4. Основні завдання підсистеми "Управління документообігом"

Реєстрація і збереження документів у системі

Підсистема "Управління документообігом" оперує не документами як такими, а елементами інформації, поставленими у відповідність кожному реальному документу, при його реєстрації в системі. Реєстрації в системі підлягає будь-який документ, поза залежністю від типу носія, на якому він поданий.

При реєстрації документа в системі заповнюється електронна реєстраційна картка, в яку заноситься основна інформація про документ у структурованому вигляді. Крім загальних відомостей про кожний документ, до бази даних можна занести електронний варіант його оригіналу. На сьогоднішній день застосовуються два підходи до організації збереження електронних документів.

Перший полягає в тому, що власне тіла документів зберігаються у файловій системі серверної операційної системи.

Другий підхід припускає збереження тіл документів у базі даних. У підсистемі "Управління документообігом" реалізуються обидва підходи. Наприклад, якщо електронний аналог документа подано у якийсь файл на диску, то при реєстрації такого документа можна просто зазначити повний шлях до цього файла. Файл буде оброблюватися за допомогою зв'язаного з ним додатка, виклик якого може бути здійснений як із самої підсистеми, так і ззовні. Але, крім того, копію оригіналу документа можна помістити безпосередньо в базу даних у вигляді ОЬЕ-об'єкта або тексту. Однак при цьому документ стає цілком недоступним поза системою.

Надалі під терміном "документ" в СУД ми розумітимемо набір інформації про реальний документ, що зберігається в базі даних системи, і доступної при перегляді або редагуванні відповідної йому реєстраційної картки. Елементами документа будемо називати всі реквізити, що вказуються в реєстраційній картці цього документа.

У структурі кожного документа в підсистемі "Управління документообігом" можна виділити основні блоки таких типів: блок заголовка і блок позицій. Блок заголовка містить поля, загальні для всього документа і єдині на весь документ. Позиції документа є блоком документа, в якому містяться дані, число яких у документі може бути довільним. Блок позицій представляється в табличному вигляді, і кожній позиції (полю з блока позицій) відповідає визначений стовпець таблиці. Для підтримки однаковості збереження документів і їхнього оброблення всі документи в системі підкоряються єдиній структурі з зарезервованим числом полів різних типів, призначення яких визначає користувач під час настроювання. Для кожного з елементів документа — поля заголовка, стовпців позицій, підсумкових сум за позиціями і перемінними, використовуваних у розрахунках, зарезервовані в системі умовні імена-мне-моніки, однак кожному з них можна дати свій опис.

Визначені поля документів можуть бути використані для вибору і підстановки в них значень з аналітичних довідників. Наприклад, з довідників підрозділів або співробітників, товарів, постачальників, клієнтів тощо. При цьому можна задавати параметри добору інформації з довідників. Крім споконвічно закладених у підсистему довідників, можна створювати свої користувальні списки для аналітики.

При реєстрації документа в системі можна зазначити доку-менти-джерела, інформація з який може бути перенесена до документа, що реєструється, за спеціально настроюваною схемою, а також документи-приймачі, це документи, до яких може бути перенесена необхідна інформація. Крім того, до кожного документа можна оформити декілька додатків. У загальному випадку в підсистемі "Управління документообігом" з кожним документом може бути зв'язана довільна кількість файлів на дисках (так звані "зовнішні" додатки), а також декілька "внутрішніх" додатків у вид текст і ОЬЕ-об'єктів. Цей зв'язок задається при настроюванні варіантів документів і уточнюється при заповненні реєстраційної картки для кожного документа. При створенні нових "внутрішніх" текстових додатків до документів у них можна передавати деяку інформацію з бази даних у вигляді параметрів. Передані параметри визначаються при настроюванні відповідного варіанта документів.

Класифікація документів у СУД

Усі документи, роботу з котрими необхідно автоматизувати, насамперед варто розбити на основні види залежно від їхнього призначення, прив'язки до завдань і доступу до них співробітників функціональних служб.

У системі прийнята наскрізна нумерація документів одного виду. Правило формування реєстраційних номерів документів може бути задане при настроюванні кожного виду документів у вигляді спеціальної маски.

Усередині виду документи розрізняються за варіантами. Кожний варіант документа описує конкретну структуру документа, аналітичні, сумарні, розрахункові й інші поля (реквізити), форму введення для реєстраційної картки, алгоритми заповнення, перевірки й оброблення, бланки друкування, перелік можливих станів і операцій, що можна виконати залежно від сукупності станів документа.

При настроюванні варіанта документа передбачено такі можливості:

завдання ознаки варіанта, який використовують при нумерації документів;

визначення структури документа;

описання довідників системи, які використовують при заповненні реєстраційних карток документів,

настроюванні екранної форми введення (реєстраційної картки) документа;

завдання формул розрахунку значень по замовчанню, а також формул перерахування і перевірки для елементів документа;

указівка можливих станів документа і настроювання необхідних операцій по документу;

заповнення стандартного списку розсилання, що буде діяти по замовчанню для всіх документів даного варіанта;

завдання переліку реєстрів для вибору документів-основ;

укладання списків реєстрів документів-джерел і настроювання схем копіювання даних із джерел;

укладання списку варіантів документів-приймачів і настроювання відповідних схем копіювання даних;

настроювання макетів друку документа;

укладання типів додатків до документа та їхнє настроювання;

•  настроювання сценаріїв заповнення реєстраційної картки документа.

Реєстри документів

Документи одного виду можуть об'єднуватися за визначеними умовами в реєстри. Будь-які дії з документами — перегляд, пошук, додавання, видалення, зміна з відкриттям форми введення (реєстраційної картки), запуск операцій тощо робляться тільки через реєстри документів.

Реєстр являє собою таблицю відсортованих заданим способом документів за визначений період, що відповідають необхідним критеріям.

Критерій добору документів, зовнішній вигляд реєстру та інформація про документи (наприклад, будь-які поля документів або стани документів), яка відбивається в реєстрі, визначає користувач.

Той самий документ може одночасно входити до різних реєстрів, якщо його реквізити відповідають заданим у цих реєстрах критеріям добору документів. Також документи можуть автоматично переміщуватися з одного реєстру до іншого залежно від свого стану внаслідок виконання передбачених для кожного документа операцій.

Операції та етапи оброблення документів

Будь-який документ у системі може мати декілька можливих станів, наприклад, "оформлений", "погоджений", "затверджений" тощо, і може змінювати свій стан у міру вчинення деяких операцій.

Можливі операції настроюються в цілому для варіанта документів. Кожній операції привласнюється код, дається найменування, указується, при якій комбінації станів операція доступна для виконання і як по завершенні операції змінюються стани, а також у якому стані повинен бути документ, щоб можна було зробити "відкат" операції, і в який стан повинен він перейти після відкату.

При реєстрації факту вчинення будь-якої операції по документу зберігаються такі ключові дані: коди виду і варіанта документа, реєстраційні дата і номер документа, код операції і дата/час її виконання. Також фіксуються код АРМ і код користувача, що зробив операцію. Для кожного документа в системі ведеться історія зроблених по ньому операцій із можливістю її детального перегляду.

Маршрутизація документів

У модулі "Управління документообігом" імітація руху документа за визначеним маршрутом реалізується шляхом послідовного відображення цього документа в міру зміни його стану в різних відповідним чином настроєних реєстрах без фізичного його переміщення.

Повноцінна маршрутизація документів із контролем їх виконання забезпечується дотриманням певних умов при настроюванні системи.

У процесі опрацювання кожного варіанта документів зазначити етапи оброблення документів (операції по документах)

Заповнити списки розсилання для необхідних варіантів документів, що будуть підставлятися по замовчанню в усі документи цих варіантів. Для завдання "жорсткої" маршрутизації при настроюванні варіанта можна встановити прапор "Заборонити зміну маршруту". Жорстка маршрутизація закладається в опис моделі ділового процесу на етапі впровадження системи, але надалі, у випадку зміни порядку функціонування апарата керування, вона може видозмінюватися.

Настроїти необхідні реєстри документів із різними умовами добору документів за їхніми станами. У підсумку той самий документ зможе послідовно "переходити" з одних реєстрів в інші при зміні свого стану в результаті виконання встановлених для нього операцій.

Задати права доступу груп користувачів за настроєними реєстрами, настроїти виклики необхідних реєстрів у меню кожного з АРМів.

Для здійснення контролю виконання документів у підсистемі реалізуються такі функції:

Контроль доставки документа. У списку розсилання документа фіксуються дата і час надходження документа до кожного адресату.

Контроль прочитання документа. Кожний користувач може підтвердити своє ознайомлення з документами, що надійшли до нього. При цьому в списку розсилання документа проставляється оцінка в графі "Ознайомлений" навпроти відповідного адресата.

Моніторинг і контроль виконання документа. Для кожного документа в реєстрі відображається його поточний стан.

Контроль термінів виконання. У меню може бути настроєний спеціальний пункт для перегляду документа, для якого прострочена дата виконання (або на будь-якому з етапів їхнього оброблення).

Історія виконання документів. За будь-яким документом можна переглянути історію всіх виконаних по ньому операцій, у якій містяться відомості про дату і час учинення кожної операції, виконавців операцій, а також докладні зведення про зміст деяких спеціальних операцій.

Для інформаційної сумісності модулів корпоративної інформаційної системи передбачено таке:

усі підсистеми працюють з єдиною базою даних;

припускається організація розподіленої бази даних для роботи з нею різних підсистем;

існує довідник підсистем, що входять до комплексної системи автоматизації підприємства;

список підсистем визначає розробник системи;

кожна підсистема має свій набір звітів і свій "ЕХЕ"-мо-дуль, що знаходиться в окремій директорії.

Наразі компанією "ІНФОСОФТ" розроблено новий програмний продукт "Управління документообігом", що являє собою окремий модуль корпоративної системи, призначений для автоматизації діловодства. У цій підсистемі реалізується розширений набір функцій, що забезпечують рішення завдань керування документообігом підприємства: реєстрація, збереження й оброблення електронних документів та облікових карток паперових документів (договорів, листів, наказів, протоколів тощо), а також організація взаємодії користувачів при вирішенні виробничих завдань.

Підсистема "Управління документообігом" надає користувачеві ПЕОМ такі можливості:

класифікація документів;

реєстрація будь-яких електронних документів у системі і створення облікових карток для паперових документів;

побудова форм уведення реквізитів документів і алгоритмів їхнього оброблення;

створення макетів для друкування документів;

створення повнотекстових документів і додатків до них у різних форматах, у тому числі в текстовому вигляді та у вигляді OLE-об'єктів;

використання довільних довідників системи при завданні атрибутів документів;

можливість відбитка в однім документі одночасно декількох таблиць із довільною кількістю рядків і стовпчиків;

автоматичний розрахунок полів документів по заданих формулах;

пошук документів за їхніми реквізитами;

зв'язок документів;

завдання етапів оброблення й операцій за документами, контроль виконання документів;

визначення маршруту оброблення документа і рух документів за заданими маршрутами;

постановка документів на контроль;

автоматичне виконання операцій за документами;

переведення даних з позицій документів у текстовий редактор WORD з розширенням TXT і RTF;

передача даних у додатки WORD, EXCEL, ACCES;

автоматична реєстрація звітів у вигляді документів, можливість виклику звіту з документа;

робота з НТМЬ-документами;

робота з електронною поштою (Е-шаіі );

створення, автоматичне ведення і друкування реєстрів документів;

розмежування прав доступу користувачів до реєстрів документів;

настроювання меню для АРМів;

функції адміністрування бази даних;

ведення різних довідників;

побудова довільних звітів і макетів для їхнього друкування, а також можливість надавати різні інші сервісні функції.