Стадії автоматизації документообігу

 

Основною проблемою традиційної технології управління до­кументообігом є практична неможливість централізовано відслі­дковувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Найбільш ефективними напрямами використання електронних технологій у традиційному діловодстві є:

підготовка документів з використанням електронних тех­нологій — здійснюється за правилами і з використанням форм і бланків уніфікованих документів. на виході тексти переводяться на папір і набувають у відповідності з діючими правилами форми документів;

електронна передача інформації використовується для при­скорення її доставки споживачам з подальшими виведенням до­кументів на папір; актуальним завданням є визначення місця фа­ксимільної передачі документа у системі традиційного діло­водства;

електронна реєстрація надходження документів у систе­му — передбачає включення у єдину інформаційну систему всіх документів, які створюються в організації або надхо­дять до неї у будь-якій формі на основі єдиних правил реєст­рації. Не реєстраційному масиві ґрунтується облік, пошук, ко­нтроль виконання документів без створення інших реєстра­ційних форм.

 

 

Визначення 24

 

Управління докуме­нтацією


комплекс заходів, спрямованих на реалі­зацію процесів створення та функціону­вання службових документів

 

Системи управління документами мають функції зберігання, пошуку, контролю життєвого циклу документів.

У процесі автоматизації документообігу можні умовно виді­лити такі стадії: паперовий документообіг, паперовий докумен­тообіг з використанням автономних ПК, змішаний документообіг і безпаперовий документообіг.

При застосуванні паперового документообігу документ про­ходить всі етапи у паперовій формі: для реєстрації використову­ються журнали, картки.

Паперовий документообіг з використанням автономних ПК означає, що ПК використовується для підготовки і реєстрації документів. На даному етапі виникає поняття електронного до­кумента, тобто такого документа, який зберігається машинних носіях. За відсутності локальної мережі переваги паперового до­кумента не реалізуються. Передавання, узгодження та затвер­дження документів здійснюється у паперовому виді.

Змішаний документообіг означає, що комп'ютери, об'єднані у локальну мережу, використовуються для підготовки, переда­вання і зберігання документів, однак, юридичну силу документ має у паперовому виді. Узгодження і затвердження фінансових і юридичних документів здійснюється у паперовому виді.

 

Підготовка документів у електронному документі


.2


Реєстрація

і друк

документів

 

Узгодження документа у паперовому відділі

 

4


Розсилання виконавцям

 

у електронному виді

Рис. 13. Змішаний документообіг 54

 

Підготовка проекту документа здійснюється у електронному виді (пункт 1), потім документ надходить секретарю, який його ре­єструє, роздруковує і надає керівництву на затвердження (пункт 2). Керівник вносить правки і віддає документ виконавцю на до­опрацювання (пункт 3). Після того, як документ затверджений, він розсилається локальною мережею всім виконавцям (пункт 4).

Безпаперовий документообіг означає, що всі операції з до­кументами виконуються у електронному виді, юридична сила до­кумента засвідчується електронним цифровим підписом.

Інтегрована система електронного документообігу (ІСЕД) — інтегрована система управління організаційного типу, що забез­печує приймання, обробку, передачу та зберігання електронних документів в рамках корпоративної мережі та використовує сер­віси телекомунікаційної мережі.

Визначення 25

 

Інтегрована система електронного доку­ментообігу


це територіально розподілена комп'ю­терна система. Розподілений характер визначає відповідні характеристики та вимоги до неї — орієнтацію на «клі-єнт/серверні» технології обробки і до­ступу до інформації, використання ко­мунікаційних каналів і відповідних протоколів обміну