РОЗДІЛ 10. ОРГАНІЗАЦІЯ ПРАЦІ ПЕРСОНАЛУ, ЗАЙНЯТОГО БУХГАЛТЕРСЬКИМ ОБЛІКОМ, КОНТРОЛЕМ ТА АНАЛІЗОМ

Значна частина працівників управління господарством зайнята бухгалтерським обліком, контролем та аналізом. Це, насамперед, апарат бухгалтерії, контрольної та аналітичної служб. Крім того, багато лінійних працівників з числа керівного складу виконують значну роботу з оформлення бухгалтерських документів, складання звітів про наявність та рух матеріальних цінностей, коштів тощо. Організувати працю людей, зайнятих бухгалтерським обліком, контролем та аналізом господарської діяльності досить складно, оскільки ефективність їх роботи залежить як від правильності виконання обов'язків, так і від методологічної та організаційної узгодженості дій.

Науково-технічний прогрес вносить зміни у характер та зміст праці людей, зайнятих бухгалтерським обліком, контролем та аналізом, зокрема, у професійний поділ праці: збільшується обсяг робіт, що потребують інженерного рівня освіти та знань, виникають нові дільниці та види робіт, пов'язані із застосуванням електронно-обчислювальної техніки, економіко-математичних методів, поглиблюються вимоги до обгрунтування оцінки результатів роботи. У цих умовах наукова організація праці людей, які виконують бухгалтерський облік, контроль та аналіз, стає об'єктивною потребою і являє собою комплекс організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психофізіологічних та естетичних заходів, спрямованих на раціоналізацію облікового, контрольного і аналітичного процесів, створення сприятливих умов праці, розвиток творчих здібностей та суспільної активності працівників.

Вимоги до організації праці персоналу, зайнятого бухгалтерським обліком, контролем та аналізом, модифікуються під впливом розвитку видів обліку, підвищення ролі контрольно-аналітичних функцій відповідних працівників, активного процесу реформування бухгалтерського обліку у відповідності до міжнародних облікових стандартів, а відтак потребують подальшого вивчення та регламентації.

На сучасному етапі розвитку суспільства до організації роботи працівників обліку, контролю та аналізу ставляться такі вимоги: комплексний підхід; використання нагромаджених наукових знань відповідного напрямку; поглиблення поділу та кооперації праці; чітке обслуговування та своєчасна підготовка робіт; створення найсприятливіших умов для виявлення здібностей кожного працівника у підвищенні своєї кваліфікації та продуктивності праці та ін. [92, с.177].

Безспірним, на наш погляд, є твердження, що реальне зацікавлення та задоволення від виконання своїх обов'язків а, відповідно, досягнення ефективності в роботі приносить раціональна, продумана, наукова організація праці, що передбачає:

регламентування обов'язків та відповідальності кожного працівника, усунення в їхній роботі невластивих функції та паралелізму, розумне поєднання праці різних виконавців;

комплексне планомірне вирішення всіх питань організації праці;

урахування всього передового в певній галузі знань.

Наукова організація праці включає поділ, кооперування, організацію робочих місць, обслуговування їх, створення сприятливих умов праці.

В удосконаленні праці велика роль належить розробці раціональних форм поділу праці. Цей поділ має відповідати сучасним умовам роботи, зокрема, технічному рівню озброєності праці, рівню культури виробництва та самого працівника. Форма поділу праці має сприяти зниженню трудових та матеріальних витрат, підвищенню її змістовності, усуненню монотонності, зменшенню стомлюваності та стимулюванню зростання продуктивності.

Сукупність операцій дає змогу умовно виділити організаційні місця трьох рівнів: рівень висококваліфікованих спеціалістів (головний бухгалтер, головний економіст, заступник головного бухгалтера), рівень спеціалістів середнього рівня (старший бухгалтер, старший економіст, керівник відділу внутрішнього контролю, касир), рівень технічних виконавців (бухгалтер, ревізор, комірник та ін.).

Основними ознаками, за якими здійснюється поділ роботи працівників обліку, контролю та аналізу, є предметна дільниця, визначена за типологією: облік, контроль і аналіз в розрізі ресурсів підприємства (в тому числі розрахункових операцій), статей власного капіталу, результатів діяльності.

Для того, щоб забезпечити чітке виконання всіх функцій обліку, контролю та аналізу, необхідно правильно визначити кількісний склад персоналу, організацію структури та підпорядкованості підрозділів.

Поділ праці за видами робіт виражається у тому, що виконавці за характером роботи або змістом процесу праці об'єднуються у групи, а всередині кожної з груп - за кваліфікацією. Залежно від складності робіт, рівня знань та навичок працівників бухгалтерського обліку, контролю та аналізу поділяють на відповідні кваліфікаційні категорії. За цими ознаками елементи облікової, контрольної та аналітичної роботи поділяють і закріплюють за окремими групами працівників, які формують групи (сектори, підгрупи) та посадові місця [92, с.178].

При вирішенні питань поділу праці слід враховувати індивідуальні особливості працівників, а також можливість сприйняття та переробки ними інформації з використанням технічних засобів і обчислювальної техніки. Разом з тим, необхідно створити умови для їх професійного росту. Доцільним є проведення періодичної атестації інженерно-технічних працівників (сьогодні це практикується в більшій мірі в бюджетних установах). Значну роль в цьому питанні відіграє гнучка система преміювання за якісні показники в роботі, затверджена в колективній угоді.

Кооперація облікової, контрольної та аналітичної роботи є результатом її поділу. Чим глибший поділ праці, тим ширше його кооперування, тим зручніше розчленування цих робіт і процесів. Завдання впровадження раціональних форм кооперації праці полягає у планомірному встановленні зв'язків між виконавцями, що усуває дублювання їх функцій, забезпечує взаємозамінність працюючих та суміщення ними певних функціональних обов'язків.

Кооперація праці працівників бухгалтерського обліку, контролю та аналізу здійснюється на двох організаційних рівнях:

між окремими працюючими, внаслідок чого досягається вузька професійна спеціалізація виконавської роботи з цілеспрямованого забезпечення обліковою, контрольною та аналітичною інформацією управлінського складу;

між функціональними підрозділами, що знаходить своє відображення у предметній спеціалізації та об'єднанні зусиль при вирішенні складних облікових, контрольних та аналітичних завдань (облік виробничого процесу та калькулювання собівартості продукції, облік реалізації продукції та визначення фінансових результатів від реалізації тощо).

Останнє може бути визначено також у поділі бухгалтерського обліку на два організаційних підрозділи: фінансова та внутрішньогосподарська бухгалтерії.

Чисельність облікового, контрольного та аналітичного персоналу залежить від ряду факторів, зокрема, обсягу і характеру статутної діяльності підприємства, його організаційної структури, оснащення технічними засобами обліку тощо. Для визначення потрібної кількості облікового, контрольного та аналітичного персоналу застосовують норми, розроблені або в централізованому порядку (затверджені вищестоячою структурою), або на самих підприємствах.

Чисельність працівників для виконання облікових, контрольних та аналітичних робіт визначають здебільшого методом прямого розрахунку на підставі обсягу робіт і норм, тобто методом прямого розрахунку. Проте багато облікових, контрольних та аналітичних робіт не можна занормувати, крім того, робота бухгалтерського апарату є нерівномірною, тому необхідна кількість працівників у бухгалтерії може бути визначена непрямими методами.

Одним з найпоширеніших показників, який характеризує відносну чисельність облікового персоналу, є коефіцієнт, що розраховується шляхом ділення загального числа працівників підприємства на число співробітників бухгалтерії. Наприклад, в ХІХ-ХХ ст. в Німеччині на 1500 працюючих передбачалося від 3 до 5 облікових працівників [5, с.141].

Велику роль в забезпеченні ефективності організації праці на підприємстві відіграє адміністративна підтримка самоорганізації -комплексу заходів, що виконуються працівником для забезпечення систем та порядку в роботі.

Самоорганізація передбачає, насамперед, організацію робочого місця та створення оптимальних умов для високопродуктивної праці на основі системного виконання своїх обов'язків (раціонального режиму праці, послідовності у роботі, дисципліни праці, самопланування, самоконтролю, самозвіту та самокритики). Безперечно, останні елементи залежать як від професіоналізму, так і від інтелекту виконавця.

Важливим елементом самоорганізації роботи є визначена система застосованих працівником прийомів, так званого стилю роботи — конкретного стилю окремого працюючого та загального стилю роботи в рамках окремої професії. Розвиток та становлення елементів названих стилів для служби обліку, контролю і аналізу залежать від організації роботи керівника цієї служби — головного бухгалтера.

Працю керівника бухгалтерської служби, що є найважливішою функцією управління, може бути охарактеризовано за такими напрямками: забезпечення функціонування служби та виконання завдань; організація безпосередньої роботи керівника; підтримка ефективного соціально-психологічного клімату в колективі. На керівника облікової служби покладено організацію облікової, контрольної та аналітичної роботи як процесу; формування апарату, відбір, розстановку кадрів; організацію функціонування апарату і робіт необліко-вого апарату з виконання ними облікових робіт тощо.

У своїй роботі керівник облікової служби повинен додержуватись нормативного поля, що стосується господарської діяльності і бухгалтерського обліку. Коло обов'язків головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, визначається Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» [18].

Головний бухгалтер призначається або звільняється з посади керівником і підлеглий безпосередньо йому, несе відповідальність за дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, забезпечення контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку усіх фактів господарського життя, надання оперативної інформації, складання у встановлені терміни бухгалтерської звітності, проведення спільно з іншими службами економічного аналізу фінансово-господарської діяльності з метою виявлення внутрішньогосподарських резервів.

Головний бухгалтер повинен проводити фінансово-економічний аналіз, надавати управлінню інформацію про господарську ситуацію і висновки, які випливають з цієї оцінки.

Функції бухгалтерії регламентуються посадовими інструкціями, що розробляються головним бухгалтером та призначені для конкретних виконавців.

Раціонально організована бухгалтерія повинна забезпечувати вирішення наступних основних завдань:

- точність облікових записів у відповідності із здійсненими операціями, констатованими явищами і подіями;

ясність запису господарських оборотів в розумінні їх логічної узгодженості;

правильна грошова оцінка активів і джерел їх утворення, операцій та явищ в процесі господарювання;

повнота та визначеність фактів та явищ господарської діяльності, що реєструються, а також легальність та законність записів відповідно до чинного законодавства;

правдивість і документальна обґрунтованість записів;

спеціалізація і правильний вибір робочого плану рахунків для даного підприємства;

належна класифікація, групування і систематизація рахунків, а також рівна і правильна номенклатура бухгалтерських рахунків та ін.

Облікова робота відрізняється цілим рядом особливостей, що допускають проведення нормування праці, введення відрядної форми оплати праці. Це досягається завдяки: відносній стійкості системи, методики, форм і техніки облікової роботи; можливості розподілу праці на її складові частини; повторюваності і масовості окремих процесів роботи; можливості обліку та контролю якості роботи.

Бухгалтерія може займатись, крім облікових, ще й загальноекономічними, фінансовими плановими питаннями та прогнозуванням діяльності підприємства на найближчу та довгострокову перспективи.

Структура бухгалтерії залежить від виду діяльності підприємства та його об'ємних характеристик, умов організації і технології виробництва, кількості структурних підрозділів, обсягу та рівня організації облікових робіт, чисельності персоналу тощо. Головні ознаки правильної структури бухгалтерії - відсутність зайвих надбудов і інстанцій, дублювання, розпилення сил і складного зв'язку між окремими частинами.

На співвідношення централізації і децентралізації в управлінні підприємством в цілому безпосередній вплив здійснюють такі фактори, як розміри підприємства, технологія виробництва і послуг, навколишнє середовище.

Схема децентралізованої організації обліку передбачає збір, обробку і формування бухгалтерських даних в окремих виробничих підрозділах. Головна бухгалтерія при цьому здійснює зведення балансів і філій, складає зведений баланс і звіти підприємства, а також здійснює контроль за постановкою обліку в окремих частинах підприємства (рисунок 10.1).

При децентралізації обліку обліковий апарат зосереджений по окремих виробничих підрозділах підприємства, де здійснюється синтетичний і аналітичний облік, складаються окремі баланси і звітності цехів, філій, структурних підрозділів.

Головний бухгалтер підприємства

±


Головний (старший) бухгалтер філії (відділу) А

4

Головний (старший) бухгалтер філії (відділу) Б

і

Головний (старший) бухгалтер філії (відділу) В

і


Бухгалтерія А


Бухгалтерія Б


Бухгалтерія В


 


Обліковий персонал А


Обліковий персонал Б


Обліковий персонал В


 

Центральна бухгалтерія

Рис. 10.1. Децентралізована структура бухгалтерії

При централізованому обліку на підприємстві у виробничих підрозділах реалізуються функції збору бухгалтерських даних (можлива попередня обробка), а формування звітних даних за ними і розробку звітності здійснює головна (центральна) бухгалтерія підприємства. Схему централізованої структури бухгалтерії наведено на рис. 10.2.

Головний бухгалтер підприємства

Центральна бухгалтерія

Обліковий персонал

Рис. 10.2. Централізована структура бухгалтерії

При централізації обліку обліковий апарат підприємства зосереджено в головній бухгалтерії, в ній здійснюється ведення аналітичного і синтетичного обліку на основі первинних та зведених документів (в підрозділах здійснюють лише первинну реєстрацію господарських операцій).


На даний час для централізованої та децентралізованої бухгалтерії спільними завданнями є уніфікований підхід до вибору аналітичної системи обліку, ефективна по всій вертикалі система електронної обробки облікової інформації, обґрунтування єдиних засад внутрішньогосподарського та податкового обліку. Розрізняють три типи організаційної структури апарату бухгалтерського обліку (рис.10.3):

В основу лінійного типу організації бухгалтерії (найбільш типовою для малих підприємств) покладено принцип розпорядження, що передається тільки через старшого бухгалтера на правах головного по всіх рівнях.

Принцип організації бухгалтерії за лінійно-штабною системою передбачає створення спеціальних консультативних підрозділів на різних рівнях управління. При цій системі розповсюдження від керівних осіб передаються не самому виконавцю, а через відповідного керівника, який очолює підрозділ бухгалтерії. Лінійно-штабна організація бухгалтерії застосовується як на малих, так і на великих підприємствах [5, с.145].

Організація бухгалтерії за комбінованим (функціональним) типом будується на розподілі функцій управління, виділенні спеціальних структурних підрозділів, що виконують комплекс облікових операцій. При цьому приділяється більша увага системі організації робіт, а не підпорядкованості виконавців. Функціональна структура бухгалтерії передбачає передачу частини прав головного бухгалтера керівникам спеціалізованих підрозділів (заступникам головного бухгалтера), які самостійно розпоряджаються в межах своєї компетенції. Принцип функціональної організації бухгалтерії застосовується на великих підприємствах (об'єднаннях).

Як свідчить міжнародна практика, структура облікового апарату також залежить від структури управління підприємством, від характеру самого підприємства, від організаційних принципів побудови обліку (централізація або децентралізація). На рис. 9.4 наведено один з найпоширеніших варіантів побудови обліково-аналітичної служби за кордоном.

Очевидним є широкий діапазон «обліково-аналітично-контроль-них» функцій фінансової служби підприємства. Ефективність такої служби передбачає не тільки підготовку звітності в цілому по підприємству та в розрізі його виробничих підрозділів, а й надання повної інформації для прийняття управлінських рішень, проведення аналітичних процедур в розрізі визначальних показників та за певними стратегічними напрямками, і, звичайно, контроль за дотриманням принципів, правил та розпоряджень в рамках затвердженої на підприємстві адміністративної політики.

Важливе місце серед проблем бухгалтерського обліку належить дослідженням його сучасної ролі в нашому суспільстві, його місця серед інших видів обліку. В першу чергу, мова йде про податковий та управлінський обліки.

Сьогодні при веденні податкового обліку фахівцям, які будуть формувати валові доходи та витрати, не обов'язково глибоко розуміти всі деталі фінансового обліку — необхідно досконало знати податкове законодавство і вміти його застосовувати. В залежності від економіко-організаційної структури підприємства податковий облік може вести окремий фахівець, а може бухгалтер, який має інші обов'язки. Однак, це досить складна ділянка роботи, вимагає постій—  164 — ного удосконалення знань податкового законодавства, тому відповідні функціональні обов'язки мають бути обґрунтовані та затверджені в наказі керівника. При цьому невід'ємним фактором ефективності податкового обліку є, на наш погляд, відображення операцій, що впливають на розрахунок податкових зобов'язань, на рахунках бухгалтерського обліку шляхом затвердження в робочому плані рахунків додаткових субрахунків аналітичного обліку.

Через обмежену можливість розширити штатний обліковий склад податковий облік в більшості випадків ведуть бухгалтери підприємства, що необхідно враховувати при організації праці облікового персоналу. Головний бухгалтер повинен контролювати ці процеси.

Організація управлінського обліку передбачає участь бухгалтера на всіх етапах управління — у складанні та узгодженні бюджетів, розробці стандартів витрат, наданні інформації про минулі події та складанні розрахунків щодо можливих наслідків майбутніх подій.

Дискусійним залишається сьогодні самостійність управлінського обліку. На нашу думку, в залежності від переліку завдань управлінського обліку змінюється штат відповідних фахівців, а сам управлінський облік залишається невід'ємним елементом системи бухгалтерського обліку [32, с.51].

Зазначені види організації обліку, контролю та аналізу господарської діяльності і є організаційним забезпеченням цих функцій управління. Отже, організаційне забезпечення обліку, контролю та аналізу - це структура облікового апарату, зміст його завдань і функцій, регламентація облікового, контрольного й аналітичного процесів та роботи самого апарату.

Ринкові умови господарювання висувають нові вимоги до ведення бухгалтерського обліку на підприємствах України. Визначення шляхів максимізації прибутку підприємств можливо лише за умови належного інформаційного забезпечення керівництва для прийняття обґрунтованих управлінських рішень, відтак завдання управлінського обліку полягає у наданні апарату управління інформації, що сприяла б підвищенню ефективності використання ресурсів підприємства.

Вирішити окреслені питання може лише ефективна система бухгалтерського обліку підприємства.


 


Подпись:
складання фінансової звітності складання

управлінської

звітності


її


методологія обліку


 

ведення Головної книги планування капітальних вкладень ревізія і

перевірка

звітності


 

облік

розрахунків з дебіторами складання кошторису поточних витрат забезпечення машинної обробки даних


 


облік

розрахунків з кредиторами облік витрат


координація проектних робіт


 

И облік заробітної


аналіз витрат


 


 

облік доходів і податків спеціальні розрахунки і аналітичні


складання бюджетів і прогнозування

Рис. 10.4. Побудова обліково-аналітичної служби за кордоном

Питання для контролю

Комплексом яких заходів являється наукова організація праці людей, які виконують бухгалтерський облік, контроль і аналіз?

Перерахуйте вимоги, які ставляться до організації роботи працівників обліку, контролю та аналізу на сучасному етапі.

Що включає в себе наукова організація праці?

Які вимоги висуваються до форми поділу праці на підприємстві?

За якими основними ознаками здійснюється поділ роботи працівників обліку, контролю та аналізу?

На яких організаційних рівнях при цьому здійснюється кооперація праці?

Яким чином визначається потрібна кількість облікового, контрольного та аналітичного персоналу?

Дайте визначення поняття «самоорганізація».

Опишіть коло обов'язків головного бухгалтера.

Забезпечення яких завдань повинна здійснювати раціонально організована бухгалтерія?

Назвіть чинники, що впливають на структуру бухгалтерії.

Які відмінності між централізованою і децентралізованою організацією обліку на підприємстві?

Визначте сутність кожного з трьох типів організаційної структури апарату бухгалтерського обліку.

Від чого може залежати структура облікового апарату (відповідно до свідчень міжнародної практики)?

Дайте визначення організаційного забезпечення обліку, контролю та аналізу.