9.3. СУЧАСНІ ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ЛОГІСТИЧНОГО УПРАВЛІННЯ У РЕСТОРАННОМУ ГОСПОДАРСТВІ

Інформаційні технології в закладах ресторанного господарства ду­же специфічні. Вітчизняний ринок ресторанних послуг інтенсивно роз­вивається, відкриваються нові заклади, ускладнюються форми й мето­ди ведення цього бізнесу, посилюється конкуренція між закладами, підвищується рівень сервісу, створюються нові форми обслуговуван­ня, народжуються більш ефективні методи обслуговування клієнтів.

Гостра конкуренція приводить до необхідності повного контролю над рухом товарно-матеріальних цінностей і коштів закладу, мінімізації витрат, пов'язаних з виробничим процесом, зменшення кількості зло­вживань із боку персоналу, формування привабливої для відвідувачів атмосфери закладу.

Автоматизована система керування закладом ресторанного госпо­дарства дозволяє вирішити не тільки питання ефективного обліку това­рообігу й грошей, але й організувати специфічні засоби залучення кліє­нтів. Прикладом може служити організація дисконтного клубу, реалізована в системі «Ресторан+». Наявність організованої дисконтної системи дозволяє реалізувати безліч корисних для відвідувачів і власни­ків можливостей:

формування системи знижок для постійних відвідувачів;

залучення нових клієнтів;

підвищення іміджу фірми в очах клієнтів і конкурентів;

проведення маркетингових досліджень;

створення додаткового рекламного простору;

реалізація дисконту в межах мережі закладів.

Складність обліку товарно-матеріальних цінностей у ресторанному го­сподарстві зв'язана зі специфікою виробничого процесу. Без чіткого ав­томатизованого обліку практично немає можливості точно визначити, які продукти були витрачені в процесі виробництва кулінарної продук­ції, і який повинен бути залишок на кухні й складі. Тільки автоматизо­вана система, що опирається на правильно складені калькуляційні й тех­нологічні карти, вирішує це питання.

Для організації інформаційної системи обліку й керування матеріаль­ними, сервісними й фінансовими потоками необхідно застосовувати інте­гровані інформаційні системи.

Інтегровані інформаційні системи керування закладами ресторан­ного господарства присутні на українському ринку відносно недавно, експерименти з впровадженням даних систем на вітчизняних закладах стали проводитися в основному з початку 90-х років.

Автоматизація бухгалтерського обліку (найбільш популярне про­грамне забезпечення — 1С ), а також комплексна автоматизація біз-нес-процесів, що відбуваються в закладах ресторанного господарства є надзвичайно актуальною сьогодні. При цьому необхідно враховувати наступне: процес автоматизації — це не тільки спеціальне програмне забезпечення, встановлене на стандартних комп'ютерах. Автоматиза­цію можна використати для організації відео спостереження, обліку складських запасів і товарних залишків, керування світловими ефек­тами, у тому числі при виступі музичних колективів тощо. У систему автоматизації можна включити й таке устаткування, як (поки досить екзотичне для нашої країни) пейджери для офіціантів, переносні тер­мінали прийому замовлень і т.д.

Для ефективної роботи закладів ресторанного господарства необхідно контролювати рух кожного товару на кожній конкретній ділянці. Із цією метою розраховується собівартість та ціна готової продукції, будь-які зміни в нормах закладки й у вартості сировини у реальному режимі відби­ваються у калькуляційних картах.

Автоматизація дозволяє вести облік руху товарів між підрозділами закладу ресторанного господарства. У систему заноситься документ про внутрішнє переміщення товарів, які списуються в підрозділі-джерелі й прибуткуються в одержувача. У базі даних можуть зберігатися й елект­ронні копії калькуляційних карт, і історія їхніх змін. Тому можна від­слідковувати динаміку змін сировинного набору і його вартості й швид­ко одержувати повну картину роботи кухні.

Для управління інформаційним потоком бізнес-процесів у закладах ресторанного господарства зазвичай застосовується високотехнологі-чне устаткування. Найбільш відомі компанії, що спеціалізуються на ресторанному бізнесі: ІЛСБ (ІІ-Кеерег), НІІБ ИнкомСофт, Ефект Ин-форм. Вітчизняні розробники також пропонують ефективне вирішення цієї проблеми.

Програмний комплекс «Фуршет»

Програмний комплекс «Фуршет» (компанія «Альфасофт», м. Київ), призначений для автоматизації роботи будь-яких закладів ресторанно­го господарства, починаючи від невеликих кафе до великих ресторанів. На відміну від аналогічних програм, що широко застосовуються в сфері ресторанного бізнесу (наприклад, російська програма ІІ-Кеерег), програма «Фуршет» орієнтована на використання недорогої комп'ютерної техніки. Для ефективної роботи цілком можна скориста­тися звичайними комп'ютерами з клавіатурою, стандартними моніто­рами й принтерами. Це дозволяє в кілька разів знизити вартість авто­матизованого робочого місця.

До складу програмного комплексу «Фуршет» входять три про­грами:

«Менеджер» — автоматизує калькуляцію страв і розрахунок їх цін;

«Офіціант» — з її допомогою формуються замовлення і проводи­тися виписування рахунків;

•           «Звіти» — автоматизує одержання звітів і аналіз роботи закладу. Один з основних компонентів комплексу «Фуршет» є програма

«Менеджер». Вона автоматизує робоче місце фахівця, що займається калькуляцією страв, визначенням їх вартості й встановленням націнок. Програма «Менеджер» автоматично регулює вартість страв, контро­люючи ціну продуктів як на складі, так і безпосередньо при складанні калькуляції.

Так, при зміні ціни якого-небудь продукту відразу перераховуються калькуляції всіх страв, у які він входити. При цьому відбувається автома­тична перевірка рівня відпускних цін. Якщо раніше встановлена вартість страви стає меншою від ново калькульованої, програма попереджає про це й пропонує встановити нову відпускну ціну страви, видаючи на екран вікно коригування ціни. Це дозволяє автоматично уникнути збитків.

При закупівлі й надходженні продукту на склад програма обчис­лює його нову ціну за середньозваженим алгоритмом: суму вартостей залишку продукту й доданого продукту ділиться на його загальну кі­лькість. Якщо виявиться, що нова ціна продукту відрізняється від ста­рої, то відбувається автоматичне перерахування калькуляцій страв, що включають цей продукт. Рішення прийняти нові ціни страв за відпуск­ні, або зберегти старі ціни, або встановити свої ціни страв приймає від­повідальна особа.

Дворежимна програма «Офіціант» дозволяє користувачеві на вибір виконувати функції офіціанта або касира.

У першій функції користувач може відкрити нове замовлення, до­дати страви до вже наявного замовлення, видалити страви з замовлення до виписування рахунка, відправити замовлення на кухню або в бар, виписати рахунок.

У режимі касира програма дозволяє за паролем ідентифікувати ка­сира, вибрати офіціанта, від його імені виконувати його функції. До то­го ж у цьому режимі додатково є доступ до налаштувань програми.

Значний розвиток у програмному комплексі «Фуршет» одержав блок звітів з онлайновим моніторингом. Це дозволяє з його допомогою одержувати детальну інформацію про роботу закладу ресторанного господарства, кількість і вартість замовлень, витрачені продукти, зага­льну суму виторгу.

На підставі інформації про зроблені офіціантами замовлення «Фу­ршет» формує понад 200 статистичних і докладних звітів. У них: кіль­кість і вартість замовлень, страв, продуктів, залишки на складі, інфор­мація з виписаних рахунків, виторг і т.д.

Відмітні особливості програми «Фуршет»:

Здатність ведення баз даних кількох закладів (кафе, бару, ресто­рану).

Можливість обліку підрозділів одного закладу за різними фор­мами оподаткування (наприклад, бар за звичайною системою, кухня на єдиному податку).

Режим торгівлі комплексними обідами (режим «їдальня») зі спро­щеним інтерфейсом.

Можливість складання комплексної страви (що складається з інг­редієнтів і готових страв-напівфабрикатів).

5.         Можливість швидкої й коректної налаштування програми під
специфічні вимоги користувача (вітчизняний розробник).

6.         Невелика вартість програми.

Програмний комплекс «1С-Рарус»

Набагато більше можливостей має системи «1С-Рарус». «1С-Рарус: Общепит» дозволяє відбивати господарські операції по бухгалтерсь­кому й податковому обліку у ресторанному господарстві.

«1С-Рарус: Керування рестораном (бек-офіс)» — програмний продукт, призначений для автоматизації бізнес-процесів керування й оперативного обліку в ресторанному господарстві з різною організа­ційною структурою.

Основні можливості інформаційної технології «1С-Рарус: Общепит» :

Надходження продуктів і складання калькуляцій

ведення кількісного сумарного обліку продуктів і страв;

ведення збірника рецептур страв, технологічних карт, складання калькуляцій;

можливість використання схеми «страва в страві» з необмеже­ною кількістю рівнів складності;

ведення списку взаємозамінних продуктів і його автоматичне вико­ристання при списанні продуктів і формуванні калькуляційних карток;

облік сезонних коефіцієнтів при витраті продуктів;

підтримка штриха-кодування продукції;

введення надходження продуктів і початкових залишків;

робота з негативними залишками;

облік можливих недовкладень при формуванні собівартості страв й калькуляційної картки;

створення «Актів проробок» для оформлення оброблення продуктів;

Складання «Актів проробок» для створення «фірмової» страви.

Автоматичний підрахунок виходу готової страви.

Складські переміщення:

переміщення продуктів на кухні для виробництва страв, або в роздрібний продаж;

оперативне відстеження залишку продуктів або страв на складі;

проведення інвентаризації на складі товарів, продуктів, страв.

списання продуктів.

Виробництво напівфабрикатів і страв:

складання «Меню»;

автоматичне друкування всіх калькуляційних карток, задіяних у документі «Меню», з урахуванням можливих змін;

автоматичне списання продуктів зі складу кухні «під нуль», як­що має місце недолік продуктів на кухні;

можливість роботи «від зворотного» створення документів «Меню» і накладних внутрішнього переміщення на підставі «Актів про реалізації»;

автоматичне заповнення накладних ^«Внутрішнє переміщенням» на підставі «Меню» для переміщення зі складу продуктів на кухню відсутніх для виробниц­тва інгредієнтів з урахуванням стану складу постачальника й складу кухні;

планування «Замовлень банкету»;

«Розукомплектація» страв і напівфабрикатів;

розширений аналіз виробництва;

можливість реалізації страв, як у роздріб, так і оптом;

друкований вид документів відповідає формам, зазначеним в аль­бомі уніфікованих форм, затверджених Держкомстатом України.

Оперативний блок звітів:

Система дозволяє формувати велику кількість додаткових звітів, які дозволяють одержувати інформацію про стан закладу в різних ана­літичних розрізах.

Звіт про надходження товарів;

Товарний звіт;

Звіт про залишки на виробництві;

Звіт про реалізації страв і товарів (з можливістю розгорнення по періодах);

Звіт про прибуток;

Залишки й обороти товарів на складах;

Калькуляційні картки за період;

Звіт про склад рецептур;

Звіт про фактичну витрату продуктів;

Звіт про мінімальні залишки.

«1С-Рарус: Керування рестораном» включає такі підсистеми: Структура компанії'

Управлінський облік по компанії в цілому.

Оформлення документів від імені різних організацій (власних юридичних осіб).

Система префіксації документів.

Взаєморозрахунки й кредитування

Подання контрагента у вигляді групи юридичних осіб.

Ведення взаєморозрахунків у розрізах: «контрагент», «договір», «угода».

Індивідуальна стратегія відвантаження й оплати для кожного ко­нтрагенти або групи контрагентів.

Керування поставками

Оперативне планування закупівель.

Оформлення замовлень постачальникам і контроль їхнього ви­конання, коректування замовлень і повернення.

Формування внутрішніх замовлень.

Прийом на комісію.

Контроль оплати й поставки.

Реєстрація й зберігання цін постачальників.

Керування складськими запасами

Облік по алгоритмах: «ФИФО» «ЛИФО» і по «Середньому».

Облік додаткових витрат.

Облік товарів по додаткових характеристиках.

Переміщення, інвентаризація, списання.

Пересортиця товарів.

Виробництво

Складання планів виробництва в розрізі різних характеристик обліку на основі аналізу даних про виробництво за попередні періоди.

Порівняння планів виробництва по різних місцях реалізації страв і товарів компанії.

Випуск продукції (страв, напівфабрикатів) з розрахунком собіва­ртості.

Облік можливих недовкладень продуктів при формуванні собі­вартості.

Розгорнутий облік напівфабрикатів.

Ручне коректування, додавання й видалення продуктів, що спи­сують у виробництво.

Автоматична двостороння взаємозамінність аналогів.

Підтримка різних технологічних карт (рецептур) однієї страви.

Облік спецій.

Облік по строках зберігання.

Облік сезонності.

Спеціалізовані звіти

Калькуляції за період — призначений для розрахунку собіварто­сті продукції в частині вартості списаних на її виробництво інгредієнтів за уніфікованою формою ОП-1; склад страви.

Товарний звіт — служить для формування уніфікованих форм Торг-29 або ОП-14. Звіт містить початкові сумові залишки товарів, прихід і витрата в розрізі документів, кінцевий сумарний залишок.

Аналіз випуску продукції — дозволяє одержати розгорнуту інфо­рмацію про вироблену продукцію.

Витрата продуктів — призначений для аналізу витрати інгредієн­тів у виробництві страв у нормативній і фактичній кількості на випу­щену кількість продукції, а так само кількість недовкладень.

Витрата спецій — призначений для формування уніфікованої фо­рми ОП-13 «Контрольний розрахунок спецій».

Контрольний розрахунок витрати продуктів — призначений для аналізу витрати продуктів за період у вигляді уніфікованої форми ОП-17 «Контрольний розрахунок продуктів».

Планування виробництва — дозволяє швидко одержати інформа­цію про заплановану, фактичну кількість виготовленої продукції й кі­лькості відхилення факту від плану.

Забірний лист.

Аналіз продажів комплексних обідів — відбиває собівартість і виторг по реалізації виготовленої продукції в розрізі страв і вхідних ін­гредієнтів.

Відомість залишків продуктів — формує залишки продуктів кож­ного дня обраного періоду за уніфікованою формою ОП-16.

Ціноутворення

Необмежена кількість категорій цін.

Можливість завдання й зберігання ціни в будь-якій валюті.

Формування націнок і знижок.

Різні методи округлення ціни.

Зберігання цін постачальників

Побудова територіально розподілених систем

За рахунок використання розробленого обміну даними, що входять до складу «1С-Рарус: Керування рестораном» можна побудувати рі­шення для закладів мережної або холдингової структури з територіа­льно рознесеними підрозділами, які дозволять управляти бізнесом ефективно й з необхідним ступенем оперативності.

1С-Рарус: Ресторан+Бар+Кафе

Програма дозволяє створити спеціалізовані персональні робочі мі­сця наступних працівників:

Адміністратора автоматизованої системи керування торговель­ним процесом;

Менеджера зміни;

Касира;

Офіціанта;

Бармена.

Автоматизовані робочі місця дозволяють реалізувати всі необхідні дії відповідно до функцій, виконуваними співробітниками закладу:

Набір замовлень від клієнтів з різних столиків залу ресторану або з барної стійки. Заповнення замовлень здійснюється з використан­ням номенклатурних позицій і їхніх властивостей, які також можуть міняти роздрібну вартість страв. Можуть також використатися відомо­сті замовлень для визначення черговості приготування страв. При за­повненні замовлення зберігається «історія» зміни його складу.

Друк замовлень клієнтів на кухонних принтерах з автоматичним визначенням місця приготування;

Введення дисконтних карт і призначення різних видів знижок;

Прийом наявної й безготівкової оплати, у т.ч. з платіжних карт;

Пробиття чека за замовленням на фіскальному реєстраторі.

Виконання повернень по пробитих чеках, виконання швидких продажів із пробиттям чека без створення замовлення;

Повний або частковий перенос замовлення між столами й офіці­антами;

Закриття касової зміни зі створенням денних звітів про продажі в різних аналітичних розрізах зі збереженням архіву пробитих чеків;

Списання неоплачених позицій замовлень;

Одержання звітності за результатами реалізації/списання товарів;

Контроль стану замовлень у залах ресторану;

Гнучке настроювання конфігурації робочих місць, прав користу­вачів і торговельного встаткування.

Інформаційна система «Ресторан+»

Система «Ресторан+» призначена для комплексної автоматизації оперативного обліку у закладах ресторанного господарства). Основни­ми перевагами системи є:

масштабність — мережа закладів, ресторани, бари, fast-food;

зручність роботи — інтуїтивно зрозумілий графічний інтерфейс, система підказок, робота із сенсорними екранами;

•           універсальність — гнучка система обліку оплат, підтримка будь-яких організаційних структур, дисконтна система, багатоваріантність технологій обслуговування клієнтів, механізм регулювання прав до­ступу користувачів системи.

Програмний комплекс «Ресторан+» не є самостійною програмою й при­значений для спільного використання із системами «1С:Торгівля й склад 7.7» або «1С:Підприємство 7.7 Комплексна» компонент Оперативний облік.

Функції' програми «Ресторан+»

1.         Підтримка всіх найпоширеніших операцій, пов'язаних із закупів-
лею й зберіганням продуктів, приготуванням і реалізацією страв:

облік наявності й руху продуктів на складі, виробництві;

контроль ситуації в залі;

розрахунок собівартості методом середньозваженої ціни;

автоматичне списання продуктів з виробництва на підставі кальку­ляцій на страви та напівфабрикати;

облік взаєморозрахунків з постачальниками.

2.         Ведення двох видів обліку ресторанної діяльності:

управлінський (для власників, керівників і співробітників);

фінансовий (для правильного відбиття в бухгалтерському обліку).

Повна автоматизація доступу, формування протоколу роботи кори­стувачів з фіксацією дати й часу входу й виходу;

Автоматизоване введення замовлень, що вимагає мінімальної підго­товки персоналу і виключає значну частину помилок у роботі, підвищує швидкість і якість обслуговування клієнтів.

Роздрукування замовлень і передача спеціальних повідомлень на ку­хонні й барні принтери.

Видача фірмового рахунку клієнтові.

Дисконтна система із гнучкою системою знижок для постійних клієнтів.

Облік харчування персоналу.

Введення попереднього замовлення на проведення банкету з фор­муванням замовлення на закупівлю.

Одержання детальних звітів про відвідування закладу в рамках дис­контної системи.

Велика кількість звітів реального часу для одержання інформації про роботу закладу.

Широкий спектр аналітичних звітів, формування різних видів звітів про продажі й виторг за заданий період.

Можливість швидкого настроювання системи на особливості конк­ретного закладу.

Строго дотримується принцип однократності введення інформації з наступним багаторазовим і багатоцільовим її використанням.

Робоче місце «Офіціант»

Спеціалізоване робоче місце (термінал), обладнане монітором і дозво­ляє здійснювати наступні дії:

автоматизований вхід у систему;

вибір стола на графічній схемі зали;

введення і збереження замовлення;

роздрукування вимоги на приготування страв і напоїв на принтерах (бар, кухня);

передачу спеціальних повідомлень на кухню або в бар (наприклад, «готовити пізніше», «готовити без солі» і т.д.);

доповнення раніше введеного замовлення (дозамовлення);

поділ раніше введеного замовлення;

роздрукування рахунку, що подається клієнтові перед остаточним розрахунком, з можливістю друкування на фірмових бланках.

Робоче місце «Касир»

Спеціалізоване робоче місце, що сполучає в собі:

автоматизований вхід у систему;

друкування чеку на касовому апараті;

передача замовлення одного офіціанта іншому;

зміна стола при переміщенні клієнтів по залі;

закриття рахунків офіціантів;

вибір типу оплати: готівка, кредитні карти або безготівковий розрахунок;

надання знижки (при наявності відповідних прав);

функції робочого місця офіціанта (при необхідності).

Робоче місце «Склад»

Спеціалізоване робоче місце комірника, що дозволяє виконувати на­ступні дії:

прийом товарів від постачальників (закупників);

передача товарів у підрозділи (виробництво);

інвентаризація складу;

одержання звітів про залишки й рух товарів;

списання товарів;

повернення товарів постачальникам.

Робоче місце «Адміністратор»

Спеціалізоване робоче місце адміністратора системи, що дозволяє ви­конувати:

загальне настроювання системи;

формування меню;

ведення списку персоналу;

формування калькуляцій;

керування дисконтною системою;

контроль діяльності персоналу;

звіти по виробництву;

звіти по реалізації страв;

фінансові звіти;

спеціалізовані звіти по роботі персоналу; фінансовий аналіз діяльності закладу.

Інформаційна система управління «HRS BACK OFFICE»

Система HRS Васк Office є рішенням для автоматизації бухгалтер­ського обліку та всією фінансово-господарською діяльністю з ураху­ванням специфіки будь-якого об'єкта (ресторан, готель чи санаторій). Це потужний інструмент для зростання ефективності управління, який сприяє досягненню найбільших успіхів у бізнесі.

Система побудована по модульному принципі, що дозволяє:

найбільш гнучко вирішувати задачі комплексної автоматизації закладів;

деталізувати облік по рахунках розширеного аналітичного облі­ку, а також по ряду допоміжних ознак, якими можна доповнювати бу­хгалтерські проводки;

здійснювати калькуляцію страв, проводити на її основі списання продуктів, а також одержувати звіти по ресторану;

вести облік матеріальних цінностей, а також по складах та мате­ріально-відповідальним особам;

одержувати оборотні відомості переміщення ресурсів по синте­тичних та аналітичних рахунках;

готувати управлінські звіти для керівництва чи ресторану готелю;

готувати внутрішньогосподарські документи на переміщення ма­теріальних цінностей.

Складський облік

Підсистема автоматизації складського обліку призначена для опе­ративного управління та контролю за станом товарно-матеріальних запасів на складах та дозволяє:

автоматизувати усі облікові операції по приходу та відпуску товарів;

одержувати довідки про наявність товарів на складі;

одержувати оборотні відомості згідно даних складського та бух­галтерського обліків;

друкувати інвентаризаційні та порівняльні описи по складу.

Калькуляція страв

Підсистема «Калькуляція» призначена для автоматизації виробни­чого обліку в ресторанах та барах. Вона дозволяє:

складати калькуляції готових страв та напівфабрикатів;

проводити на їх основі розрахунок відпускних цін та собівартос­ті страв та напівфабрикатів;

вести журнал приготування страв, інформація в який може вводитись як вручну, так і за допомогою автоматичного інтерфейсу з системами Місіте;

проводити автоматичне списання продуктів харчування згідно журналу приготування страв з урахуванням методу списання, прийня­того у закладі;

формувати для будь-якого із вказаних у калькуляційній карті продуктів список взаємозаміняємих продуктів та використовувати його при операціях списання;

виконувати друк калькуляційних карт та меню;

виконувати друк звітів по реалізації готових страв, марочних зві­тів та інших спеціалізованих звітів.

Звітність

Система дозволяє формувати велику кількість різноманітних звітів. Перш за всі, мова йде про документи, які повинна готувати бухгалте­рія будь-якого закладу:

книга обліку господарських операцій;

відомості аналітичного обліку (журнали-ордери);

головна книга;

звітні документи по розрахунках податків;

довідки про наявність та рух матеріальних цінностей та інше.