7.2. Облік грошових коштів та розрахунків Каса й касові операції

Підприємство може зберігати у своїй касі готівку в межах ліміту залишку готівки в касі на кінець робочого дня, що встановлюється установою банку основного рахунку підприємства. Уразі, якщо ліміт залишку готівки в касі підприємства взагалі не встановлено, вся наявну готівку в касі на кінець дня має бути здано до банку.

Готівкова виручка підприємства та інші касові надходження можуть використовуватися нею в необхідних розмірах для забезпечення господарських потреб, у тому числі на виплати, пов'язані з оплатою праці, при умові систематичної і повної сплати податків та внесення обов'язкових платежів до державних цільових фондів у порядку та строки, визначені чинним законодавством. У випадку наявності податкової заборгованості здійснюються виплати, пов'язані з оплатою праці, виключно за рахунок коштів, отриманих в установах банку.

Підприємства мають право зберігати протягом 3 робочих днів понад встановлений ліміт у касах готівку, що одержана в банку для виплати заробітної плати, заохочень, допомог усіх видів, компенсацій, стипендій, відряджень. Після закінчення цих строків суми готівки, що не використані за призначенням, повертаються в банк не пізніше наступного робочого дня. Готівка, що видана під звіт, але через якісь причини не витрачена (частково або в повній сумі), має бути повернена до каси підприємства протягом двох робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт (за відрядженням — не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження).

Протягом одного операційного дня за одним або кількома документами певному суб'єкту господарювання не можна видавати більше як 10000 гривень.

Кожне підприємство має одну центральну касу, веде одну касову книгу, аркуші якої мають бути пронумеровані, прошнуровані і опечатані сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства. Зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Приміщення каси має бути ізольовано, а двері до каси під час здійснення операцій - замкнуті з внутрішнього боку. Уся готівка зберігається у металевих шафах. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів. Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, скриньках тощо, зберігаються у керівників. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх перевірка комісією.

Після видання наказу про призначення касира на роботу керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з цим Порядком, після чого з касиром укладається договір про його повну матеріальну відповідальність.

Не рідше одного разу на рік проводиться ревізія каси. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі. У разі виявлення ревізією нестачі або лишку готівки в касі в акті вказується сума нестачі або лишку та обставини їх виникнення.

Перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою здійснюють органи Державної податкової служби України, Державної контрольно-ревізійної служби України, Міністерства внутрішніх справ України, фінансові органи та установи комерційних банків.

Відповідальність за дотримання порядку ведення операцій з готівкою покладається на керівника підприємства.

Приймання готівки проводиться прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Готівка, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком каси і зараховується в дохід підприємства [73].

Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється. Видаткові та прибуткові ордери реєструються в спеціальному журналі. Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у видатковому документі, вважається нестачею і стягується з касира.

Облік операцій по готівкових розрахунках наведено в таблиці 4.5. додатка 4.

Підзвітною особою може бути працівник підприємства у випадку використання виданих йому готівкових коштів на господарські потреби (придбання канцтоварів, розрахунки за послуги тощо) або відрядження. Видача коштів з каси на господарські потреби здійснюється на підставі заяви працівника з обгрунтуванням їх цільового використання, акцептованій керівником підприємства. Підстава для видачі коштів на відрядження - наказ на відрядження, належно оформлене і зареєстроване в спеціальному журналі посвідчення на відрядження.

Витрати на відрядження підзвітної особи відшкодовуються лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства — посвідчення на відрядження з відмітками сторін про вибуття та прибуття у відрядження та документів, що підтверджують фактичні витрати [28].

Витрати на відрядження здійснюються в межах коштів, передбачених на відрядження та у межах граничних норм добових витрат (таблиця 4.14 додатка 4).

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження - день прибуття транспортного засобу.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи. При відрядженні особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається в тому підприємстві, що його відрядило.

Строк відрядження визначається керівником підприємства, або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щодня повертатись до місця постійного проживання, добові відшкодовуються за повну добу.

Витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення на підставі підтверджуючих документів відшкодовуються у розмірі фактичних витрат, з урахуванням побутових послуг, що надаються у готелях (прання, чищення, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором.

Працівникові відшкодовуються також витрати на бронювання місця у готелях у розмірі не більше як 50 відсотків його вартості за одну добу згідно з підтверджуючими документами.

Якщо працівник підприємства перебуває у відрядженні з метою участі в конференціях, переговорах, пов'язаних з основною діяльністю підприємства, та забезпечується безкоштовним харчуванням, добові виплачуються в розмірах: 80% від розміру добових витрат при одноразовому харчування, 55% — при двохразовому, 35% — при трьохразовому харчуванні.

Після повернення працівника з відрядження керівник підприємства може прийняти рішення про відшкодування витрат, не передбачених Інструкцією про службові відрядження, які потрібно віднести до сукупного оподатковуваного доходу підзвітної особи з відповідним оподаткуванням прибутковим податком та нарахуванням зборів на обов'язкове соціальне страхування.

У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання жилого приміщення і сплачуються добові. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

Згідно прикінцевих положень Закону «Про податок на додану вартість» суми ПДВ, які виділені в квитках та готельних документах, в накладних на придбання ТМЦ та актах отриманих послуг вартістю до 20 грн., відшкодовуються без податкової накладної [19].

Розрахунки з підзвітними особами проводяться через касу і обліковуються на рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» за кожною підзвітною особою.

При оформлені Звіту про використання коштів підзвітною особою на бланку в обов'язковому порядку ставиться кореспонденція рахунків операцій підтверджених витрат (таблиця 4.12 додатка 4).

Облік безготівкових розрахунків

Безготівкові розрахунки можуть здійснюватись [27]:

Платіжними дорученнями - розрахунок за ініціативою платника (найбільш поширена форма).

Розрахунковими чеками - платіж здійснюється за ініціативою підприємства-платника шляхом використання ліміту розрахункової чекової книжки.

Платіжними вимогами-дорученнями — оплата за ініціативою одержувача платежу. Зокрема, в окремих випадках заборгованість за отримані послуги (теплокомуненергії, водопостачання тощо) погашається після акцепту керівником підприємства платіжної вимоги-доручення надавача послуг.

Векселями - цінними паперами, які гарантують оплату за домовленою відстрочкою.

Інколи практикують розрахунки через відкриття акредитиву. Акредитив - доручення банку покупця іногородньому банку постачальника про оплату його рахунків на умовах, передбачених в акредитивній заяві покупця. Акредитив відкривається лише для одного постачальника. Акредитивна форма розрахунків гарантує постачальнику негайну оплату. Відкриває підприємство (покупець) в своєму або іншому банку за рахунок власних коштів. Невикористані акредитиви автоматично перераховуються на розрахунковий рахунок.

У разі затримки банком одержувача зарахування грошових надходжень на рахунок клієнта понад вказаний термін (в день подання платіжного доручення, платіжної вимоги-доручення або наступного дня) банк виплачує на користь одержувача коштів пеню в розмірі, передбаченому угодою сторін на здійснення розрахунково-касового обслуговування, але не вище подвійної облікової ставки Національного банку України, що діяла в період, за який стягується пеня.

Підприємство має право відкривати довільну кількість рахунків в національній валюті:

 

Вид рахунку

Призначення рахунку

1

2

Поточний

Зберігання грошових коштів і здійснення всіх видів банківських операцій

Бюджетний

Зберігання грошових коштів і здійснення всіх видів банківських операцій, надходження бюджетних компенсацій

Кредитний

Отримання кредитних ресурсів та їх використання

Вкладний (депозитний)

Операції за депозитним договором (крім розрахункових операцій та видачі готівки)

При відкриття рахунку підприємство протягом трьох днів повинно повідомити про це ДПІ по місцю реєстрації [71]. Облік типових операцій по безготівкових розрахунках в національній валюті наведено в таблиці 4.15 додатка 4.

Облік операцій в іноземній валюті регламентує П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів» [74]. Методологічною основою обліку операцій в іноземній валюті є нормативно врегульовані процедури перерахунку курсової різниці.

Результати перерахунку курсової різниці в залежності від типу операції обліковуються в складі фінансових доходів\витрат від операційної діяльності або іншої звичайної діяльності.

Операційна курсова різниця виникає в операційній діяльності, до якої належать, насамперед, реалізація підприємством зайвих активів, оперативна оренда та інші операції статутної діяльності, що здійснюються в іноземній валюті. Позитивна курсова різниця обліковується по Кт714, від'ємна - по Дт945.

Неопераційна курсова різниця виникає в операціях інвестиційного та фінансового характеру, що пов'язані з рухом необоротних активів, фінансових інвестицій, залученням кредитних ресурсів тощо. Позитивна курсова різниця обліковується по Кт744 від'ємна - по Дт974.

Балансова вартість іноземної валюти — перерахована в гривні іноземна валюта за офіційним валютним обмінним курсом Національного банку України, що діяв на дату отримання (нарахування) або перерахування іноземної валюти безпосередньо на дату здійснення такої операції. У разі купівлі іноземної валюти за гривні балансовою вартістю інвалюти вважається сума гривень, сплачена платником податку на прибуток в зв'язку з такою купівлею. У разі купівлі однієї іноземної валюти за іншу іноземну валюту балансова вартість придбаної іноземної валюти визначається на рівні балансової вартості валюти, що була продана.

Не співпадають вимоги національних облікових положень та податкового законодавства в питаннях перерахунку курсових різниць. Згідно П(С)БО 21 не підлягають перерахунку в зв'язку зі зміною обмінного курсу гривні протягом такого звітного періоду:

- доходи, отримані (нараховані) платником податку в іноземній валюті у зв'язку з продажем товарів (робіт, послуг) протягом звітного періоду, перераховані в гривні за офіційним валютним курсом Національного банку України, що діяв на дату отримання (нарахування) таких доходів;

витрати, понесені (нараховані) платником податку в іноземній валюті протягом звітного періоду в зв'язку з придбанням товарів (робіт, послуг), вартість яких відноситься до валових витрат, визначені в сумі, що дорівнює балансовій вартості такої іноземної валюти;

будь-яка заборгованість платника податку або перед платником податку, основну суму якої виражено в іноземній валюті від моменту її виникнення до погашення.

Перерахунку в гривні за офіційним курсом на дату складання балансу підлягає курсова різниця, яка виникає:

у разі продажу (погашення) будь-якої заборгованості платника податку протягом звітного періоду на момент здійснення такої операції;

будь-яка іноземна валюта або заборгованість в іноземній валюті, що перебували на обліку платника податку на кінець звітного періоду, перераховуються за курсом НБУ, що діяв на останній робочий день такого звітного періоду.

Особливої уваги потребують сплачені\отримані аванси в іноземній валюті. Сума попередньої оплати, здійснена з метою придбання немонетарних активів і отримання робіт (послуг), при включенні до вартості цих активів перераховується у валюту звітності із застосуванням валютного курсу на дату сплати авансу. Суми отриманих авансів в рахунок наступних експортних поставок при включенні до складу доходу звітного періоду перераховується у валюту звітності із застосуванням валютного курсу на дату одержання авансу. Тобто, на відміну від податкового законодавства, на дату складання балансу та на момент завершення операції авансові платежі згідно П(С)БО 21 не перераховуються.

Купівля підприємством іноземної валюти для наступного використання в своїй діяльності (придбання обладнання, відрядження працівників за кордон та інші операції) здійснюються на загальних підставах.

Придбана іноземна валюта повинна бути використана протягом п'яти робочих днів з часу зарахування її на поточний рахунок підприємства на цілі, вказані в заяві на купівлю іноземної валюти. У разі порушення термінів придбана валюта продається уповноваженими банками на міжбанківському валютному ринку. При цьому позитив—  103 — на курсова різниця, що може виникнути за такою операцією, щоквартально направляється до Державного бюджету України, а негативна — відноситься на результати господарської діяльності підприємства.

Відрядження за кордон можуть здійснюватись лише за наказом (розпорядженням) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому має бути визначена мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням додається його копія з перекладом) і кошторису витрат.

Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів. Підприємство забезпечує працівника коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати. Щоб розрахувати суму авансу на відрядження застосовують офіційний курс Національного банку України. У разі відсутності в підприємства валютних коштів, грошові кошти видаються працівнику під звіт у національній валюті для самостійної купівлі відповідної іноземної валюти.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен на наступний день повернути до каси підприємства кошти тими одиницями, якими було отримано аванс.

Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:

у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, — за відмітками контрольно-пропускних пунктів (до авансового звіту додається ксерокопія паспорту з відмітками митниці, що замінює посвідчення про відрядження);

у разі відрядження до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, — згідно з відмітками сторони, що відряджає та приймає.

Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах граничних норм:

за кожний день відрядження, включаючи день виїзду та приїзду;

-у разі включення витрат на харчування до рахунків на наймання жилого приміщення в межах граничних норм з урахуванням кількості разів харчування на добу.

За час затримки в дорозі без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання жилого приміщення та інші витрати.

Коли працівникові для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти або в разі неотримання ним з поважних причин коштів на відрядження, виплата здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, встановленим Національним банком України на день погашення заборгованості. Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти у попередньому відрядженні.