3. Управління службою діловодства

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу (без вимог до стажу роботи) або середню спеціальну (зі стажем роботи не менше трьох років) освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в установі без служби діловодства, повинна мати досвід роботи в службі діловодства не менше ніж три роки.

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи.

За характером діяльності керівник служби діловодства тісно взаємодіє:

з керівниками структурних підрозділів установи і підвідомчої мережі: з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, діяльності колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

з юридичною службою: з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування: з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, побутового обслуговування працівників служби. У межах своєї компетенції він також може вступати у взаємовідносини з іншими установами з питань роботи з документами.

Для виконання обов'язків керівнику служби діловодства надається право:

контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами в установі та підвідомчій мережі;

доповідати керівникові установи про стан роботи з документами, подавати документи для розгляду;

вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, їх заохочення і накладання на них стягнень;

залучати спеціалістів структурних підрозділів та підвідомчої мережі до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

запитувати від структурних підрозділів і установ підвідомчої мережі відомості, які необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

вживати заходів щодо скорочення зайвої документальної інформації в установі та підвідомчій мережі, контролювати цей процес;

підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;

застосовувати санкції в усіх випадках. порушення підрозділами і службовими особами установи встановлених правил роботи з документами;

повертати виконавцям документи, підготовлені з порушенням установлених вимог, і вимагати їх доопрацювання;

затверджувати положення про структурні підрозділи служби і посадові інструкції її працівників;

брати участь у засіданнях колегії, нарадах, які проводить керівництво установи.

У разі звільнення працівника, його відпустки чи відрядження всі невиконані службові документи за вказівкою керівника передаються для виконання особі, що його заступає, з відміткою в реєстраційно-контрольних картках.

На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва чи власника підприємства, плану роботи, дотримання необхідних умов праці співробітників, а також додержання ними трудової і виробничої дисципліни.

Враховуючи те, що в окремих галузях діяльності має місце певна специфіка в організації та веденні діловодства, на основі ЄДСД та ДСТУ розроблені та затверджені галузеві інструкції з діловодства, наприклад, "Інструкція з діловодства в центральному апараті Міністерства торгівлі та зовнішніх економічних зв'язків України", "Інструкція з діловодства у структурних підрозділах Антимонопольного комітету України" тощо.

Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь-якої організації. На її основі приймаються відповідні управлінські рішення. Документи в багатьох випадках є головним аргументом у суперечливих ситуаціях, підтведжуючи тим самим первинне визначення терміну "документ" як "спосіб доказу", "взірець".

Безладдя в зберіганні документів може обернутися ризиком загубити цінну інформацію, що негативно вплине на діяльність комерційного підприємства.

Помилки при веденні кадрової документації, яка фіксує трудові відносини працівників з підприємством та підтверджує їхню заробітну плату або трудовий стаж, посади, не просто показують неповагу до співробітника, а є порушенням КЗПП України.

Керівники підприємств несуть персональну відповідальність за склад, збереження та правильне оформлення документів.

Керівники підприємств (організацій) та їх структурних підрозділів забов'язані:

вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування. Забороняється листування між структурними підрозділами з питань, які не потребують документального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку;

забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства та додержання правил ведення діловодства в підпорядкованих структурних підрозділах;

не допускати витребувань різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, які не передбачені правовими актами і не спричинені необхідністю;

здійснювати контроль за дотриманням вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодства, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію;

сприяти раціоналізації діловодних процесів, вживати заходів щодо забезпечення діловодної служби сучасним обладнанням, засобами оргтехніки та електронно-обчислювальними машинами (ЕОМ);

забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби для підвищення ділової кваліфікації.