6.6. Документування операцій з необоротними активами

Для первинного обліку всіх видів основних засобів (далі — ОЗ), а також для групового обліку однотипних об'єктів ОЗ, що надійшли в експлуатацію в одному календарному місяці та мають одне й те саме виробничо-господарське призначення, технічну характеристику й вартість застосовують інвентарну картку обліку основних засобів. Інвентарну картку ведуть у бухгалтерії на кожний об'єкт або групу об'єктів. При груповому обліку до неї записують окремі об'єкти ОЗ за позиціями. Форму заповнюють в одному примірнику на підставі «Акта (накладної) приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів» (форма ОЗ-1), технічної та іншої документації.

Підставою для відміток про вибуття об'єктів ОЗ при переданні їх іншому підприємству (організації), а також про переміщення в середині підприємства служить «Акт (накладна) приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів» (форма № ОЗ-1); при списанні об'єкта ОЗ внаслідок старіння та зносу - «Акт на списання основних засобів» (форма № ОЗ-3). Записи про закінчені роботи з добудування, дообладнання, реконструкції та модернізації, ремонту об'єкта ведуть у картці на підставі «Акта приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів» (форма №ОЗ-2). У розділі «Коротка індивідуальна характеристика об'єкта» записують тільки основні якісні та кількісні показники об'єкта ОЗ, зазначають найважливіші прибудови, пристосування та пристрої до об'єкта. Причому обмежуються двома-трьома найважливішими якісними показниками, бажано виключаючи дублювання даних з технічної та іншої документації на цей об'єкт.

У випадку групового обліку ОЗ коротку індивідуальну характеристику в інвентарній картці дають не за кожним об'єктом окремо, а в цілому за всією групою.

Якщо у результаті реконструкції (модернізації), добування та дообладнання значно змінилися якісні та кількісні показники в характеристиці об'єкта, у попередній інвентарній картці неможливо відобразити всі показники, що характеризують реконструйований (модернізований, дообладнаний) об'єкт в цілому, її заміняють на нову. Стару інвентарну картку зберігають, як довідковий документ. Після заповнення інвентарної картки основних засобів її необхідно зареєструвати в Описі інвентарних карток з обліку основних засобів. Опис в одному примірнику складає бухгалтерія підприємства за кожною класифікаційною групою (видом) основних засобів.

Вибуття об'єкта основних засобів зазначають в інвентарній картці основних засобів, яку вилучають із картотеки. Цю інформацію обов'язково відображають у графі «Відмітка про вибуття» форми № ОЗ-7. Акт списання основних засобів (форма № ОЗ-3) не поширюється на списання автотранспортних засобів. Для них затверджена інша форма акта, а саме - Акт на списання автотранспортних засобів ( форма № ОЗ-4).

Як і при списанні будь-якого іншого об'єкта ОЗ, рішення про списання об'єкта автотранспорту приймає комісія, яку призначає керівник підприємства. Акт № ОЗ-4 складають у двох примірниках: перший передають до бухгалтерії, другий залишається в особи і є підставою для здавання на склад матеріальних цінностей і металобрухту, що залишився в результаті списання.

Картку обліку руху основних засобів (форма № ОЗ-8) застосовують для обліку руху об'єктів основних засобів у разі, коли облікову документацію обробляють вручну. Підставою для її заповнення є дані інвентарних карток за відповідними класифікаційними групами ОЗ. Після заповнення картку обліку руху обов'язково звіряють з даними синтетичного обліку.

Форму (№ ОЗ-9) використовують для обліку кожного окремого об'єкта основних засобів за місцем їх знаходження (експлуатації) та за матеріально відповідальними особами. Дані цього списку мають бути тотожні записам в інвентарних картках обліку основних засобів (форма ОЗ-6), які веде бухгалтерія підприємства.

Відомість нарахування амортизації відноситься до групувальних та накопичувальних відомостей, являє собою відомість розрахунку балансової вартості об'єктів ОЗ і визначення суми амортизаційних відрахувань по кожному з них.

Інформація про господарські операції підприємства за звітний період з облікових регістрів переноситься у згрупованому вигляді до Головної книги та бухгалтерських звітів.

Аналогічному документуванню підлягають операції з нематеріальними активами та іншими необоротними матеріальними активами.

Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма №МШ-2) застосовується для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих під розписку працівнику для тривалого користування. Заповнюється в одному примірнику на кожного, хто одержав ці предмети.

Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма №МШ-4) застосовується для оформлення поломки та втрати предметів. Його складають в одному примірнику на одного або декількох працівників. При втраті МНМА з вини працівника акт складають у двох примірниках (один залишається у матеріально відповідальної особи, а другий передають в бухгалтерію для утримання у встановленому порядку вартості втраченого предмета).

Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засо-
бів (форма №МШ-6) застосовується для обліку спецодягу, спецвзут-
тя та запобіжних засобів, які видаються працівникам підприємства
в індивідуальне користування за встановленими нормами. Картка в
одному примірнику зберігається у матеріально відповідальної особи.
У випадку втрати взятих предметів спецодягу або запобіжних засобів
в особовій картці за формою №МШ-6 в рядку загубленого предмета в
розділі «Повернено» робиться запис «Акт вибуття №     і дата».

Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма №МШ-8) застосовується для оформлення списаних морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання спецодягу, спецвзуття та інших МНМА і здавання їх матеріально відповідальній особі для утилю. Акт складається в одному примірнику комісією на підставі разових актів вибуття (форма №МШ-4). Після здавання цих предметів до утилю акт разом із розпискою матеріально відповідальної особи здають до бухгалтерії. На різні види малоцінних предметів акти на списання складаються окремо.

Одиницею обліку бібліотечного фонду є примірник - кожна окрема одиниця книги, що надходить на підприємство. Підприємство зобов'язане вести сумарні та індивідуальний облік книг, що надходять до бібліотечного фонду і вибувають в установлених одиницях обліку.

Формою сумарного обліку є книга або журнал, що містить відомості про надходження та вибуття з фонду. Підставою для внесення періодичних видань до книги сумарного обліку є акт, який складається в міру завершення надходження періодичних видань протягом року.

Вибуття окремих одиниць відображаються у книзі сумарного обліку на основі акта про виключення окремої одиниці з бібліотечного фонду.

Основним нормативним документом на території України, що визначає умови видачі користування і повернення предметів прокату, є Порядок надання у тимчасове користування громадянам предметів культурно-побутового призначення та господарського споживання, затвердженого наказом Українського союзу об'єднань підприємств і організацій побутового обслуговування населення від 16 грудня 1999року № 46.

Згідно Порядку надання у тимчасове користування предметів покату громадянам оформлюється договором (замовлення-зобов'язання) за формою ПО-П, яка є документом суворої звітності. Ця форма обов'язкова до використання всіма суб'єктами господарювання, які надають побутові послуги населенню на території України. В ній зазначаються дані про отримання предметів на прокат, їх стан, кількість і вартість. Обов'язково вносяться паспортні дані замовника, який своїм підписом затверджує знання правил щодо користування, збереження, отримання предметів та їх повернення у справному вигляді.

Форма ПО-П2 (квитанція, копія квитанції) заповнюється аналогічно замовленню-зобов'язань. Вона призначена для приймання грошових коштів за прокат, за продовження строку прокату, за несвоєчасне повернення предметів прокату.