9. Складання особистих документів

Для звернення до керівництва підприємства або державних установ складаються документи особистого характеру, коли автором документа є його укладач.

До таких документів належать:

заява;

резюме;

автобіографія;

характеристика;

розписка;

доручення.

Текст їх може бути довільним і складається самим автором, але такі реквізити, як назва виду документа, дата, підпис повинні бути обов'язково.

Заява — це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.

Заяви з кадрових питань складаються з таких реквізитів:

адреса (назва організації або службової особи);

відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові; адреса, іноді посада);

назва виду документа (заява);

текст;

перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

підпис автора;

дата написання заяви.

Якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати адресу, паспортні дані, а достатньо назвати посаду та місце роботи (структурний підрозділ).

Текст заяви має таку структуру:

прохання (висновок);

обгрунтування прохання (докази) — для заяв про звільнення, переведення.

Резюме — документ, який містить короткі відомості біографічного плану і представляється особою під час працевлаштування до комерційного підприємства, частіше до інофірми.

Резюме містить: назву виду документа; дату; прізвище, ім'я, по батькові; посаду та поштову адресу претендента; телефон; текст; підпис.

Текст резюме складається з таких розділів:

персональні дані;

мета працевлаштування (яку саме роботу або посаду хотів би отримати претендент);

освіта (перерахування в зворотній хронологічній послідовності, починаючи з останнього місця навчання;

досвід роботи (короткий опис характеру роботи з поданням посад, які займав претендент, і дат);

додаткова інформація (знання іноземних мов, конкретні навички, які мають відношення до професії, робота в громадських організаціях);

рекомендації (з прізвищами та телефонами);

підпис.

Автобіографія — це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя і діяльності. Автобіографія типового формуляру не має і складається довільно. Пишеться, як правило, від руки на аркуші чистого паперу або на спеціальному бланку під час вступу на роботу і в деяких інших випадках.

Форма викладу — розповідна (від першої особи). Всі відомості подаються у хронологічному порядку (від дати народження до дати написання документа).

В автобіографіях обов'язково вказують:

прізвище, ім'я, по батькові;

дату народження;

місце народження;

відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

відомості про службу в армії;

відомості про трудову діяльність (коротко, в хронологічній послідовності — назви місць праці і посад);

відомості про громадську роботу;

нагороди;

сімейний склад;

короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти);

останнє місце роботи, посада;

домашню адресу;

дату написання автобіографії;

особистий підпис.

Характеристика — офіційний документ, у якому сформульовано громадську думку про працівника як члена колективу і висловлено її в офіційній формі за підписами представника адміністрації та колективу.

Якщо працівник просить видати йому характеристику, адміністрація зобов'язана це зробити.

У кожній правильно складеній характеристиці можна виділити логічно пов'язані між собою складові частини:

Перша — це анкетні дані, які слідують за назвою документа, де вказано прізвище, ім'я та по батькові, посада, рік народження, національність, освіта (ці відомості заведено розміщувати праворуч стовпчиком).

Друга — дані про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи на даному підприємстві, службове переміщення, посада на дату складання документа).

Третя частина — власне сама характеристика, тобто оцінка моральних та ділових якостей: ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті, поведінка в побуті, ставлення до товаришів по роботі.

Четверта, заключна, частина — висновок, у якому вказано призначення характеристики.

Викладення тексту — у третій особі. Під час опису діяльності, волі, здібностей та особливостей характеру людини вдаються й до оціночних мовних засобів: заслужений авторитет, напружено працює, нетактовний, стриманий, бере активну участь тощо.

Після тексту ставлять дату та підписи, печатку.

Характеристику пишуть у двох примірниках, один з яких видають зацікавленій особі, а копію підшивають до справи.

Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарівтощо, завірений підписом одержувача.

Реквізити:

назва виду документа (розписка);

посада, прізвище, ім'я та по батькові того, хто дає розписку;

кому дається розписка;

у чому конкретно дано розписку (обов'язково слід вказати точне найменування матеріальних цінностей, предметів, інструментів);

на підставі якого розпорядження чи документа одержано цінності;

дата й підпис одержувача цінностей.

Текст розписки включає:

посади, прізвища, імена і по батькові осіб, які видали та отримали будь-що;

перелік отриманого з вказівкою кількості та вартості (цифрами і в дужках прописом з великої літери);

підпис особи, яка дала розписку.

Текст розписки розпочинається словами: Видана мною, інженером... Ця розписка видана... Я, учитель середньої школи № 2.. Дата пишеться за таким зразком: 17 березня 2001 року. Грошові суми пишуться цифрами, а в дужках — словами: в сумі 600 (шістсот) грн.

Доручення — документ про надання права конкретній особі на певні дії від імені підприємства чи окремого громадянина.

Доручення поділяють на офіційні й особисті. Офіційні можуть видаватися на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, здійснення господарських, посередницьких, транспортних операцій тощо. Особисті складаються особами, які передають власні права іншим особам. Це може бути право на одержання заробітної плати, поштового переказу та інших операцій.

Офіційні доручення повинні мати такі реквізити:

назву підприємства;

юридичну адреса підприємства;

назву виду документа;

дату;

індекс (номер);

текст;

підписи посадових осіб;

печатку підприємства.

Особисте доручення — це документ, що свідчить про надання права довіреній особі на здійснення певних дій або отримання грошових, чи товарно-матеріальних цінностей від особи, що довіряє.

Особисте доручення має реквізити:

назву документа;

дату;

прізвище, ім'я, по батькові особи якій видано доручення;

зміст;

підпис особи, яка довіряє;

підпис посадової особи, яка завірила доручення;

печатку.

До тексту доручення вносять дані такого змісту:

посада і паспортні відомості особи, якій видано "доручення;

організація, з якою здійснюються дії по дорученню;

зразок підпису особи, яка отримала доручення;

строк дії доручення.

Виготовляються трафаретні бланки доручень. Вони можуть оформлятися і на бланку підприємства. Якщо операції, що здійснюються через доручення, стосуються грошових або матеріальних цінностей, цей документ обов'язково підписує керівник підприємства і головний бухгалтер.

Особисті доручення на отримання пенсій, стипендій, вкладів у банках, кореспонденції нотаріального засвідчення не потребують. Вони засвідчуються і завіряються підписом посадової особи та печаткою організації, в який той, хто робить доручення, працює, навчається, або відповідної житлово-експлуатаційної організації за місцем постійного проживання.

Доручення видаються, як правило, на строк, що визначений конкретним документом. Якщо ж такий строк у дорученні відсутній, то доручення зберігає силу протягом місяця від дня видачі.

Якщо дата видачі в дорученні відсутня, то документ вважається недійсним і він не має юридичної сили.