10. Оформлення копій та розмноження документів

Копії документів виготовляють тільки з дозволу керівництва організації або керівника відповідного структурного підрозділу відповідно до компетенції. Організація може засвідчувати копії лише тих документів, які нею створюються (крім нотаріату).

При вирішенні питань, що стосуються приймання громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників, організація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтва про одержання освіти тощо).

Копія з документа відтворюється рукописним або машинописним способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналові, і скріплюється печаткою (не гербовою).

У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч вище від реквізиту "адресат" проставляється відмітка "Копія".

Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово "Вірно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "підпис".

Наприклад:

Вірно

Інспектор відділу кадрів підпис ініціали, прізвище

29.05.06.

Копію службового документа засвідчує своїм підписом посадова особа того структурного підрозділу, в якому зберігається оригінал. Його підпис скріплюється печаткою (не гербовою).

На копіях вихідних документів, які залишаються в справах організації, реквізити бланків не відтворюються, проставляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис.

Наприклад:

18.05.06   № 33-14/09-1328

На № 15665/92 від 20.05.06.

Текст документа

Заступник Голови правління     ініціали, прізвище Вірно

Інспектор відділу кадрів      підпис ініціали, прізвище

18.06.06.

Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, візи виконавців; засвідчувальний напис скріплюється печаткою, яка відтворює найменування відповідної установи (не гербова) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.

Порядок тиражування та копіювання документів засобами розмножувальної техніки визначає керівник організації, необхідність розмноження документів — керівники структурних підрозділів.

Розмноження документів здійснюється копіювально-друкарською групою, канцелярією, секретарем, офіс-менеджером тощо з дозволу начальника.

Для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює бланк замовлення встановленої форми, який підписує начальник структурного підрозділу.

Документи на розмноження виконавець передає до копіювально-друкарської групи разом із замовленням, яке реєструється в журналі обліку роботи копіювально-друкарської групи.

За зміст документів, що здаються на розмноження, несуть відповідальність виконавці і начальники структурних підрозділів.

Оригінал документа, що здається до копіювально-друкарської групи для тиражування, повинен бути надрукований (написаний) із використанням якісної фарбувальної стрічки (чорнила, пасти) такого кольору і насиченості, які забезпечують якісне відтворення документа на розмножувальних апаратах. У разі невідповідності якості оригіналу цим вимогам копіювально-друкарська група має право не приймати його для роботи.

При отриманні розмноженого матеріалу працівник, який його одержує, перевіряє повноту і якість виконаної роботи і розписується в журналі за виконану роботу.

Оригінали документів після зняття з них копій повертаються виконавцю разом із розмноженими примірниками.

Документи з грифом "Для службового користування", обмеженого доступу приймаються для розмноження тільки з дозволу керівника організації

Накази, постанови, розпорядження розмножуються в кількості, встановленій розрахунком надсилання.

При тиражуванні нормативних документів на звороті останнього аркуша оригіналу документа, з якого здійснювалося копіювання, працівники копіювального бюро проставляють номер замовлення на тиражування, кількість розмножених примірників і дату.

Документи, які раніше були розмножені, повторно розмножуються з дозволу начальника Управління справами у виключних випадках.

Начальники структурних підрозділів замовляють розмноження службових документів у мінімально можливій кількості, що визначається службовою необхідністю з урахуванням встановлених норм забезпечення матеріальними ресурсами відповідного структурного підрозділу.

Не дозволяється копіювати документи, які не зареєстровані в апараті управління організації.

Бланки, реєстраційні картки та інші форми організаційно-розпорядчих документів розмножуються за погодженням із начальником управління справами або керівництва організації.