5. Погодження та затвердження документів

Реквізити 24, 25. Відмітки про погодження. Погодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі погодження визначають правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність щодо чинного законодавства. У процесі їх погодження виявляються і враховуються інтереси різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань. Проекти документів, погоджують з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в питаннях, відображених у документі.

Погодження може бути внутрішнім та зовнішнім.

Внутрішнє погодження документів відбувається в такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань (головні та старші спеціалісти); з фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною службою, заступником керівника, який займається цим питанням.

Внутрішнє погодження документа оформлюють візою. Віза складається з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначають посаду візуючого та розшифровують його підпис (ініціали та прізвище):

Начальник відділу кадрів    (підпис)   СІ. Петров 25.04.05.

Розшифрування підпису зумовлено тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і за ним важко встановити, з ким погоджено документ.

Якщо виникли зауваження та доповнення до проекту документа, їх викладають на окремому аркуші. В цьому випадку віза має такий вигляд:

Ст.юрисконсульт      (підпис) ВА.Коваленко

Зауваження додаються

05.06.05.

Проставляються візи на першому примірнику, якщо документ внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, візу проставляють на тому примірнику, що залишається в установі.

Розміщують візи нижче від підпису керівника в лівому нижньому куті документа.

Зовнішнє погодження документа залежно від його змісту відбувається в такій послідовності:

з організаціями, які займаються науковими дослідженнями в тій галузі, до якої має відношення зміст документа;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері діяльності (санітарний, протипожежний);

з вищими органами загальної або галузевої компетенції.

Зовнішнє погодження документа може бути оформлене довідкою, протоколом погодження або грифом погодження на документі.

У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розміщують нижче від підпису у верхньому лівому куті документа. Гриф складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, з якою погоджується документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування, дати.

ПОГОДЖЕНО

Начальник відділу кадрів Подільського універмагу

Підпис (ініціали, прізвище)

26.07.05.

Якщо погодження провадиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол (найменування колегіального органу в родовому відмінку) від 01.02.05 № 12