1. Приймання, розгляд і реєстрація документів

Приймання документів

Усю кореспонденцію, що надходить до установи, приймає канцелярія. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто" чи адресованих громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Зразок акта наведено в Додатку 1.

Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли в конверті відсутні окремі документи або номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові або пересилаються за належністю.

Розгляд документів

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або в перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів управління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керуватися Положеннями про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів.

Керівництву або власникові установи насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень — реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.


 

Реєстрація документів — це запис необхідних відомостей про документи з позначкою на них індексу та дати реєстрації. Мета реєстрації — забезпечити облік, контроль за виконанням та оперативність пошуку документів.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ повинен бути зареєстрований тільки один раз.

Вхідні документи реєструються в день одержання, вихідні та внутрішні — в день підписання. Реєстрація проводиться централізовано — в канцелярії підприємства. На лицьовому боці першого аркуша всіх вхідних документів у правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, який фіксує факт і дату надходження документа до підприємства.

Документи, що не підлягають реєстрації, передаються за призначенням. Реєстраційний індекс вхідного документа складається з порядкового номера документа, індексу структурного підрозділу та індексу справи за номенклатурою, в яку буде підшито документ або його копія.

Вхідні відповідні документи, які не потребують надсилання відповіді на них, одержують індекс ініціативних вихідних документів. Відповідно вхідні документи, на які треба давати відповідь, реєструють як ініціативні за новим реєстром.

Усі документи залежно від призначення поділяють на вихідні (якщо направляються до іншої організації), вхідні (якщо приходять з інших організацій) та внутрішні (якщо готуються, оформлюються та використовуються чи виконуються в межах підприємства).

У свою чергу вихідні та внутрішні документи залежно від змісту тексту поділяються на ініціативні та відповідні.

Ініціативним називається документ, що містить запитання до іншої організації, на яке буде одержана відповідь.

Відповідним називається документ, що містить відповідь на одержане запитання.

Підприємництво організує і веде листування з вищими та іншими організаціями, а також громадянами в межах своєї компетенції, визначеної Статутом.

Листи направляються:

на вимогу вищих галузевих та функціональних органів;

на прохання сторонніх організацій, підприємств та установ;

при здійсненні оперативного зв'язку;

на прохання громадян.

Передача документів на всіх етапах проходження (на розгляд, виконання, від одного виконавця до іншого) здійснюється тільки через робітника, що відповідає за діловодство, за резолюцією керівника підприємства.

У цілях раціональної організації діловодства в підприємствах, у зв'язку з численністю документопотоків, необхідно визначити ті з них, які найбільше впливають на здійснення основних функцій підприємства. Вивчення інформаційних потоків дає можливість визначити завантаженість структурних підрозділів підприємств прийняттям, передачею та обробленням документальної інформації.

Організація документообігу значною мірою залежить від обсягу кореспонденції. Обсяг документообігу є одним з найважливіших показників управлінської діяльності підприємства.

Приймає і оброблює вхідні документи секретар-референт. Документи, які надходять до підприємства, проходять такі етапи:

первинне оброблення;

попередній розгляд;

реєстрацію;

розгляд документів керівництвом;

направлення на виконання;

контроль виконання;

виконання документів;

підшивку документів до справи.

Первинне оброблення надходжень кореспонденції полягає в перевірці правильності доставки та цілісності вкладень; фіксуванні факту надходження документа та підготовці кореспонденції, доставленої не за призначенням.

Під час перевірки цілісності вкладень усі конверти, за винятком тих, які мають помітку "особисто" та листів на адресу громадських організацій, розкриваються.

При цьому перевіряють цілісність конверта та вкладення. У разі виявлення пошкоджень, відсутності документів чи додатків до них слід повідомити про це кореспондентові.

Сортування здійснюється на:

листи, заяви, телеграми;

документи, які відносяться до переписки за заявами;

інші документи.

Анонімні звернення не реєструються.

Конверти, які надходять з кореспонденцією, зберігаються та додаються до документів:

тільки тоді, коли по конверту можливо виявити адресу адресанта, дати відправки та отримання документа або коли дати мають розбіжності;

при некомпетентності вкладених документів;

якщо документ необхідно представити для підтвердження витрат по оплаті кореспонденції.

Інші конверти знищуються.

Для фіксування факту надходження на документі, який підлягає реєстрації, проставляється реєстраційний штамп на полі реквізиту "відмітка про надходження", де записується дата одержання документа — це факт реєстрації документа.

Передача вхідних документів керівникові повинна здійснюватись після реєстрації в машинно-орієнтованій реєстраційно-контрольній картці (РКК). Перелік реквізитів РКК наведено в табл. 4.

Прийняття управлінського рішення по конкретному документу — одна з основних функцій керівника, вирішальна ланка в технології управління.




Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

Керівник підприємства, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки щодо виконання документа і встановити реальні терміни.

Документи, які відправляються з підприємства, називаються вихідними.

Оброблення вихідних документів включає такі операції:

складання проекту документа;

узгодження проекту документа;

перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

підписання документа керівником (затвердження в необхідних випадках);

реєстрація документа;

відправка документа за адресою;

підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складає виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар-референт підприємства.

Вихідні документи оформлюються в двох примірниках, за винятком фактів і телефонограм, які складаються в одному примірникку.

Усю кореспонденцію, яку слід відправити, здають секретарю-референту в день підпису, а ту, що надійшла в другій половині дня, — не пізніше першої половини наступного дня.

Документи, які слід відправляти, передаються повністю оформленими, підписаними та зареєстрованими.

Секретар-референт, який оформлює підписані документи на відправку за призначенням, повинен:

перевірити правильність адреси одержувача;

перевірити наявність підпису на першому примірнику документа;

поставити на документі номер листування;

поставити на документі посилання на вхідний пропуск;

вказати на копії документа дату підписання, номер листування;

перевірити наявність додатка, вказаного виконавцем у листі;

внести в копії документа всі поправки, доповнення, зроблені під час підписування оригіналу;

поставити зверху першої сторінки супровідного листа штамп (належить поверненню), якщо документ, який надсилається, має бути повернутим.

Неправильно або неохайно оформлені документи, а також оформлені, на низькому культурному рівні повертаються керівникові організації.

Вихідні телеграми та телефонограми мають порядкову нумерацію та реєструються для обліку в усіх формах (журналах, реєстрах) у такому самому порядку, як і інша кореспонденція.

Реєстраційні номери документів присвоюють у порядку зростання таким чином:

ініціативних вхідних документів та ініціативних вихідних у межах кожної з цих групп;

розпорядчих (наказів, наказів щодо особового складу) та протоколів нарад у керівництві організації — в межах справи, до якої вони відносяться;

внутрішніх документів — у межах справ, до яких вони відносяться.


Зразки журналів реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів наведено на рис. 11, 12.


Реєстраційні номери вхідних і вихідних документів складаються з порядкового номера документа, умовного позначення структурного підрозділу чи посадової особи, номера справи, до якої буде підшито документ, або його копію. Наприклад, номер документа 81/02-04 засвідчує, що 81 — порядковий номер документа в журналі реєстрації, 02-04 — номер справи за номенклатурою. Можуть бути й інші системи реєстрації.

У практичній діяльності організацій використовуються дві реєстраційні форми: 1) журнали і 2) картки, що мають такі графи:

індекс (номер) документа;

дата документа;

автор документа (внутрішня організація) — для вхідних документів;

адресат (кореспондент) — для вихідних документів;

резолюція;

виконавець;

строк виконання;

відмітка про виконання;

номер справи.

Фірми на власний розсуд можуть вибирати оптимальний склад реєстраційних граф.

Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання та оперативного використання наявної в них інформації.

Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, спричинених специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документів закріплюється в інструкції діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані — у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого повторно він не реєструється.

Реєструють документи в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструють урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення — реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом). У разі, коли документ беруть на контролль, виготовляють три примірники картки.

Для зручності реєстраційні картки групують в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга — для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають за розділами за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляють у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

а)         урядових документів;

б)         наказів керівника установи з основної діяльності;

в)         наказів щодо особового складу;

г)         відряджень;

ґ) рішень колегії установи;

д)         актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.
Автоматизована реєстрація документів проводиться

централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки.

Запис здійснюється з РКК, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів або шляхом прямого введення з документа реквізитів реєстрації.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності комп'ютерної мережі — центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою введення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. При частковій автоматизації пошукових операцій слід додержуватися сумісності традиційної та автоматизованої систем реєстрації і пошуків.

Пошук необхідної інформації, як правило, здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та оброблення інформації. Користувач повинен мати змогу в будь-який момент одержати інформацію про всі або кілька реквізитів реєстрації і місцезнаходження документа.

Існує декілька форм реєстрації документів: централізована, децентралізована і змішана. При централізованій системі створюється єдиний довідковий центр роботи з документами. Децентралізована система передбачає реєстрацію в місцях створення чи виконання документів. З урахуванням особливостей підприємства може застосовуватись і змішана система, коли одна частина документів реєструється централізовано, інша — у структурних підрозділах.

У невеликих комерційних підприємствах найчастіше практикується централізована система реєстрації. Однак вона завжди повинна бути одноактна. Зареєстрований документ не може реєструватися повторно в процесі його обігу в середині підприємства.

Документи при реєстрації розподіляються на декілька груп, кожна з яких реєструється окремо:

вхідні документи;

вихідні документи;

внутрішні документи;

комерційні контракти;

документи з грифом "КТ" ("Конфіденційно", "Комерційна таємниця").

Блок-схему роботи з вхідними документами подано на рис. 13. Порядковий реєстраційний номер документа присвоюється, починаючи з № 1 з першого січня кожного року по 31 грудня. Перелік документів, які не реєструються діловодною службою, наведено в табл. 5.


Примітка. Документи, перелічені в п.п. 4, 6, 11, 12, 13, 14 підлягають спеціальному обліку у відповідних службах установ (відділі кадрів, бухгалтерії, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації тощо).