4. Інші облікові документи щодо особового складу

До інших облікових документів щодо особового складу відноситься штатно-посадова книга, яка є основним робочим документом служби персоналоу, який показує стан укомплектованості апарату підприємства і його підрозділів працівниками всіх категорій персоналу. Цю книгу складають на основі штатного розкладу підприємства за визначеною формою з такими графами:

номер за порядком;

найменування підрозділів і посад;

посадовий оклад;

категорія персоналу;

прізвище, ім'я та по батькові;

рік народження;

освіта, спецільність за освітою;

дата і номер наказу про призначення на посаду. Книга слугує для визначення якісного складу працівників

у даний час (рік, квартал, місяць). Для цього треба порівняти штатний розклад (потребу) зі штатно-посадовою книгою (фактична укомплектованість).

Штатно-посадова книга дає можливість службі персоналу оперативно дати відповідь щодо укомплектованості якісним і кількісним складом персоналу будь-якого підрозділу підприємства.

Для оперативного пошуку даних і одержання різних довідок про працівників, що працюють, переведені в інші підрозділи, вибули, про загальний і безперервний стаж роботи служба персоналу веде абеткову книгу, в якій зазначається:

номер з/п; прізвище, ім'я та по батькові;

номер особової справи, особової картки;

місце роботи, номер наказу про призначення і переміщення;

стаж роботи (безперервний, загальний);

дата і номер наказу про звільнення.

Для визначення частоти змінності (плинності) кадрів на тій чи іншій посаді і для вивчення причин плинності на посаді ведуть посадову картку.

Особові листки з обліку кадрів є необхідним документом, що його заповнює громадянин під час чи то приймання його на роботу (навчання), чи то для участі в певному конкурсі тощо. Такий документ є узагальненням автобіографічних даних громадянина, оформлених шляхом фіксації їх у таблицях.

Основні реквізити:

назва виду документа (особовий листок; анкета наукового працівника); прізвище, ім'я, по батькові, дата і місце народження, фото того, хто заповнює документ;

відомості про освіту;

відомості про наукові ступені, вчені звання;

якими мовами володіє;

трудова діяльність;

державні нагороди;

вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки;

відомості про родину;

паспортні дані; домашня адреса;

особистий підпис;

дата заповнення документа.