Тести

Тест 1. Документи класифікують за такими ознаками (об­рати неправильне твердження):

За терміновістю.

За доступністю.

За формою.

За посадою відправника.

За термінами зберігання.

За характером інформаційних зв'язків.

За типом носіїв.

Тест 2. Знайти адекватне визначення терміну «докумен­таційне забезпечення управління»:

Рух службових документів з часу їх створення або одержання суб'єктом документаційного забезпечення управління до часу завер­шення виконання, надсилання або знищення.

Діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо ство­рення документаційної інформаційної бази на різних носіях для вико­ристання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозді­лів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією та ін.).

Тест 3. Обрати пункти, які разом утворюють правильну відповідь:

Документообіг в організації складається з таких етапів:

Експедиційна обробка документів, які надходять в організацію.

Попередній розгляд документів службою документаційного за­безпечення управління.

Реєстрація документів.

Друк документів і подання їх керівництву організації.

Надсилання документів електронною поштою у інші організації.

Організація раціонального руху документів всередині організації, в т. ч. доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження і підпису проектів документів.

Обробка виконаних документів і їх відправлення.

Тест 4. Величина об'єму документообігу потрібна для (об­рати правильні відповіді):

Розрахунку необхідної чисельності персоналу служб діловодства.

Розрахунку ефективності застосування засобів автоматизації ді­ловодства.

Визначення норми керованості персоналу.

Визначення завантаженості персоналу, який виконує функції ді­ловодства.

Тест 5. В організації можуть існувати такі потоки докуме­нтів (обрати правильні відповіді):

Потік вхідної документації.

Потік внутрішньої документації.

Потік вихідної документації.

Потік архівної документації.

Тест 6. Знайти відповідність:

 

1. Зміст документопо-току

а) визначається зміною у часі його інформаційно­го навантаження.

2. Структура докумен-топотоку

б) залежить від конкретної технологічної ланки опрацювання документів: (документи, що реєст­руються і документи, що не реєструються; доку­менти з контролем виконання і без контролю та ін.)

3. Режим або цикліч­ність документопотоку

в) характеризується складом документів, які до нього входять і складом інформації, яка закріпле­на у цих документах

4. Напрям документо­потоку

г) описується ознаками, відповідно до яких доку­менти можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за до­кументами організації.

Тест 7. Види організації документообігу (обрати правильні відповіді):

Централізований.

Децентралізований.

Змішаний.

Ієрархічний.

Тест 8. Служба ДЗУ виконує такі функції (обрати прави­льні відповіді):

Функції, пов'язані з підготовкою відповіді на одержані документи.

Функції, пов'язані з документуванням управлінської діяльності.

Функції, пов'язані з організацією роботи з документами.

Функції, пов'язані із вдосконаленням форм і методів роботи з до­кументами.

Тест 9. Знайти відповідність

 

Назва підрозділу ДЗУ

Виконувані функції

Експедиція

а) Прийом справ структурних підрозділів органі­зації та організацій-джерел комплектування архіву

Архів

Ь) Інформаційне та організаційно-технічне об­слуговування керівництва організації

Секретаріат

с) Прийом кореспонденції, яка надходить на ад­ресу організації; опрацювання документів, які відправляються з організації

Тест 10. До структури документообігу входять (обрати правильні відповіді):

Вхідний та вихідний документопотік організації.

Дії посадових осіб з ознайомлення, підписання, погодження до­кументів.

Контакти з організаціями та особами.

Особовий склад організації (керівництво, канцелярія, співробітники).

Тест 11. У системі електронного діловодства документи поділяють на (обрати правильні відповіді):

Документи з електронним цифровим підписом.

Документи взагалі не підписані.

З неелектронним підписом.

З підписом, здійсненим у мережі Інтернет

Модуль 2. Електронний офіс. Інформаційна модель організації

Тест 12. Життєвий цикл електронного документа склада­ється з таких етапів (обрати правильні відповіді):

Реєстрація документів і збереження відомостей про них у базі даних.

Обробка і збереження власне документів

Рух документів.

Друк документів.

Відправлення документів.

Контроль виконання.

Тест 13. Інформаційна модель організації — це:

Система всебічного використання в управлінській діяльності за­собів обчислювальної техніки і телекомунікацій.

Схема потоків інформації, використовуваної в процесі управлін­ня, відображає різні процедури виконання функцій управління органі­зацією і представляє за кожним завданням зв'язок вхідних і вихідних документів і показників.

Сукупність суб'єктів управління, які перебувають під організую­чим впливом процесів управлінської діяльності.

Тест 14. Основні критерії для визначення потреби органі­зації у впровадженні електронного документообігу (обрати правильні відповіді):

За типом документообігу, який переважає в організації.

Річний обсяг документообігу на підприємстві.

Стиль управління і корпоративна культура організації.

Кваліфікація співробітників.

 

Тест 15. Основні параметри, що описують електронний документообіг в організації (обрати правильні відповіді):

Кваліфікація співробітників.

Обсяг документообігу.

Швидкість руху документів.

Вартість виконання типових операцій над документами.

 

Тест 16. Чинники підвищення ефективності документоо­бігу (обрати правильні відповіді):

Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробіт­ників.

Прискорення інформаційних потоків.

Зміна корпоративної культури організації.

Скорочення витрат на паперові документи.

Впровадження жорсткого контролю над витрачанням робочого часу.

 

Тест 17. Обрати відповіді, які разом характеризують елек­тронний документ:

Програмно та технічно залежний продукт.

Фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах.

Зберігається на фізичному носії інформації.

Може неадекватно сприйматись користувачем.

 

Тест 18. Функції електронного документа у системі управ­ління (обрати правильні відповіді)

Забезпечення ефективного управління за рахунок автоматич­ного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях.

Ефективний доступ всіх співробітників до інформації і знань.

Підтримка комунікацій всередині підприємства за рахунок засо­бів розвинутої маршрутизації електронного документа.

Виконання функцій престижу в системі управління та іміджевих функцій організації.

Тест 19. З контрольно-реєстраційною карткою в системі електронного документообігу може бути пов'язаний:

Один файл.

Кілька файлів.

 

Тест 20. Назвати основні види інформаційних обмінів у організації (обрати правильні відповіді):

Обмін між організацією та зовнішнім середовищем.

Міжрівневий (вертикальний) обмін інформацією в організації.

Горизонтальний обмін інформацією.

Перехресний обмін.

Неформальний обмін інформацією.

 

Тест 21. Обрати основні критерії, за якими визначаються потреби організації у впровадженні електронного документо­обігу (обрати правильні відповіді):

За типом документообігу, який переважає в організації.

Масштаби організації.

Річний обсяг документообігу на підприємстві.

Стиль управління і корпоративна культура організації.

Професіоналізм співробітників.

 

Тест 22. Чинники підвищення ефективності від впрова­дження електронного документообігу (обрати правильні від­повіді):

Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробіт­ників.

Прискорення інформаційних потоків.

Зміна корпоративної культури організації.

Покращення психологічного клімату та стосунків між співробіт­никами.

 

Тест 23. Швидкість руху документів характеризується та­кими показниками (обрати правильні відповіді)

Час реєстрації одного документа.

Час передавання одного документа на виконання.

Час пересилання документа між структурними підрозділами.

Час пошуку документа за відомими атрибутами.

Час пошуку документа з невідомими атрибутами.

Час підготовки і узгодження типових документів.

Час надходження документа із зовнішнього середовища.

Тест 24. Вартість виконання типових операцій над доку­ментами характеризується такими показниками (обрати пра­вильні відповіді):

Вартість робочого часу співробітників.

Вартість ресурсів.

Вартість пересилання документа поштою.

Вартість пересилання документа телекомунікаційними мережами.

 

Тест 25. Обсяг документообігу характеризується такими показниками (обрати правильні відповіді):

Потік вхідних документів.

Потік вихідних документів.

Обсяг внутрішнього документообігу.

Рівномірність документопотоку протягом року.

Кількість документів, опрацьованих одним співробітником.

 

Тест 26. Основними технологіями, які забезпечують різні операції опрацювання документів, є:

Засоби мультимедіа (звук, анімація тощо).

Технології розпізнавання текстів, які трансформують паперові вхідні документи у електронну форму.

Електронний цифровий підпис.

Засоби передавання даних.

Засоби зберігання документів у електронній формі.

 

Тест 27. Обрати пункти, які разом утворюють правильну відповідь.

Назвати етапи переведення документа у електронну форму:

Сканування документа і створення його електронної копії.

Друк сканованого документа.

Розпізнавання сканованого документа.

 

Тест 28. Юридична сила електронного документа забезпе­чується

Використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який іден­тифікує автора надісланого електронного документа і забезпечує немо­жливість зміни документа у процесі доставки.

Використанням ксерокопії власного підпису особи, яка надіслала документ.

Використанням факсиміле особи, яка надіслала документ.

Адресою електронної пошти особи, яка надіслала документ.

Тест 29. Електронний цифровий підпис — це:

Дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації під-писувача цих даних.

Вид електронного підпису, отриманого за результатом крипто­графічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити йо­го цілісність та ідентифікувати підписувача.

Параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу.

 

Модуль 3. Принципи побудови та функціонування систем електронного документообігу

Тест 30. Автоматизація документообігу складається з та­ких стадій (обрати правильні відповіді):

Паперовий документообіг.

Паперовий документообіг з використанням автономних ПК.

Змішаний.

Безпаперовий документообіг.

Документообіг з використанням Інтернет.

Тест 31. Функціональні можливості систем електронного документообігу (обрати пункти, які разом утворюють прави­льну відповідь):

Реєстрація документів

Контроль виконання

Маршрутизація об'єктів документообігу (\¥ОгкПо\¥-підсистема)

Вихід в Інтернет

Колективна робота

Нормативно-довідкова інформація

Пошук

Звітність

Адміністрування

Тест 32. Оберіть адекватні визначення: Система електронного документообігу — це:

1. Организаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних та інформаційних засобів, який забезпечує комплекс функ­цій для роботи з електронними документами: перетворення паперових документів у електронні, організація захисту і розмежування доступу до електронних документів, їх маршрутизація, механізми обговорення і узгодження документів та ін.

Апаратно-програмна інфраструктура підтримки електронних до­кументів та цифрового підпису у телекомунікаційних мережах.

Інтегрований у інформаційну систему підприємства комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, призначений для створення систематизованих каталогів корпоративних документів.

 

Тест 33. Електронний документообіг — це

Сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, пере­давання, одержання, зберігання, використання та знищення електро­нних документів, які виконуються із застосуванням перевірки ціліснос­ті та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Рух інформації у інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформа­цію, яка є власністю держави, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законо­давства.

Апаратно-програмна інфраструктура підтримки електронних до­кументів та цифрового підпису у телекомунікаційних мережах.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлін­ської інформації і організацію роботи зі службовими документами.

 

Модуль 4. Організаційно-технологічні підходи до впровадження електронного документообігу

 

Тест 34. З яких етапів складається аналіз документообігу підприємства (оберіть пункти, які разом утворюють прави­льну відповідь):

Підготовчий етап.

Аналіз структури документообігу.

Оптимізація взаємодії підрозділів згідно наявної моделі докумен­тообігу на підприємстві.

Придбання комп'ютерної техніки та програмного забезпечення.

 

Тест 35. При впровадженні систем електронного докумен­тообігу виникають (обрати правильні відповіді):

Організаційні проблеми.

Освітньо-кваліфікаційні проблеми.

Фінансові проблеми.

Технічні проблеми.

Модуль 5. Інформатизація державного управління

 

Тест 36. Обрати адекватне визначення поняття « Інфор­матизація органів державної влади»:

Інтегрований у інформаційну систему підприємства комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, призначений для створення систематизованих каталогів корпоративних документів.

Це організаційний соціально-економічний і науково-технічний процес створення оптимальних умов для функціонування і реалізації прав і повноважень органів державної влади і забезпечення інформа­ційних потреб суб'єктів, які з ними взаємодіють, на основі формування і використання державних інформаційних ресурсів.

Діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носі­ях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

 

Тести 37. Інформатизація органів державної влади здійс­нюється з метою:

Забезпечення ефективного виконання функцій засобами сучасних інформаційних технологій.

Насичення комп'ютерно-телекомунікаційними технологіями.

Доступу співробітників до мережі Інтернет.

 

Тест 38. Основні Завдання інформатизації органів держа­вної влади та управління (обрати пункти, які разом утворю­ють правильну відповідь):

Покращення міжнародного іміджу.

Створення системи ведення інформаційних ресурсів з метою за­безпечення органів державної влади повною, достовірною і актуальною інформацією.

Створення системи забезпечення громадян актуальною інформа­цією про діяльність органів державної влади.