4. Умови праці працівників служби діловодства

Раціональна організація праці в службі діловодства повинна відповідати сучасним вимогам НОП та можливостям техніки і технології виконання робіт. Для ефективної праці

апарату управління в цілому насамперед необхідно правильно організувати роботу персоналу служби діловодства.

Правильна організація праці персоналу служби діловодства установи передбачає:

оптимальну організаційну побудову служби;

вибір раціональної системи діловодства;

чіткий розподіл функцій між співробітниками;

нормування праці кожного;

правильне визначення кількісного складу працівників;

впровадження прогресивних методів управління персоналом;

застосування засобів сучасної обчислювальної та організаційної техніки;

раціональну організацію робочих місць;

організаційне та методичне керівництво діловодством.

Робоче місце кожного працівника повинно бути організоване так, щоб його розумові та фізичні зусилля спрямовувалися на виконання службових обов'язків без перешкод та не-зручностей. Технічні засоби та сучасне обладнання дають змогу створити умови для нормального функціонування та роботи персоналу установи.

Комплекти меблів та засоби оргтехніки мають включати:

письмові столи, конторські шафи звичайні та для документів;

приставні столи, стільці;

тумби для зберігання паперів;

настільну картотеку;

набір канцелярського обладнання;

друкарську машинку чи персональний комп'ютер;

диктофони;

зшивачі документів тощо.

Під час планування та обладнання робочих місць працівників служби діловодства необхідно:

встановлювати обладнання, стелажі чи шухляди для документів так, щоб ними було зручно користуватися;

розставляти предмети та засоби праці з урахуванням операцій, що виконуються, без зайвих речей;

для матеріалів, які не потребують термінового оброблення, передбачити спеціальні шухляди чи відділення. Якщо документи потребують подальшого оброблення, розміщувати їх у місцях згідно з номенклатурою справ, щоб ними могли користуватися інші співробітники.

розміщувати засоби оргтехніки необхідно так, щоб забезпечити автоматичне виконання операцій. Використані матеріали складати так, щоб їх можна було безперешкодно знайти в разі потреби;

для швидкого й безпомилкового знаходження документів використовувати різні за формою та кольором швидкозшивачі або картки.

Робочий стіл працівника служби діловодства має бути обладнаний відповідними до його функціональних обов'язків засобами оргтехніки, які полегшують та прискорюють виконання окремих операцій. У верхній лівій шухляді столу повинні знаходитися касета з липкою стрічкою, клей, діркопробивач, коробка для канцелярських дрібниць тощо. У правій верхній шухляді розміщується реєстраційна або контрольна картотека. Настільний набір включає комплект ручок, олівців та паперу для записів. З правого боку столу розміщується блокнот та телефонний довідник.

Довідкові матеріали постійного використання (номенклатура справ, орфографічний словник та ін.) слід зручно розмістити вертикально в стелажі для книжок так, щоб було видно їх назви.

Телефон встановлюється ліворуч на столі або приставці до нього так, щоб лівою рукою можна було взяти трубку, а правою записувати необхідну інформацію.

Засоби оргтехніки (телефакс, ксерокс тощо), якими користуються всі співробітники, мають бути доступні кожному з них.

Письмові столи для друкарських машинок та приставки до них виготовляють 68 см заввишки (нижче від звичайних).

Встановлювати їх необхідно так, щоб перешкодити вібрації. Шухляди столу мають легко висуватися. В них розміщують папір для друкування, папір для копіювання, копіювальну стрічку та інші предмети, необхідні для роботи на машинці.

Для зручності роботи за письмовим столом користуються спеціальним стільцем з поворотним сидінням та спинкою. Форма і розміри сидіння та спинки стільця мають забезпечувати рівномірний розподіл ваги людини.

Предметами обладнання приміщень діловодних підрозділів є також канцелярські шафи, де зберігаються різні папери, бланки канцелярські приладдя тощо. Нерідко користуються і комбінованими шафами, які разом з іншими канцелярськими меблями роблять привабливим зовнішній вигляд приміщення.

Сейфи необхідні для зберігання службових документів, печаток та штампів. Відкривається сейф лише в разі потреби взяти з нього чи покласти в нього документи. Після роботи працівник повинен запечатати його, а прийшовши на роботу, перевірити відбиток печатки.

Службові приміщення та робочі місця співробітників повинні мати добре природне освітлення. Робочі столи слід розставляти так, щоб світло падало зліва від працюючих. Для обмеження денного світла використовуються жалюзі різної конструкції, для забезпечення розсіяного освітлення за невеликої яскравості світильників застосовують люмінесцентні лампи.

Освітлення робочих місць забезпечується за допомогою різних за виконанням пересувних або поворотних настільних ламп з дзеркальними відбивачами.

Згідно з вимогами технічної естетики, службові приміщення фарбують з урахуванням особливостей клімату, умов роботи персоналу та характеру освітлення. Використання відповідного кольору не тільки поліпшує зовнішній вигляд приміщення, а й підвищує продуктивність праці, зменшує стомлюваність, справляє відповідний психологічний вплив.

Для працівників служби діловодства необхідно створити певний здоровий комфорт. Важливо використовувати колір як носій інформації, а також для створення необхідного порядку на робочому місці, кращої організації праці. Конкретний колір повинен відповідати функціям приміщення. Приміщення з високою температурою повітря доцільно фарбувати в холодні тони, а з низькою — в теплі. Світле пофарбування створює ілюзію збільшення невеликої кімнати, темне — навпаки.

Щоб забезпечити нормальні умови праці, необхідно зменшити зайвий шум. Рівень зайвих шумів, що проникають у приміщення, визначається згідно з чинними нормами. Але в будь-якому разі він не може перевищувати 40 ДБ. Боротьба з шумом проводиться шляхом звукоізоляції обладнання та робочих місць. Якщо рівень шуму обладнання перевищує припустимий, стіни, підлогу і стелю приміщень покривають акустичними звукопоглинаючими матеріалами, під друкарську машинку підкладають поролонові підкладки, ніжки стільців підклеюють звукопоглинаючим матеріалом тощо.

Слід також знати, що у визначених дозах шум позитивно впливає на працездатність, тому виконання монотонної роботи (сортування кореспонденції, підшивання документів тощо) варто супроводжувати мелодичною чи ритмічною музикою.

Службове приміщення необхідно регулярно провітрювати або кондиціонувати. Нетривале провітрювання (5-10 хв) переноситься легше, ніж постійний легкий повітряний потік у вигляді протягу. Благодійний вплив справляє озеленення приміщень. Квіти виконують не тільки декоративну функцію, а й сприяють поліпшенню складу повітря, зменшують нервове та зорове напруження.

Режим роботи персоналу служби діловодства має передбачати відповідне чергування періодів праці та відпочинку. Тим, чия праця пов'язана з тривалим перебуванням за робочим столом, необхідно надавати 5-8 хв перерви кожні дві години. Такі перерви доцільно використовувати для активного відпочинку та занять фізкультурою.