Критерії оцінювання системи електронного документообігу

 

При виборі системи електронного документообігу організації необхідно в першу чергу визначити завдання, які будуть вирішу­ватись з використанням цієї системи. Після цього необхідно об­рати 4—5 рішень різних виробників, які мають необхідний досвід впровадження у аналогічній сфері діяльності. Ці системи надалі підлягають аналізу.

Виходячи із завдань діяльності організації необхідно визначи­ти критерії для оцінювання представлених на ринку систем. У кожної організації ці критерії індивідуальні.

Наприклад, для организаций, имеющих удаленные филиалы и подразделения, важна поддержка территориальной розподіленості. В якості критеріїв можуть бути такі напрями аналізу: функціональність; продуктивність і масштабуємість; інтегрованість; ліцензійна політика;

цінова політика; вартість масштабування; інструментальні засоби; локалізація.


Необхідно визначити важливість критеріїв, після чого оціню­вати безпосередньо систему електронного документообігу (при­клад наведено у табл. 12).

Оцінки за кожним з критеріїв, помножені на важливість цього критерію, підсумовуються. Система, яка набрала найбільшу кіль­кість балів, є оптимальною для даної організації. У наведеному прикладі, найбільш прийнятною за критерієм «Види документів, які підтримуються системою» виявилась Система 3.

Якщо співробітникам організації складно оцінити той або ін­ший показник, для аналізу запрошуються незалежні консультан-

Етапи переходу до електронного документообігу в організаціях

 

Проаналізуємо кілька характерних етапів, які може проходити організація на шляху від паперового до електронного документо­обігу:

І етап (початковий) — впровадження автоматизованої си­стеми документообігу (АСД).

В АСД функціонують первинні елементи аналітико-синтетичної обробки документа, що знаходять вираження у ство­ренні електронної реєстраційної картки документа, що є пошуко­вим образом документа.

Функціональні можливості АСД не розраховані на збережен­ня та переміщення документів в установі. їх основними завдан­нями є фіксація етапів проходження документів та їх поточного статусу в спеціальній базі даних, що находить відображення в заповненні спеціальної реєстраційної картки документа. База даних не містить оригіналів документів, а відображає лише їх поточне місцезнаходження та статус, включаючи атрибути кон­тролю виконання. Крім обліку та пошуку документів в базі да­них, система повинна генерувати звіти, що дозволяють отрима­ти відомості про стан виконання документа та іншу загальну інформацію.

Автоматизація документообігу дає змогу:

підвищити виконавську дисципліну (здійснюється за раху­нок покращання контролю за виконанням документів, а саме ефективна система повідомлень та нагадувань дає можливість попереджувати всіх посадових осіб про наближення строку ви­конання доручення);

легко скласти повну картину ефективності діяльності як окремих працівників, так і установи в цілому (за допомогою при­кінцевих звітів та журналів);

формувати індивідуальні маршрути документів і визначити найбільш оптимальний шлях їх руху в установі;

зменшити час на обробку і реєстрацію, а також уникнути помилок, пов'язаних із заповненням реквізитів документа (вико­ристовуючи автоматичну генерацію номера і поточної дати, ви­користання довідників);

засобами системи здійснювати швидкий пошук докумен­тів та доручень (за їх змістом або будь-якою комбінацією рек­візитів).

етап (розширений) — створення «образу» електронного документообігу.

Розширений рівень автоматизації дозволяє додавати до елект­ронної реєстраційної картки електронне іконічне зображення до­кумента (сканована копія), інакше кажучи, «образ документа», єдиною відмінністю якого від електронного документа є відсут­ність електронно-цифрового підпису (що гарантує його ціліс­ність, достовірність і відповідно юридичну силу). Отже, рівень АСД, у якому функціонує електронний «образ документа», умов­но можна назвати «образом електронного документообігу».

Створення «образу електронного документообігу» відбуваєть­ся за допомогою сканування документів. Швидке отримання еле­ктронної версії документа за допомогою використання техноло­гій сканування, розпізнання та друку документа робить легшим перехід від паперової версії документа до електронної.

етап (розвинений) — електронний документообіг.

Електронний документообіг забезпечує циркуляцію електро­нних документів, які є основою нової форми взаємодії держави та суспільства. Однак кожен документ повинен мати встановлений законодавством набір реквізитів, до яких належить, зокрема, під­пис — елемент, що підтверджує авторство документа. Функцію підпису в електронному документі виконує електронно-цифро­вий підпис.

Наведені етапи впровадження електронного документообігу є об'єктивно зумовленими як розвитком інформаційних систем, так і готовністю установ до їх впровадження. Зважаючи на соціа­льно-освітні та психологічні чинники, така послідовність впрова­дження електронного документообігу попередить нераціональне використання матеріальних ресурсів установи, пришвидшить адаптацію працівників до роботи в нових умовах, як наслідок зросте ефективність опрацювання документів в установі.

При впровадженні систем електронного документообігу від­значають такі типові помилки:

відсутність попереднього обстеження організації; розробка системи власними силами; відсутність попередньої (пілотної) експлуатації; низький рівень навчання співробітників. Організаційні проблеми пов'язані, перш за все, з людським фактором:

— недостатньою мотивацією співробітників до роботи з но­вою системою;

низький рівень комп'ютерною грамотності; помилкове або неповне визначення завдань, які пови­нна вирішувати система, при прийнятті рішень про її впрова­дження.

Компанії, які впроваджують системи електронного докумен­тообігу, пропонують консалтингові послуги. Підприємства вда­ються до послуг консалтингових компаній з таких причин:

нестача ресурсів (людей, часу, навичок, знань) — у період значних змін організація не має часу шукати людей з новими на­вичками або ж навчати своїх співробітників; консультанти ж і вирішують завдання, які постають, і передають свої знання і на­вички співробітникам організації;

допомога на тимчасовій основі. Консультанти можуть за­лучатись для аналізу схем документообігу, інших видів аналізу і вироблення рекомендацій без відволікання від поточної діяльно­сті співробітників організації;

незалежний погляд «зі сторони». Перевагою консультанта є «свіжий» погляд і безпристрасність у ситуаціях, коли співробіт­ники організації не можуть бути об'єктивними;

навчання співробітників через консультування.

Ефективність впровадження систем електронного документо­обігу визначається такими чинниками:

Ціна. Вартість однієї ліцензії може коливатись від $200 до $1000. Покрокове впровадження системи управління документо­обігом дає змогу замовнику «розтягнути» у часі виплати, отже застосовується у багатьох випадках.

Побоювання помилитись у виборі програмного продукту. Хоча практично у кожній із систем є сховище і \¥огкБ1о\¥, реалі­зуються вони по-різному і різною мірою відповідають потребам того або іншого замовника. Систему електронного документообі­гу можна перевірити у режимі пілотного проекту.

Саботаж співробітників. Систему управління електронним документообігом можна вважати тільки тоді успішно впровадже­ною, якщо всі користувачі охоче використовують її в повсякден­ній роботі.

Одним із шляхів подолання проблеми «людського фактора» при впровадженні систем електронного документообігу керівни­цтво організації часто вважає примус співробітників до роботи із автоматизованою системою. Часто у таких «вимушених користу­вачів» створюються передумови до розкриття потенціалу до ро­боти із системою.

Запитання для самоперевірки

Назвати етапи, за якими здійснюється аналіз документообі­гу підприємства.

За якими критеріями оцінюють системи електронного до­кументообігу?

Через які причини організації використовують послуги консультантів?

 

 

Рекомендована література

Круковский М. Ю. Критерии эффективности систем электронного документооборота // Системи підтримки прийняття рішень. Теорія і практика — 2005. — С. 107—111.

Электронные офисные системы [Електронний ресурс]. — Спосіб доступу: URL: http://eos.ru

Aladdinзащита информации, информационная безопасность, аутентификация [Електронний ресурс]. — Спосіб доступу: URL: http://www.aladdin.ru/

Бобылева М П. Эффективный документооборот: от традиционно­го к электронному. — М.: Изд-во МЭИ, 2004. — 172 с.

Шкулъсъкий В., Дубова С. Автоматизація документообігу в орга­нах державного управління: етапи впровадження // Вісник Книжкової палати. — 2006. — № 2. — C. 33—35.

Дубова С. Інформаційна культура державних службовців як чин­ник якості впровадження та функціонування автоматизованих інформа­ційних систем // Вісник Книжкової палати. — 2005. — № 4. — С. 35—37.

CNews/аналитика [Електронний ресурс]. — Спосіб доступу: http://www.cnews.ru/reviews/