Переведення документа у електронну форму

 

Стрімкий розвиток одержали технології переведення паперо­вих документів у електронну форму з метою реалізації електро­нного документообігу.

Етапи переведення документа у електронну форму:

Сканування документа і створення його електронної копії у вигляді зображення (образ документа). У процесі сканування ви­конується візуальний контроль якості.

Розпізнавання сканованих документів — переведення зо­браження у текстовий документ.

З точки зору переведення документа у електронний вид їх умовно поділяють на кілька типів (рис. 7).

 

 

 

 

 


 

 

Переведення кожного із видів документів у електронну форму має такі особливості:

для фотографій достатньо їх електронного зображення;

при переведенні текстів — їх необхідно розпізнати, можли­во, відновити форматування

при введенні анкет, бюлетенів для голосування та ін., як правило, не потрібно зображення власне документа, а достатньо інформації про те, за кого віддано голос.

Зберігання документа, переведеного у електронну форму, має свої переваги та недоліки.


Таблиця 1

Логіка організації документообігу

Робочий процес поділяється на завдання — окремі неподільні етапи виконання роботи. Співробітники виконують завдання згі­дно своїх посадових інструкцій, у певній послідовності.

Виконання завдання супроводжується потоком інформації: фіксуються параметри виконання завдання (як мінімум, факт йо­го виконання для сигналу до початку наступного завдання. Для кожного завдання вказується термін, опис та інші параметри. По­тім для кожного завдання вказують необхідні для його виконання вхідні дані та інформація, яка повинна бути внесена за результа­тами виконання даного завдання, тобто вихідна інформація.

Ці дані можуть зберігатись як у виді окремих параметрів, так і у виді самостійних документів. В результаті в організації форму­ється інформаційний потік, пов'язаний із виконавцями та їх фун­кціями. Шаблони та екземпляри документів зберігаються у елек­тронному архіві.

Спроектовані бізнес-процеси містять послідовність виконання завдань та інформацію, яка передається між учасниками, інструкції з порядку операцій з фінансовими та матеріальними ресурсами.

Поняття «бізнес-процес» — ключове поняття так званої про-цесної моделі управління. Наведемо кілька його взаємодопов­нюючих визначень.

Визначення 5

 

Бізнес-процес


це сталий інформаційний процес (послідо­вність робіт), якій відноситься до виробни­чо-господарської діяльності організації. Він містить ієрархію взаємопов'язаних фу­нкціональних дій, які реалізують одну (або кілька) з бізнес цілей компанії у інформа­ційній системі компанії (напр., управління, аналіз випуску продукції, ресурсне забез­печення випуску продукції, при чому під продукцією слід розуміти товари, послуги, рішення, документи).

 

Визначення 6

 

Бізнес-процес

 

порядок дій, який постійно повторюється, для виконання або вирішення окремого за­вдання; послідовність дій, за допомогою якої входи (ресурси) перетворюються на виходи (результат), корисні для споживача.

  

 

Визначення 7

 

Бізнес-процесі


це сукупність кількох пов'язаних між со- І бою процедур або функцій, які спільно ре­алізують деяке завдання бізнесу або полі­тичну мету (зазвичай у контексті органі­заційної структури, яка описує функціона­льні ролі і відносини). Глосарій Workflow Management Coalition (www.wfmc.org)

 

 

Як приклад, можна навести такі бізнес-процеси у системі до­кументообігу:

реєстрація і опрацювання вхідних і вихідних документів; підтримка внутрішнього документообігу; формування і виконання доручень; повний цикл узгодження документів, робота з угодами.

Бізнес-процес «Реєстрація і опрацювання вхідних документів» складається з послідовності дій: «зареєструвати документ» (секре­тар) — «направлення на резолюцію» (секретар) — «накладання ре­золюції» (керівник) — «спрямування до виконавця» (керівник) і т. д.

Опис бізнес-процесу складається з опису його операцій та з опису умов переходу між операціями

До опису бізнес-процесу включають інформацію: про виконавця операції;

про опис завдання, яке повинен виконати виконавець; про типи об'єктів, над якими виконується операція.

Опис умов переходу між операціями містить дані про: початкову операцію; наступну операцію; умову переходу.

Таким чином, одержують єдину систему, у якій здійснено ін­теграцію співробітників та інформації (документа): кожен вико­навець у заданій послідовності одержує і виконує завдання, на вході одержує необхідну для виконання інформацію і вносить ре­зультати виконання.

Організаційна структура документаційного забезпечення управління

Визначення 8

 

Служба документа­ційного забезпечення управління


структурний підрозділ або працівник, який забезпечує організацію документу­вання та документообігу службових до­кументів, тимчасове, до передання архі­вному підрозділу, зберігання документа-ційного фонду або його частини, та ор­ганізує роботу зі службовими докумен­тами в інших структурних підрозділах суб'єкта документаційного забезпечення управління.

 

 

Служби документаційного забезпечення управління можуть мати різні назви — управління справами, відділ діловодства, від­діл документаційного забезпечення управління, загальний відділ, секретаріат, служба управління документацією та ін. Назва служ­би документаційного забезпечення управління не має принципо­вого значення.

Структура служби документаційного забезпечення управлін­ня залежить від обсягу документообігу, від технології роботи з секретаріат (приймальня, секретаріат міністра, секретаріати за­ступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро);

канцелярія (експедиція, бюро реєстрації, копіювально-множильне бюро);

відділ листів (скарг);

відділ впровадження технічних засобів вдосконалення до­кументообігу;

архівдокументами і може бути представлена, наприклад, такими підрозділами.

Деякі з цих підрозділів можуть існувати як самостійні струк­тури або об'єднуватись у межах інших структур.

У невеликих організаціях служба документаційного забезпе­чення управління як самостійний структурний підрозділ може не існувати — роботу з документами виконує секретар керівника або інша спеціально призначена особа.

Основними завданнями служби документаційного забезпечен­ня управління є:

забезпечення єдиного порядку документування і роботи з документами в організації у відповідності з діючими нормативами;

вдосконалення форм і методів роботи з документами з ура­хуванням автоматизації діловодних процесів.

У відповідності із завданнями служба ДЗУ виконує такі функції:

функції, пов'язані з документуванням управлінської діяль­ності:

розробка бланків документів і забезпечення їх виготовлення; забезпечення стенографування, копіювання та тиражування документів;

контроль за якістю підготовки і оформлення документів, а також за дотриманням встановленої процедури узгодження і за­свідчення документів;

функції, пов'язані з організацією роботи з документами:

встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу організації);

опрацювання документів, які надходять в організацію, і ви­ходять з неї;

реєстрація у облік документів, що надходять в організацію, виходять з неї, а також внутрішніх документів;

організація інформаційно-довідкової роботи з докумен­тами;

—        попередній розгляд документів; контроль за виконанням документів;

систематизація   документів,   підготовка номенклатури справ, забезпечення зберігання і використання документів;

підготовка і передавання справ до архіву організації, орга­нізація роботи архіву;

забезпечення захисту інформації; організація роботи із зверненнями громадян. функції, пов'язані із вдосконаленням форм і методів роботи з документами:

розробка і доопрацювання нормативних і методичних до­кументів організації з діловодства;

проведення робіт з уніфікації документів;

методичне керівництво і контроль за дотриманням вста­новлених правил роботи з документами у структурних підроз­ділах;

підвищення кваліфікації працівників організації і їх консу­льтування з питань документування і організації роботи з доку­ментами;

розробка і впровадження нових форм і методів роботи з до­кументами, вдосконалення документообігу організації, автомати­зації документаційного забезпечення управління.

У 1974 р. у Єдиній державній системі діловодства (Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР) був визначений метод встановлення організаційної структури служби діловод­ства залежно від обсягів документообігу. Відповідно, організації поділяють на такі категорії:

категорія — організації з обсягом документообігу більше 100 тис. документів на рік;

категорія — організації з обсягом документообігу від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

категорія — організації з обсягом документообігу від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;

категорія — організації з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік.


Функції основних підрозділів служби документаційного забезпечення управління

Секретаріат:

інформаційне та організаційно-технічне обслуговування кері­вництва організації (керівника, його заступників, голів колегіаль­них органів)

планування робочого дня керівників

попередній розгляд і підготовка на доповідь керівнику до­кументів, що надійшли в організацію;

складання і створення документів за завданнями керівників; аналітична робота з документами за завданнями керівників; організація телефонних переговорів керівників; організація відряджень та ділових зустрічей керівників. Експедиція:

прийом кореспонденції, яка надходить на адресу організації;

розподіл документів за структурними підрозділами, доста­вка документів у структурні підрозділи;

опрацювання документів, які відправляються з організації. Підрозділ (відділ, група) з реєстрації та обліку документів:

реєстрація документів, що надходять в організацію, внут­рішніх документів та документів, що виходять з організації;

ведення інформаційно-довідкової роботи за документами організації;

підготовка документів на розгляд керівництва; контроль за правильністю оформлення документів; формування справ;

підготовка справ до передачі на зберігання у архів органі­зації.

Підрозділ (відділ, група) з контролю виконання документів: організація контролю за термінами виконання документів; постановка документів на контроль;

перевірка своєчасності доведення документів до конкрет­них виконавців;

попередня па перевірка і регулювання ходу виконання до­кументів;

зняття документів з контролю;

облік та узагальнення результатів контролю виконання до­кументів;

підготовка пропозицій з удосконалення контролю виконан­ня документів.

Підрозділ (відділ, група) по роботі із зверненнями громадян: реєстрація та облік звернень громадян; підготовка звернень громадян до розгляду керівництвом; направлення звернень громадян до розгляду керівництвом; контроль за термінами виконання звернень громадян; відправка листів-відповідей громадянам; узагальнення результатів виконання звернень громадян; формування справ з документами з розгляду звернень гро­мадян;

підготовка пропозицій для керівництва з удосконалення ор­ганізації роботи із зверненнями громадян.

Підрозділ (відділ, група) з виготовлення документів:

—        передрук документів за заявками підрозділів та працівників. Відділ вдосконалення документообігу

розробка інструктивних та методичних до:кументів з діло­водства (інструкції, посадові інструкції та ін.);

розробка та корегування номенклатури справ організації;

консультування співробітників організації з питань роботи з документами;

методичне керівництво та контроль за організацією діло­водства у підрозділах та підвідомчих організаціях;

проведення робіт з уніфікації документів;

організація підвищення кваліфікації працівників, прове­дення семінарів з діловодства;

розробка пропозицій з використання комп'ютерної техніки у документаційному забезпеченні управління;

—постановка завдань автоматизації ДЗУ. Копіювально-множильне бюро:

копіювання та тиражування документів організації за заяв­ками; структурних підрозділів і працівників.

Протокольна група:

розробка планів роботи колегіальних органів;

оформлення і розсилання документів для розгляду на засі­данні колегіального органу;

підготовка і проведення колегіальних заходів (засідань,

нарад);

ведення і оформлення стенограм, протоколів засідань коле­гіальних органів;

розсилання копій протоколів зацікавленим організаціям та особам;

оформлення рішень колегіальних органів у формі розпоря­дчих документів;

контроль за виконанням рішень колегіальних органів;

—        оформлення виписок з протоколів та ін. Редакційна група:

редагування документів; коректорська правка;

підготовка документів для розгляду керівництвом, для ви­дання та опублікування.

Приймальня (може бути частиною підрозділу з питань роботи із зверненнями громадян):

організація прийому відвідувачів керівництвом органі­зації;

—        складання плану роботи приймальної; ведення облікової документації з особистого прийому гро-

мадян;

організація виконання документів, одержаних при особис­тому прийомі;

узагальнення результатів прийому відвідувачів;

підготовка пропозицій з удосконалення роботи прий­мальної.

Архів організації:

ведення списків організацій та (або) структурних підрозді­лів організації — джерел комплектування архіву;

приймання справ структурних підрозділів організації та ор­ганізацій — джерел комплектування архіву;

облік та забезпечення збереженості прийнятих до архіву документів;

створення та підтримка у актуальному стані науково-довідкового апарату до документів архіву;

організація інформаційного обслуговування керівників та структурних підрозділів організації, здійснення використання до­кументів за запитами організацій і приватних осіб, ведення облі­ку і аналізу використання;

проведення експертизи цінності і здійснення комплексу ор­ганізаційних та методичних заходів з передачі документів на по­стійне зберігання;

здійснення перевірки правильності формування і оформ­лення справ у структурних підрозділах організації та інших орга­нізаціях — джерелах комплектування;

організація роботи з укладання номенклатури справ органі­зації;

надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам у роботі з документами;

участь у розробці нормативних і методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управ­ління;

участь у проведенні заходів з підвищення кваліфікації пра­цівників архіву і служби документаційного забезпечення управ­ління.

Для розрахунку необхідної чисельності співробітників служби документаційного забезпечення управління можуть застосовува­тись такі види нормативів:

 

Визначення 9

 

Норма часу

 

величина витрат робочого часу, встанов­лена для виконання одиниці роботи од­ним працівником або групою працівни­ків відповідної кваліфікації при певних організаційно-технічних умовах.

  

 

 


Визначення 10

Визначення 13

 

 

Норма часу обслуго­вування

 

кількість робочого часу, який витрача­ється   одним   працівником необхідної кваліфікації на обслуговування одиниці об'єкта   (одиниця   обладнання, площа приміщення, кількість відвідувачів)

  

 

Подпись:  Запитання для самоперевірки

Назвіть суб'єктів документаційного забезпечення управління.

Які типи документів складають документообіг організації?

Що розуміють під терміном «документаційне забезпечення управління»?

Дати визначення поняття «документальний потік».

Назвати основні етапи переведення паперового документа у електронну форму.

Які особливості переведення у електронну форму існують для різних видів документів?

Якими основними параметрами характеризується докумен-топотік організації?

Які основні завдання покладено на службу документаційно-го забезпечення управління?

Які функції виконує служба документаційного забезпечення управління?

 

На підставі яких показників здійснюється розвиток органі­заційної структури служби документаційного забезпечення управ­ління?

Назвати і розкрити зміст нормативів для розрахунку необ­хідної чисельності співробітників служби документаційного за­безпечення управління.

 

Завдання для самостійної роботи

 

Побудувати загальну структуру системи документообігу організації (рух вхідних, вихідних та внутрішніх документів).

Порівняти обсяг дискового простору, який займає текст, образ документа, текст та образ документа разом.

Визначити організаційну структуру служби документацій-ного забезпечення управління для організації, документообіг якої становить 40—50 тис. документів на рік.

Визначити необхідну кількість комп'ютерів, робочих місць, відвідувачів, яке один працівник або група працівників відповід­ної кваліфікації повинні обслужити протягом одиниці робочого часу у певних організаційно-технічних умовах.

Визначити величину витрат робочого часу для виконання реєстрації одного документа одним працівником або групою працівників відповідної кваліфікації при певних організаційно-технічних умовах.

 

Рекомендована література:

Кулешов С. Г. Управлінське документознавство: Навч. посібник.-К.: ДАКККіМ, 2003. — 57 с.

Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. — К.: МАУП, 1997. — 343 с.

 

 

Ларьков Н. С. Документоведение: Учебное пособие. — М.: Вос­ток-Запад, 2006. — 427 с.

Бездрабко В. В. Управлінське документознавство. Навчальний посібник. — К., 2006. — 208 с.

Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Рес­публіки Крим, місцевих органах виконавчої влади// Затверджено поста­новою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153

Энциклопедия делопроизводства [Електрон. ресурс]. — URL: http://www.termika.ru/. — Загол. з екрану.

Методики управления. Системы электронного документооборота [Електрон. ресурс]. — URL: http://www.o-fin.ru/. — Загол. з екрану.

Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда об электрон­ном документообороте. — М.: ДМК Пресс, 2002. — 224 с.