1. Реквізити документа

При оформленні документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їхню юридичну силу, оперативний пошук та можливість оброблення за допомогою сучасних засобів оргтехніки.

Переважну частину документів оформлюють на бланках підприємств та організацій, які містять обов'язкові реквізити, що розташовані в певному порядку.

Реквізит документа — це елемент офіційного документа (наприклад дата, підпис, печатка тощо). Сукупність розміщених на аркуші в установленому порядку реквізитів зветься формуляром.

Формуляр-зразок є основою створення формулярів та бланків управлінських документів усіх видів.

Відповідно до чинного законодавства та нормативних актів для оформлення документів використовують такий набір реквізитів:

Державний герб.

Емблема підприємства.

Зображення нагород.

Код організації за загальнодержавним класифікатором підприємств та організацій (ЗКПО).

Код форми документа за загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ЗКУД).

Назва міністерства чи відомства.

Назва підприємства.

Назва структурного підрозділу.

Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреси, номер телефону, факса та телетайпа, рахунка в банку.

Назва виду документа.

Дата.

Індекс (номер) документа.

Посилання на індекс та дату вхідного документа.

Місце складання або видання.

Гриф обмеження доступу до документа.

Адресат.

Гриф затвердження.

Резолюція.

Заголовок до тексту.

Відмітка про контроль.

Текст документа.

Відмітка про наявність додатків.

Підпис.

Гриф узгодження.

Візи.

Печатка.

Відмітка про завірення копії.

Прізвище виконавця та його телефонний номер.

Відмітка про виконання документа та надсилання його до справи.


Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

Відмітка про надходження.

У формулярі-зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовлені установою бланків документів певного типу в них включають реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.

Кожен вид документа (акт, заява, наказ, лист тощо) повинен мати визначений комплекс реквізитів та стабільний порядок їх розміщення.

Для кожного виду документів встановлено два види розміщення постійних реквізитів — кутовий та поздовжній (1-9).

Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їхнє оброблення, дає можливість використовувати при цьому технічні засоби.

Реквізити в документі розміщують з врахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення і виконання.

Слід розрізняти постійні та змінні реквізити документа.

Постійний — реквізит документа, який нанесено під час виготовлення бланка (1-9);

Змінний — реквізит документа, який фіксується на бланку під час його заповнення.