2. Забезпечення збереження документів

Схоронність документів в установі забезпечується:

наданням приміщення для відомчого архіву;

обладнанням приміщення архіву засобами пожежного гасіння, охоронної сигналізації;

застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажів, сейфів, картонажів та ін.);

створенням оптимального волого-температурного і світлового режиму в приміщеннях архіву, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.

Видача справ у тимчасове користування стороннім установам проводиться з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розписок в одержанні та прийманні справи.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. У виключних випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися у відомчий архів за погодженням з керівниками установ.

Підготовка документів до наступного зберігання і використання включає такі види робіт:

експертиза цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передача справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів.