9.2. Процес закупівлі промислових товарів

Важливе значення в закупівельній діяльності  має планування закупі- вельної діяльності, яка є обґрунтуванням для приймання рішення про за- купівлю ресурсів. План закупівельного процесу – це комплекс планових розрахунків, за якими встановлюється номенклатурний склад, розміри, цільове призначення потреб у ресурсах, визначаються джерела їх покрит- тя і обсяги витрат на його здійснення.

Планування є важливим інструментом, який дає змогу передбачити ризик невиконання плану виробництва продукції через незабезпечення його матеріальними ресурсами. Плани розробляються як у натурально- му, так і вартісному вимірі.

План у натуральних одиницях виміру визначає потребу підприємства в засобах виробництва і є основою для планування розвитку транспортно- складського господарства.


Плани у вартісному вигляді дозволяють пов’язати витрати щодо забезпечення ресурсами з планами по собівартості і прибутку, а також рентабельності виробництва. План закупівель розробляється на основі і відповідно до сформованого відділом збуту і маркетингу портфеля за- мовлень.

Підприємства розробляють довгострокові і поточні плани. Довго- строковий план підприємства складається на базі стратегічних цілей щодо номенклатурного складу і структури випуску продукції відповідно до перспективних оцінок її збуту. Це потребує визначення потреби під- приємства в виробничих потужностях і матеріально-технічних ресурсах для виробництва продукції, визначення потреби в основному і обіговому капіталі, джерел фінансування цієї потреби, взаємоувязків обмежених фінансових, матеріальних і трудових ресурсів.

Поточне планування закупівельної діяльності включає:

-           дослідження ринку сировини і матеріалів;

-           визначення потреби підприємства в матеріально-технічних ресурсах;

-           складання плану закупівель;

-           вартісний аналіз закупівельної діяльності і т. ін.

Процес прийняття рішення про придбання ТПП складається із ряду етапів. Можна виділити 8 етапів у процесі прийняття рішень про покупку залежно від ситуації здійснення промислових закупівель.

1.   Усвідомлення проблеми.

2.   Конкретизація кількості  і загальних характеристик товарів чи по- слуг. Повторна закупка стандартизованих товарів не потребує цього етапу.

3.   Здійснення функціонально-вартісного аналізу, спрямованого на зі- ставлення витрат з величиною досягнутої корисності.

4.   Вивчення різноманітної інформації (виставки, галузеві видання, те- лефонне опитування і т.ін.)

5.   Спеціалісту з маркетингу слід виявити вміння написання та подання своєї пропозиції, детальний опис пропозиції з технічного та з марке- тингового боку.

6.   Ретельний аналіз не тільки технічної можливості постачальників,  а й спроможності виконати вчасно замовлення та необхідне обслугову- вання.

7.   Видання специфікацій на замовлення, рішення про умови поставки, кількість та ін.

8.   Оцінка роботи постачальника (продавця) і приймання рішення щодо продовження чи припинення взаємовідносин.

Після визначення виду і терміну закупівлі необхідно розрахувати об- сяги закупівель по кожному матеріалу.


 

дів:


Розраховують потребу кожного виду ресурсів на базі одного із мето-


1.   на плановій основі.

2.   на рівні використання матеріальних ресурсів у попередніх періодах.

Вихідними даними для визначення потреби першим способом є: пла- ни виробництва продукції, конструкторські  специфікації, рецепти, за якими розраховується потреба в матеріалах на одиницю продукції, нор- ми витрат матеріальних ресурсів.

Потреба в кожному виді матеріалу визначається множенням плано- вого обсягу виробництва на норму витрат матеріалу.

Потреба підприємства в матеріальних ресурсах включає:

-           ресурси на основне виробництво;

-           ресурси на ремонтно-експлуатаційні потреби;

-           ресурси на незавершене виробництво;

-           ресурси на науково-дослідні і конструкторські роботи;

-           ресурси на капітальне будівництво і допоміжні потреби і т. ін.

Існують різноманітні методи визначення потреби в матеріальних ре- сурсах. Основний із них – метод прямого розрахунку – використовуєть- ся для визначення потреби в матеріальних ресурсах на основне виробни- цтво.

У складі методу прямого розрахунку виділяється:

-           повиробний;

-           подетальний;

-           за аналогією;

-           метод типового представництва;

-           метод рецептурних норм.

При повиробному і подетальному методах використовують два по- казники: норму витрати і обсяг виробництва.

n


Р = N


× Q ,


і

і

 
де Р – потреба на і-й виріб;


ij          j

і = 1

j = 1


N

 

ij

 
– норма і-го матеріалу на виробництво j-го виробу;

j

 
Q – обсяг виробництва j-го найменування;

n – кількість виробів.

2

 
При визначенні потреби по аналогії використовують таку формулу:


A

 
Р = N


× QH


× K1


× K ,


де Р – потреба в матеріалі;

N

 

A

 
– норма витрат матеріалу на виріб-аналог;

Q

 

H

 
– плановий обсяг випуску нових виробів;


1

 
K – коефіцієнт, який визначає співвідношення витрат матеріалів при виробництві нових виробів і виробів-аналогів.

K  = HH

1      H


 

Н

 

А

 
де Н   і Н


A

– чисті корисні витрати на новий виріб і виріб-аналог;


K2 – коефіцієнт, який враховує додаткові витрати матеріалів, пов’язані з виробництвом нових виробів.

Метод типового представника використовується в масовому вироб- ництві (підшипники). При цьому методі спочатку визначається середньо виважена норма витрат ресурсів відповідно до асортиментного плану виробництва випуску продукції, потім визначається загальна потреба в них:

N = ΣNi × di

Σdi

де N – середньовиважена норма витрат;

i

 
N – поасортиментні норми витрат ( г, кг, т і т.ін.).

i

 
d – частка обсягу випуску кожного виробу в загальному обсязі ви- робництва.

Отже, потребу в матеріалі можна визначити так: Р = N × Q

Приклад: Підприємство випускає підшипники різного діаметра. Ви-

вчивши попит установлена річна програма випуску підшипників  – 60 тис. шт (Q), і частка окремих їх розмірів у загальному обсязі виробни- цтва. Дані для вирішення завдання наведені в табл. 9.1.


 

Дані для вирішення завдання


Таблиця 9.1


 

з/п

 

Показник

Розміри підшипників, мм

50

75

100

125

150

1

Норма витрат сталі на 1 підшипник (грам)

150

200

225

250

300

 

2

Питома вага окремих розмірів в загаль- ному обсязі виробництва, di (%)

 

10

 

20

 

30

 

20

 

20

 

Необхідно визначити потребу в сталі для виготовлення підшипників.

1)   Визначимо середньо виважену норму витрат:

N = 150 ×10 × 200 × 20 + 225 × 30 + 250 × 20 + 300 × 20 = 235,5(грам)

10+20+30+20+20

2)   Загальний обсяг потреби в сталі:

Р = N × Q = 232,5 × 60 000 = 1430 (т).


У тих випадках, коли відсутні норми витрат, можна визначити потре- бу на перспективу статистичним методом:


Р = P


× І × K;


t

Р = P


t-1        B

× І  × І ,


t           t-1        Nt        Qt

t

 
де Р – потреба на майбутній період;

І

 

B

 
– індекс зміни обсягів виробництва;

K – коефіцієнт, який враховує зміни питомих витрат матеріальних ресурсів на одиницю продукції;


 

P

 
t-1


– потреба базового періоду;


І

 

Nt

 
– індекс зниження норми витрат;

І

 

Qt

 
– індекс росту обсягів виробництва.

Другий  спосіб визначення потреби в матеріальних ресурсах пов’язаний з урахуванням складських залишків матеріалів і поповне- нням запасів, регулюванням термінів постачання і розмірів партій, а та- кож з урахуванням витрат матеріальних ресурсів минулих періодів.

На третьому етапі центр по закупівлі товарів визначає технічні ха- рактеристики товару. Щоб знизити витрати, здійснюють функціонально- вартісний аналіз закупівельної діяльності Проведення вартісного аналізу допускає співробітництво з іншими підрозділами підприємства. В про- цесі аналізу вивчаються всі деталі, напівфабрикати, комплектувальні ви- роби, які закуповують для комплектування готового товару, з погляду їх- ньої можливої модифікації, стандартизації чи заміни на значно дешевші. Функціонально-вартісний аналіз дає змогу виявити:

•           чи пропорційна ціна ефекту від використання товару;

•           чи існує будь-який кращий вибір, який виконує аналогічні функції в період використання;

•           чи можна виробляти окремі складові товару з меншими витратами;

•           чи є на ринку стандартні вироби для аналогічного використання;

•           чи буде інший постачальник продавати аналогічні вироби.

Такий  аналіз дає можливість досягти оптимальних характеристик товару з найменшими витратами, що є джерелом зниження собівартості готового виробу.

Після визначення потреби в кожному виді ресурсів встановлюється можливий вид їх закупівлі. Складається перелік можливих постачальни- ків для кожного виду ресурсів, використовується інформація щодо ви- вчення ринку обладнання, сировини і матеріалів.

Дослідження ринку сировини і матеріалів дозволяє відповісти на такі питання:

-           Хто і що поставляє на внутрішній і зовнішній ринки?

-           Які можливості постачальників?

-           Чи велика конкуренція серед покупців?

-           Хто з покупців закуповує такі самі матеріали за нижчою ціною?


-           Чи є можливості для заміни матеріалів?

-           Які шляхи придбання матеріалів?

-           Які види транспорту можливо використати?

-           Чи є нові технології?

При вивченні ринку сировини і матеріалів визначається можливість їх закупок по імпорту.

Якщо постачальників декілька, то здійснюється їх рангування за та- кими показниками, як виробничі потужності, ціни на ресурси, надійність постачальника, економічність закупівлі, якість ресурсів, комплектність постачання, періодичність поставки, комунікаційні  умови, можливості сервісного обслуговування, пакування тощо. Переваги повинні віддава- тись тим постачальникам, які одержали найбільше значення оцінки.

Існують методи оцінювання рейтингу постачальників за показни- ками: технічні характеристики, ціна, якість та послуги, що надаються. Наведемо для прикладу рейтинг постачальників моніторів, оскільки це одна з найдорожчих частин комп’ютерів, з якою у свідомості споживача асоціюється якість комп’ютера в цілому. Визначимо шість потенційних постачальників і сформулюємо основні критерії їх вибору з наданням їм вагових коефіцієнтів (табл. 9.2).


 

Критерії оцінювання постачальників


Таблиця 9.2


 

Оскільки компанія позиціонує свою продукцію як продукцію висо- кої якості, а остання великою мірою залежить від якості комплектуючих, саме цьому критерію надано найвищий ваговий коефіцієнт (табл.9.3.)


 

Рейтинг постачальників за якістю


Таблиця 9.3


 

Для продукції, яка позиціонується на якості, критерій ціни має мен- ше значення, тому в неї найменший ваговий коефіцієнт (табл. 9.4).


 

Рейтинг постачальників за ціною


Таблиця 9.4


 

При прийнятті  рішення про закупівлю моніторів велике значення має можливість отримання різноманітної інформації і кваліфікованих консультацій. Не менш важливим чинником є наявність гарантій на про- дукцію і можливість отримання комплектуючих (табл. 9.5).


 

Рейтинг постачальників за наданими послугами


Таблиця 9.5


 

Оскільки  компанія ставить перед собою завдання задоволення по- треб різноманітних ринкових сегментів, то при виборі постачальника важливим критерієм є повнота асортиментного набору моніторів з різ- номанітними  технічними  характеристиками, які  повинні  відповідати світовим стандартам. Серед основних технічних характеристик монітора можна виділити: діагональ монітора, максимальна вирішувальна здат- ність, кількість кольорів, частота розподілу, рівень захисту користувача від електромагнітного випромінювання тощо (табл. 9.6; 9.7).

Таблиця 9.6

Рейтинг постачальників за технічними характеристиками


 

Підсумковий рейтинг постачальників


Таблиця 9.7


 

Виходячи із сумарного рейтингу постачальників, необхідно розташу- вати постачальників моніторів у порядку зменшення їх привабливості для компанії (табл. 9.8).

Таблиця 9.8

Порядок розташування постачальника за рейтингом їх привабливості

Закупівельний центр може спробувати домовитися з вигідним для себе постачальником про порівняно кращі ціни і строки поставки, перш ніж зробити остаточний вибір. Багато покупців віддають перевагу деякій кількості джерел постачання для того, щоб повністю не залежати від од- ного з них у разі будь-якої невдачі. Виробники, як правило, хочуть мати можливість зіставляти рівні цін та інших атрибутів ТПП  різних поста- чальників. Наприклад, виробник, маючи трьох постачальників, може від одного, провідного, одержувати 60 % необхідної кількості  продукції й відповідно 30 і 9 % – від двох інших. У цій ситуації останні, намагаючись розширити свою частку ринку і потіснити на ньому провідного поста- чальника, в майбутньому намагатимуться запропонувати вигідніші ціни та умови постачання виробника.

Остаточний вибір постачальника ґрунтується не тільки на оцінюван- ні особливостей його виробництва, а й на врахуванні всіх закупівельних


витрат (ціна продукції, що купується, додаткові витрати внаслідок мож- ливого браку, відмовлень тощо).

Згідно з вимогами міжнародних стандартів ІSО 9000, постачальник також повинен визначити, задокументувати і підтримувати в робочому стані процедури, які забезпечують вантажно-розвантажувальні  роботи, зберігання, пакування та поставку продукції. Ці вимоги зазначаються в нормативно-технічній документації окремо для кожного виду продукції. Вони мають бути спрямовані на створення умов для максимально мож- ливого забезпечення та збереження рівня якості. Для цього постачальник повинен мати надійні склади або приміщення для зберігання продукції. Окремо регламентується порядок приймання продукції у складських приміщеннях та її відвантаження.

Розробка плану закупівлі закінчується складанням бюджету поста- чання підприємства, який включає: бюджет закупівлі, бюджет зберігання запасів, бюджет загальних витрат.

Забезпечення виробничих цехів матеріальними ресурсами є заключ- ною частиною матеріально-технічного постачання виробництва.

Купівельна поведінка організації-споживача залежить від частоти при- дбання товару, вартості покупки та ступеня ризику, яким супроводжується придбання товару, тобто від виду ситуації здійснення закупівлі (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Ситуації, які впливають на рішення про закупку

Закупівля для розв’язання нових завдань виникає тоді, коли товар купується вперше. Чим вищі витрати і ступінь ризику, тим більша кіль- кість осіб бере участь у прийнятті рішення щодо придбання і тим біль- ший обсяг інформації їм необхідний.


Повторна закупівля з модифікаціями – це ситуація, при якій спожи- вач бажає при видачі повторного замовлення внести до нього зміни, які стосуються технічних характеристик товару, цін та інших умов постачан- ня, або замінити частину постачальників.

Повторна закупівля без змін – це ситуація, при якій покупець видає повторне замовлення на товар, не роблячи при цьому ніяких змін. У та- кій ситуації в робочому порядку залучається лише відділ матеріально- технічного постачання. Споживач вибирає постачальників  за переліком, що в нього є, залежно від ступеня задоволення попередньою закупкою.

Категорія покупки залежить від типу ситуації, яка передує закупівлі товару.

Значення аналізу категорії покупки

•           можливість добитися значних переваг, якщо компанія-постачальник може приступити до здійснення закупівлі для вирішення нових за- вдань з найперших етапів процесу ухвалення рішень. За рахунок надання необхідної інформації і надання допомоги при виникненні яких-небудь технічних проблем компанія-постачальник дістає мож- ливість зміцнити власну репутацію в очах покупця. Крім того, поста- чальник може узяти на себе додаткові зобов’язання (наприклад, по доопрацюванню виробу), які відіграють роль «задушливих обіймів», усе більш позв’язують потенційного клієнта і гарантують отримання замовлення при ухваленні остаточного рішення;

•           оскільки процес ухвалення рішень, як правило, займає досить трива- лий час, і до участі в закупівлі залучаються багато людей, компаніям- постачальникам необхідно здійснювати значні вкладення в торговий персонал протягом тривалого часу. Деякі фірми з метою забезпечен- ня нових великих замовлень формують виїзні бригади по організації продаж, у які входять їх кращі торгові агенти;

•           постачальники в ситуації повторних закупівель без змін повинні по- стійно стежити за тим, щоб у характері закупівель не відбулося нія- ких змін. При цьому необхідні регулярні контакти, які дозволяють переконатися, що в клієнтів немає претензій. Крім того, можна ре- комендувати покупцям використовувати системи автоматичного від- новлення замовлень;

•           компанії, які не отримали замовлень на постачання, через недоліків в обслуговуванні  або які-небудь інші чинники повинні прагнути пе- реконати покупця змінити категорію покупок з рутинної повторної закупівлі на видозмінену повторну. Зміна тільки ціни тут може вия- витися недостатньою, оскільки зміна постачальника пов’язана з вели- ким ризиком для особи, відповідальної за постачання. Для зниження ризиків, постачальник може надавати гарантії на постачання з відпо-


відних штрафних санкцій і може погодитися на отримання невелико- го (можливо економічно не вигідного) замовлення для завоювання подальшої співпраці. Зниженню для покупця ризиків може сприяти також відповідність діяльності постачальника вимогам стандартів по комплексному управлінню якістю або аналізу витрат, що розра- ховуються, на повний термін служби виробу, який полягає в тому, щоб перенести увагу з первинної ціни покупки  на загальні витрати, пов’язані з володінням товаром і його використанням. Витрати за термін служби можуть виявитися сильним мотивуючим чинником, наприклад, витрати на післяпродажне обслуговування. Багато ру- тинних повторних закупівель здійснюються на конкретній основі, і перед відновленням контракту покупці можуть уважніше віднестися до компанії, яка до цього не була їхнім постачальником.

На рис. 9.2 показано напрями ефективного обслуговування невели- ких споживачів.

Напрями ефективного обслуговування  невеликих споживачів


 

Запровадження електронної системи замовлень


Запровадження системи блан- ків замовлень


 

Оплата готівкою


 

Запровадження системи «точно в строк»


 


 

ƒ  Обслуговування  у визначені дні


ƒ  Збільшення

кількості стандар-

тизованих назв


 

Рис.9.2. Напрями ефективного обслуговування невеликих споживачів

Приклади здійснення закупівель підприємством різних видів про- мислових товарів та послуг залежно від ситуацій показано на рис.9.3.


Рис 9.3. Три види ситуації здійснення закупівель підприємством.

Найменшу кількість рішень приймає організація-споживач, що здій- снює повторну закупівлю без змін, найбільшу — в ситуаціях закупівлі для вирішення нових завдань. В останньому випадку залучається велике коло фахівців, які відіграють ту чи іншу роль у процесі прийняття рішен- ня про придбання товарів.

Контрольні питання

1. Визначте зміст закупівлі промислових товарів.

2. Які основні завдання організації і управління закупівельних центрів?

3. Для чого створюються закупівельні центри?

4. У чому полягає принципова різниця між різними підходами до ор- ганізації і управління закупівельною діяльністю?

5. План закупівлі матеріальних ресурсів. Види планів.

6. Які основні методи розрахунку потреби в матеріальних ресурсах?

7. Визначте прямі методи розрахунку потреби в матеріальних ресурсах, метод за аналогією, метод типового представника, статистичні методи?

8. Які умови вибору постачальника?

9. Що таке бюджет закупівельної діяльності та складові бюджету?

10. Поточне планування і діяльність щодо його здійснення.

11. Визначте і дайте характеристуку етапам процесу закупівлі ТПП.

12. Ситуації, які впливають на рішення по закупівлі.