4. Система документації та її класифікація

У зв'язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його систематичного вдосконалення, підвищення рівня знань та кваліфікації управлінських працівників у галузі документування та документаційного забезпечення обслуговування процесу управління.

Без упорядкування інформаційної бази, удосконалення документаційних процесів неможливо вирішити питання комп'ютеризації управління. Найвищої ефективності від використанням ПЕОМ можна досягнути впорядкуванням усієї вихідної інформації, масовими носіями якої є документи.

Впровадження автоматизованого оброблення інформації дає можливість не тільки підвищити продуктивність праці, а й створювати необхідні умови для творчої, аналітичної праці.

Значну роль у справі впорядкування роботи з документами, в оптимізації документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Це науково впорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходження або створення документа до здачі його до архіву.

Документальне забезпечення — комплекс операцій з готовими документами (рис. 1).

Основні положення ЄДСД складаються з загальної частини, восьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульовані загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які стоять на нижчих щаблях ієрархії. Виділяють функціональні та галузеві системи документації.

Функціональні системи (планова, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для центральних органів функціонального призначення (Мінфін, Держкомстат, податкова адміністрація тощо). Функціональні системи тісно пов'язані між собою (система планової та облікової документації). Галузеві системи функціонують в органах галузевого управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Вони відображають специфіку тієї чи іншої сфери діяльності.

У додатках ЄДСД наведено приблизний перелік документів, які підлягають контролю за виконанням.

Обов'язковою умовою раціональної організації діловодства є автоматизація процесів діловодства. В ЄДСД пропонуються варіанти типових комплектів технічних засобів для механізації операцій з документами.


Приймання

вхідних документів

Попередній

розгляд (розмітка) документів

Реєстрація документів

Подання документів на розгляд керівництвом


 


Прийняття рішення керівником та направлення доручення для виконання


Контроль виконання документів

Формування документів у справи


Використання документів у довідково-інформаційній роботі


 


 

Визначення

 

термінів зберігання

 

документів

 


Передача в архів

Подальше використання

Знищення документів


 

Рисі. Документальне забезпечення на підприємстві


Класифікацію документів за ознаками наведено в табл. 2. Розглянемо деякі з ознак класифікації.

Таблиця 2

Класифікація документів

 

Класифікаційні ознаки

Групи документів

За змістом (спеціалізацією)

Загальні

З адміністративних питань

Спеціалізовані ( облікові, фінансові, комерційні

тощо)

Організаційно-розпорядчі

За призначеннями

Фінансово-розрахункові З постачання та збуту З особовогоу складу

За походженням

Офіційні Особисті

За місцем складання

Внутрішні Зовнішні

За джерелами виникнення

Первинні (вхідні) Похідні (вторинні)

За технікою відтворення

Рукописні Друковані Фотокінодокументи Звукові (аудіовізуальні)

За формою

Індивідуальні Стандартні, типові Трафаретні

За видом носія

Паперові

На фотокіноплівці, на відеоплівці На магнітних (оптичних) носіях На екрані

За ступенем гласності

Звичайні

Для службового користуваня

Секретні, з грифом "КТ"(комерційна таємниця)

Цілком секретні

За терміном виконання

Звичайні (безстрокові) Термінові

За кількістю питань

Прості Складні

За стадіями створення

Оригінали Чернетки

Копії (виписка, дублікат)

За строками зберігання

Постійного зберігання

Тривалого   зберігання (понад 10 років)

Тимчасового зберігання (до 10 років

За походженням офіційні документи (службові) створюються установою або посадовою особою та оформлюються в регламентованому порядку, а особисті стосуються конкретної особи і створюються за межами сфери службової діяльності, тобто є іменними.

За призначенням, тобто за видами діяльності документи поділяються на чотири групи:

органiзацiйно-розпорядчi — визначають такі важливі питання, як функції та права підприємства в цілому (статути, установчі договори), його структурних підрозділів, встановлення та зміну оргструктури управління, організацію процесу управління (положення, накази, листи, заяви, розпорядження тощо);

фїнансово-розрахункова документація забезпечує точне та своєчасне виконання фінансових забов'язань, банківських та інших операцій, пов'язаних з рухом коштів;

документацїя з постачання та збуту супроводжує рух товарно-матеріальних цінностей, тобто є логістичним забезпеченням підприємницької діяльності;

документацгя з особового складу відбиває всі кадрові питання організації від забезпечення кадрами до їх переміщення, професійного вдосконалення, якісного складу тощо.

За кількістю питань, які в них відображені, виділяють документи прості, що містять одне питання, та складні, що містять декілька питань.

За місцем складання (виникнення) документи поділяють на внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформлюються і виконуються в межах тієї установи, де вони були складені. До зовнішніх відносять ті документи, які отримані організацією ззовні (вхідні) або направлені нею за свої межі (вихідні).

За формою документи бувають індивідуальними, типовими, трафаретними. Індивідуальні створюються в довільній формі у кожному окремому випадку для вирішення конкретної управлінської ситуаці. Типові — являють собою текст-зра-зок, на підставі якого складаються тексти документів аналогічного змісту зі збереженням основних граматичних конструкцій та формулювань. У трафаретних документах частина тексту віддруковується завчасно — це постійна інформація, а частина вписується від руки під час його складання. Трафаретні тексти, як правило, фіксуються бланками.

За стадією виготовлення розрізняють чернетки, оригінали та копії документів. Рукописний або машинописний документ, який відображає роботу автора над текстом, тобто опрацювання документа, є чернеткою.

Оригїнал — це документ, створений перший раз індивідуальним або колективним автором.

Копїя — це повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу, завірене у встановленому порядку.

Зі службовими документами, що не підлягають розголошенню, можуть ознайомитись тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи їх копій, довідок або відомостей службового змісту допускається тільки з дозволу керівництва організації.