3. Датування документів

Датування документів. Позбавлений дати документ певною мірою втрачає юридичну силу.

Датою документу може стати або день написання (лист, наказ), або день затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол).

Дата є пошуковою ознакою і використовується при посиланні на цей документ разом з індексом. Проставляє власноручно особа, що підписує або затверджує документ.

До складу реквізиту "дата" входять число, місяць і рік. Раціональніше писати трьома парами арабських цифр, розділених крапками. Рік, місяць та число позначають двома цифрами. У тексті самого документа користуються традиційним записом (18 грудня 2006 року). Якщо цифра одна, перед нею ставлять нуль. Місце дати — в лівому верхньому кутку документа разом з індексом або поруч з підписом, або у грифі затвердження. На документах також ставлять дати написання резолюції, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання, Проставляють також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп), дата виконання та направлення документа до справи, дата перенесення даних на машинний носій.

Індекс (номер документа). Індекс — вихідний номер документа, який відправляється з підприємства, номер — порядковий номер внутрішнього документа.

Нумерація документів ведеться з січня по грудень. Лише в навчальних закладах нумерацію внутрішніх документів починають з початку навчального року (з вересня) та ведуть за навчальними роками.

Індекс складається, як правило, з індексу структурного підрозділу, який склав документ, номера справи, де залишилась копія, та порядкового номера вихідної кореспонденції.

Посилання на індекс і дату вхідного документа проставляється тільки в листах-відповідях. Наприклад, відповідаючи на лист №05-12-154 від 05.07.05 обов'язково проставляють посилання на цей номер і дату. Ваша відповідь одразу буде направлена структурному підрозділу, який має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури справ одразу знайде копію ініціативного листа, на який надійшла відповідь.

Місце складання або видання оформлюють відповідно до адміністративно-територіального розподілу України. Наприклад, м. Київ, м. Суми, смт Жашків, с. Вовчків.