Вимоги до електронного документа

 

Електронні документи характеризується такими ознаками:

електронні документи є програмно-технічно залежними продуктами;

електронні документи мають широкий спектр інформацій­ного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);

форма електронних документів може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази да­них), тобто фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах;

електронні документи можуть мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Ін-тернет-файлів або файлів корпоративних баз даних з коротким діапазоном життєвого циклу;

електронні документи зберігають на фізичних носіях інфо­рмації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, фізичне та моральне старіння програмно-технічних засобів).

Таблиця 8

 

ЖИТТЄВИЙ ЦИКЛ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

 

Реєстрація до­кументів і збе­реження відомо­стей про них у базі даних

Оформлення реєстраційно-контрольної кар­тки (РКК) з відомостями про документ. Ре­єструватися можуть документи, що надійш­ли ззовні, створені усередині організації (накази, розпорядження, договори, акти, ра­хунки і т. д.), у т.ч. проекти документів.

 

 

 

Обробка і збе­реження власне документів

Одержання або створення файлів, що міс­тять власне документ у комп'ютерній формі (наприклад, факсимільне зображення папе­рового документа, текст, аудіо або відеома-теріал і т. д.). і пов'язані з РКК.

 

 

 

Рух документів

Переміщення доручень і документів мере­жею персональних комп'ютерів, яке реалізу­ється шляхом застосування механізмів орга­нізації потоку робіт (workflow).

 

 

 

Відправлення документів

Формуються реєстри відправлення для екс­педиції установи або здійснюється відправ­лення документів за допомогою систем еле­ктронної пошти.

 

 

 

Контроль вико­нання

 

заносяться у реєстраційно-контрольну карт­ку відомості про постановку документа на контроль, зберігаються контрольні резолюції і здійснюється контроль за роботою вико­навців по резолюціях і виконанням докумен­тів по розділах і в цілому. Виконані документи списуються в справу. У РКК заносяться реквізити архівного збере­ження документів

При реєстрації документів склад реквізитів реєстраційно-кон­трольної картки (РКК): кореспондент, короткий зміст, дата ство­рення, реєстраційний номер документа, підпис, резолюція, тема­тика, гриф доступу, оцінка про наявність додатків, номенклатура, склад документа й ін.

Деякі реквізити, наприклад, резолюції, звіти, адресати, корес­понденти можуть мати множинне значення.

РКК поєднуються в картотеки — підмножини документів, що знаходяться у веденні структурних підрозділів організації. Відо­мості про один й той самий документ можуть знаходитися одно­часно в різних картотеках.

При руху документів основним інструментом керування пе­реміщенням документа є резолюція. При введенні резолюції ви­значаються робочі місця виконавців, відповідального виконавця, контролера і передає їм відповідні повідомлення про необхід­ність виконання резолюції (доручення). При цьому виконавці і контролер одночасно одержують доступ до тексту резолюції, РКК документа і самому документу. Введення виконавцем звіту про виконання приводить до появи відповідного повідомлення на робочому місці контролера і відповідального виконавця.

При опрацюванні і збереженні власне документів з карткою може бути пов'язане будь-яке число файлів. Ці файли можуть надходити лініями зв'язку або вводитися безпосередньо в органі­зації з використанням клавіатур, сканерів, мікрофонів та інших пристроїв, що підключаються до комп'ютера. Файли документів можуть зберігатися або у файловій системі, або безпосередньо в базі даних, або в гіпертекстовій формі (НТМЬ-документи) в Ін-тернет/Інтранет-мережі.

Документи, які опрацьовуються, наприклад, в органах держа­вної влади, традиційно мають дві форми — паперову і електро­нну, що є наслідком того, що сучасні засоби підготовки докумен­тів передбачають електронну форму їх зберігання, а нормативна база і усталені правила звернення — паперову.

Правовий статус електронного документа

Юридична сила електронного документа забезпечується вико­ристанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який ідентифі­кує автора надісланого електронного документа і забезпечує не­можливість зміни документа у процесі доставки.

ЕЦП використовується як аналог власноручного підпису або печатки (у випадку юридичної особи). ЕЦП додається до блоку даних і надає змогу одержувачу блоку перевірити джерело і цілі­сність даних.

Згідно з пунктом 3 ст. 8 Закону України «Про електронні доку­менти та електронний документообіг» електронний документ не може використовуватися як оригінал, коли йдеться про: свідоцтво про право на спадщину; документ, який відповідно до законодав­ства може бути створений лише в одному оригінальному примір­нику, крім існування центрального сховища оригіналів електро­нних документів; інші випадки передбачені законом. У такому разі оригінал документа має бути поданий у паперовій формі.

Юридична чинність і доказовість електронному документу на­дається за допомогою електронного підпису. Згідно з ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документоо­біг», електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, що використовується для ідентифікації автора чи осо­би, яка підписала документ. Пункт 2 ст. 6 «Електронний підпис» містить таке положення: «...накладанням електронного підпису за­вершується створення електронного документа». Отже, законода­вець визначив момент, з якого електронний документ набуває юридичної сили — з моменту накладання електронного підпису.

В Законі України «Про електронний цифровий підпис» наголо­шується на регулюванні відносин, пов'язаних з використанням од­ного різновиду електронного підпису — електронного цифрового підпису. Закон України «Про електронний цифровий підпис» (Ві­домості Верховної Ради (ВВР), 2003, № 36, ст. 276) визначає право­вий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису.

Визначення 19

 

Електронний підпис І


дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для іден­тифікації підписувача цих даних.

 

Визначення 20

 

Електронний цифро­вий підпис


вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного пере­творення набору електронних даних, який додається до цього набору або ло­гічно з ним поєднується і дає змогу під­твердити його цілісність та ідентифіку­вати підписувача. Електронний цифро­вий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

 

 

Визначення 21

 

Засіб електронного цифрового підпису


І програмний засіб, програмно-аппарат- І ний або апаратний пристрій, призначе­ні для генерації ключів, накладення та/або перевірки електронного цифро­вого підпису.

 


Особливість електронного цифрового підпису (ЕЦП) полягає у тому, що він ґрунтується на алгоритмах криптографічного за­хисту інформації. ЕЦП накладається за допомогою особистого ключа — спеціального коду, відомого тільки особі, яка підписала документ. Якщо цей код повідомити програмі, то відповідно до криптографічного алгоритму вона сформує унікальне контрольне значення і додасть його до документа, тобто підпише електро­нний документ унікальним ЕЦП власника даного особистого ключа. Дійсність ЕЦП перевіряється за допомогою відкритого ключа — коду перевірки, доступного решті суб'єктів електронно­го документообігу. Цей код унеможливлює підробку ЕЦП автора електронного документа, але надає можливість перевірити його справжність. Отримавши цей код, програма, використовуючи вже згаданий алгоритм, звірить його з отриманим разом з доку­ментом ЕЦП автора. Якщо ці контрольні значення зійдуться, під­пис вважатиметься справжнім, а отриманий документ — ціліс­ним. Відкритий ключ має бути сертифікований центром сертифі­кації ключів.

 

Запитання для самоперевірки

 

Які основні види інформаційних обмінів наявні в органі­зації?

Яким чином будується інформаційна модель організації?

За якими критеріями визначається потреба організації у впровадженні електронного документообігу?

Які основні параметри, що описують документообіг в орга­нізації, визначають необхідність впровадження системи електро­нного документообігу?

Дати визначення поняття «електронний документ». Назвати його основні характеристики.

Які функції виконує електронний документ у системі управління?

Назвати основні етапи життєвого циклу електронного до­кумента.

Якими законами надається юридична цінність і доказовість електронному документу?

Дати визначення поняття «електронний цифровий підпис».

 

10.       Яким чином здійснюється процедура електронного цифро-
вого підпису?

 

Завдання для самостійної роботи

Дослідити, на якому етапі розвитку електронного офісу знаходиться Ваш навчальний заклад.

На прикладі Вашого навчального закладу дослідити крите­рії, які визначають потребу організації у впровадженні електро­нного документообігу.

Навести приклади використання електронних документів в управлінській діяльності.

 

 

Рекомендована література

Ларин М. В. Электронный документооборот: проблемы разработ­ки и внедрения [Електронний ресурс]. — Спосіб доступу: URL www.cryptography.ru. — Загол. з екрану.

Курноскина О. Г. Современное делопроизводство компании: по­становка и ведение. — М.: Альфа, 2005. — 260 с.

 

 

Баронов В. В. Информационные технологии и управление пред­приятием. — М.: ДМК пресс 2005. — 328 с.

Саттон М Дж. Д., Корпоративный документооборот. — СПб.: «БМикро», «Азбука», 2002 г. — 416 с.

Кисельова Л. Розділ III. До концепції створення електронних ар­хівів. Деякі правові аспекти визначення характеристик електронних до­кументів [Електронний ресурс]. — Спосіб доступу: URL http://www. archives.gov.ua. — Загол. з екрану.

ГСТУ 75.11.6-01-98 Інформаційні технології. Система електро­нного документообігу. Надання юридичної сили електронним докумен­там 17.09.98

Интернет-портал для управленцев [Електронний ресурс]. — Спо­сіб доступу: URL http://www.management.com.ua. — Загол. з екрану.