3.3. ОСНОВНІ ЕТАПИ ПРОЦЕСУ ЗАКУПІВЛІ

Основними критеріями розробки логістичної політики закупівлі і формування загальної системи закупівельної логістики є:

оптимальна періодичність постачань;

оптимальна структура матеріальних потоків;

мінімальні сукупні логістичні постачальницькі витрати.

Зупинимося детальніше на основних етапах процесу закупівлі:

1.         Усвідомлення потреби. Як правило, основним критерієм опти-
мальності під час розв'язання завдання «зробити або купити» є макси-
мізація прибутку. Тому для прийняття обгрунтованого рішення необ-
хідно порівнювати витрати на власне виробництво продукції чи
напівфабрикатів з витратами на їх закупівлю. У той же час практичні
розрахунки при вирішенні даного типу завдань ускладнюються тим,
що потрібно враховувати вплив великої кількості факторів, значення
яких у заданому інтервалі часу можуть істотно коливатися, а саме:

асортиментна політика закладу, його спеціалізація;

конкуренція, зміна попиту;

дотримання термінів постачань;

ноу-хау у технології та якості;

виробниче навантаження та збереження робочих місць;

наявність та рівень виробничих потужностей, гнучкість вироб­ництва;

кваліфікація персоналу;

якість продукції;

інвестиційні ризики.

Крім цього, необхідно враховувати тип закладу ресторанного гос­подарства та організацію виробничого процесу:

■/ повносервісні заклади (ресторани, бари, кафе) прагнуть працю­вати на авторській, фірмовій продукції, що дозволяє сформувати свій імідж; заклади швидкого обслуговування в основному працюють на напівфабрикатах (власного та промислового виробництва);

самостійне виробництво напівфабрикатів та готової продукції знижує залежність закладу від ринкових коливань;

високу якість і низьку собівартість забезпечить виробник, який спеціалізується на цьому виробництві;

чи потреба у напівфабрикатах достатньо стабільна і велика;

чи можуть напівфабрикати виготовлятися на власному устаткуванні.

Через неповний або нерівний облік факторів впливу остаточне рі­шення може бути неправильним, що призводить до відповідних нас­лідків. Оскільки рішення про власне виробництво або постачання зі сторони мають комплексний характер, потрібно ретельно зважити мо­жливі альтернативи.

2.         Розробка специфікації продукту. Встановлюються кількісні та які-
сні показники продуктів (фізико-хімічні показники, технологічні власти-
вості, термічний стан) та вимоги до розфасовки, упаковки, тощо.

З.Розробка заявок для потенційних постачальників.

•           формуються вимоги до розмірів, параметрів постачань (термінів постачання, умов оплати тощо), специфікацію на кожну позицію асор­тименту та певну асортиментну групу матеріальних ресурсів із зазна­ченням бажаних характеристик продукту;

•           визначається тип закупівель (сталі закупівлі; модифіковані заку­півлі, у яких змінюється параметри товарів; нові закупівлі, викликані потребами при зміні асортименту продукції);

розсилка потенційним постачальникам вказаних вимог;

отримання заявок потенційних постачальників.

4.0цінка потенційних постачальників (розглядається у наступ­ному питанні).

Прийняття рішення про закупівлю. Це складний процес із за­лученням значної кількості різних факторів, він вимагає значного часу та достатньої кількості осіб, які беруть участь у процесі прийняття рі­шення про закупівлю. На цьому етапі остаточно здійснюють вибір по­стачальників, оформляють замовлення, проводять переговори та вно­сять зміни у специфікацію.

Розробка контракту. Розробка контракту (договору) передба­чає оформлення договірних відносин, передача прав власності на ма­теріальні ресурси, процедури замовлень, транспортування, складуван­ня і т.п. За певних обставин включає рішення з організаційної структури власних логістичних каналів просування матеріальних ре­сурсів від обраного постачальника.

Перевірка продуктів на якість. Контроль і оцінка виконання закупівель після завершення процесу доставки забезпечується вхідним контролем якості матеріальних ресурсів (дана процедура для надійних постачальників може бути відсутньою).

Оцінка ефективності роботи з постачальниками. (розгляда­ється у наступному питанні).