10.4. Організація товаропостачання товарів підприємств роздрібної торгівлі

Товаропостачання роздрібної торгової мережі — це комплекс комерційних і технологічних операцій, спрямованих на доведення товарів до роздрібної мережі в кількості та асортименті, що відпо­відають попиту населення (Апопій, 2005).

Основними документами, що регулюють взаємовідносини пар­тнерів, пов'язаних з поставкою товарів, є:

Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-ІУ;

Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-ІУ;

Господарський процесуальний кодекс України від 06.11.1991 р. № 1798-ХІІ;

Цивільний процесуальний кодекс України від 18.03.2004 р. № 1618-ІУ;

Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. № 8073-Х;

Кодекс адміністративного судочинства України від 06.07.2005 р. № 2747-ІУ;

Закон України «Про правові засади цивільного захисту» від 24.06.2004 р. № 1859-ІУ та ін.

Товаропостачання роздрібної торгівлі розглядають як складну динамічну систему, яка має свою морфологічну та функціональну структуру, основною метою якої є безперебійне доведення до роз­дрібної торгової мережі товарів, необхідних для задоволення попи­ту населення.

При цьому морфологічна структура даної системи формується сукупністю взаємозв'язаних і взаємодіючих між собою суб'єктів даної системи, якими є джерела товаропостачання (і окремі поста­чальники товарів), транспортні підприємства й організації (перевіз­ники товарів, які забезпечують просторове переміщування товарів у процесі товаропостачання) і роздрібні торговельні підприємства, які є кінцевими пунктами завезення товарної маси (яка є основним об'єктом системи товаропостачання).

Функціональна структура системи товаропостачання є склад­ним багатоетапним процесом взаємодії зазначених суб'єктів, який містить різноманітні заходи із задоволення потреби роздрібної тор­гової мережі в товарах споживчого призначення, що послідовно виконуються учасниками системи товаропостачання. Зміст товаро-постачання у найбільш стислому викладі зводиться до того, що підприємство-постачальник товарів за замовленням роздрібного торговельного підприємства повинне відібрати, скомплектувати партію товарів у кількості та асортименті, достатніх для безпере­бійної торгівлі ними в кожному магазині протягом певного обумо­вленого періоду, підготувати і доставити замовлені товари власним або найманим транспортом до відповідного пункту продажу або ж надати ці товари представникові роздрібного торговельного під­приємства для самостійного їх вивезення. Процес товаропостачан­ня завершується прийманням товарів у роздрібному торговельному підприємстві та документальним оформленням операції здавання-приймання товарів (Апопій, 2005).

Для раціональної організації процесу товаропостачання торго­вельним підприємствам доцільно здійснювати його на основі роз­роблених комерційною службою планів товарного забезпечення і завезення товарів у магазини.

Фактори впливу та основні вимоги організації процесу товаропостачання

На організацію товаропостачання впливають об'єктивні та суб'єктивні фактори. До об'єктивних факторів належать:

виробничі (розвиток і розміщення виробництва, його спе­ціалізація, сезонність, наявність сировинної бази, наявність до­статнього асортименту і запасів готової продукції у постачаль­ників тощо);

транспортні (стан доріг, наявність транспортних зв'язків між магазинами та джерелами постачання, стан і структура парку транспортних засобів, які застосовуються для завезення товарів тощо);

торговельно-організаційні (чисельність і склад роздрібної торговельної мережі, її розміщення на території районів, обсяги то­варообігу підприємств, площі торгових залів і складських примі­щень, рівень організації торговельно-оперативних і технологічних процесів, структура й особливості асортименту товарів тощо).

На організацію товаропостачання впливають і суб'єктивні фа­ктори, зокрема:

рівень управління процесом товаропостачання;

кваліфікація працівників, які визначають потребу в товарах;

достовірність комерційної інформації.

Раціональна організація товаропостачання ґрунтується на доде­ржанні таких основних вимог:

завезення товарів у роздрібні торговельні підприємства від­повідно до обсягів та структури попиту населення і змін кон'юн­ктури торгівлі;

ритмічне постачання товарів у роздрібну торговельну мережу в широкому асортименті і необхідній кількості, з урахуванням вста­новленого для торгового об'єкта обов'язкового асортиментного пе­реліку та стану його устакування торгово-технологічним обладнан­ням (зокрема, холодильним обладнанням для зберігання швидко­псувних товарів);

встановлення розмірів партій завезення з урахуванням наяв­них товарних запасів, обсягів одноденної реалізації і прийнятої пе­ріодичності завезення;

визначення джерел постачання і найбільш ефективних у кон­кретних умовах форм і методів товаропостачання з урахуванням стану розвитку виробництва товарів (його обсягу, широти, глиби­ни, конкурентоспроможності асортименту товарів, що випускають­ся), стану розвитку інфраструктури ринку й транспортних зв'язків, складності асортиментної структури закупівлі товарів, територіа­льної віддаленості постачальників від торговельного підприємства;

визначення кількості товарів і частоти їх завезення відповід­но до типу, спеціалізації і потужності торговельного підприємства, забезпечення його відповідними площами для зберігання та техно­логічним обладнанням (особливо холодильним);

забезпечення мінімальних витрат на завезення та зберігання товарів у роздрібній торговельній мережі, належної якості обслуго­вування покупців і отримання бажаного прибутку.

Принципи організації товаропостачання

Раціональна організація постачання роздрібної торговельної ме­режі з урахуванням наведених вимог має базуватися на принципах плановості, безперебійності, ритмічності, оперативності, техно­логічності та економічності.

Принцип плановості товаропостачання передбачає завезення товарів у магазини за графіками, які визначають раціональну час­тоту, періодичність доставки окремих товарів і оптимальні розміри партій, що підлягають завезенню в торговельні підприємства.

Принцип безперебійності товаропостачання полягає в регуляр­ному завезенні товарів у пункти продажу в кількості та асортимен­ті, які унеможливлюють перебої в торгівлі ними.

Принцип ритмічності товаропостачання полягає в завезенні то­варів через визначені, як правило, однакові проміжки часу. Завдяки цьому принципу не допускаються відхилення торговельних підпри­ємств від установленого асортиментного профілю, утворення над­нормативних товарних запасів і створюються передумови для раці­ональної роботи постачальників товарів.

Принцип оперативності товаропостачання передбачає завезення товарів у роздрібну торговельну мережу з періодичністю, яка відпо­відає динаміці роздрібного продажу товарів, його сезонних та інших коливань. Цей принцип передбачає періодичне поповнення запасів за певних умов: при рівномірному попиті товари завозяться через однакові проміжки часу; при нерівномірному (динамічно змінюва­ному) попиті, який скорочується або зростає, ритм завезення товарів повинен зростати або сповільнюватися відповідно до коливань попи­ту. В такому разі завезення товарів повинне здійснюватися у момен­ти наближення до мінімуму запасів («точка замовлення»).

Принцип технологічності товаропостачання передбачає засто­сування прогресивних технологічних рішень на всіх етапах та лан­ках товаропросування, враховуючи транспортні, оптові і роздрібні торговельні підприємства. Основним напрямом забезпечення цього принципу є впровадження прогресивних технологічних рішень на основі застосування пакетно-модульних і контейнерних систем до­ставки товарів, що забезпечує індустріалізацію товаропостачання роздрібної торговельної мережі.

Принцип економічності товаропостачання передбачає мінімізацію коштів на організацію закупівель, завезення і зберігання товарів. Од­ним із можливих напрямів забезпечення цього принципу є оптимальне використання парку транспортних засобів, які застосовуються для за­везення товарів від постачальників до роздрібної торговельної мережі, механізація завантажувально-розвантажувальних робіт, правильне та вчасне оформлення документів з відпуску та приймання товарів. По­ряд з цим важливо забезпечити товаропостачання з мінімально мож­ливими розмірами запасів товарів як у підприємствах роздрібної тор­гівлі, так і в інших учасників даної системи (на складах виробничих та оптових торговельних підприємств — постачальників).

Стадії процесу товаропостачання

У товаропостачанні роздрібної торговельної мережі виділяються та­кі основні заходи (стадії процесу товаропостачання) (Апопій, 2005):

визначення потреби в товарах;

вибір джерел, форм і методів товаропостачання;

визначення раціональної частоти доставки й оптимальних розмірів партій завезення товарів.

оформлення замовлення на поставку товарів;

встановлення схем постачання;

укладення угод на постачання товарів (договорів поставки, купівлі-продажу товарів) та контроль за їх виконанням;

організація доставки товарів у магазини;

8)         приймання товарів і його документальне оформлення.
Розглянемо більш детально кожну з них.

1          Визначення потреби в товарах (більш докладно див. у розділі 7) здійснюється з метою забезпечення неперервної циркуляції то­варної маси в обсягах та структурі, які б відповідали обсягам, стру­ктурі та ритму реалізації товарів у відповідному плановому періоді.

Для визначення потреби в товарах для торговельних підпри­ємств можуть застосовуватися такі методи:

балансовий метод;

екстраполяція динамічних рядів продажу товарів;

використання коефіцієнта еластичності;

нормативний метод;

5)         метод, що ґрунтується на використанні оперативних даних
про зміни попиту споживачів на ринку;

6)         економіко-математичне моделювання та ін.

Вибір методу визначення потреби в кожному конкретному ви­падку залежить від умов діяльності торговельного підприємства, наявності, повноти та достовірності відповідної комерційної інфо­рмації, особливостей економічної ситуації та ін.

2          Вибір джерел, форм і методів товаропостачання. В умовах ринкової економіки в організації товаропостачання беруть участь різноманітні суб'єкти ринку, які можна об'єднати в такі основні групи (Апопій, 2005):

промислові підприємства-виробники товарів — підприємст­ва харчової, легкої та інших галузей народногосподарського ком­плексу України, які забезпечують виробництво основної частини товарів споживчого призначення (продукти харчування, одяг, голо­вні убори, панчішно-шкарпеткові вироби, взуття, технічно складні товари та ін.). До цієї групи можна віднести і підприємства місце­вої промисловості, які забезпечують постачання товарів, які вироб­ляються з місцевої сировини (наприклад, будівельних матеріалів);

сільськогосподарські підприємства-виробники продукції аг­ропромислового комплексу — сільськогосподарські підприємства, сільськогосподарські ТОВ, селянські (фермерські) господарства, приватні селянські господарства, а також переробні підприємства агропереробного комплексу (в т. ч. приватні) та постачальницькі організації. Ці постачальники забезпечують надходження в роздрі­бну торговельну мережу сільськогосподарської продукції у свіжо­му та переробленому вигляді;

оптові бази, дрібнооптові підприємства (дрібнооптові мага­зини-склади) та торговельно-посередницькі організації, які поста­чають у роздрібну торговельну мережу продукцію найрізноманіт­ніших вітчизняних і зарубіжних виробників. До цієї групи можна умовно віднести власні склади роздрібних торговельних підпри­ємств та їх об'єднань, а також частину приватних підприємців, які спеціалізуються на завезенні в Україну невеликих партій товарів іноземного виробництва з Китаю, Туреччини, Польщі, Росії, Італії та ін.);

власне виробництво торгівлі та громадського харчування — власні виробничі підрозділи торговельних підприємств (цехи з ви­робництва кондитерських виробів, м'ясних, рибних та овочевих кулінарних виробів, власні підсобні господарства й фасувальні це­хи роздрібних торговельних підприємств) та торговельних систем (наприклад, виробничі підприємства системи споживчої кооперації, які виготовляють хлібобулочні, ковбасні та копчені вироби, безал­когольні напої, столярні вироби, постільну білизну, робочий одяг та ін.) і підприємства ресторанного господарства, які частину виро­бленої продукції та напівфабрикатів відпускають у роздрібну тор­говельну мережу;

інші джерела товаропостачання — громадяни-підприємці без створення юридичної особи (які займаються виробництвом окре­мих видів продукції або індивідуальними промислами), навчальні, виховні заклади, громадські організації, які здають на реалізацію продукцію тощо). Характерною особливістю цієї групи джерел то­варопостачання є, як правило, нестабільний характер постачання виробів у незначних обсягах.

Для формування широкого та стійкого асортименту товарів у підприємствах роздрібної торгівлі необхідно організувати завезен­ня товарів від різних постачальників. Так, наприклад, хліб і хлібо­булочні вироби, молоко і молочні продукти, м'ясо і м'ясопродукти, та інші продовольчі товари з обмеженими термінами зберігання в магазини завозяться безпосередньо з виробничих підприємств (мо­локозаводів, м'ясокомбінатів, пекарень, підприємств харчової про­мисловості); значну частину товарів складного асортименту (одяг, взуття, культтовари, кондитерські вироби та ін.) у роздрібну торго­вельну мережу завозять зі складів оптових торгових баз або влас­них складів підприємств роздрібної торгівлі. Крім того, значна час­тина товарів у магазини надходить від сільськогосподарських підприємств (як колективних, так і приватних та фермерських гос­подарств), постачальницьких організацій, окремих громадян та ін. Додаткові товарні ресурси для забезпечення торговельної діяльнос­ті торговельні підприємства можуть отримувати від власних виро­бничих підрозділів, підприємств або цехів ресторанного господарс­тва тощо. У підсумку товари в кожен з магазинів завозяться, як правило, одночасно з різних джерел і від багатьох постачальників (у середньому — 5—8), що ускладнює процес організації та управ­ління товаропостачанням. Водночас централізація товаропостачан­ня (завдяки зменшенню кількості постачальників) дозволяє більш раціонально організувати весь процес товаропостачання, сконцент­рувати необхідні товарні ресурси і забезпечити умови для безпере­бійної торгівлі з меншими запасами товарів у роздрібній торгове­льній мережі.

Тому під час вибору джерел товаропостачання враховують ти­пи і розміри магазинів, обсяги їх товарообігу, специфіку асортиме­нту товарів, географічне розташування постачальників, рівень транспортних витрат та ін. При цьому навіть одне підприємство-постачальник може мати кілька поряд або відокремлено розміще­них структурних одиниць (складів, цехів тощо), з яких товари заво­зяться у роздрібну торговельну мережу.

Вибір форм товаропостачання передбачає ухвалення рішення про необхідність використання одного з двох видів:

1 Складська форма товаропостачання забезпечує зберігання товарів і здійснює всі необхідні операції з підбору асортименту то­варів для роздрібної торговельної мережі: розпакування, перевірку якості, комплектування невеликих партій товарів у широкому асор­тименті; в окремих випадках на складах здійснюються також опе­рації з фасування продовольчих товарів, підготовки товарів до про­дажу та ін. Склади мають можливість відправляти в магазини товари збільшеними або навпаки зменшеними партіями, в підсор­тованому асортименті (в т.ч. укладаючи в одну одиницю транспор­тної тари — контейнера, тари-обладнання — по кілька одиниць або блоків товарів різних найменувань).

Складська форма дозволяє забезпечити концентрацію товарних запасів на складах роздрібної торгівлі, забезпечити в роздрібній то­ргівлі більш широкий асортимент товарів і безперебійну торгівлю ними з меншими поточними запасами; разом з тим товаропоста­чання роздрібної торговельної мережі з торгових складів обумов­лює необхідність здійснення додаткового комплексу складських операцій, повторного виконання завантажувально-розвантажуваль­них робіт, що призводить до зростання витрат обігу підприємств торгівлі. Тому працівники торговельних підприємств повинні ви­значати доцільність вибору транзитної або складської форми това­ропостачання на основі врахування конкретних умов діяльності підприємства, економічних наслідків прийнятого рішення та по­треб і запитів населення щодо асортименту товарів у підприємствах роздрібної торгівлі. Так, наприклад, при складській формі товаро­постачання існує можливість сформувати в магазинах більш широ­кий асортимент товарів, що сприяє повнішому задоволенню попиту населення і нарощуванню обсягів роздрібного товарообігу.

2 Транзитна форма товаропостачання характерна, як правило, для великих спеціалізованих та універсальних магазинів. Вона сприяє прискоренню обігу товарів, зменшенню повторних переве­зень і кількості завантажувально-розвантажувальних і складських операцій, скороченню потреби в складських приміщеннях і витрат на їх утримання, _ зниженню рівня втрат товарів (через бій, псування товарів і тари). її застосуванню сприяє укрупнення торговельних підприємств і розвиток контейнерних та пакетних перевезень това­рів. Водночас транзитна форма веде до порушень повноти і ком­плектності асортименту товарів, відносного збільшення розмірів та сповільнення оборотності товарних запасів у магазинах і усклад­нює управління ними. Використання транзитної форми товаропос-тачання стримується також розосередженістю та подрібненістю роздрібної торговельної мережі (Апопій, 2005).

Таким чином, з точки зору швидкості доставки і найменших витрат на перевезення більш раціональною формою товароруху є транзитна. Завезення товарів на склад (склади) уповільнює швидкість товарного обігу, збільшує витрати на зберігання й ін­ші складські операції. І якщо немає потреби у завезенні товарів на проміжні склади, що обумовлюються особливостями товарно­го асортименту, умовами товаропостачання, розмірами партій поставки та ін., то слід застосовувати транзитну форму товаро­руху (Апопій, 2005).

При виборі форм товароруху аналізують два показники — шви­дкість доставки і витрати обігу. Ці показники тісно взаємо­пов'язані. Виграш на швидкості доставки товарів іноді супрово­джується зростанням витрат обігу, внаслідок того, що партія товару, завезена без підсортування, буде довго продаватися в мага­зині, з'являться додаткові витрати на зберігання товарів, збіль­шиться розмір їх втрат тощо. Отже майже зникне економія від швидкості доставки товару. Тільки на основі всебічного аналізу цих показників у сукупності в ланках оптової та роздрібної торгівлі можна більш правильно вирішити питання щодо вибору форм то­вароруху (Голошубова, 2004).

Умови доцільності застосування транзитної і складської форми товаропостачання наведено у табл. 10.3.

Таблиця 10.3

1 Використання транзитної форми товаропостачання для товарів складного асо­ртименту доцільно в разі їх виробництва в районах споживання (при цьому товари завозяться автомобільним транспортом без зайвих робіт з перевалки вантажів) чи для завезення в роздрібну торговельну мережу товарів, які потребують значних затрат праці під час завантажувально-розвантажувальних робіт (наприклад, меблі, нефа-сована плодоовочева продукція та ін.);

Використання складської форми товаропостачання для товарів простого асор­тименту рекомендується за недостатності обсягів роздрібного товарообігу окремих магазинів для отримання товарів безпосередньо від їх виробників у кількостях, що відповідають мінімальним нормам відвантажування. 3 цієї самої причини складська форма часто є найбільш прийнятною і при постачанні невеликих, неспеціалізованих магазинів товарами складного асортименту.

УМОВИ ДОЦІЛЬНОСТІ ЗАСТОСУВАННЯ ФОРМ ТОВАРОПОСТАЧАННЯ

 

Параметри

Транзитна форма товаропостачання

Складська форма товаропостачання

Товари

простого асортименту1, які не потребують додаткового під­сортування, фасування тощо і потребують високоспеціалізо-ваного сервісу

2

складного асортименту , що потребують комплектування, підсортування, формування широкого та глибокого асор­тименту

Обсяги поста­вок

достатні для покриття витрат на прямий збут і заповнення однієї одиниці транспортної тари

великі партії товарів від різ­них спеціалізованих виробни­чих підприємств

Терміни реа­лізації

обмежені (молочні продукти, ковбасні вироби, хліб тощо)

подовжені (мінеральна вода, соки тощо)

Виробництво і споживання товарів

сезонне

несезонне

Джерела то-варо-

постачання

місцеві

іногородні

Роздрібні тор­говці

нечисленні і зосереджені на обмеженій території

невеликі магазини і дрібноро­здрібні торговці, розгалужена мережа

Оптові торго­вці

володіють достатньою мере­жею власних складів і примі­щень для зберігання товарів

не мають власних складів і приміщень для зберігання то­варів

Ціни на товари

швидко коливаються і потре­бують негайного узгодження з роздрібним торговцем

відносно постійні

Організація процесу товаропостачання суттєво залежить від то­го, беруть у ньому безпосередню участь працівники підприємств роздрібної торгівлі чи процеси постачання товарів у магазини здій­снюються без них. 3 урахуванням цієї ознаки розрізняють два ме­тоди товаропостачання:

децентралізований («самовивіз»);

централізований.

Децентралізований метод товаропостачання передбачає вико­нання транспортно-експедиційних операцій силами і засобами роз­дрібних торговельних підприємств, тобто всі операції з завезення товарів від складів постачальників, починаючи з пошуку транспор­ту, роздрібні підприємства виконують самостійно. У цьому разі для одержання товарів від постачальника працівник роздрібного торго­вельного підприємства сам шукає транспортний засіб і прибуває до нього з належно оформленим дорученням, в якому зазначаються асортимент і кількість товарів, необхідних магазину.

Ha основі доручення оформляються відбірковий лист, рахунок-фактура, за яким відпускають товари, товарно-транспортна і податко­ва накладні. Отримані від матеріально відповідальної особи складу постачальника товари завозяться у пункти їх роздрібного продажу.

Можливий і такий варіант організації цієї роботи, коли на осно­ві договору з роздрібним торговельним підприємством автогоспо­дарство надає транспортний засіб, а виконання експедиційних опе­рацій бере на себе підприємство роздрібної торгівлі, яке направляє до постачальника власного експедитора, і той організовує при­ймання та завезення товарів у магазини.

Децентралізований метод товаропостачання передбачає вико­нання силами працівників роздрібної торгівлі операцій завантажу­вання товарів на транспортний засіб у постачальника. Тому роздрі­бні торговельні підприємства вимушені нести додаткові витрати на оплату праці вантажників і експедиторів, які забезпечують завезен­ня товарів у магазини.

Застосування децентралізованого методу товаропостачання та­кож веде до відволікання працівників роздрібних торговельних підприємств від виконання основних функцій з обслуговування по­купців (у магазинах з одним продавцем застосування цього методу викликає необхідність тимчасового закриття на час, необхідний для поїздки за товарами).

При застосуванні децентралізованого методу товаропостачання значно зростають витрати обігу, зокрема транспортні витрати (оскільки більшість магазинів не мають власних транспортних за­собів), нераціонально використовується вантажопідйомність транс­портних засобів через їх неповне завантажування товарами і збіль­шення часу простоїв автомобілів (внаслідок невпорядкованості процесів відбору товарів, оформлення документації, вантажно-розвантажувальних робіт, одночасного прибуття до постачальників представників багатьох підприємств роздрібної торгівлі).

Особливо невигідним є цей метод у разі організації завезення товарів, які не потребують огляду та ознайомлення з їх споживчи­ми характеристиками безпосередньо в постачальника (в першу чер­гу товарів простого і стійкого асортименту).

Водночас у разі організації постачання товарів складного і складнотехнічного асортименту працівники магазинів мають мож­ливість безпосередньо оглянути товари на складі постачальника, ознайомитися з їх асортиментом і отримати кваліфіковані консуль­тації від персоналу постачальника. Завдяки цьому існує можливість сформувати оптимальний асортимент товарів і не допускати заве­зення в роздрібну торговельну мережу товарів, що не користуються попитом у споживачів. Додатковою перевагою децентралізованого методу товаропостачання є скорочення тривалості інтервалу між замовленням та завезенням товарів, оскільки отримання товарів при цьому методі можливе в день відбору на складі.

Більша ефективність системи товаропостачання досягається при організації товаропостачання на основі централізованого завезення товарів.

Постачання товарів при їх централізованому завезенні здійсню­ється силами і засобами постачальників або транспортних підпри­ємств за заявками магазинів і на основі завчасно розроблених гра­фіків і маршрутів.

При цьому всі транспортно-експедиційні операції виконуються, як правило, централізовано, без участі представників роздрібної торговельної мережі; обов'язком постачальника є завантажування товарів на транспортний засіб, їх перевезення, забезпечення збере­ження і вчасної доставки в кожен магазин. Централізоване завезен­ня товарів здійснюється згідно з поточними заявками магазинів.

Централізоване завезення товарів дозволяє:

організувати планомірне завезення товарів відповідно до за­тверджених графіків, маршрутів, технологічних карт;

покласти відповідальність за доставку товарів у магазини на постачальників або транспортні підприємства;

звільнити працівників роздрібної торгівлі від пошуку транс­порту, від поїздок та експедирування товарів, зосередити їх увагу на виконанні обов'язків з обслуговування покупців;

більш ритмічно організувати завезення товарів, забезпечити широту і стійкість асортименту товарів і прискорення оборотності товарних запасів;

зменшити потребу в складській площі і збільшити торгову площу магазинів (за рахунок скорочення обсягів запасів та відпові­дних приміщень);

впроваджувати комплексну механізацію вантажно-розвантажувальних робіт, розвивати перевезення товарів у контей­нерах, тарі-обладнанні, пакетні (пакетно-модульні) перевезення, скорочувати простої транспортних засобів і ефективніше викорис­товувати їх;

прискорити і спростити документообіг і розрахунки між по­стачальниками та оптовими покупцями.

Централізоване завезення товарів застосовують як при складсь­кій, так і при транзитній формі товаропостачання торговельної ме­режі. Воно може здійснюватися підприємствами промисловості, іншими товаровиробниками, оптовими базами чи складами підпри­ємств роздрібної торгівлі.

Централізоване завезення товарів може здійснюватися з вико­ристанням різних форм експедиційних операцій:

силами автотранспортних підприємств, які беруть на себе виконання всіх експедиторських функцій (приймання товарів від постачальника, оформлення транспортних документів, завезення і здавання товарів у магазини із взяттям на себе матеріальної відпо­відальності під час транспортування:

силами постачальників, які виконують експедиторські функ­ції, а автотранспортне підприємство лише надає на підставі догово­ру з постачальником відповідні транспортні засоби.

Безпосередня робота з організації централізованого завезення товарів у роздрібну торговельну мережу має багатоаспектний хара­ктер і передбачає комплекс підготовчих заходів для впровадження централізованого завезення товарів, який містить:

аналіз розміщення підприємств роздрібної торгівлі, форму­вання переліку об'єктів роздрібної торговельної мережі, в які орга­нізовуватиметься централізоване завезення товарів, їх групування за типами та обсягами товарообігу;

формування переліку товарів, які повинні централізовано за­возитися в роздрібну торговельну мережу, встановлення мінімаль­них норм їх відвантаження, розрахунок вантажообігу, оптимальних розмірів партій і частоти завезення товарів, потреби в транспорт­них засобах і багатооборотній інвентарній тарі, розроблення раціо­нальних маршрутів доставки товарів;

підготовку будівель, механізмів і обладнання експедиційних і товарних складів, роздрібних торговельних підприємств, транспо­ртних засобів для виконання операцій, пов'язаних з доставкою то­варів;

визначення переліку осіб, відповідальних за централізоване завезення і встановлення системи матеріальної відповідальності сторін за дотримання умов, визначення порядку документообігу і проведення взаєморозрахунків сторін, проведення інструктажу всіх учасників процесу товаропостачання;

розрахунок ефективності системи товаропостачання та вияв­лення резервів її підвищення.

У практиці вітчизняної торгівлі застосовуються й інші методи товаропостачання, зокрема постачання через пересувні склади, пе­ресувні кімнати товарних зразків, роз'їзних товарознавців та ін.

Постачання через пересувні склади може застосовуватися для забезпечення товарами щоденного попиту невеликих неспеціалізо-ваних магазинів у сільській місцевості. Такі склади, як правило, об­ладнуються в автомобілях із закритим кузовом. Автомобілі забез­печуються товарами простого асортименту і за встановленими графіками та маршрутами об'їжджають роздрібну торговельну ме­режу Визначення потреби в товарах і оформлення їх відпуску для потреб магазину проводиться безпосередньо на місці комірником і працівником підприємства роздрібної торгівлі.

Пересувні кімнати товарних зразків теж організовуються на ба­зі автомобілів з закритим кузовом, але їх оснащують лише зразками товарів, які є на складах оптового підприємства. Товарознавці оп­тового підприємства в процесі об'їзду магазинів за встановленими графіками і маршрутами інформують їх працівників про асорти­мент наявних товарів і приймають заявки на завезення товарів.

Роз'їзні товарознавці теж об'їжджають магазини за встановле­ними графіками, знайомлячи працівників магазинів з наявним на базах асортиментом товарів і приймаючи замовлення на завезення товарів. Прийняті пересувними складами або роз'їзними товаро­знавцями заявки передаються на склади оптового торговельного підприємства для їх виконання; термін виконання прийнятих за­явок не перевищує, як правило, 3—4 днів.

3 Визначення раціональної частоти доставки й оптимальних розмірів партій завезення товарів.

3 погляду потреб організації товаропостачання особливу увагу треба приділяти оптимізації частоти завезення і розмірів партій товарів, враховуючи при цьому зміни попиту покупців, оборот­ність товарів, їх фізико-хімічні властивості, наявність товарних запасів.

Також необхідним є визначення частоти та розмірів партій заве­зення товарів з обмеженими термінами реалізації. Запаси товарів з термінами реалізації 2—3 дні у магазинах не повинні перевищувати потреб 1—2 днів торгівлі. Тому розмір партії завезення таких това­рів визначають залежно від граничних термінів реалізації таких продуктів у обсязі одно- чи дводенної реалізації.

Частота завезення товарів і розміри партій їх завезення можуть залежати також від технічних можливостей магазинів (наприклад, від наявності у них приміщень для приймання, зберігання та підго­товки товарів до продажу або ж від наявності та потужності холо­дильного торговельного обладнання — у разі необхідності органі­зації завезення товарів з обмеженими термінами реалізації, що потребують охолодження).

Значно складнішим є вирішення завдання з оптимізації параме­трів системи товаропостачання для товарів з тривалішими терміна­ми зберігання (консервна продукція, бакалійні вироби, кондитерсь­кі вироби, непродовольчі товари). У цьому разі перед організаторами процесу товаропостачання постає оптимізаційне за­вдання з визначення оптимального розміру партії завезення това­рів, для чого застосовують підходи, викладені у п. 8.3.

4 Оформлення замовлення на поставку товарів є безпосеред­ньою підставою для завезення товарів у роздрібне торговельне під­приємство, яке працівники торгівлі ще називають «заявкою».

Як правило, замовлення складають у двох примірниках за вста­новленою формою; у ньому наводяться:

перелік назв товарів, які необхідно завезти в магазин;

їх основні асортиментні ознаки (вид, сорт, ціна одиниці та ін.);

необхідна кількість товарів кожного найменування.

Якщо замовлення складається на товари складного асортимен­ту, то кількість виробів у внутрішньогруповому асортименті (за ви­дами, розмірами, фасонами та ін.) рекомендується визначати з ура­хуванням їх питомої ваги у продажу товарів даної групи. Можливий варіант форми замовлення на завезення товарів наведе­но у табл. 10.4.


Таблиця 10.4

Під час складання замовлення товари в ньому доцільно запису­вати в певному порядку, зокрема рекомендується спочатку запису­вати ті товари, які передбачені асортиментним переліком магазину (затвердженим асортиментним мінімумом), але на час складання заявки їх немає в продажу; потім товари, запаси яких у магазині потрібно поповнити, а після цього товари, на які прийняті замов­лення від покупців або введення яких в асортимент дозволить на­ростити роздрібний товарообіг. При цьому товари-новинки, які ра­ніше в магазині не реалізовувалися, доцільно замовляти в невеликих кількостях.

Певну користь для організації процесів товаропостачання може дати зазначення в замовленні інформації про запаси товарів на дату складання заявки та встановлений норматив товарних запасів, про фактичні обсяги середньоденної реалізації товарів у магазині, про наявність у ньому залишків зайво завезених і неходових товарів із зазначенням їх кількості. Сформоване в письмовій формі замов­лення підписує директор або завідувач магазину, після чого його завіряють печаткою підприємства і передають постачальникові для виконання. Для полегшення контролю виконання поданих замов­лень їх доцільно реєструвати в спеціальному журналі з зазначенням дати подання.

Порядок оформлення і час подання замовлень регламентується укладеною угодою між підприємством роздрібної торгівлі і поста­чальником. У практиці вітчизняної торгівлі, як правило, замовлен­ня на постачання продовольчих товарів подаються за 1 день до їх завезення, на непродовольчі товари — за 2—3 дні. Разом з тим при децентралізованому методі товаропостачання замовлення подаєть­ся безпосередньо в день відвідання підприємства-постачальника під час особистого відбору товарів.

Спосіб передачі замовлення залежить від прийнятого методу відпуску товарів від обраного постачальника. Замовлення можуть передаватися під час особистого відбору товарів, телефоном, у письмовій або усній формі.

Особистий відбір товарів застосовується переважно щодо то­варів складного асортименту (тканини, швейні вироби, взуття, га­лантерейні товари та ін.), коли вибір фасонів, рисунка, кольористи-чного оформлення вимагає особистої участі працівника торго­вельного підприємства, який безпосередньо на складах, в асорти­ментному кабінеті, у демонстраційному залі або в залі (кімнаті) то­варних зразків знайомиться з наявним асортиментом пропонованих товарів, тимчасово відсутніми товарами, на які може бути прийняте замовлення. Інформацію про вибрані товари (з відповідними кода­ми), їх асортиментні ознаки, необхідну кількість і т.п., представник покупця відмічає в спеціальному формулярі. Як правило, під час особистого відбору приймання замовлень і оформлення на їх основі відбірних листів (відбірних відомостей тощо) здійснюють товаро­знавці за окремими групами товарів (на оптових базах) або мене­джери з продажу підприємства-постачальника. Оформлені таким чином замовлення та відбірні листи передаються на склад для від­бору товарів і виписування рахунків-фактур та накладних.

Замовлення на товари простого асортименту можуть виконува­тися і подаватися у письмовій або усній формі, у т. ч. телефоном, з реєстрацією в спеціальному журналі часу їх подання та вимог мага­зину щодо асортименту і кількості товарів відповідальними праців­никами постачальника (наприклад, торговим відділом, диспетчер­ською службою, відділом логістики). Письмові замовлення рекомендується складати на бланках, в яких наведений перелік то­варів і графи для зазначення кількості кожного товару (це спрощує складання замовлення і знижує ймовірність пропуску товарів); іно­ді бланк замовлення ділиться на кілька відривних частин відповід­но до кількості секцій складу, які виконують замовлення.

У разі функціонування кількох магазинів у складі торговельної мережі замовлення в розрізі загального асортименту товарів мо­жуть передаватись у торговий відділ, де товарознавці узагальню­ють заявки, визначають загальну потребу в товарах від кожного з постачальників і узгоджують з останніми обсяги та терміни заве­зення товарів у кожен з магазинів.

Замовлення товарів, які завозяться в магазини стандартними місцями (зі стандартною масою чи з постійно встановленим асор­тиментом), можна здійснювати на основі автоматичних замовлень. Для цього використовують, наприклад, ярлики, які вкладаються в кожен ящик, контейнер, і на звороті яких працівники магазину за­значають кількість місць даного товару для наступного завезення.

5. Встановлення схем постачання здійснюють шляхом розроб­лення карт-схем завезення товарів, на яких умовними знаками по­значаються джерела надходження товарів, пункти їх завезення і всі транспортні шляхи, якими можуть завозитися товари. Ці схеми ви­значають конкретний порядок руху товарів від промислових, сіль­ськогосподарських, переробних підприємств, оптових баз та інших постачальників до роздрібних торговельних підприємств (до кож­ного окремого магазину, кіоску тощо) у розрізі кожної товарної групи, а за потреби — і в розрізі окремих підгруп товарів. І на ос­нові цих карт-схем розроблюються маршрути і графіки завезення товарів у магазини.

Загалом під графіком розуміють документ, у якому визначена послідовність настання тих чи інших подій. У практиці товаропос­тачання розрізняють транспортні графіки, графіки завезення това­рів і графіки їх відбирання. Транспортний графік — документ, в якому визначаються кількість, місце і час подання транспортних засобів кожного типу для організації завезення товарів у роздрібні торговельні підприємства. Графік завезення товарів — це розклад, в якому зазначається, в які дні і години товар буде доставлятися в магазини. Найбільш досконалою формою організації доставки то­варів є їх завезення за погодинними графіками; при цьому час до­ставки товарів не має збігатися з часом обідньої перерви в магазині. Можлива форма графіка завезення товарів наведена у табл. 10.5.

Таблиця 10.5

ФОРМА ГРАФІКА ЗАВЕЗЕННЯ ТОВАРІВ

ГРАФІК ЗАВЕЗЕННЯ ТОВАРІВ

            __        у магазин №  

(назва групи товарів)

на «     »          200      р.

 

 

 

 

 

То­вар

Постачаль­ник, адреса, номер теле­фону

Підлягає завезенню

Середня пар­тія завезення, тис. грн

Дата за­везення

од. кг

тис. грн

 

 

 

 

 

 

Начальник торгового відділу          /           /

Графіки завезення розробляються на основі завчасно розрахо­ваної частоти завезення і розмірів партій. Залежно від прийнятої системи подання замовлень графіки складаються на квартал, мі­сяць, декаду або день.

Здебільшого графіки завезення розробляються в розрізі днів тижня або чисел місяця; при цьому більш зручним є графік, скла­дений за днями тижня, оскільки він забезпечує ритмічність і рівно­мірність доставки товарів. Водночас календаризація графіка за чис­лами місяця дозволяє врахувати існування особливих днів торгівлі (наприклад, вихідних і святкових днів), перед яким доцільно пе­редбачити додаткові рейси автомобілів з товарами. Під час розроб­лення таких графіків важливо не допустити одночасного прибуття товарів від кількох постачальників; у разі завезення товарів за кіль­цевим маршрутом дати надходження товарів для всіх магазинів од­ного маршруту мають збігатися.

Одним із варіантів удосконалення організації процесів товаро-просування є розроблення графіків, які передбачають доставку окремих товарів (молоко, хліб тощо) у магазини в нічний час, коли водій-експедитор залишає товари і документи в спеціальному при­міщенні — шлюзі без участі в прийманні працівників магазину.

Для ефективної організації процесів товаропостачання розроб­ляються графіки відбирання товарів. При цьому на практиці дні відбирання товарів передбачаються, як правило, лише для непродо­вольчих товарів; у зв'язку з меншою складністю асортименту про­довольчих товарів у графіках зазначаються лише дні їх завезення. Найбільшого поширення такі графіки набули в системі споживчої кооперації (табл. 10.6).

На основі замовлень і графіків складаються маршрути доставки товарів у роздрібну торговельну мережу. Маршрут — це шлях ру­ху транспортного засобу, який відображає послідовність завезення товарів від місця їх відправки до магазинів на основі єдиного транспортного документа. У маршрут вміщується одне або кілька торговельних підприємств залежно від розміру партій товарів, що доставляються, територіального розташування магазинів, відстані між ними, виду транспорту, його вантажопідйомності тощо (див. розділ 8).

Таблиця 10.6

ЗРАЗОК ГРАФІКІВ ВІДБИРАННЯ І ЗАВЕЗЕННЯ ТОВАРІВ

ГРАФІК ВІДБИРАННЯ I ЗАВЕЗЕННЯ ТОВАРІВ
З          бази у магазини        

1 Непродовольчі товари

 

Пор. номер

Дні відби­рання

Дні заве­зення

Назва покупців-одержувачів

 

 

 

 

2 Продовольчі товари

Пор. номер

Дні відби­рання

Дні заве­зення

Назва покупців-одержувачів

 

 

 

 

Маршрути розробляють з урахуванням вантажопідйомності ав­томобілів відокремлено для завезення продовольчих і непродово­льчих товарів. Доцільність вибору того чи іншого виду маршруту визначається необхідністю максимального зниження витрат на до­ставку товарів і підтверджується проведенням достатньо складних економічних розрахунків.

У разі необхідності завезення товарів великою кількістю авто­мобілів для раціональної організації перевезень в пунктах відпуску товарів (на складах виробничих підприємств, на оптових базах) до­цільно створювати диспетчерську службу (службу логістики). Дис­петчери таких служб на основі графіків та маршрутів завезення то­варів ї прийнятих поточних заявок магазинів розподіляють завдання на підготовку товарів до відвантаження, регулюють по­дання транспорту під завантажування, оформляють комплект від-вантажувальних документів.

Під час розроблення графіків і маршрутів централізованого заве­зення товарів потрібно передбачити рівномірне навантаження в ро­боті складів та транспорту протягом тижня з тим, щоб на кожен ро­бочий день припадали приблизно однакові обсяги перевезень і мінімальні відхилення потреби в транспортних засобах. Разом з тим важливо забезпечити і чітке дотримання затверджених графіків.

6          Укладення угод на постачання товарів (договорів поставки, купівлі-продажу товарів) та контроль за їх виконанням.

Для організації товаропостачання між підприємством-постачальником товарів і роздрібним торговельним підприємством укладається договір поставки товарів, а також при централізовано­му методі товаропостачання додатково укладається договір переве­зення між постачальником та власником транспортних засобів з метою вчасної доставки товарів у магазини. Принципові підходи до укладання договорів викладені у п. 5.

7          Організація доставки товарів у магазини (див. розділ 6, 8). Організація доставки товарів пов'язана з визначенням необхід­ної виду і кількості:

транспортних засобів;

інвентарної багатооборотної тари.

Для організації централізованого завезення товарів потрібно та­кож чітко визначити порядок оформлення супровідних документів і приймання товарів, які повинні забезпечити повне збереження то­варно-матеріальних цінностей. Необхідно зауважити, що різні по­стачальники в даний час можуть по-різному організовувати і поря­док оформлення цих операцій, і перелік супровідних документів, але здебільшого основними документами при організації товаропо­стачання є рахунок-фактура, товарно-транспортна накладна і пода­ткова накладна.

Рахунок-фактура, яка супроводжує товар під час його завезення в роздрібну торговельну мережу, виписується (роздруковується за допомогою комп'ютерної техніки) підприємством-постачальником на підставі відбірних листів, оформлених товарознавцями. Раху-нок-фактуру використовують для остаточної перевірки правильно­сті комплектування партії товарів для конкретного замовника, після чого рахунок-фактуру разом з товаром укладають в інвентарну та­ру, закривають і опломбовують. Передачу інвентарної тари з това­рних складів на експедиційний склад реєструють шляхом відмітки номерів окремих тарних місць у спеціальному журналі.

На експедиційному складі на кожну партію товарів (яка може охоплювати декілька тарних місць) оформляють товарно-транспортну накладну. Під час передачі вантажу для завезення в роздрібну торговельну мережу саме в товарно-транспортній накла­дній підписується матеріально відповідальна особа експедиційного складу (комірник складу) та експедитор (ним може бути і водій ав­томобіля). Як правило, з урахуванням затвердженого постановою Кабінету Міністрів України порядку оформляють не менше 4 при­мірників товарно-транспортної накладної, з яких один залишається на складі, а решта супроводжує товари до магазину. Відповідно до чинного в Україні законодавства перехід права власності на товари і виникнення відповідних податкових зобов'язань суб'єктів госпо­дарської діяльності (в тому числі торговельних підприємств) засві­дчується виписуванням податкової накладної.

При централізованому завезенні товарів матеріальну відповіда­льність за товари і тару під час їх завезення несуть водії або експе­дитори, які супроводжують вантаж. Підготовлені до відпуску на­лежним чином упаковані товари передаються експедиторові (воді­єві) за кількістю тарних місць, після чого він підписується в спеціа­льному журналі і одержує сформований комплект документів.

Товари, призначені для завезення в роздрібну торговельну ме­режу, завантажують в транспортний засіб з урахуванням порядку об'їзду магазинів (першими завантажують товари для магазину, який розміщений в кінцевому пункті маршруту). При організації централізованого завезення товарів завантажування і розвантажу­вання товарів покладається на постачальників, які своїми силами і технічними засобами виконують ці операції завдяки наявності в постачальників підйомно-транспортного обладнання та засобів ме­ханізації (це дозволяє зменшити обсяги ручних робіт і використо­вувати переважно механізований спосіб їх виконання).

8 Приймання товарів і його документальне оформлення.

У магазині матеріально відповідальні особи приймають товари від експедитора за кількістю тарних місць (звертаючи увагу на ці­лісність пломб на них), для чого порівнюється їх фактична кіль­кість із записами в товарно-транспортній накладній. Факт передачі партії товарів засвідчується підписами експедитора і матеріально відповідальної особи магазину (повноваження такої особи підтвер­джуються разовою або постійною довіреністю на право отримання товарно-матеріальних цінностей, а її підпис в товарно-транспортній накладній завіряється спеціальним штампом магазину). Один при­мірник підписаної товарно-транспортної накладної залишається в магазині, а два інші — повертаються на склад постачальника та в автотранспортне підприємство. У разі, якщо пломби на окремих тарних місцях порушені, в момент надходження товарів прово­диться їх приймання за рахунком-фактурою; у разі виявлення роз­біжностей щодо кількості чи якості товарів складається відповід­ний акт (Апопій, 2005).