7. Проходження документа

Проходження документів супроводжується відповідними на них позначками. Відмітки ставлять на лицьовій стороні першої сторінки документа, що полегшує сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документах, які вказують на його проходження та виконання, потрібно обов'язково датувати.

При отриманні документа на ньому проставляють реєстраційний штамп — відмітку про надходження (31). У відповідності до стандарту його ставлять на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітку роблять від руки або за допомогою гумового штемпеля.

Порядок та характер виконання документа вказують у резолюції (18), яка повинна відображати відношення керівника до питання, про яке йдеться в документі, та вказувати на порядок його вирішення.

Резолюція виражає ставлення особи до інформації, яка міститься в документі, а також дає відповідні вказівки, які мають загальний (до відома.. , до виконання.. , до керівництва... ) або конкретний характер і адресуються службово підпорядкованим особам (терміново вживіть заходів..., про результати повідомте... , негайно відрядити... , розглянути і доповісти у п'ятиденний строк). Резолюцію пишуть у лівому верхньому куті документа, в листах — між заголовком та текстом. Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця (кому доручається), що зробити (дія), термін виконання, особистий підпис керівника та дата резолюції:

п.Сергієнко В.А.! Зв'яжіться з постачальниками та підготуйте відповідь до 03.08.06. (особистий підпис) 01.08.06.

Документи, які потребують виконання, беруться на контроль (20). На лівому полі першої сторінки роблять позначку літерою "К" (червоним, зеленим, синім олівцем або гумовим штемпелем "Контроль".

Відмітка про виконання та направлення документа до справи (реквізит 29) містить такі дані: коротку довідку про виконання: слова "До справи"; вказівку на номер справи, до якої має бути підшито документ; дату виконання і підпис виконавця. Вміщується на нижньому полі першої сторінки:

До справи 15-01 /137

(особистий підпис)   З.І. Трохименко

12.04.06

Відмітку про перенесення даних до машинного носія (30) проставляють у тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті ПЕОМ. Складається з напису "Інформація перенесена на машинний носій", підпису особи, відповідальної за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркушу між відміткою про виконання та відміткою про надходження.