7.4. Основні документи первинного обліку оборотних активів

Типовими первинними документами для запасів є наступні форми.

Форма М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли», використовується для обліку і контролю за надходженням і оприбуткуванням усіх запасів, що надійшли до підприємства. Керівник призначає відповідального за ведення даного журналу працівника, який здійснює записи у форму М-1 в міру надходження запасів. Підставою для такого запису є «Прибутковий ордер» М-4, «Акт про приймання матеріалів» М-7 або «Товаротранспортна накладна» 1-ТН.

«Прибутковий ордер» складається в одному примірнику матеріально відповідальною особою (комірником) у день надходження цінностей і залишається у нього до моменту передачі в бухгалтерію за «Реєстром №... приймання-здачі документів» М-13.

Загальновідомо, що на практиці «Прибутковий ордер» оформляється, як правило, у двох, а то й у трьох примірниках під «копірку». Перший примірник залишається у матеріально відповідальної особи (комірника) до моменту передачі його в бухгалтерію, а другий видається особі, яка доставила і здала запаси на склад. Третій примірник, як правило, залишається у матеріально відповідальної особи підприємства (комірника) і в бухгалтерію не передається. При отриманні запасів безпосередньо від постачальників, доставлених їхнім транспортом або транспортом стороннього підприємства, «Прибутковий ордер» не оформляється, оскільки документом, що оформляє надходження запасів, у цьому разі є «Товаротранспортна накладна» форми №1-ТН.

Форма М-7 «Акт про приймання матеріалів» використовується для оформлення приймання матеріальних цінностей з кількісними або якісними відхиленнями від даних, вказаних у договорі або в супровідних документах постачальника, а також у разі надходження запасів без супровідних документів. «Акт про приймання матеріалів» М-7 складається в 2-х примірниках приймальною комісією, яка призначається наказом керівника. До складу комісії обов'язково мають бути включені представники постачальника або транспортної організації, що доставила вантаж, і матеріально відповідальна особа — працівник підприємства, яка приймає вантаж. Можливим є залучення представника незацікавленого підприємства (юридичної, аудиторської фірми тощо), наприклад, у разі виникнення спірних моментів або коли необхідно оцінити запаси, що надійшли без супровідних документів. Акт завіряється керівником підприємства або особою, уповноваженою відповідним наказом.

Після складання «Акт про приймання матеріалів» М-7 з іншими первинними супровідними документами передаються:

один примірник, доданий до форми М-13, — у бухгалтерію для обліку руху отриманих запасів;

другий примірник — в юридичний відділ (юристу) для підготовки і відправлення листа-претензії постачальнику.

При оформленні надходження запасів за актом М-7 прибутковий ордер М-4 не оформляється.

Підприємства, які в своїй виробничій діяльності постійно використовують одні і ті ж види запасів, застосовують для оформлення відпуску таких запасів зі складу типові форми М-8, М-9, М-28 і М-28а «Лімітно-забірна картка» (ЛЗК).

ЛЗК виписують на одне або кілька найменувань матеріалів (номенклатурних номерів) із зазначенням тільки кількості (без зазначення ціни) у двох примірниках з терміном дії на місяць. ЛЗК підписують керівник або працівник, який встановив ліміт.

Форма М-8 використовується для багаторазового відпуску одного найменування (номенклатурного номера) запасів протягом одного місяця.

Форма М-9 використовується для чотириразового відпуску лімітованих запасів протягом одного місяця.

Форма М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» використовується для обліку руху запасів всередині підприємства, а також стороннім юридичним і фізичним особам. «Накладну-вимогу на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» виписують у двох примірниках і підписують головний бухгалтер або уповноважена особа. В момент відпуску запасів сторонній організації її представник, довірена особа, має пред'явити оформлену на неї довіреність форми М-2 або М-2б, яка залишається в організації-постачальника. У цьому разі при оформленні форми М-11 бажано в рядку «Підстава» зазначати номер і дату довіреності, за якою були відпущені запаси.

Особливу увагу необхідно приділити організації обліку запасів на складі. Для цього призначена форма М-12 «Картка №... складського обліку матеріалів», яка використовується для обліку наявності і руху запасів на складі за кожним найменуванням, номенклатурним номером окремо, ведеться в одному примірнику, як правило, комірником і зберігається у нього.

Форма М-13 використовується для реєстрації прибутково-видаткових документів, які здаються у бухгалтерію. Реєстр М-13 оформляється матеріально відповідальною особою в одному примірнику в момент передачі первинних документів у бухгалтерію. Оформляється реєстр у міру необхідності, тобто може складатися кілька разів на день за надходженням або видачею запасів, але не рідше ніж один раз на день, якщо цього дня відбувався рух запасів. Перш ніж здати первинні документи разом з реєстром М-13 у бухгалтерію, матеріально відповідальна особа має на підставі цих документів записати прибуток або видаток у картки складського обліку або інші реєстри обліку. На практиці реєстр М-13, як правило, складається у двох примірниках, один із яких залишається у комірника (матеріально відповідальної особи), а другий передається у бухгалтерію разом з первинними документами за підписом бухгалтера на першому примірнику.

Форма М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі» призначена для відображення залишків запасів на складі підприємства на кінець облікового періоду. Заповнюється на підставі даних форми М-12 «Картка складського обліку матеріалів», в якій після кожного запису з прибутку або видатку запасів, що враховуються в ній, виводиться залишок на складі. Але спочатку бухгалтерія перевірить відповідність усіх записів у формі М-12 наявним первинним документам і підтвердить правильність виведення залишку запасів на кінець місяця. А відтак залишок переноситься з форми М-12 «Картка складського обліку матеріалів» у форму М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі». Відповідність залишків запасів у «Картці складського обліку матеріалів» й у «Відомості обліку залишків матеріалів на складі» підтверджує особа, відповідальна за перевірку даних картки і відомості. Як правило, це працівник бухгалтерії.

Форма М-15 «Акт про приймання обладнання» використовується для оформлення надходження на склад підприємства обладнання, призначеного для встановлення, монтажу на об'єкті, що будується.

Форма М-16 «Матеріальний ярлик» застосовується для характеристики, позначення запасів, що знаходяться у місцях зберігання. Заповнюється «Матеріальний ярлик» комірником, причому на кожен номенклатурний номер — окремий бланк. «Матеріальний ярлик» закріплюється на полиці, стелажі, ящику, контейнері тощо, тобто у місці зберігання відповідного виду запасу або на самому запасі, і є для нього своєрідним паспортом.

Надалі первинні документи разом з «Матеріальним звітом» здаються у бухгалтерію для перевірки зазначених даних.

Призначення основних документів первинного обліку оборотних активів, характер та мету їх функціонування наведено в таблиці 4.17 додатка 4.