Основні функції елект­ронного офісу

 

реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв'язки з партнерами, успішно пристосову­ватись до швидкозмінюваної еко­номічної ситуації;

включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки краї­ни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронно­го маркетингу, рекламних та інфо­рмаційних заходів;

координація діяльності всередині і зовні організації;

допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень;


виключення затримок і помилок при опрацюванні інформації, доку­ментів


Інформаційне середовище (Information environment) — суку­пність технічних і програмних засобів зберігання, опрацювання, передачі інформації, а також політичні, економічні і культурні умови реалізації процесів інформатизації.

В діяльності будь-якої організації важливе місце займає робота з документами, які необхідно одержувати ззовні, готувати всередині організації, реєструвати, передавати працівникам, контролювати ви­конання, вести довідкову роботу, зберігати. Організація роботи з до­кументами є важливою складовою частиною процесів управління і прийняття управлінських рішень, яка істотно впливає на оператив­ність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу і якість управ­ління.

Можна визначити кілька типів функціональної взаємодії. най­простіша модель — від одного до одного (рис. 8).

 

à


 

Документ

 

 

 

Рис. S. Найпростіша функціональна модель використання документа

 

 

 

Наступна функціональна модель (рис. 9).


від одного до багатьох

 

 

 


Можна ускладнювати моделі, збільшуючи кількість докумен­тів і виконавців. Однак, як найбільш важливу характеристику до­кумента, виділимо його функціональність, тобто можливість використати один і той же документ у декількох функціях. Ця властивість дозволяє не примножувати кількість видів докумен­тів на підприємстві. В той же час саме ця властивість використо­вується в основній функції системи управління — контролі (рис. 10).

Організація роботи з документами (документаційне забезпе­чення управління) — важлива складова частина процесу управ­ління і прийняття управлінських рішень, яка істотно впливає на оперативність та якість управління.

Із збільшенням масштабів підприємства і кількості його спів­робітників питання про ефективність ДЗУ стає все більш актуа­льним. Основні проблеми, які при цьому виникають:

керівництво втрачає цілісну картину того, що відбувається на підприємстві;

структурні підрозділи, не маючи інформації про діяльність один одного, не можуть ефективно працювати через незлагодже­ність, знижується якість обслуговування клієнтів і здатність ор­ганізації підтримувати зовнішні контакти;

як наслідок, спостерігається падіння продуктивності праці і виникає нестача ресурсів: людських, технічних, комунікаційних та ін.

Основним інструментом при обґрунтуванні методів і напрям­ків інформатизації конкретного органу управління повинна стати його інформаційна модель.