Загальна структура документаційного забезпечення управління

 

У загальному обсязі управлінської роботи до 60—70 % за­ймають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо).


Визначення 1

 

Звіти


Закони,

рекомендації,

норми

 

Адміністрація


Рішення


Служба управління

 

 

 

Акти,

протоколи,

висновки


Служби діловодства


Накази, завдання

 

 

 

Служби

контролю       Службові запаси


 

L


Виконавці

 

Рис. 1. Схема документаційного забезпечення управління

Суб'єктами документаційного забезпечення управління є ор­гани державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, об'єд­нання громадян, фізичні особи, які здійснюють документування та організацію роботи з документами.

Основною складовою частиною документаційного забезпе­чення є діловодство. Відповідно до Закону України «Про Націо­нальний архівний фонд та архівні установи»:

 

Визначення 2

 

Діловодство

 

це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими докуме­нтами

  

 

Діловодство — діяльність, яка охоплює процедури створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів.

Визначення 3

 

Документообіг


це рух службових документів з часу їх створення або одержання суб'єктом доку-ментаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення

 

 

Виділяють такі види документообігу:

централізований документообіг (вся документація центра­лізовано реєструється);

децентралізований документообіг (допускається реєстра­ція документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособле­них структурних підрозділів та певних особливих умов роботи);

змішаний документообіг (найбільш важлива внутрішня до­кументація та листування керівництва реєструється у канцелярії, решта документів — у структурних підрозділах).

 

Основні типи документів, які складають централізований до­кументообіг:

вхідні — документи, що надходять в організацію;

вихідні — документи, призначені для відправлення у інші організації;

— внутрішні — документи, створені в організації і не призна­чені для виходу за її межі.

Основні типи документів та процедури їх опрацювання наве­дені на рис. 2—4 [8].

 


Виконавці

 

Виконання, контроль за виконанням, звіт керівникові

 

 

Рис. 2. Маршрут вхідного документа

Із вхідними документами виконують такі операції: експедиційне опрацювання; реєстрація;

розгляд керівництвом і видача резолюцій; ознайомлення у структурному підрозділі і виконання; контроль за виконанням, який включає постановку докуме­нтів на контроль;

відслідковування ходу виконання; укладання діловодних звітів для керівництва; зняття виконаних документів з контролю. Основні процедури опрацювання вихідних документів:

розробка проекту документа у структурному підрозділі;

узгодження проекту документа у структурних підрозділах організації;

 

затвердження документа керівництвом;

реєстрація документа;

експедиційне опрацювання документа.

 

Кореспон­денти

Секретарі, експедиція

Керівник


Виконавці

 

 

 

Реєстрація, контроль за термінами виконання

 

 

 

Зняття з

= ь

 

контролю, реєстрація вихідного

*"

документа, експедиційне опрацювання

Вхідний 

 

документ 

 

Завдання з підготовки документа

Виконання, підготовка документа

 

             Узгодження   ^         Затвердження

 

 

Рис. 3. Маршрут вихідного документа

Керівник Виконавці

Секретарі, експедиція

 

Завдання з підготовки документа

Виконання, підготовка документа

 

 

 

Реєстрація,    ^                   Узгодження   ^  Затвердження

контроль а термінами виконання

Архів

 

Рис. 4. Маршрут внутрішнього документа

При створенні внутрішніх документів виконуються такі операції: підготовка проекту внутрішнього документа: забезпечення узгодження документа; затвердження;

реєстрація;

розсилка у підрозділи; контроль виконання документа. У процесі управління підприємством інформація приймається, опрацьовується, виробляється рішення, що доводиться до вико­навців, дії яких контролюються.

Документаційне забезпечення управління — галузь діяльності, яка забезпечує документування і організацію роботи з офіційни­ми документами (рис. 5).

 

Діловоди, секретарі

Керівник


Виконавці

 

Вхідний документ

 

Ревєхсідтрнаицхія


 

Розгляд


 

Виконання

 

 

 

Подпись:   

Реєстрація

внутрішніх

Виконання

вдеорксуіймнеонсттаі

 

 

 

Подпись:


Вихідний документ

 

Реєстрація

вихідних

Затвер­дження


 

 

Узгодження

 

 

 

Внутрішній контур

I ^Зовнішній контур

 

Рис. 5. Схема документообігу Етапи документообігу в організації:

експедиційна обробка документів, які надходять в органі­зацію;

попередній розгляд документів службою документаційного забезпечення управління;

реєстрація документів;

організація раціонального руху документів всередині орга­нізації, в т. ч. доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження і підпису проектів доку­ментів;

обробка виконаних документів і їх відправлення.

Види робіт, виконувані при опрацюванні різних типів документів:

вхідні документи (що надійшли з інших організацій) — відкриття конвертів; реєстрація; розгляд керівництвом та накла­дання резолюції; поставлення на контроль; ознайомлення в стру­ктурному підрозділі та виконанню; слідкування за виконанням документа; складання звітів для керівництва; зняття виконаних документів з контролю;

вихідні документи (створювані структурними підрозділами для відправки в інші організації) — розробка проекту документа у структурному підрозділі; погодження проекту документа в структурних підрозділах організації; затвердження документа ке­рівництвом; реєстрація документа; відправка;

внутрішні документи (створювані структурними підрозді­лами для розсилки по організації) — підготовка проекту внутрі­шнього документа; забезпечення погодження документу; затвер­дження; реєстрація; розсилка по підрозділам; контроль за виконанням документа.

Зовнішній контур починається з вхідних документів, які над­ходять на підприємство ззовні. Це можуть бути розпорядження вищих органів, накази, постанови, листи від партнерів та замов­ників та ін. Одержані документи реєструються і надходять на ви­конання.

Якщо документ створюється всередині організації, утворю­ється внутрішній контур проходження документа. Саме на внут­рішньому контурі проходження документа часто виникає його версійність (тобто, документ існує у різних версіях). Важливим завданням діловодства є відслідковування, накопичення і управ­ління версіями документів, а також контроль за зміною документа.

Організація документообігу ґрунтується на таких принципах:

рух документів повинен мати мінімальну кількість повер­нень на попередні етапи;

документи повинні спрямовуватись виконавцям у відповід­ності з їх обов'язками, щоб уникнути дублювання операцій.

Документаційне забезпечення управління охоплює три основ­ні завдання стосовно програмних засобів автоматизації:

документування (створення документів, які підтримують і реєструють управлінську діяльність, тобто їх підготовку, оформ­лення, узгодження та виготовлення);

організація документообігу (забезпечення руху, пошуку, зберігання і використання документів);

— систематизація архівного зберігання документів.

 

Прийом вхідного документа


Розгляд вхідного документа

 

 

 

Реєстрація вхідного документа

 

Розгляд вхідного документа і винесення резолюції

 

 

а т н

е

ум

к о д

у х у р ь л о

тр

н о

К а т н

е

м

ку

о д я н н а н о к и в ь л о р т н о

К


Доведення вхідного документа і резолюції до виконання

 

Робота зі створення проекту документа

 

Узгодження проекту документа

Виконання документа

 

Проведення активних заходів для виконання резолюції

 

Затвердження документа

 

Реєстрація документа


Списання документу у справах

 

 

 

Розсилання вихідного документа

Здавання документу у справах

 

 

Рис. 6. Цикл документообігу

 

Документальні потоки у системі управління

 

Визначення 4

 

Документопотік


це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інфор­мації (керівниками організації і структур­них підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (екс­педицією, секретаріатом, канцелярією та ін.)

 

 

Документообіг здійснюється у виді потоку документів між:

тими, хто аналізує та продукує інформацію або приймає рішення (керівники підприємства та підрозділів, спеціалісти та кваліфіковані працівники);

пунктами технічного опрацювання документів в організації (секретар керівника, канцелярія, експедиція архів).

Виділяють три основних документальних потоки:

документопотік вхідних документів (листи, угоди, рекла­мні оголошення, відомчі розпорядження та інструкції тощо). Бі­льша частина документів, які обробляються, адресовані керівни­ку підприємства (85—90 %), тільки 10—15 % — заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів і конкретним ви­конавцям;

документопотік внутрішніх документів — з одного під­розділу в інший (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти та ін.);

документопотік вихідних документів, який спрямовується у зовнішнє середовище (листі та відповіді на листи, угоди, звіти, контракти, прес-релізи тощо).

Документопотік характеризується такими параметрами: змістом або функціональною належністю;

структурою;

режимом або циклічністю; спрямованістю обсягом.

Зміст документопотоку характеризується складом докумен­тів, які до нього входять і складом інформації, яка закріплена у цих документах.

Структура документопотоку описується ознаками, відповід­но до яких документи можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за документами органі­зації. Структура документопотоків відповідає функціонально-цільовому призначенню документів, які його складають.

Режим або циклічність документопотоку визначається змі­ною у часі його інформаційного навантаження. Зміни можуть бу­ти пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управ­лінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.

Напрям документопотоку залежить від конкретної техно­логічної ланки опрацювання документів: (документи, що ре­єструються і документи, що не реєструються; документи з кон­тролем виконання і без контролю та ін.). На напрям документо-потоку впливає також спосіб оцінки і засвідчення документів, які складають цей потік: узгодження, затвердження, ознайом­лення та ін.

Об'єм документопотоку вимірюється кількістю документів або обсягом інформації, яка міститься в документах (аркуші, зна­ки, кількість доручень, виконавців та ін.).

Об'єм документопотоку — кількість документів, які надійшли в організацію і створені у ній за певний період. Зміни можуть бу­ти пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управ­лінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.

Даний показник повинен використовуватись як критерій при виборі організаційної форми діловодства (традиційна, автомати­зована), а також впливати на структуру служби діловодства і її штатний склад.

Величина об'єму документообігу потрібна для:

розрахунку необхідної чисельності персоналу служб діло­водства;

розрахунку ефективності застосування засобів автоматиза­ції діловодства;

визначення завантаженості персоналу, який виконує функ­ції діловодства.

Будь-який документ, незалежно від того потоку, у якому він знаходиться (проектному, технологічному, нормативному, адмі­ністративному, фінансовому), має прямий або опосередкований зв'язок з продукцією підприємства: виробами — для виробничих підприємств або проектними документами (їх комплектами) — для проектних організацій.


Організація документообігу різнорідних потоків у спільному середовищі дає змогу відображати зв'язки між технічними, адмі­ністративними, нормативними, фінансовими та іншими докумен­тами. Кожен з документів рухається у власному потоці, розроб­ляється і маршрутизується різними користувачами. Спільне середовище лише відображає зв'язки і дає змогу (за наявності прав) одержати інформацію не тільки про технічні дані виробу, а й про маркетингові, фінансові, адміністративні документи щодо