Види систем електронного документообігу

 

Проектування систем електронного документообігу здійсню­ється багатьма компаніями незалежно одна від одної, тому через неузгодженість роботи систем виникають проблеми при взаємо­дії систем документообігу різних виробників. Як правило, ці проблеми пов'язані із несумісністю форматів представлення да­них, відсутністю стандартизації систем, та підходів, використо­вуваних при проектуванні систем.

Визначення 27

 

Електронний доку­ментообіг (Electronic Document Management, EDM)


І це процес створення, одержання, спіль- І ного   використання, відслідковування, ревізії, розподілу та зберігання докумен­тів та інформації, яку вони містять у ме­жах певної інформаційної системи.

 

 

Електронний документообіг обслуговується певним програм­ним забезпеченням (Enterprise Document Management Systems, EDMS).

З найважливіших характеристик систем електронного доку­ментообігу спеціалісти, як правило, виділяють такі: програмна платформа; типи документів, з якими працює система; можливості масштабування;

максимальна кількість користувачів; загальна кількість та число рівнів структур, які відображають особливості внутрішньої організації підприємства;

можливість роботи за «вільною» схемою, без жорсткої фік­сації маршрутів);

засоби для визначення маршрутних схем проходження до­кументів;

можливості контролю за проходженням документів; засоби повідомлення про порушення у регламенті проходження докуме­нтів, спосіб повідомлення посадових осіб;

підтримка роботи з кількома версіями документа, можли­вість інтеграції з іншими додатками; особливості настроювання програмного продукту на потреби конкретного замовника;

—        засоби регламентації доступу та криптографічного захисту. Системи з розвиненими засобами Workflow (WF). Наведемо кілька найбільш відомих визначень Worklfow [13]:

довільне завдання, виконуване послідовно або паралельно одним або більше учасниками робочої групи з метою досягнення спільної мети (IBM);

повна або часткова автоматизація бізнес-процесу, при якій документи, інформація або завдання передаються від одного уча­сника до іншого для виконання узгоджених дій;

координація людей, інформації, об'єктів та подій для вико­нання послідовності операцій і досягнення статусу, який призво­дить до досягнення встановлених цілей (Workflow Management Coalition).

Всі ці визначення включають бізнес-процеси, інформацію та персонал.

Технологія WorkFlow включає:

технологію автоматизації управління потоками робіт; автоматизацію виконання ділових (бізнес) процесів; моделювання діяльності підприємства; організацію у управління взаємопов'язаною діяльністю всіх співробітників підприємства.

В основі технології Workflow лежать такі базові поняття:

об'єкт — деякий об'єкт, використовуваний у бізнес-про-цесі (наприклад, документ, креслення, інструмент);

подія — дія, виконана над об'єктом (напр., підписання до­кумента);

операція — дія, виконувана у межах розглядуваного бізнес-процесу (напр., перевірка документа на правильність складання, внесення змін до документа);

виконавець — посадова особа, відповідальна за виконання операції бізнес-процесу.

Кожна система класу Workflow забезпечує вирішення мінімум трьох завдань:

опис бізнес-процесу; управління виконанням бізнес-процесу; моніторинг виконання бізнес-процесу.

Управління виконанням потоку робіт полягає: у перевірці умов переходу між операціями; у передаванні документів між виконавцями; повідомленні користувача про те, що він повинен зробити.

Функції системи електронного документообігу в інформа­ційному забезпеченні системи управління:

підвищення якості підготовки документів; посилення виконавської дисципліни; прискорення обміну інформацією між організаціями; спрощення процедури прийняття рішень; скорочення кількості помилок і зловживань при роботі з громадянами і організаціями;

підвищення авторитету державних інститутів у громадській

думці;

прискорення і спрощення інформаційних процесів;

підвищення гнучкості й керованості процесів передавання інформації;

забезпечення прозорості прийняття рішень і необхідного контролю суспільства за діяльністю державних органів;

забезпечення внутрішньовідомчої взаємодії, а також взає­модії співробітників державних органів різних рівнів.

Проблеми впровадження систем електронного документообігу:

консерватизм персоналу, недостатня освіченість в галузі інформаційних технологій, небажання навчатись і підвищувати кваліфікацію, побоювання прозорості власної діяльності для ке­рівництва, яка виникає внаслідок впровадження системи елект­ронного документообігу;

відставання нормативно-методичного забезпечення роботи з електронними документами від інформаційно-технологічного;

різноманітність програмних засобів, які використовуються для автоматизації документообігу в органах державного управління;

часті структурні зміни в організації, слабка формалізація бізнес-процесів;

паралельне існування традиційних «паперових» систем до­кументообігу і систем електронного документообігу.

Таблиця 10

Загальні принципи побудови системи електронного документообігу

в організаційному аспекті:

 

забезпечення контролю цілісності документів, реєстрації до­кументів відповідно до регламенту роботи, виконання процесів обробки документів в залежності від ситуацій та подій, яких сто­суються документи;

зведення до мінімуму змін в системі, що стосуються зв'язків з зовнішніми структурними підрозділами та установами в разі зміни організаційної структури ПП НАС;

забезпечення багатоваріантності зв'язків із зовнішніми у відношенні до ПП НАС структурними підрозділами та установа­ми з метою збереження працездатності системи в разі втрати зв'язку з будь-яким зовнішнім структурним підрозділом.

в інформаційному аспекті:

інтеграція даних, що підтримуються та використовуються структурними підрозділами та установами при їх взаємодії; мож­ливість виконувати основні функції в локальному режимі функ­ціонування системи;

відповідність існуючим інформаційним технологіям, які розробляються і функціонують в ОДВ.

в алгоритмічному аспекті:

алгоритми функціонування системи повинні відповідати ви­могам, що узгоджені в межах ПП НАС, міжнародним стандартам та рекомендаціям щодо побудови та використання інтерфейсів користувача, мережних засобів, систем управління базами даних та знань тощо

в технічному аспекті:

забезпечення взаємозамінності та резервування технічних засобів системи з метою досягнення потрібної надійності її фун­кціонування;

архітектура системи повинна дозволяти розширення про­грамно-технічних засобів без змін програмного і інформаційного забезпечення, дозволяти доповнення та оновлення функцій і складу системи без порушення її функціонування.

в технологічному аспекті:

забезпечення побудови діловодних процесів пілот-проекту НАС в рамках сучасної концепції \¥огкР1о\¥ таким чином, що управління та планування здійснюється відносно виробничих процесів (потоків робіт) взаємодії центральних та місцевих орга­нів влади, в рамках яких створюються, оброблюються та надхо­дять документи;

забезпечення можливості легкого та швидкого переналаго-джування процесів відносно змін технологій обробки чи потреб кінцевих користувачів без суттєвого зниження продуктивності та надійності системи в цілому;

при впровадженні ІСЕД режим праці спеціалістів не зміню­ється.

6) у нормативно-правовому аспекті:

забезпечення дотримання нормативно-правових актів з пи­тань застосування електронного документообігу і електронного цифрового підпису

Закони України:

від 22.05.03 № 851-ІУ «Про електронні документи та елек­тронний документообіг»

—        від 22.05.03 № 852-ІУ «Про електронний цифровий підпис» Постанови Кабінету Міністрів України:

від 26 травня 2004 р. № 680 «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних да­них) на певний момент часу»

від 28 жовтня 2004 р. № 1451 «Про затвердження Поло­ження про центральний засвідчувальний орган»

від 28 жовтня 2004 р. № 1452 «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами держав­ної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності»

від 28 жовтня 2004 р. № 1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах ви­конавчої влади»

від 28 жовтня 2004 р. № 1454 «Про затвердження Порядку обов'язкової передачі документованої інформації».

Принципи створення інформаційних систем документообігу і загальні вимоги до системи електронного документообігу ґрун­туються на принципах:

системності — між структурними елементами системи встановлені такі зв'язки, які забезпечують її цілісність і взаємо­дію з іншими системами;

відкритості — система створюється з урахуванням можли­вості поповнення і оновлення її функцій без порушення порядку функціонування;

сумісності — при створенні системи використовуються ін­формаційно-технологічні інтерфейси, завдяки яким вона може взаємодіяти з іншими системами;

стандартизації (уніфікації) — при створенні системи, по можливості, використовуються типові, уніфіковані і стандарти­зовані рішення;

ефективності — в результаті розробки системи забезпечу­ється раціональне співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами.

Основні вимоги до систем електронного документообігу

Масштабованість

Бажано, щоб система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів з здатність системи нарощувати потужність визнача­лась тільки потужністю відповідного програмного забезпечення.

Розподіленість

Архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіально-розподілених організаціях

Модульність

Система повинна складатись з окремих модулів, інтегрованих між собою, на випадок, якщо користувачу системи не потрібно одразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, або спектр завдань організації вужчий, ніж весь спектр завдань документообігу.

Відкритість

Система повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання і інтеграції з іншими системами.

Автоматизація документообігу здійснюється на основі окре­мих автоматизованих функцій, поєднаних за своїм призначенням у типові функціональні комплекси:

комплекс підготовки документів комп'ютерними засобами;

комплекс реєстрації та введення електронних документів в оперативний електронний архів;

комплекс ведення електронного архіву, підтримки паперо­вого архіву та організації доступу до його інформації;

комплекс контролю виконавчої діяльності; комплекс проектування маршрутів руху документів; комплекс обміну даними;

комплекс підтримки формування аналітично-статистичної звітності та оперативного аналізу;

комплекс ведення нормативно-довідкової інформації; комплекс адміністрування; комплекс «уніфіковане клієнтське місце».

Для забезпечення обміну електронними документами та по­відомленнями з дотриманням вимог «Типового порядку здійс­нення електронного документообігу в органах виконавчої вла­ди», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453, розроблено технічні умови «Система електронного документообігу органу виконавчої влади. Технічні умови» ТУ У 30.0-33240054-001:2005.

Дотримання технічних умов забезпечує можливість:

уніфікації форматів обміну інформацією між органами ви­конавчої влади;

інтеграції СЕДО в єдину загальнодержавну систему елект­ронного документообігу органів виконавчої влади.

Система електронного документообігу (СЕДО) повинна фун­кціонувати з дотриманням вимог «Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади», за­твердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 28 жов­тня 2004 р. № 1453 та «Примірної інструкції з діловодства в міні­стерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах вико­навчої влади», затвердженою постановою КМУ № 1153 від 17 жовтня 1997 року.

В СЕДО повинна забезпечуватися можливість:

одночасної роботи групи користувачів;

перевірки електронних документів на зараження вірусом та регулярне оновлення антивірусної бази даних;

використання надійних засобів електронного цифрового підпису;

візуального подання (у тому числі й друк на папері) елект­ронних документів;

використання систем розпізнавання документів на папері та перевірки правопису.

В СЕДО повинні забезпечуватися:

простота і зручність її використання працівниками, що пройшли навчання (далі — користувачі);

виконання користувачами своїх службових обов'язків щодо діловодства в електронній формі;

захист від помилкового видалення даних, можливість зво­ротних дій користувача;

автоматичне заповнення полів форм для прискорення про­цесу введення інформації;

аудит введеної інформації;

надання засобів для відстеження (моніторингу) руху елект­ронних документів між підрозділами органу виконавчої влади в процесі діловодства.

Функціонування СЕДО здійснюється з обов'язковим викорис­танням інформації з довідників:

довідник видів електронних документів та повідомлень; довідник органів виконавчої влади, які є учасниками обмі­ну електронними документами та повідомленнями;

довідник фізичних осіб, які є учасниками обміну електро­нними документами та повідомленнями між органами виконавчої влади.

За необхідності СЕДО доповнюється довідниками та/або кла­сифікаторами із загальносистемною або іншою інформацією, не­обхідною для її функціонування.

В процесі функціонування СЕДО забезпечується коректна взаємодія її програмних компонент з іншим інформаційно-телекомунікаційними системним, прикладним та інструменталь­ним програмним забезпеченням робочих місць та серверів без порушення їх функціонування.

Програмні продукти, які використовуються для створення СЕДО, повинні мати експертний висновок або сертифікат відпо­відності вимогам нормативних документів з технічного захисту інформації.

Органи виконавчої влади, які здійснюють обмін електронними документами і повідомленнями через свої СЕДО, виступають відправниками або одержувачами таких документів і повідом­лень.

В процесі обміну електронними документами і повідомлення­ми взаємодія СЕДО з системами електронного документообігу органів виконавчої влади здійснюється через спеціальні телеко­мунікаційні мережі, у яких забезпечується безпека конфіденцій­ної інформації, що є власністю держави.

В СЕДО не накладаються обмеження на структуру та зміст електронного документа.

В СЕДО забезпечується обмін такою інформацією:

електронні документи;

реєстраційні дані в електронній формі про електронний до­кумент та його зміст;

повідомлення для відправника про прийняття (відхилення) вхідних електронного документа службою діловодства одержу­вача.

Інтерфейс між користувачем і СЕДО дає змогу забезпечити:

ергономічність взаємодії користувача з СЕДО;

взаємодію користувача з програмними компонентами СЕ­ДО на основі прозорого та інтуїтивно зрозумілого діалогового графічного віконного інтерфейсу, з використанням піктограм функцій, режимів та операцій;

можливість для користувача оперувати професійно-орієн­тованими поняттями предметної галузі діловодства державною мовою;

можливість зворотності дій користувача, а також обов'я­зкове підтвердження ним потенційно руйнівних дій з модифікації та відновлення даних;

можливість одержання користувачем довідкових даних про функціональні характеристики СЕДО (зокрема, отримання на ек­рані монітора контекстнозалежних підказок щодо виконання операцій, функцій тощо).

В СЕДО може застосовуватися система управління базами да­них, в якій забезпечується надійне зберігання інформації в різно­манітних форматах — як текстових, так і графічних чи мульти­медійних, надання швидкого доступу до інформаційних ресурсів різноманітним прикладним системам з підтримкою достатньої продуктивності при підключенні запланованої кількості користу­вачів.

На ринку представлених досить широкий спектр систем елек­тронного документообігу. Розглянемо кілька з найбільш розпо­всюджених систем.

«БОСС-Референт» www.it.ru

Система орієнтована на спільну роботу багатьох користува­чів і створює всередині організації єдиний інформаційний про­стір.

Система БОСС-Референт побудована на платформі IBM Lotus Domino/Notes і характеризується такими властивостями:

засоби створення єдиного інформаційно-управлінського простру для організацій будь-якої складності: розподілених, ба­гаторівневих, та ін..

підтримка складних маршрутів узгодження доку­ментів;

швидка автоматизація бізнес-процесів завдяки наявності вбудованих процесів опрацювання документів, які настроюються та модифікуються у відповідності з вимогами специфіки діяльно­сті замовника;

зручність адміністрування, масштабування, \¥еЬ-доступ; наявність засобів захисту інформації; простота освоєння користувачами.

 

«ДЕЛО»

http://www.eos.ru, http://www.eos.com.ua

«ДЕЛО» повною мірою підтримує вітчизняні традиції діло­водства та повний життєвий цикл документа. Система може ви­користовуватись і невеликими організаціями — для автоматиза­ції паперового документообігу, і великими підприємствами — для організації електронного документообігу.

Основні функції системи:

забезпечує повний життєвий цикл документа в організації від створення проекту документа до списання у справу і передачу в архів;

формування доручень за документами;

управління проходженням документів із множиною рішень;

передавання завізованих документів співробітникам на озна­йомлення та виконання;

контроль проходження і виконання документів; забезпечення інформаційної безпеки.

 

«Евфрат-документооборот» www.evfrat.ru

Система з своїми функціональними можливостями рекомен­дована широкому колу організацій. На сайті компанії зазначаєть­ся, що система може використовуватись для підприємств малого і середнього бізнесу. «Евфрат» побудований у парадигмі «Робо­чого стола» з папками. Документи розкладаються у папки, які можуть мати будь-який ступінь вкладеності.

На сайті надано можливість одержати демо-версію програм­ного продукту.

Система дає змогу виконувати такі завдання:

автоматизація канцелярії;

електронний архів документів;

корпоративний электронный документооборот (work­flow).

ОРТШЛЛУогкЕ^ http://www.optima-workflow.com, http://www.onix.ru Функціональні можливості системи OPTiMA-WorkFlow

повнофунціональна маршрутизація і засоби опису сценаріїв руху документів;

контроль додержання вимог технології роботи з докумен­тами;

контроль виконання доручень; динамічна модифікація фо­рми і змісту облікових даних і процедури реєстрації;

повноцінний контроль версій документа;

робота з будь-якими електронними об'єктами;

робота в розподілених корпоративних мережах;

індивідуальне налаштування інтерфейсу робочого місця користувача.

 

«ІУ^ароШ.Документооборот» www.softline.kiev.ua

«Megapolis.Документооборот» є комплексним програмним рішенням для створення систем управління документами та ав­томатизації ділових процесів. Система охоплює всі етапи життє­вого циклу документів. Система має модулі, орієнтовані на авто­матизацію традиційних вітчизняних процесів діловодства та контролю виконавської дисципліни, характеризується відкритіс­тю, високим рівнем розширення, адаптації і може використовува­тись у різних структурах — від комерційних компаній до органів державної влади.

Система «Megapolis.Документооборот» призначена для вирі­шення таких завдань:

забезпечення автоматизації ділових процесів (work­flow);

організація спільного інформаційного простору для органі­зації з розподіленою структурою;

автоматизація завдань діловодства і контролю виконавської дисципліни — функцій підготовки проектів документів, реєстра­ції, формування резолюцій, доведення документів до виконавців, фіксація перебігу виконання, контроль виконання, автоматизація функцій ведення паперового архіву;

організація роботи із зверненнями громадян;

формування різних видів статистичної та аналітичної звіт­ності.


Метою створення електронного архіву є забезпечення опера­тивного і повноцінного доступу до всіх документів, які зберіга­ються і надходять до системи управління. Для цього необхідно вирішити два основні завдання: ввести масив наявних у архіві документів і забезпечити можливість оперативного повнотексто-вого доступу до електронних документів.

З цією метою організується високопродуктивна мережа, яка включає графічні робочі станції і потужні сервери введення і об­робки інформації. Для введення документів з паперових носіїв низької якості використовуються сканери потокового введення і відповідні програмні засоби.

Система забезпечує ефективне індексування і повнотекстовий пошук неструктурованої інформації великого обсягу. Основні функції корпоративного електронного архіву: сканування;

розпізнавання і корегування помилок; створення і міграція електронних документів і образів; індексування документів;

оперативний пошук і відображення документів; аналіз документів;

управління функціонуванням системи.

Для реалізації цих функцій у корпоративному електронно­му архіві повинні бути підсистеми введення, зберігання, інде­ксування, пошуку і відображення інформації, аналізу, управ­ління потоками, адміністрування і науково-технічного супро­водження.

Електронний архів оптимально вирішує завдання поточно­го збереження документів, коли найбільшого значення набу­ває оперативність доступу до інформації та наявність можли­вості одночасного використання документа кількома співробіт­никами.

Таблиця 11

 

-           КОРПОРАТИВНИЙ ЕЛЕКТРОННИЙ АРХІВ

 

І — підвищення надійності зберігання інформації, зменшення І І—І ризику втрати важливої інформації через недбалість персо­налу або вплив зовнішніх факторів;

підвищення ефективності використання інформації за ра­хунок зменшення часу на пошук необхідних документів;

забезпечення доступу до інформації практично з будь-якої територіально віддаленої точки за умови наявності відпові­дних прав доступу;

інтеграція з іншими інформаційними системами підпри­ємства.

 

 

— організація зберігання електронних версій документів і І |—| |—| облікової інформації;

ці

к н

—ведення класифікаторів і рубрикаторів і їх використання для пошуку документів;

—встановлення і підтримка логічних зв'язків між докумен-

тами;

—        організація пошуку документів (за атрибутами реєстра­ційних карток, повнотекстовий пошук, за анотаціями);

забезпечення доступу до облікової інформації і електро­нних документів у відповідності з правами доступу;

ідентифікація електронних документів за їх реквізитами;

формування звітів про роботу користувачів з електронним архівом

 

 

—надання ефективного механізму пошуку документа та ін- І —І І—І формації у документі, оскільки ці операції сумарно станов­лять 73 % трудозатрат;

и г о

м

—        швидкісна автоматизована система потокового введення документації, представленої у паперовій формі (для норма­тивних та пов'язаних з ними документів, аналогів, заува­жень та ін.);

режим повнотекстового пошуку за змістом документа. —Додатковими вимогами можуть бути:

доступ до архіву через Інтернет;

наявність спеціалізованих тезаурусів.

4?

Запитання для самоперевірки

З яких забезпечуючих підсистем складається структура ін­формаційної системи?

Дати визначення поняття «система електронного докумен­тообігу».

Назвати приклади систем електронного документообігу та їх основні функціональні можливості.

Дати визначення технології workflow.

Назвати складові технології workflow.

Дати визначення поняття «електронний архів».

Які основні завдання створення електронного архіву?

Які основні функції мають виконуватись у електронному архіві?

Які основні вимоги висуваються до електронного архіву?

 

Подпись:

Рекомендована література

 

Шеян И. Электронное развитие документооборота // Computer­world. — 2003. — № 18.

Філіпова Л. Системи управління електронним документообігом: загальні поняття термінології, організації, технології (зарубіжний до­свід) // Вісник Книжкової палати. — 2001. — № 4. — C. 15—18.

Гончарова H. І. Документаційне забезпечення менеджменту: На­вчальний посібник. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

Асеев Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структу­ра, методи // Вісник Книжкової палати. — 2004. — № 5. — C. 32—36.

Асеев Г. Методологія корпоративного документообігу: технологі­чність управління та опрацювання даних // Вісник Книжкової пала­ти. — 2006. — № 9. — C. 26—30.

Асеев Г. Концептуальні підходи до проблем управління докумен­тацією // Вісник Книжкової палати. — 2006. — № 11. — C. 25—28.

Система електронного документообігу органу виконавчої влади. Технічні умови ТУ У 30.0-33240054-001:2005 [Електрон. ресурс]. — Спосіб доступу: URL: http://www.stc.gov.ua. — Загол. з екрану.

Глушков В. М. Основы безбумажной информатики — М.: Наука. Главная редакция физ.-матю литературы, 1982. — 552 с.

Ларин М. В. Электронный документооборот: проблемы разработ­ки и внедрения [Електрон. ресурс]. — Спосіб доступу: URL:http:// www.cryptography.ru. — Загол. з екрану.

 

 

Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традицион­ного к электронному. — М.: Изд-во МЭИ, 2004. — 172 с.

Бобылева М П. Вопросы анализа документооборота организа­ции в условиях использования автоматизированных систем // Делопро­изводство 2001. — № 1.

Бобылева М П. На пути к информационному менеджменту (во­просы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопро­изводство 1999. — № 1.

Круковский М Ю. Оценка эффективности систем Workflow // Корпоративные системы. — 2007. — № 1. — C. 14—18.

/Косуль 4