків у різних режимах (пакетному, діалоговому, запитовому), робота в локальній мережі ПЕОМ тощо [45, с.12].

Умови ведення бухгалтерського обліку в Україні висувають специфічні вимоги до можливостей налагодження і допрограмування комп'ютерних систем бухгалтерського обліку: імпортні бухгалтерські програми, на відміну від вітчизняних, розраховані на роботу в умовах стабільного законодавства. Саме тому в Україні доцільно використовувати тільки українські та адаптовані російські програмні продукти. Поширеними є програми російських фірм «1С», «Парус», «Галактика» та українських фірм НПП «Інформаційні технології», ТОВ «Інтелект-Сервіс».

Спеціально для малих підприємств існує варіант поставки програми «1С: Бухгалтерия 7.7» — так звана «базова» коробкова версія, що містить стандартизований розробником набір бухгалтерських налаштувань.

Сімейством програм, орієнтованих на промислові та торгівель-ні підприємства є інформаційна система «БЕСТ». Базові версії цих програм призначені для автоматизації управлінських робіт на малих підприємствах, а повні версії — на середніх. Розробленням та впровадженням інформаційної системи керує компанія «Інтелект-Сервіс».

Основні функціональні можливості системи передбачають здійснення:

суцільного обліку, тобто обліку всіх аспектів господарської діяльності підприємства;

забезпечення безперервного обліку, тобто будь-яка господарська операція зареєструється в момент її здійснення;

ведення обліку в натуральних і вартісних вимірниках;

документування (документ є елементарною інформаційною одиницею системи і засобом збереження даних);

- одноразовості введення даних, багаторазовості їх використання тощо.

Розроблення і впровадження інформаційних систем типу «ПАРУС» здійснює корпорація з такою самого назвою. На підприємствах та в організаціях України функціонує кілька видів інформаційних систем цієї корпорації. Так, інформаційна система «ПАРУС-БЮДЖЕТ» використовується для автоматизації управлінських робіт на підприємствах і в установах, які фінансуються з державного чи місцевих бюджетів. Інформаційна система «ПАРУС-КОРПОРАЦІЯ» пропонується для автоматизації обліку на підприємствах зі складною холдинговою структурою, де виникає потреба у веденні консолідованого обліку і формуванні консолідованої звітності.

Вибираючи програмне забезпечення для бухгалтерії важливо дотримуватись наступних рекомендацій. Якщо у бухгалтерії підприємства працюють 1-2 бухгалтери і відсутній аналітичний облік з більшості синтетичних рахунків, то найімовірніше для створення комп'ютерної системи бухгалтерського обліку потрібна бухгалтерська програма класу «міні-бухгалтерія». Такі програми не мають чіткої спеціалізації за ділянками обліку.

На даний час в Україні досить поширеним є варіант автоматизації обліку на малих підприємствах і у приватних підприємців, який дає можливість мінімізувати витрати на обслуговування програмного забезпечення, а то й взагалі не витрачати на це грошей. Це організація обліку за допомогою електронних таблиць, зокрема, Microsoft Ехсеї або табличного редактора з пакету Ореп Office. І якщо Microsoft Ехсеї в складі пакету Microsoft Office може коштувати кілька десятків і сотень доларів, то Ореп Office є умовно-безплатним програмним продуктом, і за наявності певних знань бухгалтер (або програміст) підприємства може самостійно «автоматизувати» облік.

Якщо у бухгалтерії 3-9 обліковців і досить розвинений аналітичний облік по різних групах рахунків, необхідні оперативні дані, наприклад, по витратах і залишках матеріалів у підрозділах, резервуванню товарів, взаєморозрахунках з контрагентами, то для комп'ютеризації бухгалтерського обліку потрібна універсальна бухгалтерська програма. Прикладами таких програм є «Турбо Бухгалтер 6» («ДИЦ»), «1С:Бухгалтерия-проф.6.0», «1С:Бухгалтерия 7.7» (без модулів «Расчет» й «Опсративньгй учет» — розробник компанія «1С»), РіпЕхрегі (розробник — київська компанія IDM).

Якщо об'єктом комп'ютеризації є велике промислове підприємство з чисельністю бухгалтерії 10-30 осіб і більше, яскраво вираженою спеціалізацією діяльності, що відображується у специфіці бухгалтерського обліку, то будь-яка готова універсальна програма ведення бухгалтерського обліку задовольнятиме потреби підприємства не більше, ніж на 20-30 %.Таким підприємствам краще використовувати комплекси пов'язаних автоматизованих робочих місць чи управлінські системи.

Отже, ключовим моментом у виборі програми є розмір підприємства. Вибір програмного забезпечення бухгалтерського обліку, яке не відповідає розмірам підприємства, призведе до фінансових втрат, і, можливо, матиме тяжкі організаційні наслідки.

У виборі бухгалтерської програми, крім співвідношення ціна/ функціональність, на конкретний момент слід враховувати також і стратегію розвитку підприємства загалом. Іноді краще обрати такий програмний продукт, який в майбутньому без особливих проблем може бути або вдосконалений, або замінений у разі збільшення обсягу бізнесових операцій і стрімкого розвитку підприємства. А це можливо за наявності у одного розробника програм різних класів.

В недалекій перспективі актуальними стають питання впровадження в господарську практику інформаційних технологій і програмних систем для автоматизації не тільки і не стільки традиційного бухгалтерського обліку, а, насамперед, для постачання, виробництва, дистрибуції, логістики — власне всього того, що й становить основну діяльність підприємства і приносить прибуток.

Комп'ютеризація обліку суттєво впливає на проведення контрою (аудиту). Однак і сам комп'ютер може стати інструментом аудитора, що дає йому змогу не лише скоротити час і витрати при проведенні аудиту, а й провести більш детальну перевірку. Положення про міжнародну аудиторську практику 1009 «Методи аудиту з використанням комп'ютерів» описує методи аудиту з використанням комп'ютерів, зокрема, методи контрольних даних та аудиторське програмне забезпечення [29, с.322].

Методи контрольних даних можуть і не потребувати спеціалізованого програмного забезпечення. Обидва різновиди цього методу потребують наявності в аудитора певного набору тестових даних (записів) — умовного облікового завдання, які можна ввести до облікової програми клієнта і таким чином перевірити її працездатність. При цьому інтегрований метод передбачає введення в бухгалтерську програму клієнта як умовних записів, так і об'єктів аналітичного обліку.

Спеціальні програмні засоби комп 'ютерного аудиту призначені для проведення аудиту безпосередньо комп'ютерної системи клієнта тестуванням її з використанням різних методів. Результатом є висновок про ефективну роботу процедур контролю і захист даних у системі. Це дає змогу оцінити ризик неефективності засобів контролю і визначити можливість використання бази даних клієнта під час проведення аудиторської перевірки.

Для реалізації процедур аналізу фінансово-господарської діяльності економічних суб'єктів поряд з табличними процесорами аудиторські фірми використовують спеціальні програми фінансового аналізу. Орієнтовані вони на аналіз фінансового стану підприємства, вироблення стратегічних і тактичних рішень в управлінні підприємством. Аудиторські фірми застосовують у своїй роботі програми кожного із цих класів. Програми аналізу дозволяють виконати перевірку фінансової, податкової й іншої звітності завдяки закладеному в них механізму звіряння взаємозалежних показників. Вони забезпечують безпосередньо фінансовий аналіз за різними методиками і розраховують велике число економічних показників, дозволяють складати й аналізувати бізнес-плани. Останнім часом засоби фінансового аналізу інтегровані в системи бухгалтерського обліку і управління підприємством, наприклад, у розробки фірм «Галактика», «Инфософт», «Інтелект-Сервіс», «R-Style Software Lab» тощо [29, с.330].

У зв'язку з переходом до комплексної автоматизації виробництва підвищуються значення людини як суб'єкта праці та управління, рівень її кваліфікаційної підготовки, вимоги до переліку та якості виконання нею професійних обов'язків. Комплексним вивченням та проектуванням трудової діяльності з метою оптимізації знарядь, умов та процесу праці, а також професійної майстерності займається ергономіка. Предметом її вивчення є трудова діяльність, а об'єктом дослідження — система «людина — виробниче середовище».

Ергономіка (від грецьк. е^оп - робота, праця і nomos - закон) -наука, що вивчає поведінку людини або групи людей у процесі праці, рух органів людського тіла в системі «наука - техніка - виробництво» і продуктивність конкретної праці людини. Ергономіка синтезує методологію та результати досліджень медицини, біології, соціології, математики, принципів нормування праці, психології та інших наук, тобто передбачає комплексне врахування всіх факторів праці [14].

Кінцева мета ергономіки - створення найсприятливіших умов на робочому місці, що дає можливість підвищити продуктивність праці, знизити витрати енергії людини, розвивати її сутнісні сили.

Основними групами ергономічних досліджень на підприємстві є:

психофізіологічні (вимірювання частоти пульсу, температури тіла, інтенсивності фізичної та розумової праці тощо);

санітарно - гігієнічні умови (визначення рівня шумів та вібрації, вологості оптимального освітлення робочих місць тощо);

організаційно - економічні (хронометраж трудових операцій, фотографування робочого дня та інше).

Результат таких досліджень - встановлення на підприємстві комплексу ергономічних стандартів, норм та вимог.

Ергономічний підхід до вивчення трудової діяльності не дублює дослідження, що проводяться в галузі психології, фізіології і гігієни праці, а спирається на них та доповнює їх.

При вдосконаленні трудових процесів необхідно передусім забезпечити вимоги фізіології праці — економію не тільки часу, а й нервової енергії та фізичних зусиль, тобто того, що сприятиме зниженню втоми.

Питання раціональної організації трудового процесу пов'язані з дослідженням наступних понять:

трудовий процес — сукупність дій працівника, спрямованих на створення певного виду продукції або надання послуги;

операція — закінчений виробничий процес з обробки предмета праці на одному робочому місці;

трудова дія — сукупність трудових рухів, які виконуються без перерви одним чи кількома робочими органами працівника;

трудовий прийом — сукупність трудових дій, поєднаних одним цільовим призначенням.

Важливою умовою проектування раціональних трудових процесів є визначення кількості і структури операцій, з яких складається процес праці, залежно від його рівня механізації, технології, спеціалізації і поділу. Проектування і раціоналізація власне трудових опера—  183 —

цій полягає не у механічному поєднанні елементарних трудових рухів і дій з метою скорочення часу на їх виконання, а у злитті їх в єдину систему за законами виробничої доцільності. Саме раціоналізацію (а не мінімізацію) покладено в основу трудових операцій і процесів.

Кожний трудовий рух може бути охарактеризовано такими аспектами, як механічний (рухи характеризуються траєкторією, швидкістю, темпом, силою), психологічний (рухи класифікують залежно від мети, яка досягається в результаті їх виконання), фізіологічний (трудовий рух є руховим умовним рефлексом, а трудова операція як сукупність рухів і дій є системою умовних рефлексів — динамічним робочим стереотипом).

Витрати енергії на виконання рухів у різних площинах і різними ланками рухового апарату неоднакові. Точність рухів найбільша в оптимальній зоні. Тому рухи необхідно обмежувати у просторі, щоб вони виконувалися у межах поля зору та оптимальної фізіологічної рухливості кінцівок. Економічність трудових рухів досягається за рахунок симетричного розміщення рук і ніг працівника відносно вертикальної осі тіла. Будь-яка професійна діяльність передбачає забезпечення раціоналізації трудових рухів як сукупність фізіологічних принципів: правильне використання активних і пасивних сил, плавність рухів, безперервність рухів, овальність траєкторії рухомих ланок, помірний діапазон рухів, поєднання роботи обох рук, виключення зайвих рухів, економія рухів, ритмічність, обмеження статичних навантажень, рівномірний розподіл навантажень на аналізатори [101].

Стабільність і стійкість пози пов'язані не з нульовою активністю організму, а з готовністю до термінової, ефективної, завчасно запланованої робочої дії. Виробнича доцільність робочої пози визначається специфікою виробничого процесу та технікою, пристосованою до нього, а фізіологічна раціональність — фізіологічними умовами. Найважливіші з них:

зручність для розвитку необхідних для роботи м'язових зусиль;

зручність для виконання точних і швидких дій руками;

мінімальні витрати енергії;

максимальна виробнича результативність рухів.

Основними вимогами раціоналізації робочих поз є:

забезпечення вільних маніпуляцій;

зручне розташування органів управління обладнанням;

раціональний процес трудових рухів;

забезпечення вимог фізіології праці.

Зміст комплексу заходів з раціоналізації робочих поз залежить від конкретного робочого місця та змісту трудового процесу. Враховуючи потребу в активній та результативній розумовій діяльності фахівця з питань обліку, аналізу та контролю, незаперечною є вимога щодо зручності робочого місця.

Основні вимоги до організації робочого місця:

на робочому місці постійно має бути все необхідне для безперервної та високопродуктивної роботи;

територія робочого місця має бути такою, щоб працюючий у нормальних умовах виробничого процесу не робив жодного зайвого руху і у той самий час був вільний в кожному виробничо необхідному русі;

для економії часу та зусиль працівника кожний елемент оснащення робочого місця має бути розташовано на місці його безпосереднього застосування, раціонально відносно інших елементів та працюючого;

точка функціонування та лінії руху працівника мають бути визначені ретельно, з урахуванням умов економії часу, зусиль і вимог фізіології праці.

Раціональне планування робочого місця має забезпечити найкраще розміщення знарядь і предметів праці та оргтехніки. До умов зручності робочого місця належить оптимальний вибір його площі, висота робочої поверхні, конструкція стола, форма робочого стільця.

До психофізіологічних показників належать також естетичні фактори. Оцінка рівня естетичної культури виробництва з позицій охорони праці орієнтує враховувати у планах соціального розвитку підприємства та у підсумках трудової діяльності наступні характеристики: естетичний стан території, виробничих приміщень, застосування функціональних естетичних елементів для запобігання нещасним випадкам, а також спеціальних засобів естетичного впливу для зняття психічного напруження. Вплив кольору на функції організму наведено у табл. 11.3 [100].


Таким чином, ергономічний підхід до раціоналізації трудової діяльності полягає у комплексному підході, який спирається на дослідження у сфері психології, фізіології, організації праці, біомеханіки, естетики праці.

Питання для контролю

Що являє собою інформаційне забезпечення обліку?

Хто на підприємстві відповідає за організацію інформаційного забезпечення обліку ?

Охарактеризуйте диференційований підхід формування інформаційних баз даних.

З яких дій складається режим функціонування баз даних ?

Як поділяється інформація в організації відповідей на запити ?

Перерахуйте складові інформаційного забезпечення.

Який склад інформаційного забезпечення в умовах створення на робочих місцях розподільних систем обробки інформації ?

Яким чином забезпечується взаємозв'язок завдань обліку з іншими підсистемами ?

На які рівні управління поділяється робоче місце бухгалтера за функціональними ознаками ?

Що включає в себе технічне забезпечення обліку ?

Наведіть риси, притаманні новій інформаційній технології ?

Чим забезпечується багатофункціональне застосування ПЕОМ ?

Яке призначення спеціальних програмних засобів комп'ютерного аудиту ?

Чим займається наука ергономіка та яка її кінцева мета ?

У чому полягає ергономічний підхід до раціоналізації трудової діяльності ?