4. Адресація документів

Гриф обмеження доступу до документа ("Секретно", "Для службового користування") розміщують у заголовній частині документа.

Адресата, якому направляється документ, розміщують у правому верхньому куті.

Кожна складова частина адресата — найменування підприємства, структурного підрозділу, найменування посади, прізвище одержувача пишуть з нового рядка.

Розділові знаки між окремими елементами адресата не ставлять, тобто використовуються правила відкритої пунктуації.

Якщо документ надсилають приватній особі (відповіді на заяви, скарги або листи трудящих), спочатку пишуть поштову адресу, а потім прізвище одержувача та його ініціали.

Прізвище адресата слід указувати з ініціалами, стандартне скорочення слова товариш — т., пана/пані — п. (т. Маузер П.І., або п. Сірко Т.Т.).

Документ адресують установі, організації, підприємству або їх структурному підрозділу (у називному відмінку):

Міністерство економїки України Планово-економічне управління Відділ праці та заробітної плати.

Можна адресувати документ посадовій особі в давальному відмінку:

Київське виробниче об'єднання "Оболонь", начальнику відділу збуту.

Можна адресувати конкретній посадовій особі (посада та прізвище — в давальному відмінку):

Дарницький шовковий комбінат, Заступнику директора — Т. Сидоренко.

Найменування підприємства можна включати до складу найменування посади:

Директору ВАТ Універмаг "Дитячи світ", п. Полутовій С.Г.

Конкретній особі документ адресують тоді, коли виконавець упевнений у тому, що ця особа посідає саме цю посаду.

При адресуванні документа кільком однорідним підприємствам їх слід називати узагальнено:

Директорам орендних магазинів Подільського району м.Києва.

Якщо той самий документ розсилають кільком різним адресатам, усі вони зазначаються на документі (їх має бути не більше чотирьох. Якщо їх більше, то у такому випадку складається список розсилки).

Поштову адресу кореспондента позначають у повній відповідності з поштовими правилами Міністерства зв'язку України: спочатку поштовий індекс, потім область, місто (район, село), вулиця, номер будинку, квартири.