10. Оформлення документів про відрядження

Службові відрядження працівників організації здійснюються згідно з планом роботи з урахуванням асигнувань і кошторисом витрат на відрядження.

У разі необхідності відрядження працівника начальник структурного підрозділу разом з доповідною запискою, де зазначає куди, на який термін, з якою метою необхідно відрядити працівника, подає на затвердження завдання на відрядження.

Затверджене завдання разом із посвідченням про відрядження та завізованим бухгалтерією проектом наказу про відрядження подається на розгляд керівництву, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Реєстрація посвідчень про відрядження та облік працівників, що вибувають у відрядження, здійснюється у спеціальному журналі.

Після повернення з відрядження працівник у триденний термін доповідає про виконання одержаного завдання (подає звіт про відрядження) керівникові, який затверджував завдання на відрядження.

Звіт про відрядження з резолюцією відповідного керівника про виконання завдання та авансовий звіт за встановленою формою, затверджений керівником, працівник подає до бухгалтерії організації.

Відмітка на посвідченні про відрядження про вибуття працівника у відрядження та прибуття з відрядження засвідчується підписом начальника відділу та печаткою "Для відряджень".

Відмітка на посвідченні про відрядження особи, яка прибула до організації за викликом, засвідчується печаткою "Для відряджень" за наявності підпису посадової особи, на виклик якої вона прибула, після реєстрації в журналі.

При проведенні заходів, пов'язаних із викликом значної кількості працівників, посвідчення про відрядження заповнює працівник підрозділу, відповідального за організацію проведення заходів, і після підпису відповідною посадовою особою подає всі одночасно на засвідчення печаткою.

Особливості оформлення закордонних відряджень

Оформлення документів для працівників державних установ, органів влади (крім керівника та його заступників), що відбувають у закордонні відрядження, здійснює Управління зовнішніх зв'язків відповідного міністерства або відомства згідно з установленим порядком, який включає:

одержання листа-запрошення (підтвердження) від сторони, що приймає;

надання методичної допомоги в підготовці технічного завдання;

отримання дозволу на відрядження;

оформлення виїзду через консульське управління Міністерства зовнішніх справ України (подаються документи: копія запрошення, копія листа-дозволу на відрядження, лист до консульського управління Міністерства зовнішніх справ України);

оформлення закордонних паспортів (за необхідності);

оформлення візи в посольстві;

оформлення перебування в залі офіційних делегацій (за необхідності).

Оформлення документів для закордонного відрядження керівника державної установи/організації та його заступників мають такі відмінності:

необхідність погодження технічного завдання в Міністерстві зовнішніх справ України;

отримання дозволу на відрядження у вищого керівництва;

подання документів до консульського управління Міністерства зовнішніх справ України для одержання дозволу цього Міністерства.