7. Вилучення документів

Первинні документи — це письмові свідоцтва, які фіксують і підтверджують факти здійснення господарських операцій, в т.ч. накази і розпорядження, дозволи адміністрації або власника підприємства на їх здійснення.

Облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові і машинні) у вигляді відомостей, журналів-ордерів, оборотно-сальдових відомостей, журналів, книг, машинограм, Головної книги тощо, призначених для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів та інших документів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів дознання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної і податкової служб у відповідності з чинним законодавством України. Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розпис відповідній посадовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідальні особи підприємства, установи можуть зняти копії і скласти реєстр вилучених документів з зазначенням підстав і дати вилучення.

Якщо вилучаються томи документів, які є недооформле-ними (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, що проводять вилучення, відповідні особи підприємства можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, які вилучили документи, забезпечують підприємствам, установам за їх письмовим зверненням можливість зробити виписку, копію для видачі довідок за обставинами, що передбачені законодавством.

У випадку повернення зазначеними органами вилучених раніше документів такі документи приймаються під розпис відповідальної посадової особи підприємства, установи і разом з дозволом на повернення підшиваються до тих самих томів, з яких вони були вилучені і в яких знаходяться постанови про вилучення, реєстр і копії таких документів.

(Пункт 6.9 "Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку", затверджене наказом Міністерства фінансів Укаїни від 24 травня 1995р. № 88)

У випадку пропажі або знищення, пошкодження первинних документів, облікових реєстрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронним органам і наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх зникнення або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюються актом, один з примірників якого надсилається Державній податковій інспекції підприємствами, а установами — місцевому фінансовому органу в 10-денний термін.