11. Підготовка та оформлення документів до засідання колегіальних органів

Організацію і технічне обслуговування засідань правління або іншого колегіального органу здійснює його секретар.

Підготовка, матеріалів до засідання правління. Питання для розгляду на засіданнях правління відповідно до плану проведення засідань, який складається на квартал, а також за ініціативою членів правління, начальників структурних підрозділів, що обґрунтовується в доповідній записці на ім'я керівника організацій.

Члени правління, керівники структурних підрозділів згідно з Регламентом проведення засідань подають для включення до плану роботи колегіального органу за встановленою формою перелік питань, які вони вважають за доцільне розглянути на засіданнях колегіального органу. У необхідних випадках до переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.

Голова правління може вносити питання для розгляду на засіданні правління за власною ініциативою шляхом надання доручень.

Підрозділ, чи посадова особа, відповідальна за підготовку питання для розгляду на засіданні правління, готує такі документи:

проект рішення (постанови, розпорядження), до якого в передбачених випадках додається проект документа (інструкція, положення, методика тощо) з обговорюваного питання;

довідку про зауваження до проекту зацікавлених установ і структурних підрозділів (якщо такі є);

пояснювальну записку, в якій даються необхідні обгрунтування і прогнози очікуваних наслідків реалізації прийнятого рішення, довідковий та аналітичний матеріал з обговорюваного питання;

проект протокольного рішення;

список осіб, яких пропонується запросити на засідання;

формулювання питання, що вноситься до проекту порядку денного засідання зазначенням доповідача.

Названі документи подають до загального відділу, відділу (управління) координації або інформаційного підрозділу не пізніше як за 5 днів до засідання. Вони повинні бути завізовані безпосереднім виконавцем та начальником структурного підрозділу, членом правління відповідальним за підготовку питання для розгляду на засіданні комітету, заступником голови правління відповідного напрямку

Проект порядку денного засідання правління формується загальним відділом і разом з матеріалами та загальним списком запрошених на засідання подається на розгляд голові правління, який приймає рішення щодо їх внесення на розгляд правління.

Після визначення дати проведення засідання не пізніше як за три дні до засідання матеріали надсилають загальним відділом членам правління.

На кожне засідання колегіального органу складають протокол за встановленою формою.

Протоколи колегій оформляють секретарі цих колегій і у встановленому порядку разом з матеріалами передають на зберігання до архіву.

Документи, підготовлені до засідання колегій (проекти постанов, розпоряджень, довідки, списки тощо), а також один примірник розмножених документів зберігаються в секретаря колегіального органу з кожного засідання окремо.

Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань покладається на керівників відповідних структурних підрозділів.

Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів до засідань і перевіряє наявність усіх документів і правильність їх оформлення.

При порушенні встановленого порядку підготовки документів до розгляду на засіданні секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде розглядатися це питання, чи буде зняте з порядку денного засідання.

Особи, які одержали проекти постанови (рішення) та інші документи, до засідання зобов'язані уважно їх вивчити і при наявності зауважень і пропозицій чітко їх сформулювати у письмовому вигляді з тим, щоб у разі згоди колегіального органу з цими зауваженнями і пропозиціями їх можна було відтворити в рішенні.

Основні вимоги до текстових документів, якими оперує вища школа, наведені в Додатку 7 до Наказу Міносвіти України №285 від 31 липня 1998 р. (табл. 3).

Таблиця З

Основні вимоги до текстових документів

 

1

Текстовий документ — стандартний текстовий файл, який створюється в текстовому редакторі Microsoft Word for Windows'97 (або у крайньому випадку 2.0, 6.0/7.0)

2

Файл з документом має бути представлений у нормальному (не стислому) вигляді

3

Текст документа повинен без проблем переглядатись у Microsoft Word for Windows. Називати файл довжиною назви не більше 8 (восьми) літер. Не допускається в документі використовувати шрифти з поставки Windows (Times New Roman, Arial etc.). Також не допускається формувати текстові дані у графічних форматах PCX, GIF, TIF і їм подібних

4  1 Розмір документа не обмежується

5

Формування абзаців обов'язкове. Документ повинен мати абзаци з відступом від лівого краю 1,5 см. Треба використовувати аркуш формату A4, згідно з ГОСТ 2.301

б

Кількість рядків на сторінку з одним інтервалом — близько 40. Розміщувати текст треба з відбивкою з обох країв (justify). В тексті не повинно бути ніяких кодів, крім кодів Microsoft Word for Windows

7  1 При наборі тексту допускається використання латинського алфавіту

S

Коди символів повинні відповідати кодовій таблиці ASCI 866. Для набору апострофа треба використовувати змінні розкладки клавіатури з української на латинську. Використання позначки " замість апострофа не дозволяється

9

Розкладки клавіатур (латинської, російської, української) слід використовувати лише стандартні

10

Для передачі документів(а) використовувати дискету розміром 3,5", згідно з ГОСТ 28388

Розміщувати аркуш, використовуючи опції:

Portrait (стоячий), відступи: зліва — 2,5 см, справа — 2 см, зверху та знизу також по 2 см.

На верхні та нижні колонтитули відводити по 1,2 см. Нумерація сторінок обов'язкова