Розділ 2 ЗАГАЛЬНІ ПИТАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКУ

 

Існує уявлення, що бухгалтерський облік дуже складний, його важко вивчити. Насправді особливості обліку можна досить швидко опанувати, якщо прикласти трохи наполегливості. Адже бухгалтер­ський облік ґрунтується на звичайній логіці мислення. Він прості­ший, наприклад, за математику, хоч основу сучасної системи бух­галтерського обліку заклав саме математик Лука Пачолі. Математи­ку ж у обсязі середньої школи засвоюють, як правило, всі учні.

В той же час у наявних підручниках суть обліку настільки за­вуальована його специфічними особливостями, що цей матеріал са­мостійно засвоїти неможливо. При їх укладанні проігноровано ос­новний дидактичний принцип — істину, як і клин, не можна вбити широким кінцем. Адже спочатку був буквар, потім читанка, далі граматика, а не все відразу. Так само вивчення вищої математики ґрунтується на засвоєнні арифметики.

Водночас організація обліку передбачає знання і застосування необхідних специфічних категорій, методів і прийомів. Зокрема, треба мати на увазі, що будь-які господарські операції, які здійсню­ються, повинні бути відображені в первинних документах у певних вимірниках. Для цього застосовуються такі вимірники: натуральні, трудові, грошові та умовні. Якщо мова йде про виконані роботи, кількість продукції чи інших засобів, площу землі, то в цьому ви­падку застосовують натуральні вимірники. Наприклад, кілограми, центнери, тонни, штуки, гектари тощо.

Трудові вимірники застосовуються для обліку праці працівни­ків підприємства: людино-день, людино-година. На їх основі та з ви­користанням натуральних вимірників можна визначити рівень про­дуктивності праці при виробництві продукції.

Умовні вимірники застосовуються для обліку виконаних різно­манітних робіт, коли натуральні показники для цього не підходять. Наприклад, обсяг роботи для перевезення вантажів залежить як від маси вантажу (тонн), так і віддалі перевезення (км). Тому тут вико­ристовують умовний показник — тонно-кілометр, який є добутком перших двох натуральних показників. Подібним чином визначають умовні еталонні гектари для обліку роботи тракторів. Окремі умовні показники визначені, виходячи з фізичних закономірностей: кіло­ват-година, кінська сила, калорія і т. п.

У багатьох випадках грошовий вимірник застосовується разом з натуральним і трудовим. Наприклад, витрачено 31 ц цементу на су­му 3600 грн; нараховано за 26 людино-днів оплати праці на суму 397 грн тощо.

Обов'язковою умовою чіткої організації бухгалтерського облі­ку є забезпечення відображення кожної господарської операції у від­повідних документах. Тільки бухгалтерський документ є письмовим доказом здійснення господарської операції, а після її виконання — з відповідними відмітками і підписами осіб, які здійснили операцію, стає письмовим доказом її проведення. Наприклад, платіжне дору­чення спочатку є розпорядчим документом на перерахування бан­ком грошей з рахунка, а після здійснення цієї операції — з відміт­кою банку стає виправданим (виконавчим) документом.

На основі записів у первинних документах можна одержати да­ні про господарські операції за кожний окремий відтинок часу. Щоб мати інформацію про загальні зміни в засобах підприємства і джерелах їх утворення за тривалий період і в цілому за кожним видом, необ­хідно використовувати рахунки бухгалтерського обліку. Схематич­но рахунки можна зобразити як двосторонню таблицю. Ліву частину прийнято умовно позначати як «дебет», а праву — «кредит».

 

Дебет 10 «Основні засоби» Кредит

 

Кожний рахунок призначений для обліку певних засобів чи джерел їх утворення. Тому вони мають відповідні назви. Для скоро­чення бухгалтерських записів рахункам присвоєно шифри, які швид­ко засвоюються, і відпадає потреба писати повні назви рахунків, об­межившись скороченим записом взаємозв'язку рахунків у вигляді формул. Наприклад, видача 560 грн оплати праці готівкою з каси по­вністю записується як дебет рахунка «Розрахунки з оплати праці» і кредит «Каса», або Д66 — К30 — 560 грн, що є одним і тим же, оскільки перший рахунок має шифр 66, а другий — 30.

З історії розвитку бухгалтерського обліку відомі так звані прос­та (уніграфічна) і подвійна (діаграфічна) системи обліку. Майже 500-літня практика ведення бухгалтерського обліку за подвійною системою записів довела її переваги.

Суть подвійної системи записів у тому, що кожна господарська операція відображається у взаємозв'язку на двох рахунках: за дебе­том одного і кредитом іншого. Це зовсім не означає, що кожну циф­ру потрібно писати двічі. Розроблені реєстри обліку шахової форми (журнали-ордери, обігові відомості) забезпечують подвійний запис господарських операцій без відображення їх двічі. Досягається це записом відповідних сум на перетині горизонтальної і вертикальної ліній з назвою рахунків, що взаємодіють (кореспондують) між со­бою внаслідок здійснення господарської операції.

Наприклад, наведену вище господарську операцію на видачу 560 грн оплати праці схематично на рахунках можна зобразити так:



Подвійний запис є надійним засобом виявлення допущених по­милок. Він наочно показує зміни в засобах і джерелах підприємства, взаємозв'язок рахунків бухгалтерського обліку.

На кожному рахунку підраховують загальну суму записаних опера­цій — обіг і залишок. На основі записів початкових залишків із вступно­го балансу і господарських операцій, на рахунках бухгалтерського облі­ку кожне підприємство має можливість скласти на кінець місяця заключ­ний баланс. Вступний баланс складається на підставі інвентарних описів засобів і джерел формування, які є на дату утворення підприємства.

Баланс побудовано у вигляді двосторонньої таблиці, ліву час­тину якої умовно називають активом, а праву — пасивом. Загальні


підсумки (валюта балансу) лівої (активу) і правої (пасиву) частин балансу завжди рівні між собою, оскільки кожна господарська операція одночасно відображається на двох рахунках способом подвійного запису. Відсутність такої рівності означає допуще­ну помилку в записах чи підрахунках, яку виявляють і виправ­ляють специфічними методами, що застосовуються в бухгал­терському обліку.


У балансі наводять залишки засобів і джерел підприємства на кожну звітну дату (на перше число наступного місяця).

В активі балансу розміщують дебетові залишки рахунків бух­галтерського обліку, які відображають засоби підприємства, а в па­сиві — кредитові залишки на рахунках, які означають наявність джерел їх утворення.

У плані рахунків вказано синтетичні рахунки і субрахунки. В той же час в обліку застосовують аналітичні рахунки. Аналі­тичні рахунки найбільше деталізовані. Саме вони дають всесто-ронню, але вже узагальнену інформацію про засоби підприєм­ства і джерела їх утворення, виробничі процеси, яка розрізнена у первинних документах. Як у первинних документах, так і на аналітичних рахунках, інформація наводиться з використанням натуральних, трудових або умовних вимірників, поряд із грошо­вими. Субрахунки дають підсумки за аналітичними рахунками, а синтетичні рахунки — результат за субрахунками. Інколи до синтетичного рахунка не відкривають субрахунків. В такому ви­падку підсумки аналітичних рахунків дають результат за синте­тичним рахунком.


Організація обліку передбачає суцільне документальне фіксу­вання господарських операцій. Тому спрощено процес обліку вигля­дає як запис кожної господарської операції, що відбулася на підпри­ємстві, в певних первинних документах. В залежності від специфіки об'єктів обліку, застосовуються різноманітні первинні документи (наприклад, для обліку готівки — прибуткові і видаткові касові ор­дери, а для обліку матеріалів — накладні і т. п.). Крім того, повто­рюваність господарських операцій протягом дня, місяця, року зу­мовлює як масовість записів у первинних документах, так і велику кількість останніх. Тому облік дещо ускладнюється, оскільки вини­кає потреба у групуванні і систематизації даних первинних докумен­тів у відповідних облікових реєстрах, адже тільки узагальнені дані можуть дати цілісне уявлення про результати виробничо-фінансової діяльності підприємств, які в кінцевому підсумку відображаються у їхній звітності.

 

 


В цілому організація обліку полягає у тому, що дані первинних документів записують у реєстри аналітичного і синтетичного облі­ку, тобто, заносять на рахунки. Залежно від конкретних особливос­тей, записи в такі реєстри проводять або безпосередньо з первинних документів (наприклад, амортизацію основних засобів записують на підставі спеціального розрахунку), або ж попередньо складають проміжні реєстри — зведені документи: нагромаджувальні відомос­ті, листки-розшифровки, накопичувальні журнали.

Процес групування і систематизації даних про господарські операції, зафіксовані в первинних документах, у кожному конкрет­ному випадку має свою специфіку, яка зумовлена потребами ін­формаційного забезпечення через узагальнену звітну інформацію потреб управління підприємствами. Так, оскільки у звітності відо­бражаються лише залишки коштів, облік їх ведуть таким чином, що поряд із забезпеченням чіткого контролю за збереженням грошей, їх цільовим і раціональним використанням, тут достатньо визначати сальдо за рахунками. Облік же витрат виробництва організовується так, щоб можна було мати звітну інформацію не тільки про загальну суму витрат (сальдо за рахунками) в цілому по підприємству, але в розрізі виробництв, а всередині них — за видами затрат. Проте за­гальний принцип групування і систематизації даних первинних до­кументів має досить просту і разом з тим, чітку логічну схему, яку наочно можна проілюструвати на схемі.

Незалежно від об'єктів обліку, за цією схемою проводиться уза­гальнення даних первинних документів, хоч у кожному конкретному випадку відрізняються як первинні документи, так і реєстри зведеного і аналітичного обліку. Тільки реєстр синтетичного обліку — Головна книга, — є спільною для всіх рахунків, а значить, об' єктів обліку.

Так, за рахунком 30 «Каса» дані первинних документів спочат­ку групують у касовій книзі, яку можна розглянути як реєстр зведе­ного обліку, і на основі відривного листка — звіту касира, перено­сять у реєстр аналітичного обліку — журнал-ордер № 1, звідки за­гальні підсумки, які синтезовані (узагальнені) в розрізі кореспонду­ючих рахунків, записують у реєстр синтетичного обліку — Головну книгу. Натомість за рахунком 20 «Виробничі запаси» дані первин­них документів групують у книзі чи картонці складського обліку, звідки записують у звіт про рух матеріалів — реєстр зведеного облі­ку. Підсумкові дані відображають у журналі-ордері № 10, звідки вже синтезовані дані знову ж у розрізі кореспондуючих рахунків пе­реносять у Головну книгу.

Така логічна схема побудови обліку діє при застосуванні будь-якої форми обліку, в тому числі із застосуванням комп' ютерів на ав­томатизованих робочих місцях (АРМ) бухгалтерів.

Залежно від призначення, рахунки поділяють на активні і па­сивні. Рахунки для обліку засобів підприємства активні, залишок на них тільки дебетовий, надходження (збільшення) засобів завжди ві­дображають за дебетом, а їхнє вибуття — за кредитом. Дебетовий залишок таких рахунків переносять у актив балансу.

Рахунки, призначені для обліку джерел засобів підприємства, пасивні. Залишок на них завжди кредитовий, надходження (збіль­шення) джерел засобів відображають за кредитом, а їхнє вибуття — за дебетом. Кредитовий залишок із таких рахунків переносять у па­сив балансу.

Окремі рахунки можуть мати одночасно два залишки. Напри­клад, рахунок 37 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами». Якщо окремі особи чи організації мають борг перед підприємством, загальна сума боргу як дебетовий залишок цього рахунка перено­ситься в актив балансу. Борги ж підприємства перед окремими осо­бами чи організаціями відображають як кредитовий залишок, який переноситься в пасив балансу.

Загальний підсумок за аналітичними рахунками, який озна­чає, відповідно, на дебеті суму боргу підприємств чи осіб за не­одержанні матеріали, роботи, послуги тощо, і на кредиті забор­гованість підприємствам чи особам за одержані матеріали, робо­ти, послуги, на синтетичному рахунку показується як розгорнуте сальдо.

 

Назва аналітичного рахунку

Сальдо на 01.09.200 _ р., грн

 

дебет

кредит

Розрахунки з Лановецьким райпостачем за отриманим пальним

 

1212

Розрахунки з Лановецьким райенерго за виданим авансом

214

 

Розрахунки з Кременецькою нафтобазою за претензією

619

 

Розрахунки з Лановецькою аудиторською фірмою

 

420

Разом підсумок за синтетичним рахунком

833

1632

Вивчати план рахунків треба поступово, частинами. Скажімо, одного дня, — перший розділ, іншого — другий і т. п. Але наполег­ливо повторювати його. Бажано, щоб він був завжди під рукою, на видному місці. Тоді мимохіть зазирнувши в нього, прискорите ви­вчення. Вас повинно надихати те, що кожний, хто вивчав бухгалтер­ський облік (а це мільйони людей), знав напам'ять план рахунків.

Масовість операцій зумовлює помилки у їх записах через вто­му, неуважність, відволікання уваги тощо. Тому в бухгалтерському обліку застосовують певні способи виправлення помилок. Напри­клад, замість «отримано 5000 грн з банку» помилково записано «здано 3000 грн у банк». Ця операція помилково відображена де­бет 31, кредит 30 — 3000 грн, хоч має бути дебет 30, кредит 31 — 5000 грн. Таку помилку можна виправити коректурним способом при умові, що за поточний місяць записи не завершені, підсумки за всіма рахунками не підраховані. Це означає, що неправильний за­пис закреслюють і зверху записують правильні дані: дебет 30, кре­дит 31 — 5000 грн.

Якщо ж помилку виявлено після того, коли підсумки вже виве­дені за аналітичними і синтетичними рахунками, її виправляють ме­тодом «червоне сторно» або додатковою проводкою чи обидвома за­писами разом1.

Наприклад, цю ж помилку можна виправити, ліквідувавши не­правильний запис методом «червоне сторно»:

дебет 30, кредит 30 — 3000 грн і записавши додатковою проводкою:

дебет 30, кредит 31 — 5000 грн.

1 «Червоне сторно» означає від'ємний запис. Відображається червоним кольором або обведенням неправильних даних рамочкою.

Виявлення помилок проводиться шляхом перевірки записів на рахунках, звіряння тотожності залишків і обігів аналітичних і синте­тичних рахунків, а також інвентаризації товарно-матеріальних цін­ностей, включаючи і основні засоби.


Подпись: Інвентаризація — це перевірка наявності і стану товарно-мате¬ріальних цінностей на підприємстві порівнянням у натурі з даними обліку. Вона дозволяє виявити фактичну наявність, забезпечити контроль за схоронністю, виявити зайві цінності, встановити їхню якість, перевірити умови зберігання, реальність вартості матеріалів, посилити облік.
Всі господарські операції записують у відповідній кореспон¬денції рахунків. Взаємозв'язок (кореспонденція) рахунків бухгал¬терського обліку відображає суть господарських операцій. Тому важливо правильно встановити такий взаємозв'язок, оскільки в про¬тилежному випадку буде допущено викривлення інформації, що по¬ряд з помилками в обліку і необ' єктивним відображенням її у звіт¬ності, призводить інколи і до зловживань. Наприклад, замість відне¬сення виданих під звіт грошей кореспонденцією дебет субрахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами» і кредит рахунка 30 «Каса» інколи, з метою спрощення, окремі бухгалтери відразу списують ви¬трачені суми на витрати виробництва на основі авансових звітів бух¬галтерським записом дебет рахунків 23 «Виробництво», 91 «Загаль-новиробничі витрати» чи ін. без відображення на рахунку розрахун¬ків. В таких випадках спонтанно закладена як можливість помилок, так і навмисних перекручень, що зумовлює негативні наслідки, хоч і різні за суттю, але однаково неприпустимі.
Тому треба дотримуватись встановленої кореспонденції рахун¬ків. Хоч різноманітність господарських операцій надто велика і до того ж вони специфічні на кожному підприємстві, однак за еконо¬мічним змістом вони можуть бути класифіковані в певні узагальнені види, що дозволяє використовувати у практиці бухгалтерського об¬ліку типову кореспонденцію рахунків. Більше того, всі господарські операції, що відбуваються у діяльності підприємств, можна логічно осмислити як видозміни засобів чи джерел їх утворення, які не зни¬кають при цьому безслідно.
Так, при витрачанні цукру на виробництво цукерок він лише ви¬дозмінюється фізично, перейшовши з одного стану в інший. Отже,

 

логічно це можна розглядати як зменшення маси цукру і натомість збільшення маси цукерок. А звідси вже легко перейти до відображен­ня цієї операції на рахунках бухгалтерського обліку за кредитом 20 «Ви­робничі запаси» (зменшення маси цукру) і дебетом 23 «Виробництво» (збільшення витрат на виробництво цукерок). Звичайно, наведена схема має дещо метафізичний характер, оскільки не всі господарські операції можна так спрощено розглядати. Але розуміння економічної суті господарських операцій дозволяє безпомилково визначити взає-мозв' язок рахунків і відобразити його їхньою кореспонденцією.

Правда, заради об'єктивності треба підкреслити, що лише на основі логіки складати правильну кореспонденцію не завжди можна. Наприклад, зараз передбачено, що адміністративні витрати обліко­вуються на рахунку 92 і списуються за рахунок прибутку, а не вклю­чається до виробничої собівартості продукції, як було раніше.

Певною мірою такі бухгалтерські проводки є алогічні, тому кваліфікований бухгалтер повинен постійно слідкувати за змінами в обліку. В більшості ж випадків можна скористатись типовою корес­понденцією рахунків1. Але в першу чергу необхідно знати, на яких рахунках обліковуються ті чи інші засоби або джерела підприєм­ства. Лише такі знання можуть бути своєрідним «кодовим ключем» до кореспонденції рахунків. У зв'язку з цим знання плану рахунків та їх характеристики є тим мінімумом, який дає можливість сформу­вати необхідні навики і вміння для роботи в галузі обліку.

1 Оскільки господарські операції дуже різноманітні, кореспонденція рахунків, мабуть, є найважчою для засвоєння. Навіть кваліфіковані бухгалтери нерідко плутаються в ній. Тому в цій книзі наводяться найбільш суттєві взаємозв'язки рахунків. Для профе­сіоналів з бухгалтерського обліку можна скористатися рекомендованими джерелами, де викладено типову кореспонденцію господарських операцій.

Водночас підприємці не завжди мають достатньо часу для сми­слового обдумування господарських операцій. Тому це можна від­класти на кінець місяця, коли буде проводитись узагальнення запи­сів на рахунках бухгалтерського обліку. Але доцільно реєструвати всі господарські операції відразу після їх здійснення, що дозволить



 

України) і прикласти до нього всі квитанції. Після того, як мале підприємство (підприємець) зареєструється, всі ці витрати можна буде компенсувати. Варто одразу ж записати дані авансового звіту в реєстраційний журнал, щоб потім можна було легко встановити суму таких витрат.

Наведений реєстраційний журнал є допоміжним. Залежно від специфіки діяльності підприємця, він може вибрати таку систему реєстрів для відображення операцій своєї діяльності на рахунках бухгалтерського обліку, яка йому найбільше підходить.

Найпростішим є ведення бухгалтерського обліку в Книзі облі­ку доходів і витрат, що передбачена Указом Президента України «Про спрощену форму оподаткування, обліку та звітності суб'єктів малого підприємництва» від 28.06.1999 р. № 746. В ній хронологіч­но, тобто за датам здійснення операцій, відображають витрати на виробництво продукції, суму виручки (доходу) та відображають чистий дохід, за якими нараховується єдиний податок. При цьому тут не використовуються рахунки бухгалтерського обліку, отже, немає потреби вказувати їхню кореспонденцію. Однак це можуть робити лише підприємці (фізичні особи), з якими у трудових від­носинах протягом року перебуває не більше 10 осіб (включаючи членів їх сімей), а обсяг доходу (виручки) від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) за календарний рік не перевищує 500 тис. грн. Для малих підприємств чисельність працюючих обмежується 50 осо­бами та 1 млн грн виручки.

1 Підприємці — фізичні особи, які здійснюють продаж товарів (крім лікеро-горіл­чаних та тютюнових виробів) та сплачують фіксований податок або торгують за патентом. Книгу обліку доходів та витрат ф. 10 не ведуть, але щокварталу подають до податкової інспекції Декларацію про доходи.

Записи в Книзі обліку доходів і витрат ведуть на підставі від­повідних первинних документів: товарно-транспортних накладних, актів про виконані роботи, прибуткових і видаткових касових орде­рів, платіжних доручень тощо.

Затверджено наказом Державної податкової адміністрації України

від 13 жовтня 1998 р. № 477

(в редакції наказу Державної податкової адміністрації України

від 12 жовтня 1999 р. № 554)

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

19 жовтня 1999 р. за № 713/4006 КНИГА

ОБЛІКУ ДОХОДІВ І ВИТРАТ СУБ'ЄКТА МАЛОГО ПІДПРИЄМНИЦТВА -ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ, ЯКА ЗАСТОСОВУЄ СПРОЩЕНУ СИСТЕМУ ОПОДАТКУВАННЯ, ОБЛІКУ ТА ЗВІТНОСТІ НА 200_/200_ РОКИ

Державна податкова адміністрація (інспекція)    

Суб'єкт малого підприємництва — юридична особа      

(назва)

ідентифікаційний код за ЄДРПОУ

(адреса, телефон)

Номери розрахункових, поточних та інших рахунків, відкритих в установах банків

 

п/п

Дата та номер бан­ківського або касо­вого доку­мента

Сума виручки від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) грн

Сума ви­ручки від реалізації основних фондів, грн

Позареаліза­ційні доходи та виручка від іншої реалізації, грн

Загальна сума виручки та позареалі­заційних до­ходів, грн

(гр.3+4+5+)

Загальна сума витрат, здійсне­них у зв'язку з веденням гос­подарської діяльності, грн

Разом за 3 міс.

200      р.

102850

19126

446

122422

109850

1. 12.04

5420

-

-

5420

3250

2. 30.04

2640

-

105

2745

2205

Книгу прошнуровують, нумерують сторінки, на останній із них зазначають загальну кількість сторінок Книги та завіряють печат­кою і підписом керівника підприємства та печаткою органу держав­ної податкової служби, в якому підприємство зареєстроване. Якщо Книга закінчиться, то слід завести нову. При цьому дата першого за­пису в новій Книзі повинна припадати на день, що настає за остан­нім днем запису, зробленого в попередній Книзі.

Основні правила внесення записів до Книги такі:

Касовий метод. Це означає, що доходи і витрати відображають
у Книзі не в момент їх нарахування, а на дату надходження або
витрачання коштів (готівкових і безготівкових). Наприклад, за-
робітну плату, нараховану за жовтень 200            року і видану пра-
цівникам підприємства в листопаді, необхідно відобразити в
гр. 7 Книги в листопаді — на дату виплати з каси підприємства
або перерахування на особовий рахунок працівника в банку. За-
боргованість, нараховану в бухгалтерському обліку за відван-
тажену в січні продукцію (виконані послуги), до Книги не запи-
сують, а показують як виручку в тому місяці, в якому будуть
отримані гроші. У той же час передоплату, що надійшла за про-
дукцію, яка підлягає відвантаженню, або за ще невиконані
роботи (послуги), треба відобразити в Книгі (гр. 3) у момент її
зарахування на рахунок. Якщо до каси оприбутковано готівко-
ву виручку, то її слід у цей же день записати до Книги. У мо-
мент здачі грошей на поточний рахунок ніяких записів до
Книги не роблять.

Хронологічний порядок. Записи роблять у міру зростання дати проведення господарських операцій і відображають опе­рації, що відбулися у звітному (податковому) періоді. Якщо ж внаслідок помилки або з будь-якої іншої причини госпо­дарські операції за минулі податкові періоди (квартали) не були відображені в Книзі, їх відображають в поточному пері­оді. Особливо це стосується сум неврахованої виручки від реалізації.

Записи проводять за такими документами:

виписка банку про надходження коштів або прибутковий касо­вий ордер (для заповнення гр.3 Книги «Сума виручки від реалі­зації продукції»);

бухгалтерська довідка-розрахунок різниці між сумою, отрима­ною від реалізації основних фондів, та їх залишковою вартістю на момент продажу (для заповнення гр.4 «Сума виручки від ре­алізації основних фондів»);

бухгалтерська довідка-розрахунок про фінансовий результат від продажу цінних паперів; виписка банку про надходження відсотків, коштів, отриманих у вигляді безповоротної фінансо­вої допомоги, і про надходження дивідендів, які раніше не були обкладені податком на дивіденди; бухгалтерська довідка про суму кредиторської заборгованості, щодо якої закінчився строк позовної давності (для заповнення гр.5 «Позареалізаційні дохо­ди і виручка від іншої реалізації);

платіжне доручення з позначкою банку про перерахування коштів, видатковий касовий ордер, авансовий звіт працівника, платіжна відо­мість та ін. (для заповнення гр.7 Книги «Загальна сума витрат...»);

відображають кошти, що надійшли або витрачені у гривнях і копійках.

Кожного місяця підраховують наростаючі підсумки з початку року (гр.3-7 Книги). Водночас затверджена форма Розрахунку сплати єдиного податку передбачає відображення показників за перший і другий місяці кварталу окремо (гр.5 і 6 Розрахунку), а не наростаючим підсумком з по­чатку року, а також окремо за кожний квартал (гр.4 Розрахунку). Тому доцільно підводити підсумки: а) окремо за кожний місяць; б) щомісяця наростаючим підсумком з початку року та окремо за кожний квартал.

Книгу обліку доходів і витрат треба зберігати протягом трьох років після останнього запису.

Решта малих підприємств повинні вести бухгалтерський облік за спрощеною формою у таких типових реєстрах, рекомендованих Міністерством фінансів України наказом від 25.06.2003 р. № 422.


Облік податкових зобов'язань і податкового кредиту за подат­ком на додану вартість на підприємствах, які його сплачують, здійс­нюється в «Книгах обліку продажу товарів (робіт, послуг)» та «Кни­гах обліку придбання товарів (робіт і послуг)». При цьому аналітич­ний і синтетичний облік на малому підприємстві організовується у такій послідовності. На підставі первинних документів кожну госпо­дарську операцію записують одночасно у відповідну відомість фор­ми М1, М2 і т. д. та «Журнал обліку господарських операцій». Якщо кількість первинних документів за однорідними операціями значна, їх попередньо доцільно згрупувати у листках-розшифровках чи ін­ших допоміжних реєстрах, а потім записати підсумки з них у згадані форми М1, М2 і т. д. та Журнал. Наприклад, на малому підпри­ємстві, що здійснює транспортні перевезення декількома автомо­білями, доцільно дані подорожніх листів попередньо згрупувати у нагромаджувальній відомості обліку роботи автотранспорту; на під­приємстві, яке щоденно реалізує товари, дані товарно-транспортних накладних варто згрупувати у реєстрі документів з реалізації товарів і т. д. Це дозволить значно полегшити ведення «Журналу обліку гос­подарських операцій». При наявності комп'ютера таке групування можна проводити у відповідних машинограмах відразу, без застосу­вання листків-розшифровок та інших допоміжних реєстрів. В цьому випадку машинограми замінюють відомості форми М1, М2 та інші.

Якщо ж на малому підприємстві обрано ведення обліку за жур­нально-ордерною формою, затвердженою наказом Міністерства фі­нансів України № 356 від 29.12.2000р., то в цьому випадку можна використовувати такі реєстри.


При застосування персональних комп' ютерів технологічний процес систематизації господарських операцій здійснюють заздале­гідь розробленими програмами, а результати виводять на дисплей комп' ютера чи тиражують за допомогою принтера у вигляді таб­лиць. Отримані на основі опрацювання первинних облікових доку­ментів в автоматичному режимі на персональних комп' ютерах таб­лиці є реєстрами аналітичного та синтетичного обліку.



Найбільшого поширення в Україні набуло програмне забез­печення «1С Бухгалтерія 7.7». За результатами опрацювання облі­кових документів із використанням цієї програми отримують такі реєстри.

За необхідності використовуються інші звіти — аналіз субкон­то, карточка субконто, карточка рахунку, обіги між субконто, звіт за проведеннями, зведені проведення, журнал-ордер субконто, розши­рений аналіз субконто, діаграму, які дають змогу отримати деталізо­вані дані про операції, що відбулися у бухгалтерському обліку.

Підприємці нерідко працюють за сумісництвом в інших підприєм­ствах та установах, отримують доходи з інших джерел (орендну плату, дивіденди, від продажу майна, включаючи квартиру тощо). Тому вони повинні щороку до 1 квітня подавати податковій інспекції Декларацію про отримані за минулий рік доходи фізичних осіб. Для підтвердження доходів, отриманих не за місцем основної роботи та пов'язаних з ним


витрат треба вести іншу Книгу, яка встановлена «Порядком ведення доходів і витрат для визначення суми загального річного оподатковува­ного доходу», затвердженим наказом ДПА від 16.10.2003р. № 490.


Платники податку повинні заводити Книгу самостійно. Книга може мати вигляд, як правило, зошита чи блокнота і купується плат­никами самостійно.

Записи в графах Книги здійснюються безпосередньо платника­ми податку або іншою особою, нотаріально уповноваженою таким платником податку здійснювати такі записи (кульковою чи чорниль­ною ручкою, чітко і розбірливо не пізніше наступного дня після отримання відповідних сум доходів, сплати (перерахування) подат­ку, а також понесених витрат, які пов'язані з отриманням доходів.

Підрахунки відображених у Книзі даних проводяться для цілей заповнення декларації, коли згідно з нормами цього Закону та інших законів таке подання є обов' язковим, або платники податку мають право подати таку декларацію з метою повернення надміру сплачених податків. Суми отриманих доходів, понесених витрат та сплачених (перерахованих) податків відображаються в графах Книги в гривнях.

До граф 1 та 2 записуються відповідно дати отримання доходу, понесених витрат, сплати (перерахування) податку, назви та коди за ЄДРПОУ для юридичних осіб, прізвища, ім'я, по батькові та іденти­фікаційні номери за наявністю для фізичних осіб, а також їх юри­дичні і податкові адреси, де платники податку отримували доходи, які включаються до складу загального річного оподатковуваного до­ходу, та здійснювали витрати, безпосередньо пов' язані з отриман­ням зазначеного доходу.

До граф 3-6 записуються відповідно суми доходів, з яких скла­дається загальний річний оподатковуваний дохід, а також суми по­несених витрат, підтверджених документально, які безпосередньо пов' язані з отриманням зазначеного доходу.

У графу 7 записуються суми сплаченого (перерахованого) податку.

Облік документів і відомостей, пов'язаних з правом на отри­мання податкового кредиту платники податку можуть вести в реєст­рі документів, записи в якому проводяться в довільній формі.

Фактично понесені витрати, які включаються до складу подат­кового кредиту, повинні бути підтверджені платниками податку до­кументально, а саме: фіскальними або товарними чеками, касовими ордерами, товарними накладними, іншими розрахунковими доку­ментами або договорами, які ідентифікують продавця товарів (робіт, послуг) та визначають суму таких витрат.

Книга та, за наявності, реєстр документів знаходяться у платни­ків податку та повинні надаватись органам податкової служби на їх вимогу та у межах їх компетенції, визначеної законодавством.

Доходи і витрати, в тому числі й отримані за місцем основної роботи, повинні підтверджуватись документально. Варто мати за увазі, що на відміну від основної заробітної плати, у згадану Декла­рацію не включається дохід, отриманий від здійснення підпри­ємницької діяльності, що обкладається єдиним податком, а сплачена


 

сума єдиного податку є остаточною і не включається до перера­хунку загальних податкових зобов' язань підприємця за сукупним оподатковуваним доходом звітного року. Отже, додаток № 3 до Інструкції про прибутковий податок з громадян (Довідка № 3) під­приємцеві видається тільки на суму сукупного доходу (заробітної плати, допомоги, вартості подарунків (призів) та вирахувань з нього (на дітей до 16-ти років, внески на пенсійні рахунки тощо).

Документальне підтвердження доходів, отриманих в Україні, зазвичай здійснюється тими підприємствами й установами, які проводили виплату шляхом надсилання в податкову інспекцію за місцем реєстрації фізичної особи, яка їх отримала, Податкового розрахунку суми доходу з нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку ф.№ 1ДФ, за­твердженого наказом ДПА України від 29.09.2003р. № 451. Дохо­ди, отримані від інших джерел, можна підтвердити поштовими повідомленнями, виписками банку, касовими чеками (наприклад, на подарунки) та іншими документами. Так само повинні підтвер­джуватись витрати, пов' язані з отриманням цих доходів. Примі­ром, при продажі автомобіля, дачі, квартири тощо як дохід відо­бражають суму за актом продажу, а як витрати — сплачені суму при купівлі чи будівництві. В окремих випадках (їх перелік наве­дено в Інструкції про прибутковий податок) при неможливості документального підтвердження витрат їх визначають у встанов­лених відсотках до суми отриманого доходу. Наприклад, підпри­ємець отримав 2000 грн авторського гонорару за публікацію нау­кового, літературного чи художнього твору. В цьому випадку, за встановленою в Інструкції про прибутковий податок для такого виду діяльності нормою 15 % він може відобразити у цій Книзі, відтак у Декларації 300 грн, як витрати на його створення і за від­сутності підтверджуючих документів. Якщо ж у нього є квитан­ції, чеки тощо на оплату поліграфічних послуг, редагування твору та ін., вказується сума за цими документами.