3. Системи автоматизації діловодного процесу

При встановленні на свій комп'ютер пакету МісгозоЙ; Office 2000, користувач застосовує новітні технології для електронної підготовки документів і може робити це швидко й ефективно. Але якщо доводиться оформляти десятки документів на тиждень, особливо в комп'ютерній мережі, при великій кількості співробітників, що швидко й ефективно створюють документи, зберігають їх на локальних дисках і дисках мережного файл-серверу, і при цьому витрачається величезна кількість часу на пошук старих документів, то виникає необхідність у застосуванні програм, покликаних полегшити життя користувачам, що мають справу з великим інформаційним навантаженням, — це системи управління документами (СУД).

Призначення СУД

При застосуванні більшості систем управління документами для підготовки документів використовують звичні офісні пакети або окремі додатки (хоча деякі системи підтримують і свої власні формати документів, а також надають засоби їх редагування).

На СУД покладено виконання додаткових до основних функцій, а саме.

Організація збереження документів. Деякі системи зберігають посилання на документи, розподілені в різних місцях мережі ПЕОМ підприємства, інші дозволяють організовувати централізовану базу даних документів. Основною метою функціонування таких систем є надання користувачам доступу до будь-яких документів, незалежно від того, де документи знаходяться або на якій станції в мережі ПЕОМ був створений документ.

Пошук документів, що може здійснюватися на основі повного тексту та/або за конкретними атрибутами документів.

Контроль за використанням документів, блокування використовуваних документів, щоб унеможливити одночасну модифікацію одного документа декількома користувачами.

Розмежування повноважень користувачів по доступу до документів.

Зв'язування документів, підтримка складних складових документів.

Створення документів засобами самої системи або за допомогою зовнішніх додатків.

Редагування документів.

Не всі системи управління документами підтримують повний набір перерахованих функцій. Більшість СУД підтримують тільки декілька з перерахованих можливостей, тому при придбанні такої системи звичайно виходять із вимог конкретного застосування з урахуванням можливостей подальшого розширення.

Рівні СУД

Можна провести розмежування систем управління документами за рівнями систем керування: підприємство, робоча група і система початкового рівня для індивідуальних користувачів. Системи рівня підприємства найповніші за своїми функціональними можливостями і за складністю. Основна їхня ознака — можливість керувати документами, розподіленими по всій інформаційній системі підприємства, незалежно від її складності, територіального розміщення тощо. Інформаційна система сучасного великого підприємства може складатися з десятків локальних мереж із безліччю серверів та з різними операційними системами. Локальні мережі можуть бути об'єднані в територіальну або глобальну комп'ютерну мережу з застосуванням різноманітних засобів зв'язку. Основою інформаційних систем можуть бути великі комп'ютери універсального призначення (або сервери). Система управління документами рівня підприємства повинна забезпечувати контроль за використанням документів, зручність їхнього пошуку і доступність для всіх користувачів, незалежно від фізичного розміщення користувачів і документів, типів операційних систем і устаткування. Для забезпечення цих можливостей СУД звичайно пропонують віддалений доступ до серверів або сховищ документів, переміщення документів між сховищами, управління потоками документів.

Системи рівня робочих груп призначені звичайно для керування документами в межах локальної мережі з використанням одного сховища документів. Системи, призначені для індивідуальних користувачів, мають мінімальний набір функцій і використовуються для автоматизації базових завдань типу пошуку документів на локальному диску комп'ютера.

Деякі системи побудовані у вигляді компонентів, з яких може бути побудована система практично будь-якого рівня складності, що може застосовуватися як на ізольованих робочих місцях, так і в глобальних мережах.

Основні функції СУД

Основні функції систем управління документами — це збереження й пошук документів різного типу, створених декількома користувачами.

Збереження документів звичайно організують одним із двох методів:

створення централізованого сховища документів;

створення бази даних з посиланнями на документи, що зберігаються у файлах інформаційної системи.

По-різному окремі СУД реалізують пошук документів. Це може бути пошук за повним текстом, за атрибутами або комбінований. При повнотекстовому пошуку існує більша імовірність знайти документи, про які збереглися тільки фрагментарні (або неясні) спогади. Проте атрибутивний пошук дає можливість шукати документи за ознаками, що не є частиною тексту документа, наприклад, за автором, датою, видом документа тощо. Для організації повнотекстового пошуку при внесенні документів у систему їхній текст індексується — будується таблиця, що містить усі слова документів, і з кожним словом зіставляється список документів, у якому воно зустрічається. Об'єм індексу може складати 20-40% від власного обсягу документів. Для зменшення обсягів індексу звичайно використовують перелік слів, що не вносяться до списку, наприклад деякі частини мови тощо. Адміністратор системи може змінювати цей список. Контроль за використанням документів та блокування документів, що модифікуються (тобто змінюються), є обов'язковими функціями СУД.

При цьому переслідуються дві мети:

адміністратор СУД зможе контролювати використання документів користувачами;

система не дозволить одночасно модифікувати документ різними користувачами.

Звичайно перший користувач, що створив або вніс документ до СУД, зможе коригувати його, при цьому інші користувачі можуть тільки переглянути або роздрукувати документ.

Ще в 1995 р. фірма "Інформатик" розробила СУД початкового рівня КЛЕРК для робочих груп та індивідуальних користувачів, що має такі можливості:

інтерфейс, що нагадує конторську папку з закладинка-ми;

спільний доступ до документів у локальних мережах;

розмежування доступу користувачів;

збереження документів довільного типу;

створення засобами системи документів на основі шаблонів;

орфографічний коректор ОРФО;

імпорт існуючих документів довільних типів;

вставка документів довільних типів ;

збереження документів у базі даних;

редагування документів у вікні системи або в окремому вікні додатка, що обслуговує формат документа, який редагується;

класифікація документів, що задається користувачем, пошук документів за довільними параметрами, що обумовлені користувачем;

заповнення параметрів документів із довідників;

підтримка зв'язків між документами за допомогою посилань;

перехід між документами за посиланнями.

Система КЛЕРК пропонує метод класифікації документів, подібний до "паперової" технології. Зовнішній вигляд головного вікна системи аналогічний конторській папці з паперами. Документи класифікуються за допомогою закладинок.

Кожний тип документів, оброблюваних КЛЕРК, може мати довільну кількість параметрів, що використовуються для полегшення оброблення і пошуку. Для пошуку необхідних документів можна ввести таблицю зі значеннями параметрів, і система сама знайде документи, що задовольняють введеним обмеженням (багатокритеріальні запити). У системі КЛЕРК прийнята класифікація документів за двома рівнями: розділи документів і класи (типи) документів. Розділи — це найбільш загальні групи документів, наприклад: договори, контракти, акти, листи, довідки, факси, прайс-листи, накази.

Класи документів належить до розділів і вміщують конкретні типи документів (наприклад договір оренди). При цьому для кожного документа визначеного класу користувач може задати довільну сукупність параметрів, що будуть використовуватися для пошуку і додаткової класифікації документів. Наприклад, для документів класу договору оренди можна задати такі параметри: дату договору, орендну плату, тривалість, сторони-учасники договору і т.д.

Методи роботи із системою КЛЕРК максимально наближені до стилю роботи зі звичайними паперовими документами, що підшиваються в папки. Через головне вікно системи КЛЕРК за допомогою закладень вибирають потрібний розділ (закладинки над правою сторінкою папки) і клас (закладинки під правою сторінкою) документів.

Користувач може додавати, видаляти і модифікувати такі закладення. На правій сторінці папки звичайно відображається один з документів поточного класу, що відноситься до поточного розділу.

У результаті натискання на кнопку "Список" у верхній частині вікна на праву сторінку папки виводиться список документів поточного класу. За допомогою "відігнутих" кутків сторінок можна послідовно перегортати документи цього класу. Ліва сторінка папки багатофункціональна.

Для переключення режиму роботи використовуються за-кладинки під цією сторінкою: на ній може відображатися таблиця з параметрами документа (закладення "Параметри"), таблиця для формування багатокритеріальних запитів на пошук документів (закладення "Запит"), системна інформація з документів (закладення "Інформація"), зведення про рівень таємності (секретності) документів (закладка "Таємність"). Для входу в систему необхідно ввести ідентифікатор та пароль користувача.

Крім цього, для кожного користувача визначено рівень доступу до документів: загальнодоступні, секретні та цілком секретні документи.