1. Напрямки використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління. Документування та організація роботи з документами

Впроваджуючи нові технології роботи з документами, необхідно зважати на такі моменти:

доцільність застосування тих чи інших технічних засобів;

можливість придбання технічних засобів у певні строки;

наявність придатних приміщень;

можливість підготовки чи залучення спеціалістів для обслуговування техніки, її ремонту.

При цьому бажано забезпечити:

розробку і впровадження уніфікованих і трафаретних форм документів;

приймання, реєстрацію (облік), розподіл документів і доставку їх виконавцям;

організацію, облік і аналіз документообігу;

контроль за виконанням документів;


стенографування, машинописне виготовлення, копіювання і розмноження документів;

оформлення та відправлення вихідної кореспонденції;

формування справ канцелярії та передачу їх у встановлені строки до архіву установи;

зберігання та забезпечення умов використання документів у процесі діловодства;

організаційне і методичне керівництво, контроль за роботою з документами у структурних підрозділах і підвідомчих установах;

складання зведених номенклатур та опису справ установи, нагляд за правильним формуванням справ у структурних підрозділах;

підвищення кваліфікації співробітників установи і підвідомчої системи з питань документального забезпечення;

вивчення принципів технології роботи з документами на базі технічних засобів, складу і форми подання інформації, складу користувачів.

Вирішення завдань документального забезпечення управління організацією на сучасному етапі передбачає застосування АРМ різних категорій фахівців та керівників, а також допоміжного персоналу на базі використання ПЕОМ та їх локальних і глобальних ( або регіональних ) мереж.

Використання комп'ютерної техніки у діловодстві передбачає певні положення:

1. Саме документування, тобто складання, редагування, друкування, тиражування і розповсюдження (адресацію) документів. Сюди ж як сервісні функції відносяться автоматизований переклад з мови на мову (або на декілька іноземних мов), перевірка орфографії, використання тлумачних словників та словників синонімів, використання довідкової інформації з відповідних файлів бази даних конкретного укладача документа (заповнення параметрів документів з довідників), застосування шаблонів форм документів (листів, факсів тощо), створення шаблону загального бланка документа.

2. Організацію роботи з документами, а саме: використання систем управління документами, збереження їх у базі даних, створення архівів, підготовку до розсилки та розсилку за допомогою електронної пошти або просто обміном файлами в локальній мережі ПЕОМ; організацію підшивки документів (тобто комплектування документів однієї тематики, форми чи дати, або за іншими ознаками), організацію спільного доступу до документів у локальній комп'ютерній мережі, розмежування доступу користувачів до документів (санкціонування, обмеження паролями та ідентифікаційними кодами користувачів), підтримку зв'язку між документами за допомогою посилань.