Організація як об'єкт впровадження електронного документообігу

 

Діловодство є комплексом заходів із забезпечення документа-ційного забезпечення управління підприємства або організації. Традиційна організація служб діловодства (управління справами, секретаріат, канцелярія та ін.) спрямована на виконання таких функцій:

організаційне та документаційне забезпечення діяльності підприємства;

організація єдиного порядку роботи з документами у під­розділах;

організація індивідуальної та спільної змістової підготовки документів у підрозділах;

обмін документами всередині та між структурними підроз­ділами організації;

створення уніфікованих технологічних процедур прохо­дження і опрацювання документів у підрозділах;

використання уніфікованих форм представлення і опрацю­вання документів;

реєстрація всіх документів, які надходять у організацію, з подальшим спрямуванням на розгляд кореспонденції керівництву та у підрозділи;

реєстрація, облік, видання, розсилання та повернення, за­безпечення зберігання вхідних і вихідних документів, проектів документів;

реєстрація руху документів, включаючи резолюції, звіти про виконання, узгодження (візування);

списання документів у справу та витягнення із справ; за­безпечення збереженості, обліку та використання документів;

обмін інформацією між співробітниками одного або кіль­кох структурних підрозділів;

здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень вищих органів державної влади, доручень керівництва організа­ції, листів та звернень громадян, звернень закладів, організацій;

перевірка правильності та своєчасності виконання документів;

створення належних умов для документаційного та органі­заційно-технічного забезпечення роботи керівництва організації, своєчасне забезпечення повною, точною та достовірною інфор­мацією про стан підготовки та виконання документів та дору­чень;

проведення інформаційно-довідкової та аналітичної роботи з питань документаційного забезпечення управління;

одержання звітів, в тому числі статистичних, на основі ін­формації про документи і стан їх виконання.

Всі ці функції формалізовані та закріплені відповідними дер­жавними та галузевими стандартами і нормативними матеріала­ми, що створює основу їх автоматизації з використанням інфор­маційних комп'ютерних технологій опрацювання документів.

Вдосконалення бізнес-процесів має першочергове значення для підприємств, які бажають зберегти конкурентноздатність на ринку.

 

Описати процес «як є»


Обрати критерії вимірювання


Викона­ти про­цес

Виміря­ти ре­зультат


Виявити і застосувати покращення

 

 

Рис. 12. Модель безперервного вдосконалення процесу

Створення і впровадження системи автоматизації діловодства та документообігу спрямовано на досягнення таких цілей: в галузі роботи з документами:

забезпечення підвищення оперативності і якості роботи з документами, впорядкування документообігу, забезпечення кон­тролю виконання;

створення умов для переходу від традиційного паперового документообігу до електронної без паперової технології;

створення необхідних умов для підвищення частки інтелек­туальної праці із змістового опрацювання документів і зниження витрат праці на рутинні операції;

виключення дублювання роботи із введення інформації про документ на різних ділянках роботи з ним.

в галузі контролю за виконавською дисципліною:

забезпечення автоматизованого контролю проходження до­кументів у підрозділах організації з моменту їх одержання або створення до завершення виконання (відправлення або оформ­лення у справу), своєчасне інформування співробітників та кері­вництва про документ, які надійшли або створюються, виклю­чення загублення документів;

забезпечення випереджального контролю за своєчасним ви­конанням документів, доручень вищих органів державної влади та управління, доручень та вказівок керівництва організації, опе­ративне одержання інформації про стан виконання і місцезнахо­дження документа;

скорочення термінів проходження і виконання доку­ментів.

в галузі організації доступу до інформації:

забезпечення централізованого зберігання текстів докумен­тів, підготовлених у електронній формі, їх графічних образів, а також всіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій, супроводжуючих документів) з можливістю організа­ції логічного пов'язування документів, які відносяться до одного питання, і оперативного пошуку документів за тематичним набо­ром реквізитів.

При організації електронного документообігу ключовими компонентами є процесне та проектне управління, автоматиза­ція канцелярії, комунікативне середовище. Співвідношення цих елементів є індивідуальним для замовників різних сфер ді­яльності.

Існують певні особливості пропонованих рішень систем елек­тронного документообігу для органів державної влади та управ­ління, промислових підприємств, банків:

для органів державного управління — системи опрацюван­ня звернень фізичних та юридичних осіб, а також внутрішніх ад­міністративних регламентів;

у банківській сфері — затребувані архіви кредитних історій та інших даних про клієнтів;

промислові підприємства потребують, перш за все, автома­тизації внутрішнього документообігу.

Аналітичний огляд ринку систем електронного документообі­гу, виконаний російською фірмою DSS Consulting (http://www. dssconsulting.ru/), яка надає послуги у сфері управлінського та ІТ-консультування, засвідчив, що найбільше СЕД впроваджено у державному секторі (табл. 6).


Впровадження системи автоматизації документообігу створює апаратно-програмну основу для:

єдиного порядку індивідуальної та спільної роботи з доку­ментами у підрозділах організації;

об'єднання потоків електронних документів між підрозді­лами організації;

використання спільної для всіх підрозділів (і організацій) системи індексації документів, спільних довідників-класифіка-торів (таких як перелік організацій, номенклатура справ), єдиної форми реєстраційно-контрольної картки документів;

забезпечення уніфікації управлінської документації та ско­рочення форм і видів однакових документів.

Для визначення потреби організації у впровадженні електро­нного документообігу необхідно визначитись за певними крите­ріями.

 

Критерій 1. За типом організації:

— організації, основним видом діяльності яких є виробництво товарів (промислові підприємства). У цих організаціях обсяги технологічного документообігу перевищують обсяги управлінсь­кого документообігу. При впровадженні СЕД на промисловому підприємстві необхідно проаналізувати можливість і необхід­ність її інтеграції з автоматизованою системою управління, з сис­темами автоматизованого проектування, іншими компонентами інформатизації діяльності;

організації, для яких основною сферою діяльності є власне сам процес управління (органи державної влади, керівні компанії холдінгів);

організації, сферою діяльності яких є надання послуг і, від­повідно, інтенсивне створення документів (юридичні, консалтин­гові фірми, видавництва та ін.). Основні проблеми полягають в тому, що:

 

організації потрібні недорогі, але функціональні системи;

організаційно відсутні відділи інформаційних технологій, з якими необхідно взаємодіяти для формалізації вимог до системи. Необхідна участь компанії-консультанта, аналітикам якої дово­диться взаємодіяти майже з усіма співробітниками організації-замовника;

персонал виконує різноманітні завдання, які складно форма­лізувати.

 

організації сфери підвищеноївідповідальності. У сферах діяльності, пов'язаних з високою відповідальністю учасників технологічного процесу за результат (воєнна сфера, медицина) необхідно документувати кожен етап виконуваного процесу. СЕД повинна надавати можливість навіть через кілька років ви­конати аналіз дій, одержувати «зріз» дій на той момент часу.

Можна виконати поділ організацій за формою власності на державні та комерційні:

для державних відомств характерні значна територіальна розподіленість, складна ієрархія управління з багатьма ступеня­ми. Необхідно враховувати також високі вимоги до забезпечення збереженості даних і обмеженню доступу. Для державних орга­нів особливо характерний консерватизм співробітників, слабкий кадровий склад стосовно використання нових інформаційних технологій.

великі комерційні підприємства. Наявні такі проблеми: • проблема територіальної розподіленості, різнорідності окремих елементів структури, що є наслідком різнорідності орга­нізаційної структури і бізнес-процесів та інформаційної інфра­структури. Децентралізація управління, коли ключові питання вирішуються на місцях і не виносяться на рівень центрального апарату управління — це призводить до складності із впрова­дженням єдиних технологій;

намагання співробітників фірм, певною мірою обізнаних із сучасними технологіями, приймати технологічні рішення. Це ускладнює роботу із впровадження і може викликати конфлікти;

неготовність комерційних підприємств здійснювати страте­гічні інвестиції у СЕД.

Критерій 2. Масштаби організації.

Доцільно виділити (умовно) такі класи організацій: невеликі (десятки-сотні співробітників); середні (сотні — тисячі співробітників); великі (десятки тисяч співробітників). Чим більше в організації співробітників, тим складніше ста­ють управлінські процеси, тим вище зацікавленість керівництва у впровадженні систем електронного документообігу.

Критерій 3. Річний обсяг документообігу на підприємстві.

Об'єднавши 2 і 3 критерій можна одержати чотири підмножи-ни організацій різних типів: — ЗМІ, архіви; малий офіс;

міністерства, холдинги; комерційні фірми.

Критерій 4. Стиль управління і корпоративна культура ор­ганізації.

Стиль управління (авторитарний або демократичний) значною мірою визначає та формує очікування замовника від впрова­дження системи електронного документообігу.

Авторитарний стиль потребує жорсткої ієрархічної структу­ри, суворої субординації, характеризується слабко вираженими зв'язками між підрозділами організації. При впровадженні сис­тем електронного документообігу важливими є функції реєстра­ції документів та контролю виконавської дисципліни

Демократичний стиль вирізняється значним ступенем делегу­вання повноважень та відповідальності, замученістю співробіт­ників до процесу управління. При впровадженні систем електро­нного документообігу потребує спільної роботи з документами, підтримка командної роботи, усунення бар'єрів між структурни­ми підрозділами та ін.

Параметри, що описують документообіг в організації та її структурних підрозділах і визначають необхідність впроваджен­ня системи електронного документообігу.

Для систем документообігу основними параметрами є:

обсяг документообігу;

швидкість руху документів;

вартість виконання типових операцій над документами.

Параметр 1. Обсяг документообігу

 

Показник

Характеристика показника

Чинники підвищення ефектив­ності від впровадження електро­нного документообігу

Потік вхідних документів

Число документів, що надходять в організацію протягом року

Скорочення витрат на папе­рові документи

Потік вихідних документів

Число документів, що надсила­ються організацією протягом року

Скорочення витрат на папе­рові документи

Обсяг внутріш­нього докумен­тообігу

Число документів (наказів, роз­поряджень, службових записок, заяв та ін.), які створюються в ор­ганізації протягом року

Скорочення витрат на папе­рові документи

Рівномірність документопотоку протягом року

Типові сезонні коливання кілько­сті вхідних документів, загальна тенденція зміни обсягів, пов'я­зана із збільшенням або скоро­ченням організації, збільшенням або спадом ділової активності

Скорочення витрат на папе­рові документи

Обсяги докуме­нтообігу у стру­ктурних підроз­ділах

Характеризується розподілом до­кументів між структурними під­розділами

Скорочення витрат на папе­рові документи

Обсяги докуме­нтообігу за ви­дами документів

Характеризує витрати на обробку певного виду документів

Скорочення витрат на папе­рові документи

Частка контро­льних документів

Відношення кількості документів, які ставлять на контроль до загаль­ної кількості документів

Скорочення витрат на папе­рові документи

Середній обсяг документів

Характеризує кількість інформа­ції, яка надсилається у окремому документі. Для документів, що надсилаються комп'ютерними мережами, обсяг вимірюється у Кб, для друкованих — кількість сторінок

Скорочення витрат на папе­рові документи

Середня кіль­кість копій

Для паперових документів до впровадження множу вальної техніки — 5—6 копій (за кількіс­тю резолюцій), із впровадженням копіювальної техніки — доку­мент копіюється до 18 разів

Скорочення витрат на папе­рові документи

Параметр 2. Швидкість руху документів

 

Показник

Характеристика показника

Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу

Час реєстрації одного документа

Витрачається не більше однієї хвилини

Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробі­тників

Прискорення інформаційних потоків

Час передавання одного докумен­та на виконання

Середній час, який проходить з моменту надходження докуме­нта в організацію до моменту, коли він опиняється в руках відповідального виконавця (не менше 1 дня)

Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробі­тників

Прискорення інформаційних потоків

Зміна корпоративної культури організації

Час пересилання документа між структурними підрозділами

У невеликих локальних органі­заціях — кілька хвилин. Чим більш організація, тим більше значення показника (до кількох днів для віддалених підрозділів)

Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробі­тників

Прискорення інформаційних потоків

Зміна корпоративної культури організації

Час пошуку до­кумента за ві­домими атрибу­тами

При «паперовій» технології — кілька хвилин

Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробі­тників

Прискорення інформаційних потоків

Час пошуку до­кумента з неві­домими атрибу­тами

При «паперовій» технології — кілька годин і навіть днів

Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробі­тників

Прискорення інформаційних потоків

Зміна корпоративної культури організації

Час підготовки і узгодження ти­пових документів

Типові документи — проекти наказів, угод, плани роботи та ін. При оцінці показника мо­жуть виникнути проблеми, пов'язані з доступністю та до­стовірністю даних. Можна оці­нити, порівнюючи дату підпи­су відповідного документа і дату одержання першого під­пису на листі узгодження

Прискорення інформаційних потоків

Зміна корпоративної культури організації

Час, що витра­чається на під­готовку типових звітів

На підготовку звітів може ви­трачатись 30—40 % робочого часу

Прискорення інформаційних потоків

Зміна корпоративної культури організації

Параметр 3. Вартість виконання типових операцій над доку-

 

Показник

Характеристика показника

Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу

Вартість робо­чого часу спів­робітників

Засоби на оплату праці, оренду виробничих приміщень, подат­кові виплати

Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробі­тників

Вартість ресурсів

Папір, витратні матеріали, принтери, копіювальні апара­ти, витрати на утримання архі­ві, амортизаційні відрахування

та ін.

Скорочення витрат на паперові документи