10.2. Організація та документальне оформлення оптових закупівель торговельними підприємствами

Оптові закупівлі товарів є основою комерційної діяльності оп­тових торгових підприємств, мета яких полягає в забезпеченні пла­номірного і безперебійного забезпечення товарами роздрібної тор­говельної мережі. Операції оптових закупівель товарів властиві не тільки оптовим підприємствам, їх здійснюють також і роздрібні то­рговельні підприємства.

Оптові закупівлі — це придбання товарів великими партіями з метою їх подальшого перепродажу. Ухвалення комерційного рі­шення щодо оптових закупівель товарів констатує наявність рин­кової потреби в певних товарах, передбачає відбір конкретних то­варів і їх постачальників з числа наявних на ринку і забезпечує реальне просування товарів зі сфери виробництва до сфери обігу.

В умовах глибокого суспільного розподілу праці оптові закупі­влі товарів забезпечують розміщення замовлень торгівлі виробниц­тву на виготовлення і постачання товарів, необхідних для задово­лення попиту населення на товари народного споживання. Тому їх результатом визначається обсяг і структура споживання товарів та якість основних процесів суспільного відтворення. Адже оптові за­купівлі опосередковують, з одного боку, вплив торгівлі на вироб­ництво щодо визначення його обсягів, удосконалення асортименту і підвищення якості товарів, а з другого — вплив на роздрібну тор­гівлю щодо формування нею торгового асортименту, розширення реалізації, поліпшення організації торговельного обслуговування і, нарешті, на підвищення рівня задоволення матеріальних і культур­них потреб населення.

Для виробників товарів та послуг оптові закупівлі є гарантією їх збуту і відповідно гарантією забезпечення безперервності виробниц­тва, забезпечення ефективного функціонування підприємств. Для підприємств торгівлі вони є гарантією своєчасного надходження то­варів для досягнення власної мети, а для всіх учасників товаропросу-вання — гарантією виживання в умовах ринкової конкуренції.

Організація оптових закупівель — це комплекс взаємозв'язаних управлінських і комерційних рішень та торгових операцій, вико­нанням яких забезпечується виявлення і вивчення попиту спожива­чів відповідно до потреб суспільства, надання й узгодження з по­стачальниками замовлень на виробництво і постачання товарів, укладання договорів постачання з метою визначення порядку і ме­ханізму виконання замовлень та контроль за надходженням товарів і додержанням сторонами умов договору (Апопій, 2005).

Оптовий продаж і закупівля товарів може здійснюватися в різ­них організаційних формах, їх можна умовно поділити на три осно­вні групи:

купівля-продаж з укладанням договорів поставки здійснюєть­ся під час індивідуальних зустрічей (письмового, електронного, по телефону обміну інформацією) представників постачальників (то­варовиробника або оптового посередника) і оптових покупців, зок­рема, суб'єктів роздрібної торгівлі;

купівля-продаж здійснюється під час відвідування оптовим покупцем або його представником складу-магазину оптового посе­редника, що реалізує товари на принципах самообслуговування, за готівку, без їх доставки («самовивіз»), отже і без укладання догово­рів поставки;

3) купівля-продаж здійснюється на спеціально організованих комерційних ринкових заходах — на оптових ярмарках, торгово-промислових виставках, товарних біржах і аукціонах, де господар­ські зв'язки, що встановлюються між продавцями і покупцями, до­кументально оформлюються.

В організації оптових закупівель, як правило, виокремлюють шість етапів.

вивчення попиту споживачів;

розроблення оперативного плану оптових закупівель;

обґрунтування вибору постачальника;

ухвалення рішення щодо закупівлі і постачання товарів;

налагодження оперативного контролю за виконанням укла­дених договорів;

6)         встановлення економічної ефективності оптових закупівель.
Охарактеризуємо кожен з етапів і визначимо зміст робіт, що ви-
конуються.

Вихідним етапом оптових закупівель є вивчення попиту спо­живачів. Придбання товарів без урахування попиту споживачів призводить до сповільнення товарообігу, збільшення витрат обігу на їх доведення до кінцевих споживачів, а в результаті — до погір­шання фінансового стану підприємств. Тому на даному етапі під­приємства здійснюють діагностику ринку з метою уточнення своєї маркетингової стратегії та інформаційного забезпечення закупіве­льної діяльності. Вивчення ринку товарів передбачає систематич­ний збір, обробку, аналіз і оцінку інформації про розвиток потреб, попиту і товарної пропозиції, можливості конкурентів тощо.

Оперативний план оптових закупівель розробляється з ураху­ванням виявленої потреби в асортименті, кількості і якості товарів. При цьому виходять з того, що обсяг і асортимент товарів, що під­лягають закупівлі, мають відповідати обсягу, асортиментові і ди­наміці споживання з урахуванням необхідності нормалізації товар­них запасів і бути орієнтованими на постійне оновлення асорти­менту з урахуванням найновіших досягнень науки і виробництва та розвитку людських потреб.

У свою чергу розроблення плану оптових закупівель здійсню­ється в два етапи:

1 Визначається потреба в оптових закупівлях товарів, тобто складається план надходження товарів на підприємство. Надхо­дження товарів на підприємство має забезпечити рівномірне і рит­мічне виконання договорів постачання товарів оптовим покупцям в асортименті і нормалізацію товарних запасів, необхідних для за­безпечення безперебійної торгівлі. План надходження товарів роз­робляється для кожної товарної групи на плановий період (рік, ква­ртал). Результати оформляються у вигляді табл. 10.1.

Таблиця 10.1

ФОРМА ПЛАНУ НАДХОДЖЕННЯ ТОВАРІВ НА ОПТОВУ БАЗУ

План надходження товарів на       оптову базу
на        квартал 200_р.

 

 

 

 

Найменування товарних груп

План товарообігу

Запаси

План надходження

початкові

кінцеві

 

 

 

 

 

Найбільш складним завданням під час розроблення плану над­ходження товарів на підприємство є визначення плану продажу товарів. Основою для його визначення на підприємствах оптової торгівлі є замовлення роздрібних підприємств та інших споживачів зони діяльності бази, укладені з ними договори на постачання то­варів ї специфікації до них, можливості підприємства щодо закупі­влі товарів. Дуже часто при розробленні плану надходження това­рів оптові підприємства ще не мають портфеля замовлень, тому вони використовують для розрахунків прогнози розвитку попиту на певні товари.

2 Складається план оптових закупівель товарів. Якщо план надхо­дження товарів покликаний визначити, які товари і в якій кількості треба закупити, то план закупівель має містити вказівки щодо джерел цих закупівель, строки їх здійснення та відповідальних за проведення закупівель. Даний план складається за формою табл. 10.2.

Таблиця 10.2

ФОРМА ПЛАНУ ОПТОВИХ ЗАКУПІВЕЛЬ

План оптових закупівель базою на 200_р.


 

Подпись: Відповідаль¬ний за закупівлю

Наймену-

Наймену-

 

вання

вання

Сума

товарних

джерел

груп

закупівель

 


 

подання замовлен­ня

Строки

укладання договору уточнення специфі­кації


 

При розробленні плану оптових закупівель товарів важливе значення має досягнення точки беззбитковості закупівель товарів за окремими товарними групами і від кожного постачальника.

Точка беззбитковості закупівель — такий обсяг закупівель то­варів у і-го постачальника, при якому сума валового доходу від ре­алізації даних товарів покриває суму поточних витрат.

План оптових закупівель затверджуються керівником підприєм­ства або начальником комерційного відділу.

3 В умовах наявності на ринку значної кількості постачальників важливе значення має обґрунтування вибору конкретного, най­більш придатного постачальника. Раціонально закупити товари — значить придбати їх у необхідній кількості, потрібної якості, у не­обхідний час, у надійного постачальника і за прийнятною ціною.

При обґрунтуванні вибору конкретних постачальників велике значення має інформація про стан портфеля замовлень постачаль­ника. Портфель замовлень, наявний в окремій фірмі, визначається вартістю всіх замовлень на визначений час. Інформація про зни­ження портфеля замовлень у постачальника може бути використана покупцем для одержання пільгових умов постачання, розрахунків і одержання додаткових знижок.

Оптові підприємства можуть закуповувати товари із різних джерел, якими є:

—        промислові і сільськогосподарські підприємства, місцева промисловість, індивідуальні виробництва;

оптово-посередницькі структури;

іноземні фірми і компанії.

Джерела товарного забезпечення визначаються виходячи зі структури конкретного ринку товарів, контингенту покупців, обся­гу й асортименту товарів, товарообігу і фінансових можливостей оптового торгового підприємства.

Вибір конкретних постачальників товарів здійснюється в тому разі, коли серед них немає монополії. 3 цією метою складається список можливих постачальників кожного виду товарів. Джерелом інформа­ції для складання списку постачальників є вивчення ринку товарів.

Кількість постачальників, які братимуть участь у поставках ко­жного виду товару, залежить від необхідної кількості товарів та кон'юнктури ринку. Ці питання повинні вирішуватися комерцій­ною службою підприємств. Якщо підприємство закуповує товари в одного постачальника, то можна налагодити тісні ділові контакти й установити взаємовигідні форми ділових відносин, пов'язаних з наданням споживачам знижок з ціни і додатковими формами об­слуговування. Однак при цьому значно зростає ймовірність зриву поставок товарів (навіть з незалежних від постачальника причин).

Коли постачальників багато, то вибір найбільш придатного з них здійснюється за найбільш суттєвими критеріями: ціна одиниці товару; якість товарів; віддаленість постачальника; періодичність постачання; комплексність поставки; форми доставки; фінансові умови; гарантії та ін.

Критерії вибору постачальників можуть бути доповнені й ін­шими специфічними для конкретного покупця критеріями.

Можливість установлення контактів з постачальниками, як пра­вило, визначається для кожної товарної групи (чи товару). Для цьо­го попередньо за окремими групами розраховують мінімальний то­варообіг як добуток мінімальної норми відвантаження товару, який поставляється і-м підприємством-постачальником (Щ та мінімаль­но допустимої частоти завезення товару від і-го постачальника Враховуючи те, що однойменні товари можуть надходити від кіль­кох постачальників, а обсяги поставок від різних постачальників завжди будуть різними, треба стежити, щоб зберігалися умови не­рівності

°- * и,  (10.1)

де Оі — обсяг постачання товару від і-го постачальника.

4 Ухвалення рішення щодо закупівлі і постачання товарів пе­редбачає розроблення проектів текстів договорів з постачальника­ми, укладення договорів і контрактів з ними, розроблення специфі­кацій до договорів, підготовку та подання постачальникам рознарядок на відвантаження товарів. При розробці проектів текс­тів договорів і їх укладанні виходять з того, що оптові закупівлі то­варів мають забезпечувати нормальні умови для регулювання това-ропостачання в оптимальному режимі.

Товари можуть поставлятися суб'єктами роздрібної торгівлі на умовах консигнації. Існує три види консигнації:

безповоротна;

частково поворотна;

поворотна.

Безповоротна консигнація означає, що якщо якусь частину то­варів, поставлену на умовах консигнації, не буде реалізовано кон­сигнатором (роздрібним торговцем), то він зобов'язаний купити їх у консигнанта (постачальника — власника товару).

Частково поворотна консигнація має місце, коли консигнатор бере на себе зобов'язання реалізувати товари на певну частину су­ми, а товари на решту суми, якщо він їх не зможе реалізувати, тре­ба повернути консигнанту.

Поворотна консигнація означає, що всі нереалізовані товари підлягають поверненню консигнанту. За згодою партнерів можна продовжити строк консигнації, або консигнант зробить на ці товари знижку. При вирішенні цього питання порівнюються розміри зни­жки з витратами на повернення товарів. Як правило, витрати на по­вернення товарів партнери розподіляють порівну, оскільки обидві сторони певною мірою можуть бути винними: консигнант-виро-бник виготував неконкурентоспроможний товар або поставив бі­льше, ніж обсяг попиту на нього, а консигнатор доклав недостатньо зусиль, щоб його реалізувати (Голошубова, 2004).

Рішення про налагодження зв'язків з постачальником і укла­дення договору приймається, як правило, в три етапи.

На першому етапі збирають і всебічно аналізують інформацію про передбачуваного партнера. При цьому з'ясовується: чи існує він реально, який обсяг має його статутна діяльність, яке його фі­нансове становище, основні риси його ділового реноме, здійсню­ється перевірка повноважень представника партнера, на якого по­кладено обов'язки вести переговори.

Особливі труднощі на першому етапі виникають під час зби­рання інформації про передбачуваного партнера. 3 цією метою слід звернутися до органів державної реєстрації підприємств, податко­вих адміністрацій, до конкурентів, спеціальних іноземних фірм, які дають інформацію про суб'єктів.

На другому етапі розробляють (аналізують) проекти текстів до­говорів.

Під час розроблення (аналізу) проектів текстів договорів особ­лива увага повинна бути звернена:

на законність кожного положення договору;

урахування традицій ринку;

уникнення повторення колишніх помилок;

—        уникнення спроб вирішення власних проблем за рахунок партнерів;

—        поєднання санкцій щодо партнерів із заходами стимулювання.

Здійснення ділового листування з метою врегулювання розбіж­ностей і підписання текстів договорів проводиться на третьому етапі. Укладення договору відбувається за певними стадіями — пропозицією укласти договір (оферти) і прийняття цієї пропозиції (акцепту). Відповідно до сторони, яка зробила пропозицію, назива­ється оферентом, а сторона, яка прийняла пропозицію, — акцепта­нтом. Пропозиція має містити вказівки на суттєві умови майбут­нього договору і бути звернена до певної особи. Оферта може бути зроблена усно чи письмово із зазначенням терміну для відповіді чи без зазначення терміну.

Розрізняють тверду та вільну оферти. Тверда оферта — це письмова пропозиція на укладання договору (контракту), що була надіслана оферентом одному потенційному покупцеві із зазначен­ням строку, протягом якого продавець є зв'язаним своєю пропози­цією і не може зробити аналогічну пропозицію іншому покупцеві.

Вільна оферта — це письмова пропозиція на укладення догово­ру (контракту), що була надіслана на адресу декількох потенційних покупців. Вільна оферта порівняно з твердою менш вигідна покуп­цеві, бо у нього немає впевненості у тому, що, коли він надішле ко­нтроферту, з ним буде укладено договір і він отримає товар, між тим як час для вигідної закупівлі товару в іншому місці може бути втрачено. При вільній оферті продавець акцептує контроферту того покупця, яку він раніше одержав, або покупця, з яким він воліє укласти договір (контракт).

Якщо оферта включає необхідний мінімум умов (найменування товару, його кількість, асортимент, якість, ціна), то при підтвер­дженні умов акцептантом (потенційним покупцем) договір (конт­ракт) вважатиметься укладеним на цих умовах.

Додаткові умови, якщо це потрібно, узгоджуються окремо. У тих випадках, коли оферент має типовий договір (контракт), розробле­ний акцептантом, і він з ним згоден, в оферті можна посилатися на типовий контракт, зокрема відносно тих умов, які відсутні в оферті.

Оферта може бути складена на типографському бланку типово­го контракту оферента, в який вписано конкретні умови його вико­нання (Голошубова, 2004).

Коли пропозицію укласти договір зроблено із зазначенням тер­міну для відповіді, договір вважається укладеним, якщо особа, кот­ра зробила пропозицію, отримала від іншої сторони відповідь про прийняття пропозиції протягом цього терміну.

При усній пропозиції укласти договір без зазначення терміну він вважається укладеним, якщо інша сторона негайно заявила про свою згоду. Коли ж така пропозиція зроблена в письмовій формі, договір вважається укладеним, якщо відповідь про прийняття про­позиції отримана протягом нормально необхідного для цього часу, наприклад періоду проходження листа «туди і назад».

При укладенні договорів між сторонами можуть виникнути роз­біжності за окремими умовами договору. Існує спеціальний поря­док розгляду заперечень по тексту договору, установлений ст. 10 «Досудове врегулювання розбіжностей, що виникають під час укладання господарських договорів» Господарського процесуаль­ного кодексу України від 06.11.1991 р. № 1798-ХІІ.

Якщо розбіжності остаточно не вдалося вирішити, то договір вважається неукладеним.

Під час укладення договорів керуються такими основними пра­вилами:

ухвалення комерційного рішення щодо укладення договору постачання передбачає узгодження волі щонайменше двох (а інко­ли і більше) сторін, і не варто економити на папері. Договір — це обов'язкова програма господарської взаємодії не менше двох сто­рін, і в ній немає дрібниць, тому всі вони повинні знайти відобра­ження в ньому;

комерція — це політика компромісів. Комерсанти мусять уміти вести переговори при укладанні договорів, ставити умови, від яких пізніше можна буде відступити, не втрачаючи основних вигод від передбачуваного співробітництва;

договір — це правовий акт, що забезпечує правовий захист інтересів сторін, а значить, потребує творчого поєднання викорис­тання законодавчої бази і принципу: дозволено все, що не заборо­нено законом;

договір приречений на поразку, якщо він не орієнтований на перспективу, на закріплення ділового співробітництва з партнером на все життя; у комерції немає постійних партнерів, у ній є лише постійний інтерес.

У загальному розумінні договором вважають домовленість двох або більше сторін, спрямовану на встановлення, зміну або припи­нення цивільних прав та обов'язків. Договір виконує такі функції:

закріплює юридичні відносини між партнерами;

установлює порядок і способи виконання зобов'язань;

передбачає способи захисту забезпечення зобов'язань.

Під час поставок товарів відносини сторін, як правило, регулю­ються договором поставки товарів.

Договір поставки передбачає зобов'язання однієї сторони — про­давця (постачальника), що здійснює підприємницьку діяльність, пере­дати (поставити) в установлені строки (строк) у власність іншій сто­роні — покупцеві товар (товари), а покупець зобов'язується прийняти зазначений товар (товари) і сплатити за нього певну грошову суму.

Договір поставки укладається на розсуд сторін або відповідно до державного замовлення. У разі, якщо законодавством не врегу­льовано умови здійснення поставки товарів, застосовуються прави­ла цивільного законодавства про договір купівлі-продажу.

Сторонами договору поставки можуть бути:

юридичні особи, які здійснюють господарську діяльність та зареєстровані у встановленому законом порядку;

громадяни України, іноземці та особи без громадянства, які здійснюють господарську діяльність та зареєстровані відповідно до закону як підприємці;

— філії, представництва, інші відокремлені підрозділи госпо­дарських організацій (структурні одиниці), утворені ними для здій­снення господарської діяльності.

У зміст договору поставки повинні входити такі основні роз­діли:

1)         преамбула;

2)         предмет договору (найменування товару, кількість, асорти-
мент, номери та індекси стандартів, технічних умов або іншої до-
кументації про якість товарів, їх комплектність);

ціни на товари і загальна сума договору;

загальний строк дії договору і строки поставки товарів;

вимоги до тари й упаковки;

порядок відвантаження, доставки і здавання товарів;

порядок розрахунків;

умови страхування;

9)         відповідальність сторін (санкції) за невиконання своїх зо-
бов'язань;

10)       порядок вирішення спірних питань (арбітраж) та ін.

При поставці товарів різноманітного асортименту (за видами, марками, типами та ін.) до договору додається специфікація, в якій обумовлюється кількість товарів у розгорнутому асортименті з ви­значенням термінів їх поставки. Відповідно до Господарського ко­дексу України від 16.01.2003 р. № 436-ІУ договір поставки може бути укладений на один рік, на строк більше одного року (довго­строковий договір) або на інший строк, визначений угодою сторін. Якщо в договорі строк його дії не визначено, він вважається укла­деним на один рік.

Строки поставки встановлюються в договорі з урахуванням не­обхідності ритмічного та безперебійного постачання товарів спо­живачам. Якщо в довгостроковому договорі обсяг поставки визна­чено лише на рік або на менший строк, у договорі повинен бути передбачений порядок погодження сторонами строків поставки на наступні періоди до закінчення строку дії договору. Якщо такий порядок не передбачено, договір вважається укладеним на один рік.

У разі, якщо сторонами передбачено поставку товарів окремими партіями, строком (періодом) поставки споживчих товарів є, як правило, місяць. Сторони можуть погодити в договорі також графік поставки (місяць, декада, доба тощо).

У договорі поставки за згодою сторін може бути передбачено порядок відвантаження товарів будь-яким видом транспорту, а та­кож відбір товарів покупцем; відвантаження товарів вантажовідп­равником (виготовлювачем), що не є постачальником, та одержан­ня товарів вантажоодержувачем, що не є покупцем, а також оплату товарів платником, що не є покупцем; порядок поставки недоодер­жаної покупцем у встановлений строк кількості товарів.

Договір вважається укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору. Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені зако­ном як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а та­кож усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї зі сторін має бути досягнуто згоди (Апопій, 2005).

Важливе значення в організації оптових закупівель відіграє налагодження оперативного контролю за виконанням укладених договорів, який передбачає одержання товарів, їх приймання та оплату, організацію складської переробки товарів. Особливу увагу при цьому звертають на виконання постачальниками своїх зо­бов'язань за договорами в повному обсязі, застосування заходів впливу до недбайливих постачальників.

Економічна ефективність оптових закупівель є підставою для удосконалення організації закупівель товарів у майбутньому. Вона визначається зіставленням доходів від реалізації товарів і витрат обігу. Детальний аналіз витрат обігу, пов'язаних із закупівлями то­варів, дозволяє підвищити рівень прибутковості торговельної дія­льності.