6. Засвідчення документа

Основні способи засвідчення документа підписування, проставлення печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.

Підпис — обов'язковий реквізит документа. Складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і розшифрування цього підпису (ініціали та прізвище). Ініціали проставляють перед прізвищем. Розшифровка підпису не береться в дужки.

Назва посади може бути короткою (якщо документ складається на бланку) і повною; до її складу входить повна назва установи, якщо документ друкується на чистому папері.

Підпис ставлять посередені під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його (або після перерахування в додатку документів).

Найменування посади звичайно пишуть ліворуч від прізвища, саме ж прізвище тоді друкують на рівні останнього рядка назви посади:

Начальник

товарного відділу      Г.В. Глущенко

У підписах під офіційними документами крім посади прийнято вказувати також персональні звання і вчені ступені: спочатку посада, потім персональні, почесні звання та інші звання:

Завідувач кафедри менеджмету,

д.е.н., професор М.Д.Виноградський

Особистий підпис на документі повинен бути розбірливий (іноді виникає необхідність установити, хто саме підписав документ). Надто широкі, "розмашисті" підписи справлять неприємне вражання, свідчать про поспішливість або неуважність.

Підписують звичайно перший примірник документа. Всі вихідні документи, як правило, підписує керівник або його заступник. Керівники структурних підрозділів підписують документи в межах своєї компетенції.

Два підписи або більше ставлять тоді, коли відповідальність лягає на кілька осіб. Наприклад, на протоколах — підпис голови та секретаря; на атестатах — підпис директора школи, завуча та вчителів; на договорах — підписи сторін; на фінансово-розрахункових документах — підпис керівника та головного бухгалтера.

Підписи кількох службових осіб на документах розміщують один під одним у послідовності, яка відповідає посаді:

Директор об'єднання їдалень

Мінського району м.Києва А.В.Сиротенко Головний бухгалтер М.С.Сушук

Якщо документ підписують кілька осіб однієї посади, їх підписи розміщують на одному рівні:

Директор        Директор фабрики

Центрального універмагу    "Прогрес"

(особистий підпис)   (особистий підпис)

ІА.Коваль      Л.І. Скопич

Коли документ підписує комісія, позначаються обов'язки членів по комісії, а не посади:

Голова комісії     (підпис) С.Г.Боровський Члени комісії:     (підпис) АВ.Сердюк ( підпис) Г.А.Ганюк

З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, проставляють печатку. Печатки бувають гербові та прості.

Гербова печатка — завжди кругла, із зображенням герба України в центрі, по периметру дається повна назва установи або підприємства.

Гербова печатка ставиться на документи, які пов'язані з отриманням грошей, матеріальних цінностей (чеки, довіреності), на документах, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова, книжка, диплом та ін.).

Прості печатки бувають круглі, квадратні, прямокутні, трикутні. Герб на них не зображується. Простих печаток в установі може бути декілька. Вони проставляються на копіях документів, які виходять за межі організації, на справках, перепустках, при опечатуванні бандеролей, пакунків.

Відбиток печатки проставляють так, щоб він частково захоплював найменування посади особи, яка підписала, документ.

Після підписання деяких видів документів нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути, Положення про установи та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції, звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.

Затвердження має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло підприємств. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження (17) або виданням розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу). Обидва способи мають однакову юридичну силу.

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті аркуша.

Якщо затверджує посадова особа: ЗАТВЕРДЖУЮ

найменування посади, включаючи назву підприємства, особистий підпис, розшифровка, дата.

Якщо затверджено іншим документом:

ЗАТВЕРДЖЕНО

назва документа в орудному відмінку (чим?) дата документа, номер

Слова ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖУЮ пишуться великими літерами без лапок.