2. Робота з вихідними документами

Документи, які відправляються з підприємства, називаються вихідними.

Оброблення вихідних документів включає ряд операцій:

складання проекту документа;

узгодження проекту документа;

перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

підписання документа керівником (затвердження в необхідних випадках);

реєстрація документа;

відправка документа адресату;

підшивання другого примірника (копії) документа до справи.


 

 

 

Прийняття конвертів, перевірка

 

правильності адресата

 

Передача листів з позначкою "особисто" працівникам

Відкриття конвертів, перевірка вкладень

 

Т

Попередній розгляд (сортування)

 

підприємства

 

1

Проставлення відмітки про надходження (вхідного штампу) на документі

*

Реєстрація

Передача документів керівникові

Розгляд документів керівником (резолюція)

*         

Внесення відомостей з резолюції до журналу або картки реєстрації

Передача документів заст. директора, до структурних підрозділів або виконавцям

Передача документів виконавцеві


Контроль виконання документів


Виконання документів


Підшивання документів до справи

Рис. 13. Робота з вхідними документами


Проект вихідного документа складає виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар-референт підприємства.

Вихідні документи оформлюють у двох примірниках, за винятком факсів і телефонограм, які складаються в одному примірнику.

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється в день одержання від структурних підрозділів або наступного дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

правильність зазначення адреси кореспондента;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копіях документів, що залишаються в справах;

наявність на документі позначки про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню".

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах-авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

Основні правила відправлення вихідної документації (кореспонденції):

Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима.

У разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата вказується спочатку номер будинку, вулиця, місто, графство або штат, країна і поштовий індекс.

Можливе застосування конвертів з невеличким плас-тиковим віконцем. Головне при цьому — визначити, щоб місце написаної адреси на листі відповідало розмірам віконця.

У правому верхньому куті конверта поряд з марками іноді вказують порядок надсилання і особливості вкладеної кореспонденції.

Документи, які доставляє кур'єр, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі.

Створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації.

Копію супровідного листа підшивають до справи на загальних підставах.

Усю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення структурні підрозділи або виконавці передають у конкретно визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи.